Administration Assistant (Speak Chinese)

1. Office & Administrative Operations / Quản lý hành chính – văn phòng

• Manage office stationery, assets, equipment, and inventory.

Quản lý văn phòng phẩm, tài sản, công cụ dụng cụ và thiết bị văn phòng.

• Handle and monitor payments for utilities and admin-related services.

Thực hiện và giám sát các thanh toán chi phí hành chính (điện, nước, dịch vụ...).

• Supervise outsourced services: cleaning, security, greenery, drinking water, and document archiving.

Kiểm soát chất lượng dịch vụ vệ sinh, bảo vệ, cây xanh, nước uống và văn thư lưu trữ.

• Maintain a clean, safe, and compliant workplace in accordance with health and safety standards.

Đảm bảo văn phòng làm việc luôn sạch sẽ, an toàn, phù hợp với quy định y tế và an toàn lao động.

• Act as point of contact for service providers and vendors.

Là đầu mối làm việc với các nhà cung cấp, thầu phụ về kỹ thuật, vệ sinh, sửa chữa.

• Set up meeting rooms, assist in internal events, and support visitor arrangements

Hỗ trợ setup phòng họp, tổ chức hội thảo, sự kiện nội bộ, tiếp khách.

• Propose improvements in admin processes and cost efficiency initiatives.

Đề xuất các giải pháp cải tiến dịch vụ hành chính, tối ưu chi phí vận hành.

2. Dịch vụ nhân viên & hỗ trợ vận hành/ Employee Support & Internal Service Delivery

• Coordinate onboarding logistics: workstation, email, ID cards, uniforms, parking, etc.

Hỗ trợ các thủ tục chào đón nhân viên mới (bàn làm việc, email, thẻ, đồng phục, chỗ đậu xe...).

• Carry out procedures for visas, work permits, and temporary residence cards.

Thực hiện các thủ tục xin thị thực, giấy phép lao động, thẻ tạm trú.

• Support and process business trips procedure for all employees such as: air ticket, hotel booking, etc

Hỗ trợ và thực hiện các thủ tục đi công tác cho nhân viên như: đặt vé máy bay, khách sạn,…

• Manage grab, be business account, make payment and report accordingly

Quản lý tài khoản grab, be của Công ty, làm thanh toán và báo cáo các chuyến đi

3. Internal Communication and Workplace Culture/ Truyền thông nội bộ & Văn hóa doanh nghiệp

• Build and promote internal communication channels (internal newsletter, email, internal social network, etc.).

Xây dựng và triển khai các kênh truyền thông nội bộ (bản tin nội bộ, email, mạng xã hội nội bộ,...).

• Organize employee engagement activities (Team building, Company trip, Year End Party, etc.)

Tổ chức các hoạt động gắn kết nhân viên (Team building, Company trip, Year End Party,...).

• Convey Company messages, clinic culture, internal rules and regulations to employees, contributing to spreading the company's core values.

Truyền tải các thông điệp của Công ty, văn hóa phòng khám, nội quy và quy định nội bộ đến nhân viên góp phần lan tỏa giá trị cốt lõi của công ty.

4. Assist administrative tasks, personal assistant for the Board of Directors such as arranging meeting schedules, business trips, accommodation, draft documents, etc.

Thực hiện các công việc hành chính, trợ lý cá nhân cho Ban Giám Đốc như sắp xếp lịch họp, công tác, soạn thảo tài liệu, …

• College/University degree in Business Administration, Office Management, HR, or relevant field.

Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học chuyên ngành Quản trị, Hành chính, Kinh tế, Nhân sự hoặc lĩnh vực liên quan.

• 1–3 years of experience in general affairs or similar administrative roles in healthcare or multinational environments is an advantage

Có từ 1–3 năm kinh nghiệm làm việc tại vị trí hành chính tổng vụ hoặc tương đương trong môi trường phòng khám, bệnh viện hoặc doanh nghiệp nước ngoài.

• Proficiency in MS Office, design platforms (canvas,…)

Thành thạo MS Office (Excel, Word, Outlook), các nền tảng thiết kế (canvas,…)

• Strong organizational and communication skills.

Có kỹ năng tổ chức và giao tiếp tốt.

• Professional, detail-oriented, honest, proactive, and service-minded.

Tác phong chuyên nghiệp, cẩn thận, trung thực, chủ động và có tinh thần phục vụ.

• Professional written and verbal communication skills in English/Chinese

Thành thạo tiếng Anh/Chinese cả viết và giao tiếp