Trong thời đại chuyển đổi số, nhu cầu làm việc trực tuyến và cộng tác từ xa ngày càng trở nên quan trọng. Google Workspace ra đời như một giải pháp văn phòng toàn diện trên nền tảng đám mây, giúp doanh nghiệp và cá nhân làm việc hiệu quả, an toàn, linh hoạt hơn. Vậy Google Workspace là gì? Cách đăng ký và sử dụng như thế nào? Cùng tìm hiểu ngay nhé.
Xem nhanh nội dung
1. Google Workspace là gì?
Google Workspace (tên gọi trước đây là G Suite) là một bộ ứng dụng năng suất điện toán đám mây và các công cụ phần mềm cộng tác toàn diện do Google cung cấp trên cơ sở đăng ký thuê bao, được thiết kế để giúp các cá nhân, doanh nghiệp, tổ chức kết nối, sáng tạo và làm việc cộng tác một cách hiệu quả, an toàn.
Nền tảng này cho phép người dùng làm việc, truy cập và chia sẻ dữ liệu từ bất kỳ thiết bị nào có Internet. Nhờ khả năng tích hợp linh hoạt, mở rộng đa dạng, các doanh nghiệp có thể tùy chỉnh hệ thống phù hợp với quy mô và nhu cầu riêng.
Tính đến thời điểm hiện tại, Google Workspace có hơn 3 tỷ người dùng trên toàn cầu. Trong đó, phần lớn là các doanh nghiệp vừa và nhỏ, startup, cũng như các cơ sở giáo dục, nhờ tính tiện dụng, bảo mật cao và khả năng cộng tác trực tuyến vượt trội mà nền tảng này mang lại.
GG Workspace là gì? Ứng dụng Workspace là gì?
2. Lợi ích khi sử dụng Google Workspace
Sử dụng Google Workspace mang lại nhiều lợi ích, bao gồm:
- Tăng cường khả năng cộng tác theo thời gian thực: Cho phép nhiều người dùng cùng chỉnh sửa tài liệu (Docs, Sheets, Slides) đồng thời, giúp làm việc nhóm hiệu quả và liền mạch.
- Nâng cao tính chuyên nghiệp và xây dựng thương hiệu: Cung cấp dịch vụ Gmail với địa chỉ email tùy chỉnh theo tên miền doanh nghiệp của bạn (ví dụ: tenban@tencongty.com).
- Truy cập mọi lúc, mọi nơi: Hoạt động trên nền tảng đám mây, cho phép người dùng truy cập email, tài liệu và lịch làm việc từ bất kỳ thiết bị nào (máy tính, điện thoại, máy tính bảng) chỉ cần có kết nối internet.
- Bảo mật dữ liệu cấp doanh nghiệp: Cung cấp các tính năng bảo mật nâng cao như xác thực hai yếu tố, quản lý thiết bị đầu cuối và kiểm soát quản trị viên để bảo vệ thông tin nhạy cảm.
- Tăng năng suất làm việc: Tích hợp các công cụ giao tiếp (Meet, Chat), quản lý lịch (Calendar) và ứng dụng văn phòng, giúp mọi người tập trung vào công việc chính.
- Tiết kiệm chi phí vận hành: Giảm thiểu nhu cầu về phần mềm bản quyền và cơ sở hạ tầng máy chủ, vì mọi thứ đều được lưu trữ, quản lý trên đám mây của Google.
- Bộ nhớ lưu trữ an toàn và linh hoạt: Cung cấp dung lượng lưu trữ lớn (Drive) được chia sẻ cho email và tệp, với tùy chọn nâng cấp linh hoạt theo nhu cầu.
- Tích hợp Trợ lý AI (Gemini): Giúp người dùng soạn thảo nội dung, tạo thông tin chi tiết từ dữ liệu và nghiên cứu chuyên sâu một cách nhanh chóng, làm việc thông minh hơn.
- Đảm bảo thời gian hoạt động cao: Google cam kết thời gian hoạt động của dịch vụ (SLA) ở mức cao, đảm bảo công việc không bị gián đoạn.
