Khi nhận được email mời tham gia buổi phỏng vấn bằng tiếng Anh, bạn cũng cần xác nhận và phản hồi mail bằng ngôn ngữ tương tự. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách trả lời thư mời phỏng vấn tiếng Anh sao cho chuyên nghiệp. Bạn cần lưu ý gì về điều này? Hãy cùng JobsGO tìm hiểu nhé!
1. Cấu Trúc Email Trả Lời Thư Mời Phỏng Vấn Tiếng Anh
Cấu Trúc Email Trả Lời Thư Mời Phỏng Vấn Tiếng Anh
Trước tiên, hãy cùng tìm hiểu một email phản hồi phỏng vấn bằng tiếng Anh gồm những thông tin cần thiết nào và được sắp xếp ra sao nhé!
1.1 Tiêu Đề
Một bức thư hoàn chỉnh nhất định phải có tiêu đề thư. Nếu bạn chuẩn bị kỹ càng phần nội dung mà lại không có tiêu đề thì khả năng thư xác nhận phỏng vấn của bạn bị bỏ qua là rất cao đấy. Vì bên cạnh bạn sẽ còn rất nhiều ứng viên khác nữa, chỉ khi có tiêu đề thư HR mới biết bạn là ai và quan tâm đến lá thư bạn viết.
Mẫu tiêu đề: Interview Confirmation Content Marketing Trainee – Vu Thi Khanh Huyen (Xác nhận phỏng vấn Thực tập sinh Content Marketing – Vũ Thị Khánh Huyền.)
Tùy vào đối tượng mà bạn gửi thư phản hồi sẽ có những lời chào khác nhau. Thông thường cấu trúc được sử dụng là Dear [Tên]. Đây là lời chào thể hiện sự trang trọng nhất trong văn phong viết thư Tiếng Anh.
Nếu bạn nhận email từ chính cá nhân nhà tuyển dụng, bạn có thể dùng: Dear Sir/Madam.
Trong trường hợp bạn biết đầy đủ tên của họ thì hãy chào hỏi với: Dear Mr/Ms [Tên nhà tuyển dụng].
Nếu nhận được email của công ty, bạn sẽ kính gửi ban nhân sự của công ty đó: Dear Human Resources Department of [Tên công ty].
1.3 Lý Do Viết Thư
Tiếp đến hãy đi thẳng vào vấn đề chính, đừng “vòng vo tam quốc” tránh mất thời gian của nhà tuyển dụng. Lý do viết thư chắc chắn đã được làm rõ ở tiêu đề nên bạn chỉ cần nhắc lại ngắn gọn trong 1 câu kèm theo lời cảm ơn. Đừng bỏ qua lời cảm ơn vì họ đã cho bạn cơ hội được trao đổi về công việc. Có thể tham khảo một số mẫu câu dưới đây:
I would like to thank you for your consideration of my application for the position of [tên vị trí].
I have received interview information on the position of [tên vị trí]. I am very happy to receive this opportunity from the company.
Thank you very much for the invitation to interview for the [tên vị trí] position.
1.4 Phản Hồi Lịch Phỏng Vấn
Ở phần này bạn sẽ xác nhận về việc có thể tham gia phỏng vấn xin việc hoặc không. Nếu lịch hẹn không phù hợp, đừng ngần ngại đưa ra một thời gian cụ thể khác để nhà tuyển dụng sắp xếp. Tuy nhiên, hãy cân nhắc kỹ thời gian, tránh lựa chọn vào giờ nghỉ trưa, sáng đầu tuần và chiều cuối tuần. Điều này sẽ để lại ấn tượng trong mắt nhà tuyển dụng.
Và dưới đây là một số mẫu câu bạn có thể tham khảo:
I’m writing to confirm the interview details … (Tôi viết thư này để xác nhận thông tin chi tiết về buổi phỏng vấn…)
I very much would like to interview with you at… (Tôi rất vui được tham gia buổi phỏng vấn với anh tại…)
I appreciate the opportunity and I look forward to meeting with (Hiring Manager) on (date) at (time) in your (location) office. (Tôi rất trân trọng cơ hội này và mong chờ buổi gặp với Quản lý tuyển dụng vào ngày… tại…)
1.5 Đặt Câu Hỏi Cho Nhà Tuyển Dụng (Nếu Có)
Trong trường hợp bạn có thắc mắc hoặc chưa nắm rõ thông tin cần thiết cho buổi phỏng vấn có thể đưa ra câu hỏi. Thông thường nhà tuyển dụng sẽ cung cấp những thông tin cơ bản về thời gian, địa điểm, số điện thoại liên lạc, những giấy tờ cần mang theo, trang phục, người phỏng vấn,… Nếu không có hãy đặt câu hỏi ngay trong thư phản hồi này để chuẩn bị tốt nhất cho buổi phỏng vấn của bạn.
