Định Biên Nhân Sự Là Gì? 5 Bước Xây Dựng Định Biên Nhân Sự Hiệu Quả

Việc thiết lập định biên nhân sự hiệu quả giúp doanh nghiệp tối ưu hóa bộ máy vận hành, tiết kiệm chi phí và đảm bảo sự phát triển bền vững. Quá trình này mang lại lợi ích chiến lược thông qua việc quản lý nguồn lực. Bài viết này của JobsGO sẽ cung cấp kiến thức toàn diện về khái niệm, công thức tính và các bước xây dựng định biên nhân sự hiệu quả cho doanh nghiệp.

1. Định Biên Nhân Sự Là Gì?

Định biên nhân sự xác định nguồn lực tối ưu cho mục tiêu phát triển

Định biên nhân sự là gì? Định biên nhân sự tiếng Anh là gì? Trong tiếng Anh, định biên nhân sự thường được gọi là Workforce Planning hoặc Staffing Plan. Đây là quá trình chiến lược nhằm xác định số lượng, phẩm chất, trình độ tri thức và cơ cấu nhân sự cần thiết cho từng phòng ban, bộ phận trong một tổ chức.

Mục tiêu là đáp ứng khối lượng công việc hiện tại và dự kiến trong tương lai, đảm bảo mọi hoạt động diễn ra hiệu quả, liên tục, góp phần đạt được các mục tiêu kinh doanh đã đề ra. Quá trình này đòi hỏi sự phân tích sâu rộng về nhu cầu công việc, năng lực hiện có và chiến lược phát triển dài hạn của doanh nghiệp.

Đôi khi định biên nhân sự bị nhầm lẫn với biên chế nhưng hai khái niệm này hoàn toàn khác nhau. Biên chế vốn thường chỉ định rõ số lượng nhân sự và chức danh mà doanh nghiệp được phép tuyển dụng theo quy định. Định biên nhân sự lại mang tính chất linh hoạt và phân tích chi tiết hơn, giúp doanh nghiệp tìm ra những điểm thiếu hụt hoặc tồn dư trong cơ cấu nhân sự hiện tại.

Xem thêm: biên phòng là gì

2. Tầm Quan Trọng Của Việc Định Biên Nhân Sự

Việc thực hiện định biên nhân sự là một yếu tố quan trọng trong quản trị nguồn nhân lực hiện đại. Nó có tác động sâu rộng đến hiệu quả hoạt động và chiến lược dài hạn của doanh nghiệp, mang lại lợi ích rõ rệt cho cả tổ chức lẫn từng nhân viên.

2.1. Đảm Bảo Đủ Nguồn Lực

Định biên nhân sự chính xác giúp doanh nghiệp duy trì được số lượng nhân viên cần thiết để các hoạt động hàng ngày diễn ra thông suốt, tránh tình trạng thiếu hụt nhân lực. Khi không có đủ người, quá trình sản xuất, chất lượng dịch vụ hay khả năng cạnh tranh có thể bị ảnh hưởng nghiêm trọng, dẫn đến mất khách hàng hoặc giảm doanh thu. Ngược lại, việc định biên thiếu hụt có thể gây quá tải cho nhân viên hiện có, giảm động lực, làm tăng áp lực và nguy cơ nghỉ việc, gây tổn thất lớn cho doanh nghiệp.

2.2. Tối Ưu Hóa Phân Công Công Việc

Thông qua định biên, doanh nghiệp có thể xác định rõ vai trò và phân chia công việc một cách hợp lý, đảm bảo tận dụng tối đa năng lực, kỹ năng chuyên môn của từng cá nhân. Điều này không chỉ giúp mỗi nhân viên phát huy hết khả năng mà còn tăng cường sự phối hợp giữa các phòng ban, giảm thiểu tình trạng chồng chéo hoặc bỏ sót nhiệm vụ. Một kế hoạch phân công công việc rõ ràng còn góp phần tăng cường động lực và sự gắn kết của nhân viên với mục tiêu chung của tổ chức, tạo môi trường làm việc hiệu quả, chuyên nghiệp.

