CC Trong Email Là Gì? 6 Bước Sử Dụng CC, BCC Chuẩn, Chuyên Nghiệp

Email là hình thức thư điện tử không còn xa lạ gì với chúng ta. Tuy nhiên, tính năng CC và BCC thì chưa nhiều người chú ý đến khi gửi Gmail cho mọi người. Cùng bài viết này đi tìm hiểu CC trong Email là gì, phân biệt nó với BCC trong Email và bỏ túi cách sử dụng nhé!

1. CC Trong Email Là Gì?

Có rất nhiều người thắc mắc CC Email là gì?

CC là viết tắt của “Carbon Copy”, nghĩa là “bản sao”. Đây là một tính năng trong email cho phép bạn gửi nội dung đến nhiều người cùng lúc mà không phải là người nhận chính. Những người được thêm vào CC sẽ nhận được email giống như người trong phần To và có thể thấy danh sách các địa chỉ email khác được CC.

Nói cách khác, CC trong Email được sử dụng để gửi cùng lúc 1 nội dung đến nhiều người. Không có giới hạn về số lượng người bạn có thể gửi, người nhận có thể xem được danh sách những người nhận khác.

2. Ưu – Nhược Điểm Khi Sử Dụng CC Trong Email

CC trong Email có những ưu – nhược điểm cụ thể như sau:

2.1 Ưu Điểm Khi Sử Dụng CC

• Minh bạch thông tin: Khi sử dụng CC, tất cả người nhận đều thấy danh sách những người khác cũng nhận được email. Điều này tạo sự minh bạch, giúp mọi người nhận biết ai đã được thông báo và ai liên quan đến nội dung email.
• Dễ dàng thông báo: CC giúp gửi thông tin cùng lúc đến nhiều người mà không cần gửi email riêng lẻ, tiết kiệm thời gian, công sức. Đây là cách nhanh chóng để cập nhật những người có liên quan.
• Tăng tính chuyên nghiệp: Việc CC sếp hoặc đồng nghiệp liên quan trong email thể hiện sự minh bạch, trách nhiệm, tính chuyên nghiệp trong giao tiếp. Nó cũng cho thấy bạn đang thực hiện công việc một cách rõ ràng, có hệ thống.
• Hỗ trợ phối hợp nhóm: Khi làm việc theo nhóm, CC giúp mọi thành viên nắm bắt thông tin nhanh chóng và đồng bộ, giảm thiểu các vấn đề do thiếu thông tin.

2.2 Nhược Điểm Khi Sử Dụng CC

• Mất bảo mật thông tin: Tất cả email trong phần CC sẽ hiển thị công khai, dẫn đến nguy cơ lộ thông tin cá nhân hoặc email của những người nhận khác. Điều này đặc biệt nghiêm trọng khi gửi cho đối tác hoặc khách hàng không quen biết nhau.
• Gây phiền toái: Không phải ai cũng cần hoặc muốn nhận email trong CC. Nó có thể khiến họ cảm thấy bị làm phiền với những thông tin không liên quan đến mình.
• Nguy cơ trả lời không mong muốn: Khi một người trong CC sử dụng “Reply All”, email trả lời sẽ được gửi đến tất cả những người nhận khác. Nó sẽ dễ gây ra tình trạng quá tải thông tin, đặc biệt trong các chuỗi email dài.
• Gây hiểu lầm hoặc căng thẳng: Khi CC quá nhiều người, người nhận chính có thể cảm thấy bị giám sát hoặc những người trong CC có thể hiểu nhầm rằng họ cần hành động khi thực tế chỉ là thông báo.
• Quá tải thông tin không cần thiết: Khi CC nhiều người không liên quan, hộp thư của họ có thể bị tràn ngập các email mà họ không cần đọc, làm giảm hiệu suất công việc.

3. Phân Biệt CC Và BCC Trong Email

Chắc chắn có rất nhiều người khi sử dụng gmail vẫn chưa thể phân biệt CC và BCC với nhau. Vậy, điểm khác biệt của BCC và CC trong Email là gì? Cùng JobsGO đi vào phân tích cụ thể dưới đây:

3.1 BCC Là Gì?

BCC trong Gmail được viết tắt từ thuật ngữ Blind carbon copy, mang ý nghĩa là tạo ra các bản sao tạm. Muốn sử dụng tính năng này, các bạn có thể dùng tổ hợp phím tắt Ctrl+Shift+B.

Khi bạn dùng nó có thể gửi bản sao Email đến nhiều người cùng lúc. Tuy nhiên, người nhận sẽ không thể xem được danh sách những người cùng nhận email mà bạn đã gửi đi.

3.2 CC Và BCC: Giống Ở Đâu, Khác Điểm Nào?

• Giống nhau:

Điểm giống nhau của BCC và CC Email là gì? Chúng đều là những tính năng giúp bạn có thể cùng lúc gửi 1 nội dung cho nhiều email khác nhau. Thông qua đó bạn không cần soạn nội dung nhiều lần, nhanh chóng, tiện lợi và hiệu quả cho công việc của bản thân.

• Khác nhau:

Tuy nhiên, CC và BCC trong Gmail cũng có những điểm khác nhau, cụ thể như sau:

4. Khi Nào Nên Sử Dụng CC, BCC Trong Email?

Khi sử dụng Gmail, CC và BCC là các công cụ quan trọng giúp bạn quản lý việc gửi email một cách hiệu quả. Dưới đây là các trường hợp nên sử dụng chúng:

4.1 Chế Độ CC

CC được sử dụng để gửi bản sao của email đến những người nhận khác với mục đích để họ biết thông tin, nhưng không cần hành động trực tiếp. Tất cả người nhận trong CC đều nhìn thấy địa chỉ email của nhau.