1.6 Lời Chào Kết Thúc
Sau khi đã hoàn thành mục tiêu của bức thư thì hãy kết thúc bằng một lời chào trân trọng. Chú ý sử dụng văn phong trang trọng chứ không dùng như khi viết email cho bạn bè hoặc người thân. Một số cách khép lại bức thư bạn có thể sử dụng trong trường hợp này:
Yours sincerely,
Yours faithfully,
Kind regards,
Best wishes,
2. Lưu Ý Khi Viết Email Trả Lời Phỏng Vấn Tiếng Anh
Lưu Ý Khi Viết Email Trả Lời Phỏng Vấn Tiếng Anh
Viết một trả lời thư mời phỏng vấn Tiếng Anh logic, đầy đủ sẽ giúp bạn tạo được ấn tượng, thiện cảm tốt đối với nhà tuyển dụng.
Bức thư đó cần đáp ứng được những yêu cầu sau:
Không được quên tiêu đề: Tiêu đề là phần đầu tiên người nhận đọc nhìn thấy khi nhận được thư. Một tiêu đề ngắn gọn, rõ ràng và cá nhân hóa sẽ gây được thiện cảm với nhà tuyển dụng đồng thời thể hiện sự chuyên nghiệp của người gửi.
Viết ngắn gọn nhưng đầy đủ thông tin: Một bức thư ngắn gọn, súc tích, có chứa đủ những thông tin cần thiết là tốt nhất. Bởi điều đó sẽ khiến nhà tuyển dụng cảm thấy được tôn trọng và có thiện cảm với bạn hơn.
Kiểm tra email cẩn thận trước khi gửi đi: Hãy luôn đọc, kiểm tra lại lỗi chính tả, ngữ pháp, từ vựng tiếng Anh một cách cẩn thận trước khi gửi thư đi. Một email cẩu thả, thiếu chuyên nghiệp không những khiến bạn mất điểm trong mắt nhà tuyển dụng mà còn có thể lấy đi cơ hội việc làm của bạn.
Chú ý giờ giấc gửi email: Sau cuộc gọi mời phỏng vấn, bạn nên gửi email phản hồi sớm nhất có thể. Đừng để nhà tuyển dụng phải chờ đợi bởi nó sẽ tạo ấn tượng không tốt khi đi phỏng vấn. Thời điểm tốt nhất để phản hồi lại email là ngay sau cuộc gọi của HR, hạn chế gửi sau giờ làm việc.
Lời lẽ lịch sự, chuyên nghiệp: Khi phản hồi thư mời phỏng vấn tiếng Anh, bạn hãy sử dụng lời lẽ lịch thiệp, chuyên nghiệp để gây ấn tượng với nhà tuyển dụng ngay từ những giai đoạn đầu tiên của quá trình ứng tuyển.
Khi đã nắm rõ về cách viết trả lời thư mời phỏng vấn tiếng Anh, hãy tham khảo thêm những mẫu dưới đây để có phiên bản hoàn thiện nhất của bạn nhé!
Mẫu Thư Trả Lời Phỏng Vấn Bằng Tiếng Anh
3.1 Mẫu Thư Trả Lời Phỏng Vấn Bằng Tiếng Anh 1
[Pham Thu Huong] – Interview Confirm
Dear Ms.Smith,
It was great speaking with you on the phone earlier today. Thank you very much for the invitation to interview for the Editorial Coordinator position at ABC Company. I’m very much looking forward to our conversation, scheduled for May 6, at 3 PM.
When you have a moment, can you confirm that this interview will take place at the downtown location of ABC Company?
I believe that my editorial experience in the technical publishing field makes me an ideal candidate for the position. I look forward to sharing my passion for and skills in editorial work with you.
If I can provide you with any further information before the interview, please let me know.
Sincerely,
Pham Thu Huong
huongpham@gmail.com
0903.xxx.xxx
3.2 Mẫu Thư Trả Lời Phỏng Vấn Bằng Tiếng Anh 2
[Tran Quang Dung] – Interview Confirm
Dear Human Resources Department of XYZ Company,
Thank you for considering me for the position of Content Marketing at XYZ Company. I am delighted to hear from you. I am available for the interview any time this week. If it helps, here are some schedules that work best for me.
