Hướng dẫn chi tiết cách nộp tờ khai bổ sung trên thuế điện tử

Khi phát hiện hồ sơ khai thuế đã nộp có sai sót, người nộp thuế cần nộp tờ khai bổ sung để điều chỉnh kịp thời và tránh vi phạm quy định. Trong bài viết này, JobsGO hướng dẫn cách nộp tờ khai bổ sung trên thuế điện tử chi tiết từng bước, áp dụng cho thuế TNCN, thuế GTGT trên HTKK và Cổng Dịch vụ công.

1. Quy định và thời hạn kê khai bổ sung thuế

Căn cứ theo Luật Quản lý thuế năm 2019 và các quy định sửa đổi, bổ sung, người nộp thuế được quyền kê khai bổ sung hồ sơ khai thuế trong thời hạn tối đa 10 năm, tính từ ngày hết hạn nộp hồ sơ của kỳ tính thuế phát sinh sai sót, với điều kiện:

• Việc kê khai bổ sung được thực hiện trước khi cơ quan thuế công bố quyết định thanh tra, kiểm tra;
• Hồ sơ khai bổ sung không thuộc phạm vi hoặc thời kỳ đang bị thanh tra, kiểm tra.

Tuy nhiên người nộp thuế cần lưu ý một số thay đổi theo quy định mới, từ ngày 01/07/2026, thời hạn được phép kê khai bổ sung hồ sơ khai thuế sẽ giảm từ 10 năm xuống còn 5 năm.

Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế được quy định tùy theo từng loại thuế và hình thức kê khai, cụ thể:

• Khai theo tháng: Chậm nhất là ngày 20 của tháng tiếp theo.
• Khai theo quý: Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu quý tiếp theo.
• Khai theo năm:

• Hồ sơ quyết toán thuế năm: Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ ba kể từ khi kết thúc năm.
• Quyết toán thuế TNCN của cá nhân trực tiếp quyết toán: Chậm nhất là ngày cuối tháng thứ tư sau khi kết thúc năm dương lịch.

• Hồ sơ khai thuế khoán: Chậm nhất ngày 15/12 của năm trước liền kề; trường hợp mới ra kinh doanh, thời hạn là 10 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động.
• Khai theo từng lần phát sinh: Chậm nhất là ngày thứ 10 kể từ ngày phát sinh nghĩa vụ thuế.
• Khai khi chấm dứt hoạt động, hợp đồng hoặc tổ chức lại: Chậm nhất là ngày thứ 45 kể từ ngày xảy ra sự kiện.

Việc nắm rõ thời hạn nộp hồ sơ khai thuế là cơ sở quan trọng để xác định khoảng thời gian được phép kê khai bổ sung, tránh vi phạm quy định về quản lý thuế.

Quy định và thời hạn kê khai bổ sung thuế

2. Hướng dẫn cách nộp tờ khai bổ sung trên thuế điện tử mới nhất

2.1. Hướng dẫn cách nộp tờ khai bổ sung trên Thuế điện tử

Dưới đây là quy trình chuẩn áp dụng cho đa số trường hợp:

• Bước 1: Đăng nhập hệ thống thuế điện tử

Truy cập: https://thuedientu.gdt.gov.vn để thực hiện đăng nhập bằng mã số thuế và mật khẩu tương ứng (cá nhân hoặc doanh nghiệp).

Truy cập hệ thống theo hướng dẫn nộp tờ khai GTGT bổ sung trên thuế điện tử

• Bước 2: Chọn chức năng nộp tờ khai bổ sung

Tại màn hình chính, vào Kê khai thuế → Tờ khai bổ sung, hệ thống sẽ hiển thị danh sách các tờ khai đã nộp trước đó. Tiến hành nhập đầy đủ các thông tin theo yêu cầu:

• Tên người gửi (*): Hệ thống tự động hiển thị theo thông tin đăng ký MST, người nộp thuế có thể chỉnh sửa.
• Địa chỉ liên hệ (*): Tự động lấy theo dữ liệu đăng ký và cho phép sửa.
• Số điện thoại liên hệ (*): Hiển thị theo thông tin đã đăng ký, không cho phép chỉnh sửa.
• Địa chỉ email (*): Tự động hiển thị theo email đăng ký, không được chỉnh sửa.
• Loại tờ khai (*): Chọn đúng loại tờ khai đã nộp lần đầu, ví dụ: 02/QTT-TNCN – Tờ khai quyết toán thuế TNCN (Thông tư 80/2021/TT-BTC).
• Cơ quan thuế: Lựa chọn giống như tờ khai ban đầu, cụ thể:

