Trong nền kinh tế không ngừng biến động hiện nay, rất nhiều doanh nghiệp, tổ chức bắt đầu quan tâm hơn tới những phương án dự phòng rủi ro nhằm duy trì hoạt động kinh doanh, ví dụ như BCP. Vậy BCP là gì? Hãy cùng JobsGO đi tìm hiểu ngay nhé.
BCP giúp doanh nghiệp phân tích, đánh giá các mối nguy hiểm tiềm tàng và đề ra các chiến lược ứng phó phù hợp. Điều này cho phép duy trì hoạt động kinh doanh trong thời kỳ khủng hoảng, hạn chế đến mức thấp nhất những tổn thất có thể xảy ra.
Quá trình thiết lập BCP nên được tiến hành ngay từ những ngày đầu thành lập tổ chức. Kế hoạch này cần được nghiên cứu, hoàn thiện xuyên suốt các giai đoạn phát triển của doanh nghiệp để trở thành một kế hoạch toàn diện, sẵn sàng được áp dụng bất cứ lúc nào.
Business continuity plan (BCP) là gì?
2. Vai Trò Của BCP
Trước bối cảnh kinh tế không ngừng biến động như hiện nay, BCP được coi là tấm khiên vững chãi bảo vệ doanh nghiệp khỏi những tác nhân bên ngoài.
2.1. Đối Với Nhân Viên
Khi một doanh nghiệp xây dựng BCP, họ đang thể hiện cam kết bảo vệ công việc cho nhân viên. Việc xây dựng này không chỉ đơn thuần là một chiến lược kinh doanh, mà còn thể hiện trách nhiệm của ban lãnh đạo đối với đội ngũ nhân lực. Với một kế hoạch được chuẩn bị chu đáo, nhân viên sẽ cảm nhận được sự chuyên nghiệp, năng lực của tổ chức, từ đó gắn bó và đồng hành lâu dài.
Ngược lại, những doanh nghiệp thiếu chuẩn bị hoặc không có chiến lược ứng phó trước biến cố sẽ dễ rơi vào tình trạng bối rối, lúng túng khi phải đối mặt với khủng hoảng. Điều này không chỉ làm giảm lòng tin của nhân viên vào ban lãnh đạo mà còn khiến họ cảm thấy bất an, mất phương hướng. Khi tâm lý bị tổn thương, nhân viên sẽ dễ dàng từ bỏ công ty và tìm kiếm cơ hội việc làm mới ổn định hơn.
Khi một doanh nghiệp đầu tư xây dựng kế hoạch kinh doanh liên tục một cách bài bản, họ đang thể hiện năng lực quản trị và khả năng dự báo, chuẩn bị cho mọi tình huống. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp nâng cao vị thế, tạo dựng niềm tin nơi khách hàng mà còn góp phần xây dựng một thương hiệu vững mạnh. Sự chuyên nghiệp và tầm nhìn xa của ban lãnh đạo thể hiện qua BCP sẽ được khách hàng và đối tác đánh giá cao.
Bên cạnh đó, một chiến lược kinh doanh liên tục hiệu quả cũng là lợi thế cạnh tranh để thu hút và giữ chân khách hàng, đối tác. Các nhà đầu tư và người tiêu dùng luôn tìm kiếm những thương hiệu uy tín, có khả năng vượt qua khó khăn để mang lại giá trị bền vững. Khi doanh nghiệp thể hiện được năng lực ứng phó trước biến cố thông qua BCP, họ chính là “bảo chứng” cho tiềm năng phát triển lâu dài, qua đó chiếm lĩnh niềm tin của đối tác và khách hàng.
2.3. Đối Với Tổ Chức
Trong bối cảnh kinh doanh luôn tiềm ẩn nhiều rủi ro, kế hoạch kinh doanh liên tục đóng vai trò thiết yếu, trở thành “bí quyết sinh tồn” cho mọi doanh nghiệp. BCP không chỉ đảm bảo hoạt động ổn định, liên tục mà còn tạo tiền đề cho sự phục hồi nhanh chóng sau giai đoạn khủng hoảng. Một chiến lược ứng phó hiệu quả sẽ giúp tổ chức giảm thiểu tối đa tổn thất về nguồn lực tài chính và nhân sự.
Hơn nữa, sở hữu một BCP chuyên nghiệp chính là lợi thế cạnh tranh then chốt để doanh nghiệp vượt trội so với đối thủ. Khi các công ty khác đang loay hoay, lúng túng trước biến cố, một tổ chức với kế hoạch kinh doanh liên tục bài bản sẽ nhanh chóng vượt qua khó khăn và tiếp tục phát triển.