Tuesday 21/6/2022, 2 PM
Wednesday 22/6/2022, 9 AM or 2 PM
Thursday 23/6/2022, 9 AM
I look forward to meeting with you and discussing this role in detail.
Please let me know if you need any additional information from me.
Sincerely,
Tran Quang Dung
tranquandung@gmail.com
0948.xxx.xxx
3.3 Mẫu Thư Trả Lời Phỏng Vấn Bằng Tiếng Anh 3
Dear Mr. Bean – PR Manager of HaNoi XXX Company,
I am very pleased to receive the invitation to join the interview with your company this morning.
Thank you very much for giving me the opportunity to participate in the interview to select a new marketing executive for your company. I would like to confirm that I will definitely attend the interview on Tuesday, December 15th, 2022.
However, during the call from the Human Resources department this morning, I have not heard about the interview location, so please let me know where the specific location is and what additional documents you need me to bring to the interview.
I’m looking forward to hearing from your company soon so that I can have the best preparation!
Best regards,
Hoai Phuong
0251.xxx.xxx
3.4 Mẫu Thư Trả Lời Phỏng Vấn Bằng Tiếng Anh 4
Dear Sir or Madam,
After receiving the email from your company, I feel extremely grateful. Thank you for giving me the opportunity to join the interview. and select the key account manager.
I confirm that I will definitely participate in the interview at 9:00 am, on November 6th, 2022 at the company with Mrs. Hoa.
If you need any additional documents for the interview, please contact me so that I can be prepared most thoroughly.
Yours faithfully,
John
0468.xxx.xxx
3.5 Mẫu Thư Trả Lời Phỏng Vấn Bằng Tiếng Anh 5
Dear XXX Company,
I am very happy and thankful that your company has given me the opportunity to join the interview for the account manager position.
I am writing this letter to confirm my interview appointment on Wednesday, July 15th, 2022 at the company office.
I believe that my working experience in marketing will help me become an ideal candidate for this position. I look forward to sharing my passion and skills at work with you in the interview.
If the company needs any documents before and during the interview, please respond to me so that I can have the most careful preparation.
Regard,
Thuy Linh
0989.xxx.xxx
3.6 Mẫu Thư Trả Lời Phỏng Vấn Bằng Tiếng Anh 6
Dear XXX Company,
I am very grateful to receive the Invitation Letter from your company; Thank you for giving me the opportunity to join the interview for the Corporate Communications Manager position.
Therefore, I am writing to confirm that I am going to the interview on Tuesday, July 27, 2022.
Once again, sincerely thank you!
Best regards!
Ngan
0989.xxx.xxx
3.7 Mẫu Thư Trả Lời Phỏng Vấn Bằng Tiếng Anh 7
Dear Ms.Trang,
I am so happy to receive your email. Thank you for the invitation to interview for the Sales Manager role at Star Company. I am available this Monday at 2:30 pm, and I confirm the meeting with you to discuss this position on that day.
Please let me know if you need any information prior Monday afternoon at your offices.
Hy vọng thông qua bài viết này, các bạn đã biết cách trả lời thư mời phỏng vấn tiếng Anh ấn tượng để hạ gục nhà tuyển dụng. JobsGO chúc bạn sẽ gặt hái được nhiều thành công trong việc phỏng vấn và tìm cho mình được công việc phù hợp nhất nhé!
Câu hỏi thường gặp
1. Không Thành Thạo Tiếng Anh, Làm Thế Nào Để Trả Lời Thư Mời Phỏng Vấn Tiếng Anh Ấn Tượng?
Với những bạn có kỹ năng tiếng Anh chưa được tốt thì có thể tham khảo các mẫu trả lời thư mời phỏng vấn tiếng Anh mà JobsGO gợi ý ở trên. Chắc chắn, các bạn sẽ tạo được ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng.
2. Tìm Việc Làm Cần Sử Dụng Tiếng Anh Tại Đâu?
Nếu bạn có khả năng sử dụng tiếng Anh tốt và đang mong muốn tìm việc làm liên quan đến tiếng Anh thì JobsGO là lựa chọn hàng đầu dành cho bạn. Với hàng nghìn tin tuyển dụng được cập nhật liên tục hàng ngày, bạn có thể tiếp cận với việc làm phù hợp ở đa dạng lĩnh vực, ngành nghề khác nhau. Các tin đăng đều được JobsGO kiểm duyệt, xác minh kỹ lưỡng nên đảm bảo uy tín và độ tin cậy cao.
Hoàn Nguyễn