• Nếu tích chọn người nộp thuế trực tiếp khai thuế trong năm (không khấu trừ tại nguồn) thì bắt buộc nhập thông tin Cục thuế. Dữ liệu này sẽ tự động hiển thị tại mục “Chọn cơ quan thuế quyết toán.”
• Nếu tích chọn người nộp thuế không trực tiếp khai thuế trong năm (đã khấu trừ tại nguồn) thì tiếp tục chọn có thay đổi nơi làm việc hoặc không thay đổi nơi làm việc: Trường hợp có thay đổi nơi làm việc: khai thông tin tại ô 1 hoặc ô 2. Trường hợp không thay đổi nơi làm việc: khai thông tin tại ô 3 hoặc ô 4.

• Trường hợp quyết toán thuế: Chọn quyết toán theo năm dương lịch.
• Loại tờ khai: Chọn Tờ khai bổ sung, sau đó nhấn Tiếp tục.

Chọn loại tờ khai “Tờ khai bổ sung”

• Bước 3: Lập và kê khai thông tin bổ sung

Người nộp thuế nhập lại số liệu chính xác, điều chỉnh các nội dung sai sót của lần kê khai trước và bổ sung đầy đủ chứng từ còn thiếu.

Điền các mục thông tin trong tờ khai

Sau khi hoàn tất, chọn “Tổng hợp KHBS”.

Chọn “Tổng hợp KHBS” sau khai hoàn tất thông tin để tiếp tục

• Bước 4: Đính kèm hồ sơ và ký nộp

Hệ thống hiển thị danh sách hồ sơ, chứng từ đã đính kèm ở lần khai trước và các chứng từ bổ sung (nếu có).

Người nộp thuế nhấn “Tiếp tục”, nhập mã kiểm tra và xác nhận.

Sau đó, hệ thống gửi mã OTP về số điện thoại đã đăng ký. Nhập OTP và tiếp tục xác nhận để hoàn tất việc nộp tờ khai. Khi hiển thị thông báo nộp tờ khai thành công, quy trình đã hoàn tất.

Cách nộp tờ khai bổ sung trên thuế điện tử hộ kinh doanh

2.2. Hướng dẫn nộp tờ khai bổ sung trên Dịch vụ công

Dưới đây là phần chi tiết hướng dẫn nộp tờ khai bổ sung thuế TNCN trên Dịch vụ công:

• Bước 1: Truy cập Cổng Dịch vụ công của Tổng cục Thuế tại địa chỉ:

https://dichvucong.gdt.gov.vn

• Bước 2: Đăng nhập tài khoản Thực hiện đăng nhập bằng tài khoản định danh điện tử (VNeID) hoặc tài khoản thuế.

• Trường hợp là doanh nghiệp/tổ chức: chọn đối tượng đăng nhập là Doanh nghiệp.
• Trường hợp là cá nhân: chọn hình thức đăng nhập phù hợp, thông thường sử dụng VNeID mức độ 2.

Đăng nhập để thực hiện cách nộp tờ khai bổ sung thuế TNCN trên Dịch vụ công

• Bước 3: Tìm thủ tục khai bổ sung Tại giao diện tìm kiếm thủ tục hành chính, nhập từ khóa “bổ sung” vào ô tìm kiếm hoặc lựa chọn tờ khai liên quan.

Sau đó chọn mã thủ tục hành chính 1.008327 để thực hiện khai bổ sung.

Hướng dẫn nộp tờ khai bổ sung thuế GTGT trên Dịch vụ công

• Bước 4: Chọn loại tờ khai cần bổ sung khi hệ thống hiển thị danh sách các tờ khai, người nộp thuế lựa chọn tờ khai cần điều chỉnh.

Trường hợp bổ sung Tờ khai thuế TNCN mẫu 05/KK-TNCN, nhấn “Chọn tờ khai” và chọn Tờ khai 05/KK-TNCN (theo Thông tư 80/2021/TT-BTC).

