3 Mẫu Trả Lời Thư Mời Nhận Việc Khéo Léo, Chuyên Nghiệp

Khi nhận được thư mời nhận việc từ nhà tuyển dụng, việc phản hồi đúng cách không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp mà còn khẳng định sự nghiêm túc của bạn với công việc mới. Vậy làm thế nào để trả lời thư mời nhận việc một cách khéo léo, rõ ràng và tạo thiện cảm ngay từ bước đầu? Bài viết sau sẽ giúp bạn nắm rõ các nguyên tắc quan trọng và mẫu thư trả lời hiệu quả.

1. Thư Mời Nhận Việc Là Gì?

Thư mời nhận việc là gì?

Thư mời nhận việc, hay còn gọi là Offer Letter, là một văn bản chính thức được gửi từ nhà tuyển dụng đến ứng viên đã vượt qua các vòng phỏng vấn và được lựa chọn cho một vị trí cụ thể. Mục đích chính của thư mời này là thông báo kết quả tuyển dụng, chính thức đề nghị ứng viên gia nhập công ty, cung cấp những thông tin cơ bản về vị trí làm việc. Đây là một bước pháp lý quan trọng, đặt nền tảng cho hợp đồng lao động sau này và thể hiện cam kết ban đầu của cả hai bên.

2. Các Thông Tin Chính Trong Thư Mời Nhận Việc

Một thư mời nhận việc chuyên nghiệp thường bao gồm nhiều thông tin quan trọng mà ứng viên cần kiểm tra kỹ lưỡng trước khi đưa ra bất kỳ phản hồi nào. Việc nắm rõ từng mục sẽ giúp bạn đánh giá toàn diện cơ hội và tránh những hiểu lầm không đáng có. Các thông tin chính thường bao gồm:

• Vị trí công việc: Tên chức danh công việc mà bạn được mời, ví dụ: nhân viên Marketing, kỹ sư phần mềm, chuyên viên tuyển dụng.
• Tên phòng/ban: Phòng ban hoặc bộ phận mà bạn sẽ làm việc, giúp bạn hình dung vị trí của mình trong cơ cấu tổ chức.
• Người quản lý trực tiếp: Tên, chức danh của người sẽ trực tiếp quản lý bạn, quan trọng cho việc định hình cấu trúc báo cáo và giao tiếp.
• Ngày bắt đầu làm việc: Thời điểm chính thức mà công ty mong muốn bạn bắt đầu công việc. Đây là một thông tin cực kỳ quan trọng, cần được xác nhận hoặc đàm phán nếu không phù hợp với lịch trình của bạn.
• Giờ làm việc: Quy định về thời gian làm việc hàng ngày hoặc hàng tuần, bao gồm cả chính sách làm thêm giờ nếu có.
• Mức lương thỏa thuận: Mức lương cơ bản (thường là tổng thu nhập gộp hàng tháng hoặc hàng năm) và chi tiết về việc thanh toán (ví dụ: ngày nhận lương, phương thức thanh toán).
• Các chế độ phúc lợi: Các quyền lợi khác ngoài lương như bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp theo quy định của pháp luật, các loại phụ cấp (đi lại, ăn trưa, điện thoại), chính sách thưởng (thưởng hiệu suất, thưởng lễ Tết), các quyền lợi đặc biệt khác (chế độ thai sản, ngày nghỉ phép có lương, chính sách đào tạo, khám sức khỏe định kỳ).
• Chính sách công ty: Một số thư mời có thể đề cập sơ lược đến các chính sách quan trọng của công ty hoặc đường dẫn đến sổ tay nhân viên để ứng viên tìm hiểu thêm.
• Thời hạn phản hồi: Đây là thời gian mà nhà tuyển dụng mong muốn nhận được phản hồi chính thức từ bạn (thường là vài ngày làm việc). Việc tuân thủ thời hạn này là rất quan trọng để thể hiện sự chuyên nghiệp.

Việc kiểm tra kỹ lưỡng từng mục sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng thể về cơ hội, từ đó đưa ra quyết định cuối cùng một cách tự tin.

