Administrative Staff/Nhân Viên Hành Chính Nhân Sự

1. Quản lý hành chính & cơ sở vật chất

• Giám sát khu vực lễ tân, phòng họp, pantry, sảnh chính, đảm bảo không gian làm việc luôn gọn gàng, sạch sẽ, chuyên nghiệp.
• Tiếp đón, hỗ trợ khách đến văn phòng, quản lý lượt khách ra vào.
• Quản lý và bảo trì cơ sở vật chất (nội thất, trang thiết bị, chìa khóa...), đảm bảo hoạt động tốt.
• Phối hợp với nhà cung cấp dịch vụ văn phòng (vệ sinh, bảo trì, văn phòng phẩm, hóa phẩm, máy in, nước uống, chuyển phát thư, v.v.), theo dõi hợp đồng và xử lý các vấn đề phát sinh.
• Nhận và chuyển thư, bưu phẩm cho các nhân sự liên quan.
• Quản lý, cấp phát văn phòng phẩm theo nhu cầu sử dụng.
• Đảm bảo môi trường làm việc an toàn, chuyên nghiệp và thuận lợi cho nhân viên.

2. Hỗ trợ nhân sự & phúc lợi nhân viên

• Hỗ trợ onboarding nhân viên mới: chuẩn bị bàn làm việc, thiết bị, chỗ đậu xe, thẻ ra vào, tài liệu hướng dẫn, welcome kit.
• In danh thiếp, tài liệu theo yêu cầu.
• Phối hợp tổ chức các hoạt động gắn kết nhân viên (town-hall, happy hour, sinh nhật, tiệc chia tay, tặng quà, đặt hoa, v.v.).

3. Hỗ trợ vận hành & tổ chức sự kiện

• Phối hợp với các phòng ban tổ chức sự kiện nội bộ (họp nhân viên, hội nghị công ty, đào tạo, v.v.).
• Quản lý và đặt tea break, tiệc công ty, quà tặng theo yêu cầu.
• Phối hợp với nhân viên vệ sinh đảm bảo công tác hành chính diễn ra suôn sẻ.

4. Quản lý tài chính & báo cáo

• Xử lý các yêu cầu thanh toán hành chính, theo dõi và báo cáo chi phí theo tuần/tháng.
• Cập nhật và duy trì chính sách, quy trình văn phòng.
• Báo cáo công việc theo ngày, tuần, tháng cho Trưởng bộ phận.

• Tối thiểu 3 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực hành chính văn phòng
• Thành thạo MS Office (Excel, Word) và các công cụ hỗ trợ văn phòng.
• Kỹ năng giao tiếp tốt, có khả năng xây dựng mối quan hệ và phối hợp với nhiều phòng ban.
• Kỹ năng tổ chức, quản lý công việc hiệu quả, xử lý nhiều nhiệm vụ cùng lúc, ưu tiên công việc linh hoạt.
• Nhanh nhẹn, chủ động, thích nghi tốt với môi trường làm việc năng động.
• Chú ý đến chi tiết, có tinh thần trách nhiệm cao, ham học hỏi và luôn sẵn sàng hỗ trợ đồng nghiệp.