Chuyên Viên Hồ Sơ Thầu

1. MỤC TIÊU CÔNG VIỆC

Chuyên viên Hồ sơ Thầu sẽ chịu trách nhiệm chính trong việc chuẩn bị, phát triển và nộp các hồ sơ dự thầu chất lượng cao, đảm bảo tuân thủ các yêu cầu của đối tác và khách hàng, đồng thời tối đa hóa cơ hội thắng thầu cho các dự án cung cấp dịch vụ khách hàng cao cấp.

2. NHIỆM VỤ CHÍNH

2.1 Phân tích và Nghiên cứu:

• Nghiên cứu và phân tích kỹ lưỡng các yêu cầu trong hồ sơ mời thầu (RFP/RFQ/ITT) từ các đối tác và khách hàng B2B, ngân hàng, tổ chức, công ty lớn.
• Thu thập thông tin chi tiết về khách hàng tiềm năng, thị trường, đối thủ cạnh tranh và xu hướng ngành dịch vụ khách hàng cao cấp.
• Phối hợp chặt chẽ với các bộ phận liên quan (Kinh doanh, Vận hành, Tài chính, Pháp lý) để nắm bắt đầy đủ thông tin về dịch vụ, khả năng cung cấp và các nguồn lực hiện có.

2.2 Xây dựng Hồ sơ Thầu:

• Lập kế hoạch xây dựng hồ sơ thầu, đảm bảo tiến độ và chất lượng.
• Soạn thảo, chỉnh sửa và hoàn thiện các tài liệu trong hồ sơ thầu bao gồm: thư chào thầu, đề xuất kỹ thuật, đề xuất tài chính, kế hoạch triển khai dịch vụ, hồ sơ năng lực công ty, chứng chỉ liên quan và các tài liệu bổ sung khác.
• Đảm bảo tất cả các tài liệu tuân thủ các quy định pháp luật, yêu cầu của khách hàng và tiêu chuẩn nội bộ.
• Trình bày thông tin một cách rõ ràng, mạch lạc, chuyên nghiệp và có sức thuyết phục.

2.3 Phối hợp nội bộ & bên ngoài:

• Làm việc với đội ngũ Kinh doanh để hiểu rõ nhu cầu và mong muốn của khách hàng, từ đó xây dựng các giải pháp phù hợp.
• Hợp tác với đội ngũ Vận hành để đảm bảo tính khả thi và hiệu quả của các giải pháp dịch vụ được đề xuất.
• Phối hợp với bộ phận Pháp lý để đảm bảo các điều khoản và điều kiện trong hồ sơ thầu là hợp lệ và có lợi.
• Tham gia các buổi họp tiền thầu, giải đáp thắc mắc của khách hàng (nếu cần).

2.4 Quản lý và Lưu trữ:

• Quản lý và cập nhật cơ sở dữ liệu hồ sơ thầu, mẫu biểu và các tài liệu liên quan.
• Lưu trữ hồ sơ thầu một cách có hệ thống và bảo mật.

2.5 Báo cáo:

• Báo cáo tiến độ và kết quả các dự án thầu cho cấp quản lý trực tiếp.
• Đóng góp ý kiến để cải thiện quy trình xây dựng hồ sơ thầu.

• Bắt buộc có Chứng chỉ đấu thầu.
• Có kinh nghiệm tham gia đấu thầu hoặc chấm thầu các dự án giá trị từ 10 tỷ VNĐ trở lên.
• Có tối thiểu 02 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương (chuyên viên hồ sơ thầu, chuyên viên hồ sơ pháp chế) hoặc 02 năm kinh nghiệm Sales Admin cứng.
• Kỹ năng đọc hiểu, phân tích hồ sơ và soạn thảo tài liệu chuyên nghiệp, thuyết phục.
• Thành thạo MS Office (Word, Excel, PowerPoint).
• Tư duy logic, tỉ mỉ, cẩn thận và có khả năng làm việc dưới áp lực cao.
• Ưu tiên ứng viên từ 40t trở xuống, có thể bắt đầu công việc sớm trong vòng 30 ngày.