3. Quy Trình Xây Dựng Chiến Lược Kinh Doanh Liên Tục Cho Doanh Nghiệp
Để xây dựng được một BCP chất lượng, các nhà quản trị nên tiến hành theo những bước sau:
3.1. Xác Định Bối Cảnh Hoạt Động
Để xây dựng một BCP hiệu quả, nhà quản trị cần có sự đánh giá toàn diện về bối cảnh và môi trường kinh doanh của doanh nghiệp. Việc nghiên cứu, phân tích kỹ lưỡng sẽ giúp họ xác định rõ tầm nhìn và mục tiêu cần hướng tới cho BCP. Đồng thời, quá trình này cũng cho phép doanh nghiệp nhận diện và khoanh vùng các rủi ro tiềm tàng có thể xảy ra trong tương lai. Để xác định được bối cảnh hoạt động của doanh nghiệp, các nhà quản trị cần trả lời những câu hỏi sau:
Những yếu tố nào đảm bảo cho doanh nghiệp có thể hoạt động bình thường?
Những quy trình trọng yếu trong tổ chức là gì?
Yếu tố môi trường nào sẽ ảnh hưởng tới hoạt động của doanh nghiệp?
3.2. Tiến Hành Phân Tích Tác Động Kinh Doanh (BIA)
Phân tích tác động kinh doanh (Business Impact Analysis – BIA) là một trong những bước quan trọng nhất trong quá trình xây dựng BCP. Thông qua BIA, nhà quản trị sẽ đánh giá và đo lường mức độ ảnh hưởng từ các yếu tố gián đoạn hoặc ngừng trệ quy trình vận hành doanh nghiệp khi xảy ra rủi ro, tình huống khẩn cấp.
Quy Trình Xây Dựng Chiến Lược Kinh Doanh Liên Tục Cho Doanh Nghiệp
Để thực hiện BIA một cách hiệu quả, nhà quản trị cần xác định rõ những tài sản nòng cốt đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp. Những tài sản này bao gồm:
Con người – thông tin liên hệ của nhân viên chủ chốt.
Nhà cung cấp – thông tin liên hệ của những nhà cung cấp chính và các bên thứ ba.
Thiết bị – danh sách những thiết bị chính như: máy tính, máy in, xe cộ,…
Hàng tồn kho – danh sách vật tư, vật liệu và kho.
Dữ liệu – tài liệu quan trọng, bảng lương, hồ sơ, những bản sao lưu,…
3.3. Phát Triển Kế Hoạch Ứng Phó
Sau khi đã xác định được các tác nhân tiềm ẩn ảnh hưởng tới quá trình kinh doanh liên tục của doanh nghiệp thì nhiệm vụ tiếp đó là lập kế hoạch ứng phó với khủng hoảng với 4 bước sau:
Giai đoạn 1 – ứng phó khẩn cấp: Ở giai đoạn này, ưu tiên hàng đầu của BCP là đảm bảo an toàn tối đa cho nhân viên và bảo vệ tài sản của tổ chức. Khi có sự cố xảy ra, kế hoạch sẽ được kích hoạt ngay lập tức mà không cần chờ đợi chỉ đạo từ lãnh đạo cấp cao. Đội ngũ nhân viên đã được đào tạo sẵn sẽ tự động thực thi các quy trình đã được vạch sẵn để ứng phó với các tình huống nguy hiểm như thiên tai, hỏa hoạn hay tấn công an ninh mạng.
Giai đoạn 2 – quản lý khủng hoảng: Sau khi các biện pháp ứng phó khẩn cấp ban đầu được thực hiện, giai đoạn tiếp theo sẽ tập trung vào việc xác lập các phương án phản ứng của tổ chức trước tình huống khủng hoảng. Tại giai đoạn này, một nhóm quản lý khủng hoảng sẽ được thành lập với sự tham gia của ban lãnh đạo cấp cao và các cá nhân có năng lực quản lý, điều phối các hoạt động kinh doanh chính. Nhiệm vụ của nhóm là đưa ra các quyết định quan trọng, chỉ đạo và triển khai các hành động phù hợp để duy trì hoạt động và giảm thiểu tác động của sự gián đoạn.
Giai đoạn 3 – phục hồi: Ở giai đoạn phục hồi kinh doanh, doanh nghiệp sẽ tập trung vào việc khôi phục các chức năng trọng yếu, then chốt trong bộ máy vận hành. Để làm được điều này, doanh nghiệp cần có sự chuẩn bị chu đáo từ trước bằng cách lập ra các phương án thay thế hoặc nguồn lực dự phòng.
