Cách viết email gửi báo cáo cho sếp tưởng chừng là nhiệm vụ khó nhưng thực tế không hề phức tạp nếu bạn tuân thủ các lời khuyên mà JobsGO bật mí ngay sau đây!
Cách viết email gửi báo cáo cho sếp tưởng khó mà dễ!
Tiêu đề là phần đầu tiên của email mà người nhận nhìn thấy, cũng chính là yếu tố tiên quyết gây chú ý với sếp của bạn. Thông thường, người cấp trên sẽ luôn nhận được rất nhiều email trong ngày. Hãy chú ý đến cách viết email chuyên nghiệp để đảm bảo rằng tiêu đề ngắn gọn, rõ ràng và dễ hiểu, giúp người nhận nhanh chóng nắm bắt nội dung chính mà bạn muốn truyền đạt. Để tránh bị trôi, tiêu đề bạn cần đảm bảo các nguyên tắc sau:
Nên viết ngắn gọn, dễ hiểu và không quá 10 từ, ưu tiên đặt các thông tin quan trọng lên đầu
Đảm bảo tiêu đề thật đơn giản, cụ thể và trọng tâm, có thể sử dụng các ký tự như – ; /; [] để ngăn cách và làm nổi bật các thông tin quan trọng
Dùng các ký hiệu: Trả lời; Khẩn cấp; Thông báo;.. để giúp người đọc nhận dạng nhanh về bản chất email của bạn.
Ví dụ:
Biên bản họp [20/05/2021];
Hợp đồng mua bán ngày 10/05/2021;
Ngân sách quảng cáo tháng 5/2021,…
Nên và không nên khi viết email gửi báo cáo cho sếp phần mở đầu
Mở đầu bằng lời chào trang trọng
Không như email gửi bạn bè hay đồng nghiệp thông thường, nội dung email gửi sếp sẽ đề cao tính chuyên nghiệp, trang trọng. Bạn cần đảm bảo trau chuốt ngay từ lời chào vì đó chính là yếu tố giúp bạn gây ấn tượng hay mất thiện cảm với sếp.
Với lời chào, tùy vào tính cách của người lãnh đạo, bạn có thể tham khảo một số cách mở đầu email như: “Kính gửi anh/ chị [tên lãnh đạo]” “Dear Mr/Ms [tên lãnh đạo]”
“Kính gửi anh/ chị [tên lãnh đạo] – [chức vụ + tên doanh nghiệp]
*Lưu ý: Không để lời chào dẫn vào phần thân email, không sử dụng biệt danh hoặc chỉ họ/ tên trong lời chào email
Phần thân “đúng” và “đủ”
Với thân email, bạn nên tuân thủ theo một khuôn mẫu nhất định. Ở phần thân, cách viết email gửi báo cáo cho sếp mà JobsGo gợi ý cho bạn như sau:
Đầu tiên, bạn nên giới thiệu bản thân (nếu sếp chưa biết đến bạn) và trình bày lý do gửi mail
Tiếp đến, bạn trình bày báo cáo một cách ngắn gọn và rõ ràng nhất có thể. Chỉ nói những gì được yêu cầu, tránh những thông tin không liên quan.
Nếu trong báo cáo có vấn đề cần phê duyệt/ giải đáp, bạn nên nhắc ở cuối phần thân và kết thúc bằng một câu hỏi như: “Hy vọng sớm nhận được phản hồi từ anh/ chị”; hoặc “Mong chờ được sự giải đáp từ anh/chị”. Đừng quên đính kèm các tệp tài liệu liên quan và đặt tên từng tệp cho dễ phân biệt nhé!
Chuyên nghiệp ngay ở chữ ký
Chữ ký là phần nội dung xuất hiện cuối cùng trong email của bạn. Về cơ bạn, nó không phải phần cốt yếu trong email nên rất hay bị bỏ qua. Tuy nhiên, trong môi trường công sở, bạn nhất định phải cẩn thận nội dung này để gây ấn tượng với cấp trên và cả đồng nghiệp. Mẫu chữ ký nên bắt đầu bằng “Trân trọng”, “Cảm ơn”,“Regards“.. và sau đó là họ tên, chức vụ và thông tin liên hệ của người viết.
Khi viết email gửi báo cáo cho sếp, bạn cũng cần để tâm cả đến các yếu tố cá nhân như chữ ký
Cẩn trọng từ những yếu tố nhỏ nhất
Một số lưu ý bạn nên cẩn trọng trong cách viết email gửi báo cáo cho sếp là:
Hãy đảm bảo có một email chuyên nghiệp. Nếu không được cung cấp sẵn email từ doanh nghiệp, bạn nên tạo mới email chưa thông tin về tên tuổi bạn cùng tên doanh nghiệp. Điều này sẽ giúp bạn ghi điểm là một nhân viên gương mẫu đấy!
Không trình bài dài dòng, lan man hay sử dụng những cấu trúc cấu trúc câu khó hiểu. Nếu cảm thấy vấn đề không tiện nói trên email, bạn nên trao đổi và hẹn cấp trên một buổi nói chuyện trực tiếp để giải quyết vấn đề
Ở ô người nhận, bạn cần đảm bảo đã nhập chính xác địa chỉ email của cấp trên. Sau đó bạn có thể cân nhắc và gửi đến các phòng ban/ cá nhân liên quan bằng hai tính năng đặt ngay góc phải của dòng này là Cc và Bcc:
(1) Chọn Cc: Khi bạn muốn gửi đến những cá nhân khác và họ có thể xem danh sách người gửi
(2) Chọn Bcc: Khi bạn không muốn những người nhận biết danh sách bạn gửi nhưng vẫn có được bản sao email gửi sếp. Bcc là gì? Đó là tính năng giúp bạn gửi email mà không tiết lộ danh sách người nhận khác, bảo vệ sự riêng tư của các bên liên quan.
Tùy từng trường hợp mà bạn có thể chọn tính năng gửi phù hợp. Tuy nhiên, nếu muốn báo cáo thông tin được minh bạch, rõ ràng, hãy ưu tiên chọn Cc nhé!
Học cách viết email gửi báo cáo cho sếp chuyên nghiệp, bạn không chỉ đảm bảo được hiệu quả công việc mà còn phần nào thể hiện sự tôn trọng với cấp trên. Hãy nâng tầm giá trị bạn thân ngay từ những yếu tố đơn giản này nhé. JobsGO chúc bạn có được một ngày tốt lành và cũng đừng quên truy cập jobsgo.vn hàng ngày để biết thêm nhiều thông tin hữu ích.
van.dao
