CMS là gì? CMS là viết tắt của cụm từ “Content Management System”, nghĩa là hệ thống quản lý nội dung. Đây là một loại phần mềm mà người dùng có thể sử dụng để tạo, quản lý và cập nhật nội dung trên website.
CMS cung cấp một giao diện người dùng dễ sử dụng và cho phép người dùng thay đổi nội dung trên trang web mà không cần phải biết code. Công cụ này còn hỗ trợ cho việc quản lý người dùng, bài viết, trang, danh mục,… Ngoài ra, CMS còn có thể hỗ trợ tính năng tìm kiếm, bình luận, chia sẻ trên mạng xã hội,… Nhiều CMS cũng cung cấp các plugin hoặc gói mở rộng cho phép người dùng mở rộng chức năng của trang web mà không cần code.
Hệ thống CMS giúp tiết kiệm thời gian quản lý, chi phí vận hành và bảo trì web nên được nhiều công ty, cá nhân sử dụng.
Nhắc đến tính năng quản lý nội dung của CMS, chắc hẳn nhiều người cảm thấy mơ hồ vì không biết cụ thể tính năng này bao gồm những gì. Nếu bạn cũng ở trong tình huống tương tự, hãy theo dõi các tính năng nổi bật nhất của CMS dưới đây:
Lập chỉ mục, tìm kiếm và truy xuất trực quan: Các tính năng này lập chỉ mục cho phép tất cả dữ liệu để dễ dàng truy cập thông qua các chức năng tìm kiếm đồng thời cho phép người dùng tìm kiếm theo các thuộc tính như ngày xuất bản, từ khóa hoặc tác giả.
Quản lý định dạng: Tính năng này giúp chuyển đổi tài liệu giấy được scan và tài liệu điện tử tải lên thành các định dạng như HTML hoặc PDF.
Tính năng sửa đổi: Các tính năng này cho phép cập nhật và chỉnh sửa nội dung sau khi xuất bản lần đầu. Cùng với đó, chức năng sử đổi cũng giúp kiểm soát và theo dõi các thay đổi mà các quản trị viên thực hiện với tệp.
Xuất bản: Chức năng này cho phép các cá nhân sử dụng một mẫu hoặc một tập hợp các mẫu mà tổ chức phê duyệt để xuất các định dạng nội dung như text, hình ảnh, video,…
Cung cấp các công cụ để cá nhân hóa và tiếp thị: Cá nhân hóa công cụ và tiếp thị là việc các trang Web thay đổi quảng cáo hiển thị sao cho phù hợp nhất với đối tượng tiếp cận. Việc làm này sẽ giúp hiệu quả tăng cao hơn so với việc sử dụng mẫu một mẫu quảng cáo cho nhiều đối tượng khác nhau.
CMS có nhiều tính năng hữu ích
3. Ưu, nhược điểm của CMS
3.1. Ưu điểm của CMS
Dễ sử dụng: Giao diện người dùng và đồ họa của CMS tương đối đơn giản nên ngay cả những người có kiến thức kỹ thuật hạn chế cũng có thể sử dụng phần mềm này.
Dễ dàng tìm kiếm thông tin: Chức năng tìm kiếm tích hợp cho phép người dùng nhập những gì họ đang tìm kiếm và CMS sẽ một danh sách các thông tin cung cấp cho họ giống như một công cụ tìm kiếm của Google.
Dễ dàng quản lý nội dung: Việc tạo nội dung trên CMS không chỉ dễ dàng mà việc loại bỏ khi không cần thiết cũng đơn giản. Đồng thời, CMS giúp bạn dễ dàng hủy xuất bản nội dung để giữ cho các trang web luôn được cập nhật.
Dễ dàng truy cập: CMS cho phép người dùng có thể truy cập nội dung từ bất kỳ đâu bằng thiết bị được kết nối với Internet.
Cho phép nhiều người dùng: CMS giúp dễ dàng quản lý quyền xuất bản với hệ thống quản trị viên cho phép lớn.
Cập nhật nội dung tức thì: CMS cho phép người dùng quản lý và cập nhật nội dung trong thời gian thực nên vô cùng tiện lợi và nhanh chóng.
Dễ dàng mở rộng quy mô và cập nhật phiên bản mới.
3.2. Nhược điểm của CMS
Phụ thuộc vào plugin và widget: Người dùng phải phụ thuộc vào plugin và widget cho hầu hết các chức năng của họ.
Tốn thêm chi phí: Có nhiều loại plugin và widget đắt tiền.
Ảnh hưởng tới tốc độ tải trang: Một trang web sử dụng CMS có thể chậm hơn so với những trang web khác.
Không có khả năng mở rộng cao: Khi nội dung và lưu lượng truy cập tăng lên quá cao, bạn có thể cần điều chỉnh hệ thống CMS hoặc sử dụng một hệ thống mạnh mẽ hơn.
