Nhân viên Admin Phòng Phát triển Dự án

• Mục tiêu công việc

Thực hiện công tác hành chính, quản lý hồ sơ, tổng hợp báo cáo và hỗ trợ các hoạt động chuyên môn của Phòng Phát triển Dự án nhằm đảm bảo công tác quản lý dự án được triển khai hiệu quả, đầy đủ hồ sơ và đúng tiến độ.

• Nhiệm vụ chính
• Công tác hành chính – văn thư hồ sơ dự án

• Tiếp nhận, lưu trữ, quản lý hồ sơ, tài liệu, văn bản đi/đến của Phòng Phát triển Dự án.
• Theo dõi việc ban hành, luân chuyển và lưu trữ các văn bản liên quan đến dự án.
• Quản lý hệ thống hồ sơ pháp lý, hồ sơ quy hoạch, hồ sơ chấp thuận chủ trương đầu tư, hồ sơ xin phép và các tài liệu liên quan.
• Thực hiện công tác số hóa và cập nhật dữ liệu hồ sơ dự án theo quy định.

• Tổng hợp và báo cáo

• Tổng hợp báo cáo tuần, tháng, quý của Phòng PTDA.
• Theo dõi, cập nhật tiến độ thực hiện các đầu việc của phòng.
• Tổng hợp kế hoạch công việc, lịch họp, biên bản họp và theo dõi việc thực hiện các kết luận sau họp.
• Hỗ trợ chuẩn bị tài liệu, báo cáo phục vụ Ban Lãnh đạo và các cuộc họp với cơ quan Nhà nước, đối tác.

• Hỗ trợ công tác pháp lý và phát triển dự án

• Hỗ trợ rà soát, sắp xếp và quản lý hồ sơ pháp lý dự án.
• Theo dõi các mốc tiến độ thực hiện thủ tục pháp lý của dự án.
• Hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ làm việc với các cơ quan quản lý Nhà nước theo hướng dẫn của chuyên viên phụ trách.
• Phối hợp với các bộ phận Quy hoạch, Thiết kế, GPMB, Pháp chế và các đơn vị tư vấn để thu thập, cập nhật thông tin dự án.

• Công tác phối hợp

• Là đầu mối hành chính của Phòng PTDA.
• Phối hợp với Phòng HCNS, Kế toán và các phòng ban liên quan trong công tác hành chính, thanh toán, đề xuất mua sắm, tạm ứng, thanh toán chi phí phục vụ hoạt động dự án.
• Thực hiện các công việc khác theo phân công của Trưởng phòng/Ban Lãnh đạo.

• Yêu cầu ứng viên

Trình độ

• Tốt nghiệp Đại học các chuyên ngành:
• Luật;
• Quản lý đất đai;
• Kinh tế xây dựng;
• Hoặc các ngành liên quan.

Kinh nghiệm

• Từ 01 năm kinh nghiệm trở lên ở vị trí Admin hỗ trợ dự án.
• Ưu tiên ứng viên đã từng làm việc tại:
• Chủ đầu tư bất động sản;
• Công ty tư vấn quy hoạch, xây dựng;
• Ban quản lý dự án.

Kiến thức và kỹ năng

• Có khả năng đọc hiểu văn bản hành chính, văn bản pháp lý cơ bản.
• Thành thạo Word, Excel, PowerPoint.
• Có kỹ năng tổng hợp báo cáo và quản lý hồ sơ.
• Cẩn thận, trách nhiệm, tư duy hệ thống.
• Khả năng phối hợp và giao tiếp tốt.