Google Workspace mang lại lợi ích gì?
3. Các công cụ chính của Google Workspace
Google Workspace gồm những gì? Google Workspace mang đến một hệ sinh thái các ứng dụng làm việc trực tuyến toàn diện, giúp cá nhân và doanh nghiệp quản lý công việc, giao tiếp, cộng tác dễ dàng trên cùng một nền tảng. Dưới đây là những công cụ chính tạo nên sức mạnh của Google Workspace:
3.1. Gmail
Gmail trong Google Workspace không chỉ là hộp thư điện tử thông thường mà còn được nâng cấp để phục vụ nhu cầu doanh nghiệp. Người dùng có thể sử dụng email theo tên miền riêng, tích hợp với các công cụ khác như Google Chat, Meet và Calendar. Gmail cũng hỗ trợ lọc thư thông minh, bảo mật cao, và khả năng quản lý tập trung cho người quản trị hệ thống.
3.2. Google Drive
Google Drive là kho lưu trữ trực tuyến giúp người dùng dễ dàng lưu, truy cập và chia sẻ tài liệu mọi lúc, mọi nơi. Với dung lượng lớn và tính năng đồng bộ hóa tự động, Drive giúp làm việc nhóm hiệu quả hơn khi nhiều người có thể cùng chỉnh sửa hoặc xem tài liệu trong thời gian thực.
3.3. Google Docs, Sheets và Slides
Bộ công cụ này tương tự như Microsoft Word, Excel và PowerPoint, nhưng hoạt động hoàn toàn trên nền tảng web. Người dùng có thể soạn thảo văn bản, tạo bảng tính hoặc trình chiếu mà không cần cài đặt phần mềm. Đặc biệt, nhiều người có thể cùng làm việc trên một tài liệu và thay đổi được lưu tự động liên tục.
3.4. Google Meet và Google Chat
Google Meet cho phép tổ chức cuộc họp trực tuyến chất lượng cao, hỗ trợ chia sẻ màn hình, ghi hình, phụ đề tự động và kết nối an toàn. Còn Google Chat giúp trao đổi công việc nhanh chóng thông qua tin nhắn cá nhân hoặc nhóm, tích hợp trực tiếp trong Gmail và Drive để tối ưu hiệu quả giao tiếp nội bộ.
3.5. Google Calendar
Google Calendar hỗ trợ người dùng sắp xếp lịch họp, sự kiện và công việc cá nhân một cách khoa học. Công cụ này còn cho phép chia sẻ lịch nhóm, gửi lời mời tham dự, đồng bộ với Gmail và Meet, giúp quản lý thời gian hiệu quả hơn trong môi trường làm việc chuyên nghiệp.
3.6. Google Forms và Sites
Google Forms giúp tạo biểu mẫu khảo sát, đăng ký hoặc phản hồi nhanh chóng, trong khi Google Sites cho phép người dùng tạo website nội bộ hoặc trang dự án mà không cần kỹ năng lập trình. Đây là hai công cụ hữu ích hỗ trợ công tác quản lý, truyền thông và chia sẻ thông tin trong tổ chức.
Các công cụ chính của Google Workspace
4. Cách đăng ký và sử dụng Google Workspace
Trước khi tiến hành đăng ký Google Workspace, bạn nên chuẩn bị sẵn một số thông tin cần thiết để quá trình cài đặt diễn ra thuận lợi và nhanh chóng, bao gồm:
- Tên miền (domain) của doanh nghiệp hoặc tổ chức.
- Thông tin quản lý DNS của tên miền để cấu hình email sau khi đăng ký.
- Danh sách tài khoản email cần tạo cho nhân viên hoặc các phòng ban.
- Số điện thoại, email cá nhân để xác minh và nhận thông báo quản trị.
Các bước đăng ký như sau:
- Bước 1. Truy cập trang chủ https://workspace.google.com và chọn “Bắt đầu dùng thử miễn phí” để tạo tài khoản.
Truy cập trang chủ của Google Workspace để đăng ký
- Bước 2. Nhập thông tin doanh nghiệp như tên công ty, số lượng nhân viên, quốc gia hoạt động,… rồi nhấn “Tiếp theo”.