2.3. Phát Triển Và Quản Lý Nhân Viên

Định biên nhân sự tạo cơ hội quý báu để doanh nghiệp xác định chính xác nhu cầu đào tạo và phát triển kỹ năng cho nhân viên hiện tại. Nó giúp nâng cao năng lực tổng thể của đội ngũ, chuẩn bị cho những vị trí cao hơn trong tương lai và đảm bảo tổ chức luôn có sẵn nguồn nhân lực kế cận. Đây cũng là cơ sở quan trọng để hoạch định lộ trình sự nghiệp rõ ràng cho từng cá nhân, giúp họ thấy được con đường phát triển trong công ty, từ đó tăng cường sự gắn bó và giảm tỷ lệ nghỉ việc.

2.4. Kiểm Soát Chi Phí Nhân Sự

Thiếu nhân sự có thể dẫn đến quá tải công việc, tăng nguy cơ nhân viên nghỉ việc do áp lực hoặc phải trả thêm chi phí làm thêm giờ để đáp ứng tiến độ, làm phát sinh đáng kể quỹ lương. Ngược lại, thừa nhân sự sẽ gây lãng phí nguồn lực tài chính, bao gồm lương thưởng, phúc lợi, chi phí đào tạo và cơ sở vật chất không cần thiết. Một định biên chính xác giúp doanh nghiệp cân bằng giữa nhu cầu công việc và khả năng tài chính, tối ưu hóa lợi nhuận, duy trì sự ổn định tài chính.

3. Ai Là Người Thực Hiện Định Biên Nhân Sự?

Phòng hành chính nhân sự chịu trách nhiệm chính trong việc thu thập, phân tích số liệu, dự báo nhu cầu và đề xuất các điều chỉnh phù hợp về mặt nhân lực. Họ thường xuyên phối hợp chặt chẽ với các phòng ban khác để đảm bảo tính thực tế và hiệu quả của định biên. Quá trình định biên nhân sự có sự tham gia của các quản lý cấp bộ phận.

Quá trình định biên nhân sự có sự tham gia của các quản lý cấp bộ phận

Đối với các doanh nghiệp lớn, việc định biên có thể được giao cho một nhóm chuyên trách hoặc bộ phận HR chuyên sâu về hoạch định nguồn lực. Còn trong doanh nghiệp nhỏ, trách nhiệm này có thể do chủ doanh nghiệp, giám đốc điều hành hoặc người quản lý chung cùng với bộ phận HR kiêm nhiệm. Các phòng ban như kế hoạch chiến lược, kinh doanh, kỹ thuật cũng đóng vai trò quan trọng trong việc đóng góp ý kiến chuyên môn về nhu cầu nhân lực đặc thù của mình, giúp bức tranh định biên trở nên toàn diện và chính xác hơn.

Xem thêm: biên đạo là gì

4. Điều Kiện Để Định Biên Nhân Sự

Để quá trình định biên nhân sự diễn ra hiệu quả và mang lại kết quả như mong muốn, doanh nghiệp cần đáp ứng một số điều kiện tiên quyết ở cả cấp độ công ty và cấp độ bộ phận.

4.1. Với Cấp Công Ty

Đây là những yếu tố giúp xác định nhu cầu nhân sự phù hợp với định hướng chung của toàn công ty:

• Định hướng chiến lược phát triển rõ ràng: Cần có tầm nhìn, mục tiêu chiến lược trong ngắn hạn và dài hạn để bộ phận nhân sự có cơ sở dự báo nhu cầu.
• Kế hoạch kinh doanh cụ thể: Các kế hoạch về sản phẩm, dịch vụ, thị trường, doanh thu và tăng trưởng phải được lập ra chi tiết, làm nền tảng cho việc xác định khối lượng công việc.
• Ngân sách rõ ràng: Phải có ngân sách cụ thể dành cho chi phí nhân sự, bao gồm lương, thưởng, phúc lợi, chi phí tuyển dụng và đào tạo.
• Các kịch bản ứng phó rủi ro: Cần dự phòng các tình huống bất ngờ (biến động thị trường, khủng hoảng kinh tế, thay đổi công nghệ) để có thể điều chỉnh định biên một cách linh hoạt.

