Handover là một phần quan trọng trong việc quản lý dự án, đảm bảo sự hợp tác trơn tru giữa các cá nhân với bộ phận. Để hiểu rõ Handover là gì và những thông tin liên quan hãy theo dõi bài viết dưới đây của JobsGO nhé.
Handover (hay còn gọi là chuyển giao công việc) là quá trình bàn giao trách nhiệm, thông tin và tài liệu liên quan đến một dự án, nhiệm vụ hoặc vị trí cụ thể từ người này sang người khác. Mục đích của Handover là đảm bảo sự chuyển đổi suôn sẻ, hạn chế gián đoạn và duy trì hiệu quả hoạt động.
Handover minutes (hay biên bản bàn giao) là tài liệu ghi chép chi tiết nội dung bàn giao, bao gồm thông tin về dự án, nhiệm vụ, vị trí, trách nhiệm cụ thể, các vấn đề cần lưu ý, v.v. Biên bản bàn giao đóng một vai trò quan trọng trong quá trình chuyển giao công việc giữa các nhân sự. Vai trò chính của nó bao gồm:
Đảm bảo tính liên tục trong công việc: Biên bản bàn giao cung cấp thông tin chi tiết về tình trạng hiện tại của dự án, công việc đang thực hiện, và các vấn đề liên quan. Điều này giúp người nhận bàn giao có thể tiếp nhận và tiếp tục công việc một cách trơn tru, không gây gián đoạn hay mất mát thông tin quan trọng.
Xác định rõ ràng trách nhiệm và nhiệm vụ: Bằng cách liệt kê chi tiết các nhiệm vụ, trách nhiệm chính của vị trí công việc, biên bản bàn giao giúp người nhận bàn giao hiểu rõ phạm vi công việc mà họ sẽ đảm nhận. Điều này tránh được sự nhầm lẫn hay bỏ sót trong quá trình chuyển giao.
Cung cấp nguồn tài liệu tham khảo: Biên bản bàn giao liệt kê các tài liệu, hồ sơ liên quan và đường dẫn để truy cập chúng. Những tài liệu này là nguồn tham khảo quan trọng cho người nhận bàn giao trong quá trình làm việc, giúp họ nhanh chóng tiếp cận và hiểu rõ thông tin cần thiết.
Nêu rõ các vấn đề cần lưu ý: Bằng cách mô tả các vấn đề khó khăn, rủi ro hay thách thức liên quan đến công việc, biên bản bàn giao giúp người nhận bàn giao chuẩn bị sẵn sàng để đối mặt và giải quyết các vấn đề phát sinh một cách hiệu quả.
Đảm bảo tính minh bạch, trách nhiệm: Biên bản bàn giao được xác nhận bởi chữ ký của cả người bàn giao và người nhận bàn giao, đảm bảo tính minh bạch, trách nhiệm trong quá trình chuyển giao công việc. Điều này giúp tránh sự hiểu lầm hay tranh chấp về trách nhiệm và nhiệm vụ trong tương lai.
Handover có thể được phân loại theo nhiều tiêu chí khác nhau, nhưng phổ biến nhất là dựa trên phạm vi và mục đích.
Có thể phân loại Handover theo phạm vi và mục đích
2.1Phân Loại Handover Theo Phạm Vi
Handover có thể được phân loại theo phạm vi thành hai loại chính:
Handover nội bộ: Đây là quá trình chuyển giao công việc diễn ra trong cùng một tổ chức hoặc bộ phận. Ví dụ, khi một nhân viên trong nhóm nghỉ việc hoặc chuyển sang vị trí khác, công việc của họ sẽ được bàn giao cho một nhân viên khác trong cùng nhóm.
Handover liên tổ chức: Loại hình này liên quan đến việc chuyển giao công việc giữa các tổ chức hoặc bộ phận khác nhau. Điều này có thể xảy ra khi một dự án được chuyển giao từ nhà thầu này sang nhà thầu khác, hoặc khi một bộ phận của công ty được tách ra thành một đơn vị kinh doanh độc lập.
2.2 Phân Loại Handover Theo Mục Đích
Handover cũng có thể được phân loại dựa trên mục đích của quá trình chuyển giao:
Handover dự án: Diễn ra khi một dự án đã hoàn thành hoặc chuyển sang giai đoạn mới. Tất cả công việc, tài liệu và thông tin liên quan đến dự án sẽ được chuyển giao cho nhóm hoặc tổ chức tiếp quản.
Handover nhiệm vụ: Trong trường hợp này, một nhiệm vụ cụ thể được chuyển giao từ một nhân viên sang nhân viên khác để thực hiện. Điều này có thể xảy ra khi nhân viên đang phụ trách nhiệm vụ đó nghỉ phép, luân chuyển công tác hoặc không thể hoàn thành nhiệm vụ vì một lý do nào đó.
Handover vị trí: Đây là trường hợp phổ biến nhất, xảy ra khi một nhân viên nghỉ việc, được luân chuyển hoặc thăng chức. Tất cả công việc, trách nhiệm và thông tin liên quan đến vị trí của người đó sẽ được chuyển giao cho người kế nhiệm.
