Mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN mới nhất 2026 theo quy định

Việc nắm vững các quy định về chứng từ khấu trừ thuế TNCN mới nhất không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng pháp luật mà còn đảm bảo quyền lợi quyết toán thuế cho người lao động. Bài viết này sẽ cung cấp mẫu chuẩn theo Thông tư 80, giúp bạn thực hiện các thủ tục kê khai nhanh chóng và chính xác tuyệt đối.

Xem nhanh nội dung

1. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là gì?
2. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN dùng để làm gì?
3. Quy định về chứng từ khấu trừ thuế TNCN
- 3.1. Có bắt buộc cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN không?
- 3.2. Thời điểm lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN
4. Mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN mới nhất 2026
5. Cách tra cứu chứng từ khấu trừ thuế TNCN
6. Cách nộp chứng từ khấu trừ thuế TNCN online

1. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là gì?

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là loại giấy tờ do tổ chức, cá nhân trả thu nhập cấp cho người lao động, nhằm xác nhận số tiền thuế đã được khấu trừ vào thu nhập trước khi chi trả thực tế. Đây là căn cứ pháp lý quan trọng giúp người lao động theo dõi số thuế mình đã nộp và thực hiện thủ tục quyết toán hoặc hoàn thuế với cơ quan thuế.

Theo quy định hiện nay, chứng từ này có thể tồn tại dưới dạng giấy hoặc chứng từ điện tử, đảm bảo tính minh bạch trong nghĩa vụ tài chính của công dân.

Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân là gì?

2. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN dùng để làm gì?

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN đóng vai trò là “chìa khóa” giúp người lao động và cơ quan thuế xác định chính xác nghĩa vụ tài chính đã thực hiện. Việc sử dụng chứng từ này mang lại nhiều lợi ích thiết thực, cụ thể như sau:

Làm căn cứ quyết toán thuế: Giúp cá nhân chứng minh số thuế đã nộp trong năm để thực hiện thủ tục tự quyết toán hoặc ủy quyền quyết toán thuế. Bước tiên quyết để bạn có thể thực hiện cách quyết toán thuế TNCN trực tuyến một cách chính xác, đảm bảo mọi khoản thuế đã nộp đều được ghi nhận đầy đủ trên hệ thống của Tổng cục Thuế.
Hồ sơ hoàn thuế: Là thành phần bắt buộc trong hồ sơ đề nghị hoàn thuế TNCN nếu số tiền thuế đã nộp lớn hơn số tiền thuế thực tế phải nộp.
Xác nhận thu nhập thực tế: Giúp người lao động minh bạch hóa các khoản thu nhập và số thuế tương ứng với cơ quan chức năng hoặc các bên liên quan.
Kiểm soát nghĩa vụ tổ chức chi trả: Đảm bảo doanh nghiệp hoặc đơn vị trả thu nhập đã thực hiện đúng trách nhiệm khấu trừ và nộp thuế vào ngân sách nhà nước.

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN dùng để làm gì?

3. Quy định về chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Hệ thống quy định về chứng từ khấu trừ thuế TNCN hiện nay đã có những điều chỉnh quan trọng nhằm đồng bộ hóa với lộ trình chuyển đổi số quốc gia. Việc nắm vững các căn cứ pháp lý dưới đây sẽ giúp doanh nghiệp và người lao động thực hiện đúng nghĩa vụ thuế, tránh các rủi ro về sai sót thủ tục hành chính.

3.1. Có bắt buộc cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN không?

Việc cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN là bắt buộc đối với tổ chức chi trả thu nhập, tuy nhiên quy định này được áp dụng tùy theo từng trường hợp cụ thể:

Bắt buộc cấp: Khi tổ chức, cá nhân đã khấu trừ số thuế phải nộp vào thu nhập của người lao động trước khi chi trả, đơn vị có trách nhiệm lập và giao chứng từ cho người đó.
Trường hợp ngoại lệ: Nếu cá nhân không yêu cầu hoặc đã thực hiện ủy quyền quyết toán thuế hoàn toàn cho tổ chức chi trả, thì đơn vị không bắt buộc phải xuất chứng từ riêng lẻ này.
Quyền của người lao động: Dù trong bất kỳ tình huống nào (đã nghỉ việc hoặc đang làm việc), nếu người lao động có yêu cầu cấp chứng từ để tự quyết toán thuế, tổ chức chi trả không được quyền từ chối.

3.2. Thời điểm lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Việc xác định thời điểm lập chứng từ cần tuân thủ nghiêm ngặt theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và các nội dung sửa đổi tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP, cụ thể:

Thời điểm lập chứng từ: Ngay khi tổ chức tiến hành khấu trừ số thuế TNCN từ thu nhập của người lao động hoặc thực hiện thu các khoản phí, lệ phí, đơn vị phải lập tức khởi tạo chứng từ/biên lai để cung cấp cho người nộp.
Quy định về ký số: Đối với hình thức điện tử, chữ ký số phải được thực hiện tại thời điểm lập chứng từ. Thông tin về thời gian ký phải hiển thị rõ ràng theo định dạng ngày, tháng, năm dương lịch trên hệ thống.
Nguyên tắc chung: Như vậy, việc xuất chứng từ khấu trừ thuế TNCN phải diễn ra đồng thời với thao tác trừ thuế vào thu nhập thực chi. Điều này đảm bảo tính kịp thời, minh bạch và đáp ứng đúng yêu cầu về định dạng dữ liệu điện tử theo pháp luật hiện hành.