4.2. Với Cấp Bộ Phận

Tại cấp bộ phận, định biên nhân sự cần căn cứ vào đặc thù chức năng, khối lượng công việc thực tế và mục tiêu cụ thể của từng đơn vị. Việc xác định rõ các điều kiện này sẽ giúp phản ánh chính xác nhu cầu vận hành, tránh thừa hoặc thiếu nhân lực cục bộ.

• Xác định hệ thống vị trí, nhiệm vụ, quyền hạn công việc: Mỗi vị trí cần có bản mô tả công việc (JD) rõ ràng, chi tiết về nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn.
• Tần suất nhiệm vụ và quy trình thực hiện: Cần hiểu rõ mỗi nhiệm vụ được thực hiện bao nhiêu lần và quy trình cụ thể để hoàn thành nó, giúp tính toán thời gian, nguồn lực cần thiết.
• Mức độ ứng dụng tự động hóa và hệ thống dữ liệu quản lý: Đánh giá mức độ công nghệ hỗ trợ trong công việc để xác định liệu có thể giảm bớt hoặc thay đổi vai trò của con người.

5. Nguyên Tắc Tính Định Biên Nhân Sự

Việc tính định biên nhân sự cần được thực hiện dựa trên các nguyên tắc khoa học, không thể chỉ dựa vào cảm tính hay kinh nghiệm cá nhân. Nhằm đảm bảo sự minh bạch và chính xác trong toàn bộ quá trình, mỗi doanh nghiệp nên xây dựng file định biên nhân sự chuẩn. Đây là tài liệu giúp hệ thống hóa cơ cấu nhân sự theo từng phòng ban, làm căn cứ để các bộ phận tuân thủ, rà soát và điều chỉnh định kỳ theo nhu cầu thực tế.

5.1. Nguyên Tắc Về Tỷ Lệ Tương Quan

Nguyên tắc tỷ lệ tương quan xác định mối quan hệ tỷ lệ giữa số lượng nhân sự của các phòng ban hoặc nhóm vị trí khác nhau. Điều này giúp cân bằng nguồn lực và đảm bảo các bộ phận hỗ trợ hoạt động hiệu quả, tránh tình trạng quá tải hoặc lãng phí. Ví dụ, khi doanh thu tăng 30%, doanh nghiệp có thể dự kiến định biên nhân sự cần tăng 20% để đáp ứng khối lượng công việc. Hoặc trong cơ cấu tổ chức, tỷ lệ nhân sự trực tiếp (làm ra sản phẩm/dịch vụ) so với gián tiếp (hành chính, hỗ trợ) thường được duy trì ở mức nhất định, chẳng hạn 65% trực tiếp và 35% gián tiếp.

Dưới đây là bảng ví dụ minh họa về tỷ lệ tương quan cho một số phòng ban:

5.2. Nguyên Tắc Về Định Mức Lao Động

Định mức lao động là tiêu chuẩn đánh giá lượng công việc cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ hoặc sản xuất một đơn vị sản phẩm/dịch vụ trong khoảng thời gian nhất định, với điều kiện làm việc và công nghệ cụ thể. Nguyên tắc giúp doanh nghiệp xác định chính xác số lượng nhân viên cần thiết dựa trên khối lượng công việc thực tế. Có nhiều loại định mức lao động khác nhau:

• Theo khối lượng: Xác định số lượng sản phẩm hoặc dịch vụ mà một nhân viên có thể hoàn thành trong một đơn vị thời gian.
• Theo hệ chỉ tiêu hiệu suất: Dựa trên các mục tiêu về doanh thu, số lượng khách hàng mới, tỷ lệ chuyển đổi.
• Theo thông lệ thao tác nghề nghiệp: Áp dụng cho các công việc có tính chất lặp đi lặp lại và có quy trình chuẩn.
• Theo đối tượng phục vụ: Thường áp dụng cho khối gián tiếp hoặc hỗ trợ.

