Sales Admin For Medical Branch

1. Take care instrument tender/project/contract/quotation/ Quản lý hồ sơ đấu thầu, dự án, hợp đồng và báo giá:

• Monitor and support instrument tender/instrument projects from starting to ending.

Giám sát và hỗ trợ toàn bộ quy trình dự án đấu thầu từ ban đầu đến khi kết thúc.

• Check tender infomation, arrange documents for tender as normal requirements. Manage and filling tenders.

Kiểm tra, sắp xếp thông tin, quản lý và lưu trữ các hồ sơ thầu.

• Tracking quotations and contracts: support sales to prepare, deal with clients, send, filling.

Theo dõi và hỗ trợ nhân viên kinh doanh chuẩn bị hợp đồng, báo giá, làm việc với khách hàng cũng như lưu trữ hồ sơ.

2. Do regular reports manager/ Thực hiện báo cáo cho quản lý:

• Instrument lending status

Báo cáo tình trạng thiết bị được cho thuê

• Sales and service report in HCM.

Báo cáo mảng dịch vụ và bán hàng tại HCM.

• Data management: update and manage all customer data, relating report formats,…

Quản lý dữ liệu: cập nhật và quản lý toàn bộ dữ liệu khách hàng, các hồ sơ liên quan..

3. Daily supports - Customer service/ hỗ trợ dịch vụ khách hàng:

• Improve customer relationship: visit, promotions, sample, gift, flower…on special occasion birthday, opening,…).
• Duy trì và tăng cường mối quan hệ với khách hàng, thường xuyên ghé thăm và tặng quà vào những dịp đặc biệt như sinh nhật, khai trương.
• Request and tracking client’s entertainments as per regulation and requested.

Đề xuất và theo dõi các chương trình giải trí của khách hàng theo yêu cầu.

• Receiving orders, notes, messages, complaints...and hands to person in charge.

Nhận và xử lý đơn hàng, tin nhắn và khiếu nại của khách hàng và đảm bảo chúng được chuyển đến người phụ trách.

• Connect and coordinate all relevant teams as service, operation team to solve complaints from clients and follow up:

Phối hợp với các team dịch vụ, vận hành để giải quyết các vấn đề liên quan đến khách hàng như sản phẩm, giá cả, hợp đồng, giao hàng và thanh toán.

o Product, price/ Sản phẩm, giá cả

o Trouble shoot plan and quality/ Vấn đề về kế hoạch và chất lượng

o Contract term, payments/ Điều khoản hợp đồng, thanh toán

o Shipping and delivery/ Vận chuyển và giao hàng

• Prepare, manage catalogue, control and arrangement as team requirement.

Chuẩn bị, quản lý catalogue, kiểm soát và sắp xếp theo yêu cầu của nhóm.

• Track and remind payment as contract by requested or by contracts./ Theo dõi và nhắc nhở khách thanh toán theo thỏa thuận hợp đồng
• Report by assignment from Line Manager (Cash plan, sales funnel, sales forecast, sales reports …)

Báo cáo theo yêu cầu của quản lý trực tiếp (dự chi tiền mặt, dự báo bán hàng, báo cáo bán hàng…)

• Support to sales team as per requested.

Hỗ trợ team sales các công việc liên quan theo yêu cầu.

• Update news for tender to all team every day

Cập nhật tin tức dự thầu gửi tới toàn bộ team mỗi ngày.

4. Admin support:

+ Manage warehouse stock/ quản lý kho của team Medical

+ Events handling as unit plan and team plan for clients, and also internal sales team.

Điều phối sự kiện theo kế hoạch của team, của khách hàng cũng như của team kinh doanh nội bộ.

+ Translation, expense requests, document in-out…

Dịch hồ sơ, đề xuất chi phí và công văn đến, công văn đi

Competencies Requirement:

· Female, from 25-30 years old. Bachelor of economics/ biomedical/business administration university.

Nữ tuổi từ 25-30. Cử nhân các ngành kinh tế/ Y sinh học/ Quản trị kinh doanh…

· At least 02-03 year of working experience as sales secretary/sales assistant/sales support with medical device/pharmaceutical business. Experience with tender is preferred.

Có từ 2-3 năm kinh nghiệm ở vị trí trợ lý kinh doanh/ thư ký kinh doanh trong mảng thiết bị y tế hay dược phẩm. Có kinh nghiệm về đấu thầu là một ưu thế.

· Good business acumen & service mind; very good interpersonal, communication & problem solving skills.

Có đầu óc kinh doanh nhạy bén, kỹ năng giao tiếp tốt và tư duy hướng đến khách hàng

· Smart, dynamic, positive open minded, good team works spirit.

Nhạy bén, tích cực, cởi mở và tinh thần làm việc nhóm tốt

· Good sense of details and organized work approach, patient person.

Tố chức công việc chi tiết, chặt chẽ và kiên nhẫn

· Ability to work in emergency case or under pressure, arrange events, love to work the administration jobs.

Có thể làm việc trong các tình huống khẩn cấp, chịu đựng áp lực công việc tốt, có khả năng sắp xếp sự kiện và yêu thích công việc hành chính.

· Good English in communication, writing and reporting.

Tiếng Anh giao tiếp cơ bản, đọc viết tốt

· Good MS office: Excel, Power Point. Prefer the person who can use Corel, Photoshop.

Giỏi về MS Office: Excel, Power Point. Nếu biết Corel Draw hay Photoshop là một lợi thế.

Ngành nghề: Bán hàng / Kinh doanh, Hành chính / Thư ký, Kế toán / Kiểm toán

Kinh nghiệm: 2 Năm

Cấp bậc: Nhân viên

Hình thức: Nhân viên chính thức

Địa điểm: Hồ Chí Minh