Giai đoạn 4 – tái thiết: Giai đoạn cuối cùng của BCP là quá trình phục hồi hoàn toàn nhằm đưa doanh nghiệp trở lại trạng thái vận hành bình thường. Tuy nhiên, điều quan trọng là không được chủ quan mà phải tiếp tục chuẩn bị các phương án phòng ngừa, đảm bảo rằng doanh nghiệp có thể duy trì hoạt động ổn định lâu dài. Sự chuẩn bị chu đáo này sẽ giúp doanh nghiệp nhanh chóng khôi phục hoàn toàn và vững vàng hơn trước những cú sốc tương lai.
3.4. Thực Hành Và Đào Tạo
Để triển khai hiệu quả BCP, việc đào tạo và chuẩn bị tâm lý cho đội ngũ nhân viên đóng vai trò vô cùng quan trọng. Doanh nghiệp cần tổ chức các khóa đào tạo chuyên sâu, giúp nhân viên hiểu rõ trách nhiệm, vai trò và các hành động cần thực hiện khi đối mặt với tình huống rủi ro. Đồng thời, quá trình đào tạo cũng nhằm xây dựng năng lực ứng phó khủng hoảng, tạo niềm tin để nhân viên sẵn sàng vượt qua khó khăn và nhanh chóng phục hồi hoạt động kinh doanh.
Ngoài ra, doanh nghiệp nên tổ chức các buổi diễn tập mô phỏng các tình huống giả định để nhân viên có cơ hội thực hành triển khai các phương án xử lý theo BCP.
3.5. Kiểm Tra Và Cải Tiến
Quy trình kiểm tra giúp doanh nghiệp xác định những điểm yếu và lỗ hổng trong các quy trình ứng phó rủi ro, phục hồi hoạt động. Đánh giá kết quả sẽ đưa ra những đề xuất cải tiến phù hợp, giúp hoàn thiện kế hoạch BCP.
Xem thêm: Affiliate TikTok Là Gì? Hướng Dẫn Cách Làm Affiliate TikTok Đơn Giản Nhất 2024
Bên cạnh quy trình hoàn chỉnh, để sản xuất ra một BCP thì doanh nghiệp không thể bỏ qua những nhân tố sau:
Chủ tịch (BCP chairman): Là người đánh giá cuối cùng để xem xét độ khả thi của kế hoạch. Nếu hợp lý, chủ tịch sẽ thông qua BCP để tiến hành đào tạo nội bộ.
Đội phản ứng nhanh (contingency team): Là bộ phận bám sát tình hình thực tế để có thể cập nhật thông tin liên tục, điều chỉnh cũng như cải tiến những phương án ứng phó, theo dõi và thực thi những phương án BCP được đề xuất nhằm hạn chế rủi ro.
Đội ứng phó khẩn cấp và truyền thông (emergency response and communication team): Là bộ phận phụ trách quản lý những đường dây liên lạc khẩn cấp và thông tin liên lạc của nhân sự nòng cốt đồng thời thực hiện truyền thông nội bộ để xử lý khủng hoảng.
Đội kỹ thuật và IT (IT technical services teams): Là bộ phận có nhiệm vụ hỗ trợ các vấn đề liên quan tới kỹ thuật trong phạm vi phòng ban BCP.
Hy vọng bài viết này của JobsGO đã cung cấp toàn bộ thông tin quan trọng về BCP là gì giúp cho doanh nghiệp và các nhà quản trị nắm rõ hơn về cách thức thiết lập một bản kế hoạch kinh doanh liên tục chất lượng, hiệu quả.
Câu hỏi thường gặp
1. Business Continuity Management Là Gì?
Business Continuity Management (BCM) là quá trình xác định các mối nguy hiểm tiềm tàng đối với hoạt động kinh doanh và xây dựng khuôn khổ nhằm đảm bảo khả năng phục hồi và duy trì hoạt động một cách liên tục. BCM bao gồm việc lập kế hoạch, thực thi, kiểm tra và cải tiến nhằm giảm thiểu tác động của các sự cố và đảm bảo hoạt động kinh doanh được duy trì ở mức tối đa có thể.
2. Business Continuity Là Gì?
Business Continuity là khả năng của một tổ chức duy trì hoạt động kinh doanh ở mức độ chấp nhận được, ngay cả khi gặp phải những sự cố xảy ra. Điều này đòi hỏi việc lập kế hoạch, chuẩn bị và thực hiện các biện pháp xử lý phù hợp để đảm bảo hoạt động của doanh nghiệp không bị gián đoạn nghiêm trọng.
Quỳnh Nguyễn