Chọn loại tờ khai cần bổ sung trong danh sách hiển thị trên hệ thống

• Bước 5: Chọn hồ sơ khai bổ sung Tiếp theo, lựa chọn tờ khai đã nộp trước đó cần thực hiện khai bổ sung. Tại phần hình thức nộp hồ sơ, chọn “Nộp XML”

Nhấn chọn lại tờ khai trước đó cần thực hiện khai bổ sung

Tích chọn “Nộp XML”

• Bước 6: Tải tệp tờ khai bổ sung sau khi nhấn “Tiếp tục”, hệ thống chuyển sang màn hình tải hồ sơ. Người nộp thuế thực hiện việc tải lên tệp XML của tờ khai bổ sung đã được lập sẵn. Sau đó chọn “View from XML” để hệ thống đọc dữ liệu tờ khai.

Tải tệp tờ khai bổ sung

• Bước 7: Kiểm tra và xác nhận thông tin tờ khai bổ sung: Hệ thống hiển thị các thông tin của tờ khai bổ sung. Người nộp thuế kiểm tra lại:

• Lần khai bổ sung
• Kỳ tính thuế
• Toàn bộ các chỉ tiêu, số liệu và thông tin liên quan trên tờ khai

Trường hợp các thông tin đã chính xác, người nộp thuế nhấn “Tiếp tục” để xác nhận và chuyển sang bước nộp hồ sơ.

Kiểm tra và xác nhận thông tin tờ khai bổ sung

• Bước 9: Nộp tờ khai Nhập mã captcha theo yêu cầu của hệ thống và nhấn “Tiếp tục” để hoàn tất việc nộp tờ khai bổ sung thuế TNCN.

2.3. Hướng dẫn kê khai bổ sung thuế TNCN trên HTKK

• Bước 1: Chọn tờ khai cần điều chỉnh

Tại giao diện chính của phần mềm HTKK, truy cập “Thuế thu nhập cá nhân” và lựa chọn đúng loại tờ khai của kỳ tính thuế phát sinh sai sót, tương ứng với mẫu đã nộp cho Cơ quan Thuế trước đó.

Hướng dẫn kê khai bổ sung thuế tncn trên HTKK

• Bước 2: Thiết lập thông tin kỳ tính thuế bổ sung

Sau khi chọn mẫu tờ khai, hệ thống sẽ hiển thị cửa sổ thiết lập thông tin. Người nộp thuế cần khai báo:

• Trạng thái tờ khai: Chọn “Tờ khai bổ sung”
• Khai bổ sung lần thứ: Nhập số lần điều chỉnh của kỳ tính thuế (Lần 1, Lần 2,…)
• Ngày lập KHBS: Mặc định là ngày hiện tại, có thể chỉnh sửa nếu cần

Sau khi hoàn tất, nhấn “Đồng ý” để truy cập giao diện tờ khai điều chỉnh.

Thiết lập thông tin kỳ tính thuế bổ sung

• Bước 3: Điều chỉnh số liệu trên tờ khai

Tại giao diện tờ khai, xác định các chỉ tiêu kê khai sai và nhập lại số liệu đúng. Nguyên tắc điều chỉnh số liệu:

• Nếu số liệu đúng cao hơn số đã kê khai → cộng thêm phần chênh lệch
• Nếu số liệu đúng thấp hơn số đã kê khai → trừ đi phần chênh lệch

Ví dụ: Doanh nghiệp phát hiện đã kê khai thiếu thông tin của 01 cá nhân cư trú ký hợp đồng khoán việc, người này đã được chi trả thu nhập trong quý I/2026 nhưng chưa được đưa vào tờ khai thuế TNCN. Vì vậy, khi thực hiện khai bổ sung, doanh nghiệp cần bổ sung thông tin cá nhân và cộng thêm số thu nhập tương ứng vào các chỉ tiêu liên quan trên tờ khai điều chỉnh theo đúng quy định.

Điều chỉnh số liệu trên tờ khai

• Bước 4: Tổng hợp dữ liệu lên phụ lục khai bổ sung (01/KHBS)

Sau khi hoàn tất việc điều chỉnh số liệu trực tiếp trên tờ khai, người nộp thuế cần tiến hành tổng hợp dữ liệu sang phụ lục khai bổ sung để hệ thống xác định chênh lệch so với lần kê khai ban đầu.