3. Tại Sao Cần Phản Hồi Thư Mời Nhận Việc?

Việc phản hồi thư mời nhận việc không chỉ là một thủ tục hành chính mà còn là một bước quan trọng thể hiện sự chuyên nghiệp, định hình mối quan hệ ban đầu giữa bạn và nhà tuyển dụng.

3.1. Thể Hiện Sự Tôn Trọng Và Chuyên Nghiệp

Phản hồi thư mời nhận việc một cách nhanh chóng, chuyên nghiệp cho thấy bạn là một ứng viên có trách nhiệm, lịch sự và đánh giá cao cơ hội mà công ty đã trao. Ngay cả khi bạn quyết định không nhận việc, một email từ chối lịch sự vẫn để lại ấn tượng tốt, cho thấy bạn tôn trọng thời gian và nỗ lực của nhà tuyển dụng. Điều này giúp xây dựng hình ảnh cá nhân tích cực trong mắt nhà tuyển dụng, điều có thể hữu ích cho các cơ hội hợp tác trong tương lai.

3.2. Khẳng Định Quyết Định Của Ứng Viên

Việc phản hồi chính thức là lời xác nhận rõ ràng về quyết định của bạn dù là chấp nhận, từ chối hay yêu cầu đàm phán. Điều này loại bỏ sự không chắc chắn và giúp nhà tuyển dụng chủ động trong việc lên kế hoạch tiếp theo. Nếu bạn chấp nhận, công ty có thể bắt đầu các thủ tục onboarding. Nếu bạn từ chối, họ có thể tiếp tục tìm kiếm ứng viên khác mà không bị gián đoạn.

3.3. Tạo Cơ Hội Xây Dựng Mối Quan Hệ Tốt Đẹp

Một phản hồi chuyên nghiệp, đặc biệt là khi bạn chấp nhận lời mời, sẽ tạo nền tảng vững chắc cho một mối quan hệ làm việc tích cực ngay từ đầu. Nó thể hiện sự nhiệt tình và cam kết của bạn đối với vị trí mới. Ngay cả khi bạn từ chối, việc duy trì thái độ lịch sự vẫn có thể giữ cánh cửa mở cho các cơ hội hợp tác trong tương lai hoặc giữ mối quan hệ tốt trong mạng lưới chuyên nghiệp của bạn.

>>> Xem thêm: Test trắc nghiệm tính cách MBTI để biết cách từ chối hiệu quả

4. Chuẩn Bị Phản Hồi Thư Mời Nhận Việc

Trước khi soạn thảo email phản hồi, việc dành thời gian chuẩn bị và cân nhắc kỹ lưỡng mọi yếu tố trong thư mời là vô cùng quan trọng. Điều này đảm bảo rằng quyết định của bạn là thông suốt, phù hợp với mục tiêu nghề nghiệp cá nhân.

4.1. Thời Gian Phản Hồi Lý Tưởng

Thời gian phản hồi lý tưởng nhất thường là trong vòng 24 – 48 giờ kể từ khi bạn nhận được thư mời nhận việc. Phản hồi sớm thể hiện sự nhiệt tình, nhanh nhẹn và chuyên nghiệp của bạn. Nó cũng giúp nhà tuyển dụng yên tâm và chủ động hơn trong việc sắp xếp công việc cũng như các thủ tục liên quan đến vị trí.

Tuy nhiên, nếu bạn cần thêm thời gian để cân nhắc, đặc biệt khi đang chờ đợi phản hồi từ các công ty khác hoặc cần thảo luận với gia đình, đừng ngần ngại gửi một email ngắn gọn để cảm ơn, yêu cầu gia hạn thời gian phản hồi. Bạn có thể nói rằng bạn rất cảm kích lời mời và đang xem xét cẩn thận, đồng thời đưa ra một khung thời gian cụ thể bạn sẽ phản hồi (ví dụ: tôi sẽ phản hồi chính thức trước thứ Sáu). Điều này giúp bạn có thêm không gian để đưa ra quyết định tốt nhất mà vẫn duy trì sự lịch sự.