Điền các thông tin theo yêu cầu
- Bước 3. Cung cấp thông tin liên hệ chính, sau đó lựa chọn bạn đã có tên miền hay chưa. Nếu đã có, nhập tên miền của doanh nghiệp để liên kết với hệ thống; nếu chưa, bạn có thể mua mới trực tiếp trên Google hoặc các nhà cung cấp tên miền khác.
Liên kết tên miền với hệ thống
- Bước 4. Tạo tên người dùng quản trị (admin) và mật khẩu, tích chọn “I’m not a robot”, sau đó nhấn “Đồng ý và tiếp tục” để hoàn tất khởi tạo tài khoản. Lúc này, bạn đã có thể bắt đầu cấu hình, thêm người dùng và sử dụng các ứng dụng trong Google Workspace:
- Xác minh quyền sở hữu tên miền của doanh nghiệp: Google sẽ cung cấp cho bạn một mã TXT để thêm vào bản ghi DNS tại nơi quản lý tên miền (như GoDaddy, Tenten, Matbao…). Sau khi xác minh xong, toàn bộ tài khoản email doanh nghiệp (theo định dạng ten@tencongty.com) sẽ hoạt động chính thức.
- Truy cập Admin Console → Người dùng (Users) để tạo mới tài khoản cho nhân viên. Bạn có thể tạo từng người dùng thủ công hoặc tải danh sách hàng loạt qua tệp CSV. Mỗi nhân viên sẽ được cấp email, mật khẩu đăng nhập và có thể truy cập vào Gmail, Drive, Meet,… tùy theo quyền bạn cấp.
- Bắt đầu sử dụng các ứng dụng Google Workspace: Gmail, Google Drive, Docs, Sheets, Slides, Google Meet, Google Calendar,…
Hướng dẫn sử dụng Google Workspace
5. Chi phí sử dụng Google Workspace
Chi phí sử dụng Google Workspace được tính theo số lượng người dùng mỗi tháng và phụ thuộc vào gói dịch vụ mà doanh nghiệp lựa chọn. Giá chính thức của Google thường được niêm yết bằng USD, nhưng các đối tác của Google tại Việt Nam thường có mức giá ưu đãi theo VNĐ.
Dưới đây là thông tin tham khảo về các gói chính và chi phí theo giá niêm yết của Google (thường được cam kết theo năm):
|
Gói dịch vụ
|
Giá niêm yết (Tham khảo)
|
Dung lượng lưu trữ (gộp)
|
Phù hợp với
|
Tính năng nổi bật
|
|---|---|---|---|---|
|
Business Starter
|
Khoảng $7 USD/người dùng/tháng
|
30 GB/người dùng
|
Doanh nghiệp nhỏ, Startup
|
Email tùy chỉnh theo tên miền, họp video 100 người.
|
|
Business Standard
|
Khoảng $14 USD/người dùng/tháng
|
2 TB/người dùng
|
Doanh nghiệp vừa và nhỏ
|
Thêm tính năng ghi lại cuộc họp (Recording), dung lượng lưu trữ lớn hơn.
|
|
Business Plus
|
Khoảng $22 USD/người dùng/tháng
|
5 TB/người dùng
|
Doanh nghiệp lớn, yêu cầu bảo mật cao
|
Thêm Google Vault (lưu giữ dữ liệu), eDiscovery, họp video 500 người.
|
|
Enterprise
|
Giá tùy chỉnh (Liên hệ)
|
Từ 5 TB/người dùng và có thể yêu cầu thêm
|
Tập đoàn, tổ chức lớn
|
Bảo mật và kiểm soát tuân thủ nâng cao nhất, không giới hạn người dùng.
|
6. So sánh Google Workspace và Microsoft Office
Google Workspace và Microsoft Office đều là bộ ứng dụng năng suất đám mây hàng đầu. Lựa chọn giữa hai nền tảng này thường phụ thuộc vào nhu cầu về cộng tác, độ quen thuộc của người dùng và các tính năng chuyên sâu của ứng dụng văn phòng.