Cụ thể, tại giao diện tờ khai trên phần mềm HTKK, chuyển sang tab 01/KHBS – Tờ khai bổ sung. Tại chỉ tiêu [02], nhập Mã giao dịch điện tử của tờ khai đã nộp trước đó (là bản kê khai phát sinh sai sót).

Tiếp theo, nhấn nút “Tổng hợp KHBS”. Phần mềm HTKK sẽ tự động so sánh số liệu giữa tờ khai cũ và tờ khai sau điều chỉnh, từ đó:

• Tính toán toàn bộ số liệu chênh lệch phát sinh;
• Cập nhật kết quả vào tờ khai bổ sung 01/KHBS;
• Đồng thời tự động lập Bản giải trình khai bổ sung mẫu 01-1/KHBS kèm theo.

Bản giải trình khai bổ sung (01-1/KHBS) để nêu rõ nội dung và nguyên nhân điều chỉnh

• Bước 5: Kiểm tra Bản giải trình khai bổ sung (01-1/KHBS)

Sau khi tổng hợp dữ liệu, người nộp thuế cần chuyển sang tab 01-1/KHBS – Bản giải trình khai bổ sung để kiểm tra chi tiết các nội dung điều chỉnh. Tại đây, phần mềm thể hiện rõ:

• Các chỉ tiêu thuế bị ảnh hưởng bởi việc điều chỉnh;
• Cột (4) – Số đã kê khai: phản ánh số liệu tại tờ khai ban đầu;
• Cột (5) – Số điều chỉnh: thể hiện số liệu đúng sau khi đã sửa;
• Cột (6) – Chênh lệch: xác định mức chênh lệch tăng hoặc giảm;
• Cột (7) – Tăng/giảm nghĩa vụ thuế: cho biết tác động của việc điều chỉnh đến số thuế phải nộp.

Đặc biệt, tại cột (8) – Lý do, người nộp thuế cần nhập nội dung giải trình rõ ràng, cụ thể cho từng chỉ tiêu điều chỉnh, chẳng hạn như kê khai thuế thu nhập, điều chỉnh sai đối tượng nộp thuế hoặc nhầm lẫn số liệu trong kỳ tính thuế.

Kiểm tra lại thông tin của Bản giải trình khai bổ sung (01-1/KHBS)

• Bước 6: Xác định nghĩa vụ thuế phát sinh sau điều chỉnh

Sau khi kiểm tra xong bản giải trình, quay lại tab 01/KHBS để xác định kết quả cuối cùng của việc khai bổ sung. Căn cứ vào chỉ tiêu [10] – Tăng/giảm số thuế phải nộp, doanh nghiệp sẽ xác định nghĩa vụ thuế phát sinh:

• Trường hợp chỉ tiêu [10] là số dương, doanh nghiệp phát sinh số thuế phải nộp thêm. Khi đó, người nộp thuế cần nộp bổ sung số tiền này vào ngân sách nhà nước, đồng thời tính và nộp tiền chậm nộp (nếu có) theo quy định. Nắm rõ cách nộp thuế điện tử ngay sau khi gửi tờ khai bổ sung thành công để giúp hệ thống gạch nợ thuế kịp thời và giảm bớt số tiền lãi chậm nộp phát sinh theo từng ngày.
• Trường hợp chỉ tiêu [10] là số âm, doanh nghiệp đã nộp thừa thuế. Số tiền nộp thừa sẽ được theo dõi để bù trừ với nghĩa vụ thuế của các kỳ tiếp theo hoặc xử lý theo quy định của pháp luật thuế.

• Bước 7: Hoàn thiện nội dung giải trình khai bổ sung

Trước khi kết xuất hồ sơ, người nộp thuế cần rà soát lại Bản giải trình khai bổ sung (01-1/KHBS) một lần nữa, đặc biệt là nội dung tại cột (8) – Lý do. Việc giải trình cần đảm bảo:

• Phù hợp với nội dung điều chỉnh số liệu;
• Trình bày rõ nguyên nhân sai sót;
• Dễ hiểu và thống nhất với các chỉ tiêu đã điều chỉnh trên tờ khai.
• Bước 8: Hoàn tất và nộp hồ sơ khai bổ sung

Sau khi kiểm tra toàn bộ thông tin, đảm bảo không còn sai sót, nhấn “Ghi” để lưu dữ liệu và thực hiện kiểm tra lỗi trên phần mềm HTKK. Nếu hệ thống không báo lỗi, tiến hành kết xuất file XML.