Bạn nên dùng CC trong các trường hợp sau:

• Khi bạn muốn thông báo thông tin đến nhiều người cùng lúc.
• Khi các người nhận cần được biết về email nhưng không cần phải phản hồi hoặc hành động ngay.
• Khi sự minh bạch là cần thiết, để mọi người đều biết ai đã nhận được email này.

Ví dụ:

• Bạn gửi báo cáo cho sếp chính (To), đồng thời CC thêm đồng nghiệp để họ được thông báo.
• Mời nhóm tham gia cuộc họp, trong đó “To” là quản lý, và nhóm còn lại được đặt trong CC.

4.2 Chế Độ BCC

BCC dùng để gửi bản sao của email mà người nhận không thể nhìn thấy địa chỉ email của những người khác trong danh sách BCC.

BCC nên được dùng trong các trường hợp sau:

• Khi bạn muốn giữ địa chỉ email của những người nhận khác bí mật (bảo mật thông tin).
• Khi gửi email đến nhiều người nhưng không muốn họ trao đổi hoặc biết về nhau.
• Khi gửi email quảng cáo, thông báo hoặc thư hàng loạt.

Ví dụ:

• Gửi thư mời sự kiện đến nhiều khách hàng để bảo vệ danh tính của họ.
• Gửi thông báo quan trọng đến nhiều người mà không muốn tạo ra tình huống họ trả lời tất cả (“Reply All”).

5. Hướng Dẫn Cách Sử Dụng CC, BCC Trong Email

Cách sử dụng CC và BCC trong Gmail cực kỳ đơn giản, nếu bạn chưa biết hãy thực hiện theo các bước hướng dẫn chi tiết sau:

• Bước 1: Đầu tiên, bạn cần mở ứng dụng Gmail của bạn lên.
• Bước 2: Tiếp đó tại giao diện chính, các bạn nhấn vào “Soạn thư”, hộp thư mới sẽ hiển thị như hình bên dưới. Tại dòng “Đến” phía bên phải các bạn có thể nhìn thấy CC và BCC.

• Bước 3: Tiếp đến, bạn tiến hành nhập địa chỉ của Email người nhận mà bạn muốn gửi thư đến.
• Bước 4: Để thêm những email khác cùng nhận một nội dung bạn đã soạn. Bạn sẽ nhấn:

• Chọn CC nếu muốn gửi nội dung đến nhiều người và họ có thể nhìn thấy nhau. Bạn có thể dùng phím tắt Ctrl+Shift+C để bật tính năng này.
• Chọn BCC nếu không muốn những người nhận được email biết được danh tính của những người nhận khác. Bạn cũng có thể sử dụng phím tắt Ctrl+Shift+B để bật tính năng.

• Bước 5: Bạn cần soạn thảo nội dung bạn muốn gửi, đính kèm file tài liệu (nếu có).
• Bước 6: Sau khi nội dung hoàn tất, các bạn nhấn “Gửi” để tiến hành chuyển Email đến các địa chỉ bạn đã nhập.

Các bạn cũng cần lưu ý khi gửi mail cho nhiều người cùng lúc, nhưng bạn không chọn tính năng CC hay BCC thì Gmail sẽ mặc định sử dụng CC đó nhé! Vì vậy, các bạn cần chú tâm để thể hiện sự chuyên nghiệp của bản thân khi gửi email đến những đối tượng người nhận khác nhau.

Tóm lại, bài viết trên của JobsGO không chỉ giúp bạn hiểu CC trong Email là gì mà còn giúp bạn hiểu rõ về BCC, phân biệt được CC và BCC. Đồng thời cũng giúp bạn nắm rõ về cách sử dụng các tính năng này trong Gmail. Nó là một tiểu tiết rất nhỏ nhưng các bạn cũng cần lưu ý khi gửi thư điện tử để có thấy sự chuyên nghiệp của bạn nhé!

Câu hỏi thường gặp

1. CC Có Khác Gì Với To?

To là người nhận chính, thường là người cần phản hồi hoặc hành động dựa trên email còn CC là những người được gửi để thông báo, không cần trực tiếp trả lời hoặc thực hiện công việc.

2. Người Nhận Trong CC Có Cần Trả Lời Email Không?

Thông thường, người trong CC không cần trả lời email trừ khi được yêu cầu. Vai trò của họ chỉ là nhận thông báo và nắm thông tin.

3. CC Có Đảm Bảo Tính Bảo Mật Không?

Không. Khi sử dụng CC, tất cả người nhận sẽ thấy địa chỉ email của những người khác trong danh sách. Nếu cần bảo mật, bạn nên sử dụng BCC (Blind Carbon Copy).

4. CC Có Ảnh Hưởng Đến Tính Chuyên Nghiệp Khi Gửi Email Không?

Có. Sử dụng CC đúng cách giúp tăng tính chuyên nghiệp, minh bạch trong công việc. Tuy nhiên, nếu lạm dụng hoặc CC những người không liên quan, email có thể gây phiền toái.

5. Có Nên Sử Dụng CC Trong Email Nội Bộ Không?

Có thể, nếu bạn cần thông báo hoặc chia sẻ thông tin với các đồng nghiệp, nhưng hãy đảm bảo thông tin trong email thực sự liên quan đến họ.

(Theo JobsGO - Nền tảng tìm việc làm, tuyển dụng, tạo CV xin việc)

Chia sẻ bài viết này trên: