Trợ Lý Giám Đốc-Quản Lý Dự Án

1. Lập kế hoạch & Khởi động dự án:

-Tiếp nhận yêu cầu từ CEO, xác định mục tiêu, phạm vi, ngân sách, thời gian cùng các HOD.

-Xây dựng Project Charter và trình phê duyệt.

-Lập kế hoạch tổng thể, xác định KPI và timeline.

2. Theo dõi & Đảm bảo tiến độ:

-Cập nhật tiến độ định kỳ cho CEO.

-Duy trì bảng quản lý tiến độ, chủ động thúc đẩy các bộ phận liên quan.

-Xử lý kịp thời các vấn đề phát sinh.

3. Điều phối thông tin & Truyền đạt định hướng:

-Truyền đạt chỉ đạo từ CEO đến các HOD.

-Đảm bảo các thành viên hiểu rõ vai trò, nhiệm vụ.

-Là đầu mối thông tin, xử lý xung đột giữa các phòng ban.

4. Quản lý chất lượng & rủi ro:

-Xây dựng tiêu chuẩn chất lượng và tiêu chí nghiệm thu.

-Theo dõi chất lượng đầu ra, đánh giá rủi ro và đề xuất giải pháp.

5. Báo cáo & Tổng kết dự án:

-Báo cáo định kỳ/đột xuất cho CEO.

-Tổng kết, rút kinh nghiệm, lưu trữ tài liệu dự án.

Quyền hạn:
1. Điều phối & Yêu cầu thông tin:

-Làm việc trực tiếp với các HOD/trưởng nhóm để yêu cầu báo cáo, số liệu, tài liệu dự án.

-Tự tổ chức họp dự án mà không cần thông qua thư ký CEO.

2. Giám sát & Nhắc tiến độ:

-Có quyền “push” tiến độ, yêu cầu giải trình khi trễ hạn/sai lệch.

-Đề xuất biện pháp khắc phục, tái phân bổ nguồn lực đảm bảo tiến độ.

3. Đề xuất & Điều chỉnh kế hoạch:

-Được đề xuất CEO xem xét điều chỉnh phạm vi, tiến độ, ngân sách dự án.

-Đề xuất bổ sung nhân sự hoặc hỗ trợ liên phòng ban.

4. Đánh giá hiệu quả dự án:

-Tham gia đánh giá kết quả và hiệu suất các bộ phận liên quan.

-Kiến nghị khen thưởng/kỷ luật theo mức độ hoàn thành công việc.

5. Quyết định trong phạm vi được phê duyệt:

-Được tự quyết các vấn đề tác nghiệp trong phạm vi CEO đã duyệt.

-Tốt nghiệp đại học các ngành Quản trị Kinh doanh, CNTT, Tài chính, Marketing hoặc lĩnh vực liên quan.

-Tối thiểu 3–5 năm kinh nghiệm ở vị trí Quản lý Dự án hoặc tương đương.

-Có kinh nghiệm Lập kế hoạch, quản lý tiến độ, rủi ro và ngân sách. Thành thạo công cụ quản lý dự án (MS Project, Excel,...).

-Giao tiếp, truyền đạt rõ ràng và hiệu quả. Đàm phán, xử lý xung đột và ra quyết định nhanh chóng.

-Quản lý thời gian và tổ chức công việc khoa học.