Nhân Viên Nghiệp Vụ Chứng Từ Xuất Nhập Khẩu

1. Mục tiêu công việc
- Thực hiện chính xác, kịp thời các nghiệp vụ chứng từ liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu, vận chuyển quốc tế, và thủ tục hải quan.
- Đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật, quy trình nội bộ và cam kết dịch vụ với khách hàng.
- Hỗ trợ xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp của công ty trong mắt khách hàng, hãng tàu, cơ quan hải quan và các đối tác liên quan.
2. Nhiệm vụ chính
2.1. Nghiệp vụ chứng từ
- Soạn thảo, kiểm tra, lưu trữ và phát hành các chứng từ xuất nhập khẩu: Invoice, Packing List, B/L, AWB, C/O, chứng thư kiểm dịch, hun trùng, bảo hiểm…
- Chuẩn bị hồ sơ khai báo hải quan điện tử (VNACCS/VCIS, ECUS5-VNACCS), kiểm tra HS code, tính thuế, lập tờ khai và truyền tờ khai đúng quy định.
- Liên hệ với hãng tàu, hãng hàng không, forwarder, đại lý nước ngoài để đặt chỗ, lấy booking, lấy D/O, phát hành vận đơn.
- Theo dõi lịch tàu, chuyến bay, tình trạng container và cập nhật cho khách hàng.
2.2. Điều phối & hỗ trợ khách hàng
- Phối hợp với khách hàng, nhà cung cấp, kho bãi, đội xe để đảm bảo quá trình giao nhận hàng hóa thuận lợi.
- Tư vấn, giải thích cho khách hàng về quy định, thủ tục hải quan, thuế phí, ưu đãi C/O, kiểm dịch, kiểm định…
- Tiếp nhận, xử lý phát sinh trong quá trình vận chuyển, giao nhận, thông quan.
2.3. Quản lý và lưu trữ
- Quản lý hồ sơ chứng từ đầy đủ, khoa học, phục vụ kiểm tra nội bộ, kiểm toán và cơ quan chức năng.
- Cập nhật dữ liệu lên hệ thống ERP/CRM (nếu có) để theo dõi tiến độ, đối chiếu công nợ, lập báo cáo.
2.4. Báo cáo & phối hợp
- Lập báo cáo tiến độ công việc, tình hình lô hàng, vướng mắc cho Trưởng bộ phận.
- Hỗ trợ bộ phận Kinh doanh & CSKH trong việc chào giá, cung cấp thông tin liên quan đến chi phí logistics, thuế hải quan.
- Tham gia xây dựng và cải tiến quy trình chứng từ – hải quan để nâng cao hiệu quả và hạn chế rủi ro.
3. Quyền hạn
- Được quyền trao đổi trực tiếp với khách hàng, hãng tàu, hãng hàng không, cơ quan hải quan để phục vụ công việc.
- Được đề xuất ý kiến nhằm cải tiến quy trình nghiệp vụ, giảm chi phí và nâng cao chất lượng dịch vụ.

- Được cung cấp và sử dụng đầy đủ công cụ, phần mềm và tài liệu cần thiết cho công việc.

- Trình độ: Cao đẳng/Đại học chuyên ngành Xuất nhập khẩu, Logistics, Ngoại thương, Kinh tế, Quản trị kinh doanh hoặc tương đương.
- Kinh nghiệm: Tối thiểu 1–2 năm trong lĩnh vực chứng từ XNK, logistics, hải quan.
- Kiến thức: Incoterms, quy trình xuất nhập khẩu, vận tải quốc tế, HS code, chính sách thuế, ưu đãi C/O, khai báo hải quan.
- Kỹ năng: Giao tiếp, đàm phán, quản lý chứng từ, tin học văn phòng, tiếng Anh giao tiếp (ưu tiên biết thêm tiếng Trung).
- Phẩm chất: Trung thực, cẩn thận, trách nhiệm, chịu áp lực, linh hoạt thời gian làm việc.