Dưới đây là bảng so sánh giữa Google Workspace và Microsoft Office:
|
Tiêu chí
|
Google Workspace
|
Microsoft Office
|
|---|---|---|
|
Triết lý nền tảng
|
Cloud-First (ưu tiên đám mây)
|
Desktop – Cloud Hybrid (kết hợp desktop và đám mây)
|
|
Ứng dụng Văn phòng
|
Google Docs, Sheets, Slides
|
Microsoft Word, Excel, PowerPoint
|
|
Khả năng cộng tác
|
Rất mạnh (Real-time Collaboration): Nhiều người dùng chỉnh sửa đồng thời cực kỳ mượt mà.
|
Tốt, nhưng đôi khi chậm hơn và đòi hỏi đồng bộ hóa qua OneDrive/SharePoint.
|
|
Email & lịch
|
Gmail & Google Calendar
|
Outlook & Exchange Online
|
|
Làm việc ngoại tuyến
|
Hạn chế hơn, chủ yếu qua các tiện ích mở rộng trên trình duyệt.
|
Mạnh mẽ: Có các ứng dụng Office (Word, Excel) cài đặt trên máy tính, hoạt động đầy đủ tính năng khi không có Internet.
|
|
Tính năng chuyên sâu
|
Đơn giản, dễ sử dụng, phù hợp với hầu hết các nhu cầu cơ bản.
|
Rất mạnh (Đặc biệt Excel): Cung cấp các công cụ và định dạng chuyên sâu, phức tạp, hỗ trợ VBA.
|
|
Lưu trữ đám mây
|
Google Drive (thường cung cấp dung lượng gộp lớn hơn ở các gói cao cấp).
|
OneDrive và SharePoint (thường là 1TB/người dùng tiêu chuẩn).
|
|
Công cụ giao tiếp
|
Google Meet, Google Chat
|
Microsoft Teams (tích hợp sâu, thường là trung tâm làm việc nhóm).
|
|
Dễ sử dụng (Admin & User)
|
Dễ: Giao diện đơn giản, dễ thiết lập và quản trị.
|
Phức tạp hơn: Cần nhiều kiến thức hệ thống để quản trị hiệu quả các tính năng nâng cao.
|
|
Phù hợp nhất với
|
Doanh nghiệp nhỏ và vừa, các đội nhóm cần cộng tác linh hoạt, làm việc từ xa.
|
Doanh nghiệp lớn, các tổ chức đã quen dùng bộ Office truyền thống, cần bảo mật và tính năng ứng dụng chuyên sâu.
|
Tóm lại, Google Workspace là gì? Đây không chỉ là một bộ công cụ văn phòng trực tuyến, mà còn là nền tảng hợp tác thông minh giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình làm việc và nâng cao hiệu suất đội nhóm. Với khả năng lưu trữ đám mây, tính bảo mật cao và sự kết nối liền mạch giữa các ứng dụng, Google Workspace đang trở thành lựa chọn hàng đầu cho các tổ chức trong kỷ nguyên làm việc số. JobsGO hy vọng những thông tin trên sẽ hữu ích với bạn đọc.
Câu hỏi thường gặp
1. Tài khoản Google Workspace là gì?
Tài khoản Google Workspace là tài khoản người dùng được tạo trong hệ thống Google Workspace, thường dùng cho doanh nghiệp, tổ chức hoặc trường học để truy cập vào toàn bộ các ứng dụng của Google.
2. Có thể dùng Google Workspace miễn phí không?
Có, bạn được dùng thử miễn phí 14 ngày trước khi quyết định mua gói phù hợp.
3. Google Workspace có phù hợp cho cá nhân không?
Có thể sử dụng, nhưng Google Workspace được thiết kế chủ yếu cho doanh nghiệp và tổ chức.
4. Các dữ liệu trong Google Workspace có an toàn không?
Có, toàn bộ dữ liệu được mã hóa và bảo vệ bởi hệ thống bảo mật nhiều lớp của Google.
(Theo JobsGO - Nền tảng tìm việc làm, tuyển dụng, tạo CV xin việc)
