Vị trí lễ tân sự kiện là gì? Đây là vị trí công việc có vai trò quan trọng, thường được ví như “bộ mặt” của các đơn vị tổ chức sự kiện, nhất là trong các dịp tổ chức chương trình, hội nghị lớn. Với tính chất công việc đặc biệt, lễ tân sự kiện thường được ví là nghề làm dâu trăm họ. Nhận định này liệu có đúng, bạn hãy đón đọc ngay bài viết dưới đây.
Vị trí lễ tân sự kiện là gì? Đây có phải nghề “làm dâu trăm họ”?
Lễ tân sự kiện (Receptionist) là những người thực hiện nhiệm vụ đón tiếp khách hàng tham gia sự kiện hoặc hỗ trợ các bộ phận khác trong thời gian sự kiện diễn ra. Khác với PG, công việc của lễ tân sự kiện không mang tính chất quảng bá sản phẩm mà chủ yếu là hướng dẫn khách check in, tiếp nhận thông tin, trao giải, chạy mic,… nhằm giúp sự kiện diễn ra suôn sẻ.
Để tạo ấn tượng tốt với khách hàng, các đơn vị thường đặt ra hai yêu cầu quan trọng với vị trí lễ tân sự kiện là ngoại hình và kỹ năng giao tiếp tốt. Thu nhập của nhân viên lễ tân sự kiện thường được tính theo buổi, dao động từ 200.000 – 1.000.000 đồng, tùy thuộc vào thời gian và quy mô sự kiện. Với mức thu nhập hấp dẫn, rất nhiều bạn sinh viên năng động sở hữu ngoại hình sáng đã lựa chọn lễ tân sự kiện làm công việc làm thêm.
Hiện nay, dù sự kiện quy mô lớn hay nhỏ, nội bộ hay công khai đều cần đến vị trí lễ tân sự kiện. Tuy theo từng loại hình sự kiện sẽ có những vị trí lễ tân khác nhau như:
Có những vị trí lễ tân sự kiện nào?
Lễ tân sự kiện hội nghị, hội thảo, họp báo,… quy mô lớn, mang tính chất chuyên nghiệp.
Lễ tân sự kiện phục vụ tiệc tri ân, kỉ niệm, tất niên, gala, year end party của các doanh nghiệp, tập đoàn.
Lễ tân sự kiện tham gia khai trương, khánh thành, động thổ,….
Lễ tân sự kiện trong các sự kiện ra mắt thương hiệu, sản phẩm, dịch vụ mới,…
3. Vai trò của lễ tân trong các sự kiện
Tưởng như vị trí nhỏ bé, chỉ mang tính chất hỗ trợ nhưng lễ tân sự kiện lại giữ vai trò đặc biệt trong các sự kiện, hội nghị. Có thể điểm qua một vài vai trò nổi bật của lễ tân sự kiện như sau:
Lễ tân sự kiện là bộ mặt, đồng thời thể hiện sự chuẩn bị cẩn thận, chu toàn của các đơn vị từ những khâu nhỏ nhất như đón khách, hướng dẫn khách check in.
Đội ngũ lễ tân sự kiện tạo thiện cảm với khách hàng, giúp họ cảm thấy bản thân được tôn trọng và xóa tan bầu không khí căng thẳng thường thấy ở các sự kiện, hội nghị.
Vị trí lễ tân sự kiện tham gia hỗ trợ công việc trong sự kiện, giảm tải bớt áp lực của các bộ phận khác trong thời gian diễn ra chương trình.
Lễ tân sự kiện hỗ trợ, xử lý những công việc phát sinh, giúp sự kiện diễn ra suôn sẻ, không bị gián đoạn, ngắt quãng.
Mỗi sự kiện, hội nghị sẽ có những đầu công việc riêng dành cho vị trí lễ tân sự kiện nhưng nhìn chung đều xoay quanh những nhiệm vụ chính như sau:
Phụ trách nhiệm vụ đứng tại các sảnh chính, lối đi của sự kiện để tiếp đón khách mời đến tham dự.
Chào hỏi theo đúng yêu cầu của chương trình, tiếp nhận thông tin khách mời, hướng dẫn check in và dẫn khách vào đúng vị trí ngồi.
Giải đáp toàn bộ những thắc mắc của khách hàng trước và trong khi hội nghị diễn ra.
Chuyển mic cho khách mời, diễn giả,… trong quá trình trao đổi, đối thoại của buổi hội nghị, hội thảo.