Áp dụng định mức lao động đòi hỏi sự nghiên cứu và đo lường kỹ lưỡng từ dữ liệu nội bộ hoặc các tiêu chuẩn ngành, giúp đảm bảo định biên nhân sự không chỉ dựa trên ước tính mà còn có cơ sở khoa học vững chắc.

5.3. Nguyên Tắc Về Tần Suất Và Thời Gian

Áp dụng nguyên tắc giúp tối ưu hóa hiệu suất làm việc của đội ngũ

Nguyên tắc tần suất và thời gian nhấn mạnh tầm quan trọng của việc xác định chi tiết số ca làm việc, lịch trình nghỉ ngơi, thời gian làm thêm (nếu có), tần suất/thời lượng thực hiện nhiệm vụ của nhân sự, đặc biệt là đối với khối gián tiếp. Việc này giúp tối ưu hóa lịch làm việc, đảm bảo nhân lực luôn sẵn sàng vào các thời điểm cao điểm và không lãng phí vào các thời điểm thấp điểm. Tính toán tần suất, thời lượng một cách chi tiết giúp doanh nghiệp sắp xếp lịch làm việc hợp lý, giảm chi phí nhân sự do làm thêm giờ không cần thiết và cải thiện chất lượng dịch vụ hoặc sản phẩm nhờ sự phân bổ nhân lực khoa học.

6. Công Thức Tính Định Biên Nhân Sự

Hiểu rõ công thức này giúp bạn định hình được yêu cầu cho vị trí HR, từ đó chuẩn bị cv hành chính nhân sự một cách phù hợp nếu bạn muốn ứng tuyển vào ngành này. 

6.1. Công Thức Tổng Quát

Nắm vững công thức tính toán là điều kiện tiên quyết để quản lý nhân lực hiệu quả, tránh tình trạng thiếu hụt gây quá tải hoặc dư thừa gây lãng phí nguồn lực. Để tính toán định biên nhân sự, doanh nghiệp cần có ba yếu tố: tổng khối lượng công việc cần hoàn thành, định mức lao động trung bình của một cá nhân, hệ số điều chỉnh theo ca làm việc và tần suất công việc. Công thức tính số nhân lực cần thiết hàng ngày như sau:

Từng biến số cần được xác định một cách chính xác và khách quan. Tổng khối lượng công việc có thể được tính dựa trên số lượng sản phẩm hoặc dịch vụ cần hoàn thành trong một khoảng thời gian cụ thể. Định mức lao động trung bình thường được thiết lập thông qua nghiên cứu nội bộ hoặc rút ra từ dữ liệu thực tế của các dự án tương tự. Hệ số điều chỉnh là thành phần mang tính linh hoạt, phản ánh những đặc thù hoạt động của từng bộ phận, chẳng hạn như tần suất công việc tăng cao vào một số thời điểm, mô hình làm việc theo ca hoặc các yếu tố khách quan khác ảnh hưởng đến năng suất.

6.2. Ví Dụ Minh Họa

Giả sử một khách sạn có quy mô 100 phòng, với công suất phòng trung bình đạt 80%. Định mức lao động quy định rằng mỗi nhân viên buồng phòng có thể dọn trung bình 15 phòng/ngày. Khách sạn hoạt động liên tục 1 ca mỗi ngày, làm việc 30 ngày/tháng. Cách tính định biên nhân sự khách sạn sẽ được áp dụng như sau:

Như vậy, để đảm bảo chất lượng phục vụ và duy trì hoạt động ổn định, khách sạn cần định biên khoảng 6 nhân viên buồng phòng mỗi ngày. Bằng cách áp dụng công thức này, doanh nghiệp có thể điều chỉnh số lượng nhân sự tùy theo quy mô phòng, công suất sử dụng và các yếu tố đặc thù như làm việc theo ca, mùa cao điểm, loại hình khách sạn (nghỉ dưỡng, thành thị, boutique…).

7. Quy Trình Xây Dựng Định Biên Nhân Sự

Một đội ngũ được định biên hợp lý là chìa khóa cho sự phát triển bền vững

Để xây dựng định biên nhân sự hiệu quả, phù hợp với thực tiễn, doanh nghiệp cần tuân thủ một quy trình bài bản, liên tục theo dõi và đánh giá. Quy trình 5 bước sẽ là kim chỉ nam giúp tổ chức tối ưu hóa nguồn lực và tiết kiệm thời gian.