Hạn chế về yêu cầu chức năng: Nếu bạn có một dự án lớn với nhiều quy trình, các bên liên quan, CMS có thể không theo kịp các yêu cầu chức năng của bạn.
Vấn đề bảo mật: Nếu CMS không được bảo trì và cập nhật thường xuyên, nó có thể tạo ra các lỗ hổng bảo mật nghiêm trọng.
4. Tại sao cần sử dụng CMS?
4.1. Giúp website trở thành kênh Marketing hiệu quả
Các tính năng của CMS hỗ trợ SEO (tối ưu công cụ tìm kiếm), giúp website và các bài viết trên website tăng hạng trên các trang kết quả tìm kiếm. Điều đó đồng nghĩa với việc sẽ có nhiều người dùng internet ghé thăm trang web của bạn, biết đến thương hiệu của bạn. Và khi bạn cung cấp các nội dung hữu ích với họ, họ có thể chuyển thành khách hàng, nhờ đó doanh thu của công ty sẽ được gia tăng.
CMS giúp website trở thành kênh truyền thông hiệu quả.
4.2. Xây dựng uy tín cho doanh nghiệp
Nếu thông tin mà bạn cung cấp không đồng nhất giữa các trang, độc giả sẽ không biết nội dung nào đúng, nội dung nào sai. Và họ có thể cảm thấy nghi ngờ về những gì bạn truyền tải. Nhưng với CMS, thông tin sẽ được cập nhật và duy trì tính nhất quán. Điều đó giúp khách hàng có thêm niềm tin vào doanh nghiệp của bạn.
4.3. Tiết kiệm thời gian, chi phí cho doanh nghiệp
Khi sử dụng CMS, doanh nghiệp không cần thuê nhân viên IT chỉ để quản lý nội dung được đăng tải trên website. Điều này giúp các đơn vị tiết kiệm rất nhiều nhân lực và chi phí. Đây là một lợi ích tuyệt vời với các công ty có quy mô nhỏ.
5. CMS hoạt động như thế nào?
CMS là nơi lưu trữ tất cả các ứng dụng, tính năng của trang web mà bất kỳ quản trị viên nào cũng cần thông qua để sử dụng và quản lý trang.
Trong quá trình hoạt động, CMS cung cấp giao diện người dùng, đồ họa với các công cụ để tạo, chỉnh sửa và xuất bản nội dung Website mà không cần phải viết mã code từ đầu. Nhờ vậy, các quản trị viên sẽ tối ưu được thời gian và tiết kiệm công sức trong việc quản lý hệ thống nội dung khổng lồ trên các Website.
CMS có hai thành phần: ứng dụng quản lý nội dung (CMA) và ứng dụng phân phối nội dung (CDA). Trong đó:
CMA là một giao diện người dùng đồ họa cho phép người dùng thiết kế, tạo, sửa đổi và xóa nội dung khỏi một trang web mà không cần kiến thức về HTML.
Thành phần CDA cung cấp các dịch vụ back-end hỗ trợ quản lý và phân phối nội dung sau khi người dùng tạo nội dung đó trong CMA.
Để sử dụng CMS, người dùng cần cài đặt CMS trên máy chủ web và sau đó truy cập vào giao diện quản trị bằng một trình duyệt web. Trên giao diện quản trị, người dùng có thể tạo và chỉnh sửa nội dung trên trang web.
Khi người dùng hoàn thành việc tạo và chỉnh sửa nội dung, hệ thống sẽ tự động xuất ra HTML để hiển thị trên web. Các trang web cũng có thể được tích hợp với các tính năng bảo mật và hỗ trợ SEO để giúp tăng lượng truy cập (traffic) từ công cụ tìm kiếm.
Bạn có thể sử dụng CMS mà không cần biết code.
6. Phân loại CMS
Hệ thống quản lý nội dung CMS có 3 loại chính:
CMS mã nguồn mở: Đây là loại CMS mà mã nguồn của nó được công khai. Người dùng có thể tùy chỉnh và mở rộng chức năng của CMS này bằng cách sử dụng các plugin hoặc gói mở rộng. Ví dụ của CMS mã nguồn mở là WordPress, Joomla,…
CMS tự code: Đây là loại CMS mà người dùng phải tự viết mã để tạo ra trang web của họ. Điều này có thể giúp người dùng tạo ra trang web có chức năng riêng biệt và độc đáo hơn. Nhưng để code CMS, người dùng cần có kiến thức về lập trình.
CMS được build sẵn: Đây là loại CMS mà người dùng không thể tùy chỉnh mã nguồn, mà chỉ có thể sử dụng các công cụ quản lý nội dung có sẵn để tạo và chỉnh sửa trang web. Điều này có nghĩa là người dùng không thể tạo ra trang web có chức năng riêng biệt, nhưng cũng không cần phải có kiến thức về lập trình để sử dụng nó. Ví dụ của CMS được build sẵn là Squarespace, Wix,…
Người dùng cần phải tìm hiểu kỹ hơn về từng loại CMS để chọn ra những CMS phù hợp nhất với nhu cầu và có thể sử dụng nó hiệu quả.