Thực hiện một số nhiệm vụ để hỗ trợ các bộ phận khác trong hội nghị như chuẩn bị nước, đồ ăn nhẹ, tài liệu,…
Phối hợp cùng các bộ phận khác để giải quyết, xử lý các sự cố phát sinh có thể gây ảnh hưởng đến tiến độ diễn ra sự kiện cũng như trải nghiệm của khách hàng.
5. Yêu cầu đối với lễ tân sự kiện
Tiêu chuẩn đặt ra với vị trí lễ tân sự kiện hiện nay không quá khắt khe nhưng buộc phải đáp ứng các tiêu chí về:
Ngoại hình: Đây là một trong những yếu tố quan trọng nhất đối với vị trí lễ tân sự kiện. Bởi họ là những người tiếp xúc đầu tiên với khách hàng nên ngoại hình sáng sẽ là điểm cộng lớn tạo thiện cảm với khách hàng. Ngoài hình thức đẹp, một số đơn vị còn đặt ra tiêu chuẩn khác về ngoại hình với lễ tân sự kiện như chiều cao ấn tượng, làn da sáng, nụ cười dễ mến,…
Thái độ làm việc nghiêm túc: Vì không quan trọng năng lực nên, trình độ nên thái độ là yếu tố quyết định bạn có thể trở thành một nhân viên lễ tân sự kiện hay không. Vì thông qua cung cách lễ tân, khách mời sẽ đánh giá được tác phong của các đơn vị. Không những vậy, thiện cảm ban đầu rất quan trọng, nó sẽ là bước đệm giúp các đơn vị tiến tới hợp tác lâu dài hay ký kết nhiều hợp đồng giá trị trong tương lai.
Khả năng xử lý tình huống linh hoạt: Mọi sự kiện đều có kịch bản chi tiết nhưng không thể chắc chắn 100% không có sai sót xảy ra. Với các tình huống bất ngờ, luôn cần những lễ tân sự kiện linh hoạt, nhanh nhạy để xử lý kịp thời và đảm bảo không ảnh hưởng đến toàn bộ chương trình.
Kỹ năng sắp xếp công việc: Một lễ tân sự kiện chuyên nghiệp phải biết sắp xếp công việc trong cùng một sự kiện và giữa nhiều chương trình với nhau để luôn giữ được nguồn năng lượng dồi dào, năng lượng tích cực cùng vẻ ngoài chỉn chu nhất.
Nói vị trí lễ tân sự kiện là nghề làm dâu trăm họ quả không sai vì đằng sau công việc tưởng chừng đơn giản, nhẹ nhàng là những áp lực vô hình. Ngay cả với những nhiệm vụ tưởng chừng không thể đơn giản hơn như tiếp đón khách mời cũng có những khó khăn nhất định như những vấn đề phát sinh, sự khó chịu, không hài lòng hay thái độ khắt khe của khách hàng.
Khi gặp các tình huống ngoài kế hoạch, nhận được sự giúp đỡ của các bộ phận khác nhưng nếu chỉ có một mình nhân viên lễ tân sự kiện thì quả là nhân đôi sự khó khăn. Chưa kể, không ít khách mời còn có thái độ coi thường, thiếu tôn trọng hay hành vi quấy rối gây ảnh hưởng không ít tới tâm lý của lễ tân sự kiện.
Vấn đề từ khách hàng đã nhiều, giữa những người cùng làm nghề cũng không hề kém cạnh. Theo chia sẻ của các đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, tình trạng lễ tân sự kiện cạnh tranh không lành mạnh để dành công việc không phải hiếm gặp. Áp lực đến từ khách hàng, đồng nghiệp, thời gian làm việc liên tục trong nhiều giờ đã khiến nhiều lễ tân sự kiện không thể tiếp tục bám trụ với nghề.
Bài viết cung cấp thông tin về vị trí lễ tân sự kiện, hy vọng có thể hữu ích với bạn. Đây là công việc nhiều áp lực chứ không hề “màu hồng” như suy nghĩ của nhiều người. Tuy nhiên, dù có khó khăn đến đâu, chỉ cần bạn kiên định với mục tiêu, tất cả những điều tiêu cực sẽ ngả về phía sau. Hơn hết, dù có làm công việc gì, bạn cũng hãy thật nghiêm túc, làm việc với thái độ tích cực, “trái ngọt” rồi sẽ tới. Đừng quên chia sẻ bài viết và theo dõi JobsGO để không bỏ lỡ các thông tin bổ ích tiếp theo.
Trang Bùi