7.1. Bước 1: Xác Định Nhu Cầu Nhân Lực

Bước đầu tiên và quan trọng nhất trong quy trình định biên là xác định rõ nhu cầu nhân lực của tổ chức. Hành động này bao gồm việc khảo sát, thu thập thông tin chi tiết về khối lượng công việc dự kiến trong cả ngắn hạn và dài hạn, dựa trên kế hoạch kinh doanh cùng chiến lược phát triển tổng thể của doanh nghiệp. Các công cụ và phương pháp hữu hiệu có thể kể đến là khảo sát nội bộ, sử dụng phần mềm quản lý công việc để theo dõi tiến độ, hiệu suất, cũng như tổ chức các buổi họp trực tiếp với trưởng các bộ phận. Kết quả mong muốn từ bước này là một cái nhìn tổng quan về nhu cầu bổ sung, điều chỉnh hoặc thay thế nhân sự ở từng vị trí và phòng ban.

7.2. Bước 2: Phân Tích Thực Trạng Nguồn Lực

Sau khi xác định nhu cầu, bước tiếp theo là đánh giá thực trạng nguồn lực nhân sự hiện có của doanh nghiệp. Hoạt động này đòi hỏi một phân tích sâu về năng lực, kinh nghiệm, hiệu suất làm việc và thái độ của từng nhân viên, đồng thời xác định các khoảng trống kỹ năng cần bổ sung hoặc những vị trí đang bị dư thừa. Các phương pháp thực hiện bao gồm áp dụng bài kiểm tra năng lực, sử dụng hệ thống đánh giá hiệu suất định kỳ (KPIs, OKRs) và thu thập phản hồi từ trưởng bộ phận. Việc phân tích không chỉ dừng lại ở yếu tố con người mà còn mở rộng sang hệ thống (cơ cấu tổ chức, chính sách quản lý nhân sự) và quy trình (mức độ hài lòng của nhân viên, văn hóa doanh nghiệp, mục tiêu chiến lược). Kết quả của bước này sẽ là cơ sở vững chắc để đề xuất những thay đổi cần thiết về quy mô và cơ cấu nhân sự.

7.3. Bước 3: Quyết Định Tăng Hay Giảm Nhân Sự

Dựa trên kết quả phân tích nhu cầu và thực trạng, ban lãnh đạo cùng bộ phận HR sẽ đưa ra quyết định quan trọng: liệu có nên tăng thêm nhân sự để đáp ứng khối lượng công việc đang tăng hay cần cắt giảm để tối ưu hóa chi phí, hiệu suất. Quyết định này cần được cân nhắc kỹ lưỡng dựa trên cả yếu tố bên ngoài như xu hướng thị trường lao động, động thái của đối thủ cạnh tranh, các dự báo kinh tế vĩ mô và yếu tố nội bộ như năng suất làm việc hiện tại, hiệu quả công việc, nhu cầu thực tế của từng phòng ban. Mỗi quyết định đều cần đi kèm với các biện pháp khắc phục phù hợp để đảm bảo sự ổn định và phát triển bền vững của doanh nghiệp.

7.4. Bước 4: Lên Kế Hoạch Thực Hiện

Sau khi có quyết định về việc tăng hay giảm nhân sự, doanh nghiệp cần xây dựng một kế hoạch thực hiện chi tiết. Kế hoạch này bao gồm lịch trình cụ thể cho các hoạt động như tuyển dụng nhân sự mới, tổ chức khóa đào tạo và phát triển kỹ năng, triển khai nhân sự vào vị trí mới, đề bạt, thuyên chuyển nội bộ, bố trí lại cơ cấu tổ chức. Để hỗ trợ quá trình, các công cụ như phần mềm quản lý dự án, hệ thống theo dõi tiến độ và báo cáo sẽ đóng vai trò quan trọng. Mục tiêu chính là đảm bảo quá trình chuyển giao và nhận việc diễn ra trơn tru, hiệu quả, tối ưu hóa chi phí cho doanh nghiệp.