7. Các loại CMS được sử dụng phổ biến
7.1. CMS WordPress
WordPress là một hệ thống quản lý nội dung (CMS) phổ biến và dễ sử dụng, được sử dụng để xây dựng các trang web và blog. Nó được viết bằng ngôn ngữ lập trình PHP và cung cấp một giao diện quản trị dễ sử dụng, cho phép bạn dễ dàng quản lý nội dung của trang web của bạn mà không cần biết bất kỳ ngôn ngữ lập trình nào.
WordPress cung cấp rất nhiều tính năng, bao gồm các tiện ích chỉnh sửa và soạn thảo nội dung, tùy chỉnh giao diện và giám sát thống kê truy cập. Nó cũng có hàng trăm giao diện và tiện ích mở rộng khác, cho phép bạn tùy chỉnh trang web của mình theo ý muốn.
Có rất nhiều hệ thống CMS khác nhau.
7.2. CMS Joomla
Giống như WordPress, Joomla là một CMS mã nguồn mở. Điều làm nên sự khác biệt của Joomla là hỗ trợ đa ngôn ngữ tích hợp sẵn và các tùy chọn quản lý nội dung và người dùng nâng cao, khiến nó trở nên lý tưởng cho các trang web thành viên, cộng đồng và mạng xã hội.
7.3. CMS Drupal
Drupal là một CMS rất linh hoạt được ưa chuộng bởi các tập đoàn lớn và cơ quan chính phủ như NASA. Với Drupal, bạn cần có một chút kiến thức về phát triển web để tận dụng hết sức mạnh của nền tảng này.
Drupal cung cấp 47.000 module và hàng nghìn themes miễn phí cho phép người dùng xây dựng một trang web phức hợp xử lý khối lượng dữ liệu lớn với traffic cao.
7.4. CMS Magento
Magento giống như Drupal của thế giới thương mại điện tử. Nó rất linh hoạt và an toàn, nhưng khó học và khó tận dụng tất cả các chức năng và tiện ích mở rộng tích hợp sẵn của nó.
Với Magento bạn có thể tạo một sàn thương mại điện tử với nhiều cửa hàng, nhiều nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển trên toàn thế giới, giao dịch ở nhiều quốc gia với ngôn ngữ và đơn vị tiền tệ khác nhau. Nếu có thời gian và nguồn lực để đầu tư vào việc thiết lập và bảo trì, bạn có thể xây dựng một cửa hàng trực tuyến với kho sản phẩm khổng lồ và phạm vi tiếp cận toàn cầu.
7.5. CMS Webflow
Webflow là một hệ thống quản lý nội dung “trực quan” tuyệt vời với những ai muốn tập trung vào việc tạo và tùy chỉnh các trang web mà không phải lo lắng về lưu trữ, bảo mật hoặc hiệu suất.
Với CMS này, bạn có thể xây dựng trang web, mở rộng chức năng web thông qua tích hợp của bên thứ 3 hoặc nhúng mã HTML. Tuy nhiên, bạn sẽ cần có kiến thức về HTML, CSS và thiết kế web.
7.6. CMS Ghost
Nếu bạn đang tìm kiếm một CMS nhẹ và đơn giản để viết blog, thì Ghost là một lựa chọn tuyệt vời. Ghost là một headless CMS – hệ thống quản lý nội dung chỉ gắn với phần back-end với kho lưu trữ nội dung. Nó tách biệt hoàn toàn việc phát triển, quản lý và lưu trữ nội dung khỏi phần hiển thị và phân phối.
Nó cho phép bạn tạo, quản lý nội dung; sau đó phân phối nội dung qua API Node.js.
7.7. CMS Sitecore
Sitecore là Headless CMS khác, phù hợp với các doanh nghiệp. Hệ thống này cho phép tạo, phân phối các trang web, email, bài đăng trên mạng xã hội và trải nghiệm thiết bị được cá nhân hóa.
Bạn có thể sử dụng trình chỉnh sửa WYSIWYG với chức năng kéo và thả, các quy tắc cá nhân hóa dựa trên phiên và thiết bị cũng như các công cụ đa ngôn ngữ để mở rộng phạm vi tạo nội dung và phân phối nội dung được tối ưu hóa theo sở thích, ngôn ngữ và thiết bị của người dùng.
Kết luận:
Bạn đã biết “CMS là gì?” rồi đúng không? Sử dụng CMS để xây dựng và quản lý trang web là một lựa chọn thông minh. CMS không chỉ lưu trữ tất cả nội dung web của bạn ở một nơi mà còn hỗ trợ cộng tác giữa các nhóm, cho phép cập nhật nhanh chóng và dễ dàng, đồng thời cung cấp các mẫu và tiện ích mở rộng để tùy chỉnh trang web của bạn.
Trang Bùi