Để đảm bảo quá trình handover diễn ra hiệu quả, cần lưu ý một số yếu tố quan trọng như sau:
3.1 Lên Kế Hoạch
Việc lập kế hoạch chi tiết là bước đầu tiên và rất quan trọng trong quá trình handover. Trước khi bắt đầu, cần xác định rõ ràng phạm vi của công việc sẽ được chuyển giao, mục đích cụ thể của quá trình handover, thời gian dự kiến để hoàn thành cùng với danh sách những người sẽ tham gia. Khi có một kế hoạch rõ ràng, tất cả các bên liên quan sẽ hiểu rõ trách nhiệm và vai trò của mình, giúp quá trình handover diễn ra suôn sẻ, hiệu quả hơn.
3.2 Chuẩn Bị
Người bàn giao đóng vai trò quan trọng trong việc chuẩn bị cho quá trình handover. Họ cần thu thập và tổng hợp đầy đủ tất cả các thông tin, tài liệu, dữ liệu liên quan đến công việc sẽ được chuyển giao. Điều này bao gồm các tài liệu dự án, hồ sơ, báo cáo, quy trình làm việc, danh sách liên hệ hay bất kỳ thông tin bổ sung nào cần thiết. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng sẽ giúp người nhận bàn giao có thể nhanh chóng nắm bắt và tiếp nhận công việc mà không gặp khó khăn hay gián đoạn.
3.3 Giao Tiếp
Giao tiếp cởi mở, minh bạch giữa người bàn giao và người nhận bàn giao là yếu tố quan trọng để đảm bảo quá trình chuyển giao trơn tru. Cả hai bên cần trao đổi thông tin rõ ràng về công việc, trách nhiệm, tiến độ cũng như mong đợi của nhau. Đồng thời, họ cũng cần lắng nghe, giải đáp các thắc mắc của nhau một cách kiên nhẫn và cởi mở. Giao tiếp hiệu quả sẽ giúp tránh sự hiểu lầm đồng thời đảm bảo quá trình handover diễn ra suôn sẻ.
Giao Tiếp Cởi Mở Là Một Trong Những Yếu Tố Giúp Handover Thành Công
3.4 Đào Tạo
Trong nhiều trường hợp, người nhận bàn giao có thể chưa hoàn toàn quen thuộc với công việc mới. Vì vậy, việc cung cấp đào tạo hoặc hướng dẫn kỹ lưỡng là rất cần thiết. Người bàn giao nên dành thời gian để giải thích chi tiết về công việc, trách nhiệm, quy trình làm việc và các công cụ hoặc hệ thống liên quan. Ngoài ra, họ cũng cần hướng dẫn người nhận bàn giao về cách xử lý các tình huống phổ biến hoặc khó khăn có thể gặp phải. Việc đào tạo tốt sẽ giúp người nhận bàn giao nhanh chóng nắm vững công việc, đạt được hiệu suất làm việc tối đa.
3.5 Theo Dõi
Sau khi hoàn tất quá trình handover, việc theo dõi và hỗ trợ người nhận bàn giao là rất quan trọng. Trong giai đoạn đầu, người nhận bàn giao có thể gặp phải một số khó khăn hoặc vấn đề phát sinh không thể lường trước. Vì vậy, người bàn giao cần sẵn sàng hỗ trợ và giải đáp thắc mắc để đảm bảo công việc được tiếp tục một cách suôn sẻ, hiệu quả. Quá trình theo dõi và hỗ trợ này cũng giúp phát hiện, khắc phục kịp thời bất kỳ sự cố nào có thể xảy ra.
Trên đây, là toàn bộ thông tin trả lời cho câu hỏi “Handover là gì?”, JobsGO hy vọng những chia sẻ trên sẽ giúp bạn có thêm kiến thức để thực hiện chuyển giao công việc hiệu quả hơn. Để tìm hiểu nhiều hơn những kiến thức bổ ích khác hãy theo dõi những bài viết tiếp theo của JobsGO nhé.
Câu hỏi thường gặp
1. Ai Là Người Chịu Trách Nhiệm Cho Handover?
Trách nhiệm cho Handover thường được chia sẻ giữa người bàn giao và người nhận bàn giao. Tuy nhiên, người bàn giao có vai trò chủ đạo trong việc cung cấp thông tin đầy đủ và hỗ trợ người nhận bàn giao.
2. Handover Nên Diễn Ra Trong Bao Lâu?
Thời gian Handover phụ thuộc vào phạm vi và độ phức tạp của công việc. Tuy nhiên, cần đảm bảo rằng người nhận bàn giao có đủ thời gian để nắm rõ công việc, trách nhiệm trước khi bắt đầu thực hiện.
3. Có Thể Sử Dụng Công Cụ Nào Để Hỗ Trợ Handover?
Có nhiều công cụ có thể hỗ trợ Handover, như phần mềm quản lý dự án, công cụ chia sẻ tài liệu, v.v. Việc sử dụng công cụ phù hợp sẽ giúp Handover diễn ra hiệu quả và tiết kiệm thời gian hơn.
ngotinhtam597@gmail.com