Thời điểm xuất chứng từ khấu trừ thuế TNCN

4. Mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN mới nhất 2026

Để giúp bạn tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính chính xác so với quy định hiện hành, chúng tôi đã chuẩn bị sẵn mẫu văn bản chuẩn hóa theo các nghị định mới nhất. Bạn có thể nhấn vào liên kết dưới đây để xem chi tiết cách lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN và tải về mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử chính thức:

TẢI MẪU CHỨNG TỪ KHẤU TRỪ THUẾ TNCN

Mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN

5. Cách tra cứu chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Để kiểm tra thông tin về chứng từ khấu trừ thuế của mình, bạn có thể thực hiện nhanh chóng qua cổng thông tin của Tổng cục Thuế với 4 bước như sau:

Bước 1: Truy cập hệ thống: Bạn cần đi tới trang web chính thức của Thuế điện tử. Tại giao diện màn hình chính, hãy nhấn chọn phân hệ dành cho đối tượng là “Cá nhân”.

Truy cập vào trang web của Thuế điện tử

Bước 2: Xác thực danh tính: Tiến hành đăng nhập vào hệ thống. Bạn có thể lựa chọn một trong hai phương thức: sử dụng Tài khoản thuế điện tử cá nhân đã đăng ký hoặc đăng nhập thông qua Tài khoản Định danh điện tử (VNeID).

Xác thực danh tính

Bước 3: Thiết lập bộ lọc tìm kiếm: Sau khi vào giao diện quản lý, bạn tìm đến mục “Tra cứu”, chọn tiếp “Tra cứu QTT” (Quyết toán thuế). Tại đây, hãy nhập khoảng thời gian gửi tờ khai tương ứng rồi nhấn lệnh tìm kiếm.

Thiết lập bộ lọc tìm kiếm

Bước 4: Xem kết quả: Khi hệ thống trả về danh sách dữ liệu, bạn nhấn vào mục “Chứng từ khấu trừ”. Lúc này, mọi thông tin chi tiết về số thuế đã nộp và các khoản khấu trừ liên quan sẽ được hiển thị đầy đủ.

Xem kết quả trả về

6. Cách nộp chứng từ khấu trừ thuế TNCN online

Để thực hiện gửi bảng kê khấu trừ thuế online, các đơn vị chi trả thu nhập tiến hành theo hướng dẫn cụ thể sau đây:

Bước 1: Khởi tạo bảng dữ liệu trên HTKK:

Sử dụng mã số thuế của đơn vị để truy cập vào ứng dụng HTKK. Tiếp theo, tìm đến danh mục “Hóa đơn” và lựa chọn mục “Bảng kê sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN”.

Khởi tạo bảng dữ liệu trên HTKK

Nhập đầy đủ số liệu cần thiết vào bảng kê theo hướng dẫn nghiệp vụ. Sau khi kiểm tra thông tin chính xác, thực hiện kết xuất tờ khai dưới dạng file XML hoặc Excel để lưu trữ và sẵn sàng cho việc truyền dữ liệu.

Cách điền chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Bước 2: Gửi báo cáo qua cổng thông tin điện tử:

Truy cập vào hệ thống tại địa chỉ: thuedientu.gdt.gov.vn và đăng nhập bằng tài khoản doanh nghiệp (yêu cầu có sẵn chữ ký số để xác thực). Đơn vị cần hoàn tất việc gửi báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn định kỳ quý trước khi thực hiện bước này.
Sau khi báo cáo hóa đơn đã được chấp nhận, bạn vào phần “Tra cứu”, chọn tờ khai tương ứng và tiến hành đính kèm phụ lục bảng kê đã chuẩn bị ở bước 1.
Cuối cùng, thực hiện thao tác “Ký điện tử” để xác nhận và gửi dữ liệu lên cơ quan thuế.

Gửi báo cáo qua cổng thông tin điện tử

Việc nắm vững các quy định về chứng từ khấu trừ thuế TNCN không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình quản lý mà còn đảm bảo quyền lợi chính đáng cho người lao động trong kỳ quyết toán. Hy vọng những thông tin trên của JobsGO đã giúp bạn tự tin hơn khi thực hiện các thủ tục thuế.

Câu hỏi thường gặp

1. Thời hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng chứng từ khấu trừ thuế là khi nào?

Báo cáo này thường được nộp định kỳ theo quý, chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu quý sau.

2. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử có cần đóng dấu đỏ không?

Không, chứng từ điện tử sử dụng chữ ký số hợp lệ của đơn vị chi trả để xác thực pháp lý thay cho con dấu vật lý.

3. Một cá nhân có thể nhận nhiều chứng từ khấu trừ thuế trong một năm không?

Có, nếu cá nhân đó làm việc và phát sinh thu nhập bị khấu trừ thuế tại nhiều tổ chức/doanh nghiệp khác nhau.

4. Có được xuất chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho cả năm một lần không?

Được, tổ chức có thể lựa chọn cấp một chứng từ duy nhất phản ánh tổng số thuế đã khấu trừ trong cả năm tính thuế cho cá nhân.

5. Công ty không cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN thì sao?

Nếu công ty không cấp chứng từ dù đã khấu trừ thuế, doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính từ 5.000.000 - 20.000.000 đồng tùy mức độ vi phạm. Đồng thời, việc này gây cản trở quyền lợi quyết toán và hoàn thuế của người lao động, khiến đơn vị đối mặt với rủi ro bị thanh tra thuế.