Cuối cùng, nộp hồ sơ khai bổ sung (bao gồm tờ khai điều chỉnh và các phụ lục liên quan) thông qua Cổng giao dịch Thuế điện tử theo đúng quy định.

3. Những lưu ý quan trọng khi nộp tờ khai bổ sung thuế

Khi thực hiện nộp tờ khai bổ sung trên hệ thống thuế điện tử, người nộp thuế cần lưu ý một số điểm quan trọng nhằm bảo đảm quá trình kê khai diễn ra thuận lợi và hạn chế phát sinh sai sót.

• Rà soát kỹ nội dung tờ khai trước khi nộp: Người nộp thuế cần kiểm tra đầy đủ các chỉ tiêu, số liệu và thông tin đã điều chỉnh nhằm hạn chế sai sót, tránh phải khai bổ sung nhiều lần hoặc phát sinh rủi ro về nghĩa vụ thuế sau này.
• Lưu trữ xác nhận nộp tờ khai thành công: Sau khi hoàn tất việc nộp hồ sơ trên hệ thống thuế điện tử, nên lưu lại thông báo tiếp nhận, mã giao dịch điện tử hoặc biên lai nộp để làm căn cứ đối chiếu, giải trình khi cần thiết.
• Chủ động liên hệ cơ quan thuế khi có vướng mắc: Trường hợp gặp khó khăn trong quá trình kê khai hoặc nộp tờ khai bổ sung, người nộp thuế nên sớm liên hệ cơ quan thuế quản lý trực tiếp để được hướng dẫn kịp thời, tránh kê khai sai hoặc chậm tiến độ.

Thông qua hướng dẫn chi tiết trong bài viết, JobsGO hy vọng đã giúp bạn hiểu rõ cách nộp tờ khai bổ sung trên thuế điện tử nhằm hạn chế rủi ro phát sinh và chủ động hơn trong quá trình thực hiện nghĩa vụ thuế. Trong trường hợp còn vướng mắc, người nộp thuế nên chủ động liên hệ cơ quan thuế quản lý để được hỗ trợ kịp thời, tránh ảnh hưởng đến quyền lợi và trách nhiệm pháp lý của mình.

Câu hỏi thường gặp

1. Có thể nộp tờ khai bổ sung nhiều lần cho cùng một kỳ tính thuế không?

Có. Người nộp thuế được phép kê khai bổ sung nhiều lần cho cùng một kỳ tính thuế, miễn là việc bổ sung được thực hiện trước khi cơ quan thuế công bố quyết định thanh tra, kiểm tra đối với kỳ đó.

2. Nếu khai bổ sung làm giảm số thuế phải nộp thì xử lý như thế nào?

Trường hợp khai bổ sung dẫn đến nộp thừa thuế, số tiền này sẽ được theo dõi để bù trừ với nghĩa vụ thuế của các kỳ tiếp theo hoặc xử lý theo quy định của cơ quan thuế.

3. Khai bổ sung có bị xử phạt vi phạm hành chính không?

Trường hợp khai bổ sung trước khi cơ quan thuế công bố quyết định thanh tra, kiểm tra thì thường không bị xử phạt. Tuy nhiên, nếu phát sinh số thuế phải nộp tăng, người nộp thuế vẫn phải nộp tiền chậm nộp theo quy định.

4. Có thể nộp tờ khai bổ sung trên điện thoại không?

Hiện nay, việc nộp tờ khai bổ sung chủ yếu được thực hiện thông qua Cổng thuế điện tử, Cổng Dịch vụ công hoặc phần mềm HTKK, phù hợp hơn khi thao tác trên máy tính. Việc nộp hoàn chỉnh trên điện thoại còn hạn chế với một số loại tờ khai.

(Theo JobsGO - Nền tảng tìm việc làm, tuyển dụng, tạo CV xin việc)