Nhân Viên Hành Chính (Administrative Executive)

Mức lương: 10 - 14 triệu VNĐ
Địa điểm: Hồ Chí Minh
Kinh nghiệm: Trên 4 năm
Bằng cấp: Trung cấp - Nghề trở lên

Hạn nộp hồ sơ: 01/07/2026 (Còn 27 ngày)

Công Ty TNHH Enzo & Leo

Xem thông tin công ty

Thông tin
Việc làm

Địa điểm làm việc:

Hồ Chí Minh

371/20 Hai Bà Trưng, Võ Thị Sáu, Quận 3, Hồ Chí Minh

(Trước sáp nhập: Quận 3, Hồ Chí Minh | Sau sáp nhập: Xuân Hòa, Hồ Chí Minh)

CV CỦA BẠN CÓ PHÙ HỢP VỚI VIỆC LÀM NÀY?

Chi Tiết Công Việc

Mô tả công việc:

Hỗ trợ công tác hành chính, vận hành và phối hợp nội bộ nhằm đảm bảo các hoạt động hàng ngày của công ty được thực hiện hiệu quả, đúng quy trình và đúng tiến độ.
Công tác hành chính: Soạn thảo, lưu trữ và quản lý hồ sơ, tài liệu nội bộ; Theo dõi và cập nhật các biểu mẫu, văn bản hành chính; Quản lý văn phòng phẩm, trang thiết bị và các tài sản hành chính; Hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ, giấy tờ, in ấn cho các bộ phận liên quan.
Hỗ trợ vận hành nội bộ: Theo dõi và cập nhật tiến độ công việc theo yêu cầu của quản lý; Phối hợp giữa các phòng ban để đảm bảo công việc vận hành chặt chẽ, thông suốt; Hỗ trợ sắp xếp lịch họp, lịch làm việc và các công việc điều phối nội bộ; Theo dõi các đầu việc phát sinh và báo cáo tình trạng/tiến độ xử lý.
Quản lý hành chính tòa nhà & cơ sở vật chất của Enzo & Leo Group: Theo dõi và quản lý tình trạng vận hành của văn phòng, showroom và các khu vực làm việc; Phối hợp kiểm tra, bảo trì và bảo dưỡng định kỳ hệ thống điện, máy lạnh, Internet, Camera, PCCC, trang thiết bị văn phòng, thang máy, tòa nhà và các hạng mục cơ sở vật chất khác; Làm việc với nhà cung cấp và đơn vị kỹ thuật khi có phát sinh sự cố; Theo dõi tiến độ sửa chữa, bảo trì nhằm đảm bảo hệ thống vận hành ổn định; Kiểm soát chi phí hành chính, bảo trì và đề xuất phương án tối ưu khi cần; Đảm bảo môi trường làm việc sạch sẽ, an toàn và đúng tiêu chuẩn vận hành của công ty.
Mua hàng & quản lý báo giá trang thiết bị: Tiếp nhận nhu cầu mua sắm trang thiết bị, vật tư và các hạng mục phục vụ vận hành văn phòng từ các bộ phận liên quan; Tìm kiếm nhà cung cấp phù hợp, thực hiện so sánh và đề xuất báo giá; Phối hợp làm việc với nhà cung cấp trong quá trình báo giá, đặt hàng, giao hàng, nghiệm thu; Theo dõi tiến độ mua sắm nhằm đảm bảo đúng thời gian và nhu cầu sử dụng thực tế; Kiểm soát tính hợp lý của chi phí mua sắm và đề xuất phương án tối ưu ngân sách; Lưu trữ hồ sơ báo giá, đơn đặt hàng và các chứng từ liên quan theo quy định công ty; Phối hợp với bộ phận Kế toán trong quá trình thanh toán và đối chiếu công nợ nhà cung cấp.
Hỗ trợ công việc Trợ lý Giám đốc: Sắp xếp lịch làm việc, quản lý, theo dõi lịch họp, lịch công tác và các sự kiện của Giám đốc trong phạm vi Enzo & Leo Group; Chuẩn bị phòng họp, tài liệu, hồ sơ và các nội dung cần thiết trước các cuộc họp; Tham gia các cuộc họp theo yêu cầu và thực hiện ghi biên bản cuộc họp; Theo dõi tiến độ thực hiện các đầu việc sau cuộc họp và cập nhật cho Giám đốc.
Quản lý hồ sơ, chứng từ và hậu cần: Trình ký hồ sơ, chứng từ, hợp đồng và các văn bản nội bộ theo đúng quy trình công ty; Theo dõi tiến độ ký duyệt và phối hợp với các bộ phận liên quan để đảm bảo xử lý đúng thời gian; Thực hiện in ấn, photocopy, scan và chuẩn bị tài liệu cho các phòng ban khi có yêu cầu; Quản lý, sắp xếp và lưu trữ hồ sơ, chứng từ khoa học, dễ truy xuất; Quản lý lịch sử sử dụng phòng họp và điều phối phòng họp nội bộ; Đảm bảo văn phòng công ty, phòng họp luôn trong tình trạng gọn gàng, đầy đủ trang thiết bị, sẵn sàng phục vụ họp hoặc tiếp khách; Kiểm tra và phối hợp xử lý các vấn đề liên quan đến máy chiếu, TV, âm thanh, Internet, thiết bị họp; Hỗ trợ chuẩn bị nước uống, tài liệu và các công tác hậu cần cho các buổi họp hoặc event khi cần thiết.
Các công việc khác: Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của quản lý trực tiếp; Tuân thủ nội quy, quy trình và quy định của công ty.

Yêu cầu công việc:

Tốt nghiệp Cao đẳng / Đại học các chuyên ngành: Hành chính, Quản trị kinh doanh, Nhân sự, Kế toán hoặc các ngành liên quan.
Có kinh nghiệm từ 01 năm ở vị trí Admin hoặc tương đương là lợi thế.
Thành thạo Word, Excel và Google Workspace.
Kỹ năng quản lý công việc và sắp xếp thời gian tốt.
Kỹ năng giao tiếp và phối hợp công việc.
Cẩn thận, trách nhiệm và bảo mật thông tin tốt.
Chủ động trong công việc.
Trung thực và có tinh thần trách nhiệm.
Chịu được áp lực công việc.
Có tinh thần hỗ trợ và phối hợp đội nhóm.
Ngoại hình gọn gàng, chuyên nghiệp và phù hợp môi trường văn phòng.
Tác phong lịch sự, tự tin và giao tiếp chuyên nghiệp.
Có ý thức giữ gìn hình ảnh cá nhân.
Thái độ tích cực, tinh thần hỗ trợ và định hướng dịch vụ.
Phù hợp làm việc trực tiếp với Ban Giám đốc, khách hàng và đối tác công ty.