7.5. Bước 5: Đánh Giá Và Điều Chỉnh

Định biên nhân sự là một chu trình liên tục. Do đó, bước cuối cùng là định kỳ đánh giá kết quả thực hiện và tiến hành điều chỉnh. Hoạt động này bao gồm việc đo lường năng suất làm việc của toàn bộ đội ngũ, xác định những điểm cần điều chỉnh trong kế hoạch định biên ban đầu và triển khai các biện pháp cải thiện kịp thời. Các chỉ số đánh giá quan trọng có thể bao gồm mức độ hài lòng của nhân viên, tỷ lệ hoàn thành công việc theo đúng tiến độ và hiệu quả chi phí tổng thể liên quan đến nhân sự. Bằng cách so sánh kết quả đạt được với mục tiêu ban đầu, doanh nghiệp có thể phát hiện sai lệch, rút kinh nghiệm cho các kế hoạch dài hạn, đảm bảo phát triển bền vững và cải tiến liên tục quy trình định biên của mình.

8. Lợi Ích Của Việc Áp Dụng Phần Mềm Quản Lý Định Biên Nhân Sự

Áp dụng các phần mềm chuyên dụng trong quản lý định biên nhân sự mang lại nhiều lợi ích vượt trội so với các phương pháp thủ công:

• Tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót: Tự động hóa các tính toán phức tạp, loại bỏ lỗi do con người.
• Phân tích dữ liệu dễ dàng: Cung cấp các báo cáo, biểu đồ trực quan, giúp ban lãnh đạo và bộ phận HR dễ dàng nhận diện xu hướng, đánh giá hiệu suất, đưa ra quyết định nhanh chóng.
• Quản lý biến động nhân sự hiệu quả: Theo dõi số liệu thời gian thực về sự thay đổi nhân sự, tỷ lệ nghỉ việc, tỷ lệ tuyển dụng, giúp dự báo và ứng phó kịp thời.
• Tích hợp tổng thể các hoạt động HR: Nhiều phần mềm cho phép tích hợp dữ liệu từ các module khác như chấm công, tính lương, quản lý hiệu suất, đào tạo, tạo ra một hệ thống quản lý nguồn lực toàn diện.
• Cải thiện khả năng ứng biến: Doanh nghiệp có thể nhanh chóng điều chỉnh định biên dựa trên tình hình thị trường, mục tiêu kinh doanh mới, tăng cường khả năng thích nghi và cạnh tranh.

Xây dựng định biên nhân sự không chỉ là bài toán quản trị nhân lực, mà còn là chiến lược để doanh nghiệp vận hành tinh gọn và hiệu quả. Khi hiểu rõ bản chất, nguyên lý, công thức cũng như quy trình xây dựng định biên một cách hệ thống, bạn có thể thiết lập mô hình quản trị nhân sự vừa hiệu quả, vừa linh hoạt trước những biến động thực tế. Hãy áp dụng ngay để tạo dựng nền tảng cho sự phát triển bền vững và đừng quên tham khảo thêm các cơ hội việc hấp dẫn làm tại JobsGO.

Câu hỏi thường gặp

1. Định Biên Nhân Sự Có Phải Là Một Quy Trình Cố Định Không?

Không, định biên nhân sự là một quy trình linh hoạt, cần được điều chỉnh định kỳ theo từng giai đoạn phát triển và biến động của thị trường, chứ không phải là cố định.

2. Các Yếu Tố Nào Ảnh Hưởng Đến Định Biên Nhân Sự?

Các yếu tố chính bao gồm mục tiêu kinh doanh, khối lượng công việc, định mức lao động, công nghệ tự động hóa, cấu trúc tổ chức và xu hướng của thị trường lao động.

3. Lao Động Định Biên Là Gì?

Lao động định biên là nhóm nhân sự được xác định chính thức về số lượng, chức danh và vị trí trong cơ cấu tổ chức, đảm bảo tính ổn định cho hoạt động của doanh nghiệp.

(Theo JobsGO - Nền tảng tìm việc làm, tuyển dụng, tạo CV xin việc)