4.2. Cân Nhắc Kỹ Lưỡng Mọi Thông Tin Trong Thư Mời

Trước khi phản hồi, bạn hãy đọc đi đọc lại thư mời nhận việc nhiều lần, gạch chân hoặc ghi chú lại những điểm quan trọng và những câu hỏi bạn còn băn khoăn. Đây là bước then chốt để đảm bảo rằng bạn hiểu rõ mọi khía cạnh của công việc và quyền lợi, từ đó tránh những bất ngờ không mong muốn sau này.

4.2.1. Thời Gian Làm Việc

Bạn cần xác định rõ ràng về thời gian làm việc được đề xuất: liệu đó là vị trí toàn thời gian (full-time) hay bán thời gian (part-time)? Giờ giấc làm việc cụ thể hàng ngày là bao nhiêu và có yêu cầu làm thêm giờ, làm việc vào cuối tuần hay các ngày lễ không? Một số công ty có thể có giờ làm linh hoạt, làm việc từ xa (remote work) hoặc yêu cầu di chuyển thường xuyên. Bạn hãy so sánh những điều này với mong muốn và khả năng của bản thân.

Nếu có bất kỳ điều gì chưa rõ ràng, bạn hãy ghi chú lại để trao đổi trong quá trình đàm phán hoặc xác nhận. Ví dụ, nếu bạn cần linh hoạt giờ giấc vì lý do cá nhân, đây là thời điểm để xem xét liệu công ty có thể đáp ứng hay không.

4.2.2. Môi Trường Làm Việc Và Văn Hóa Công Ty

Môi trường làm việc và văn hóa công ty có ảnh hưởng lớn đến sự hài lòng, hiệu suất, sự phát triển lâu dài của bạn. Hãy cân nhắc xem văn hóa công ty có phù hợp với phong cách làm việc và giá trị cá nhân của bạn hay không. Bạn có thể tìm hiểu thêm thông tin về công ty qua website chính thức, các trang mạng xã hội chuyên nghiệp (LinkedIn), hoặc các diễn đàn đánh giá nhân viên cũ. Nếu có cơ hội, việc tham quan văn phòng hoặc trò chuyện thêm với các thành viên trong đội ngũ có thể giúp bạn hình dung rõ hơn về không khí làm việc. Một môi trường năng động, cởi mở có thể thu hút người này, nhưng một người khác lại ưa thích sự ổn định, có cấu trúc rõ ràng. Đảm bảo sự phù hợp về văn hóa sẽ giúp bạn gắn bó và phát triển tốt hơn trong công việc.

4.2.3. Mức Lương, Phụ Cấp, Thưởng

Yếu tố tài chính luôn là một trong những ưu tiên hàng đầu. Bạn cần xem xét kỹ mức lương cơ bản được đề xuất, các loại phụ cấp (như phụ cấp đi lại, ăn trưa, điện thoại, trách nhiệm) và chính sách thưởng (thưởng hiệu suất, thưởng dự án, thưởng cuối năm). Mức lương này có phù hợp với kỳ vọng của bạn, kinh nghiệm và mặt bằng chung của thị trường cho vị trí tương tự không? Nếu mức lương không như kỳ vọng hoặc các phụ cấp không được minh bạch, đây là lúc bạn cần chuẩn bị cho việc thương lượng. Hãy nghiên cứu mức lương trung bình của ngành và vị trí tương đương trên các nền tảng tuyển dụng uy tín như JobsGO để có cơ sở đàm phán vững chắc.

>>> Xem thêm: Kinh nghiệm deal lương hiệu quả

5. Cấu Trúc Email Phản Hồi Thư Mời Nhận Việc Chuẩn

Dù bạn chấp nhận, từ chối hay đàm phán, một email phản hồi thư mời nhận việc chuyên nghiệp cần tuân thủ một cấu trúc nhất định để đảm bảo sự rõ ràng, lịch sự và đầy đủ thông tin.

5.1. Tiêu Đề Email

Tiêu đề email là yếu tố đầu tiên mà nhà tuyển dụng nhìn thấy, do đó cần phải ngắn gọn, rõ ràng, chuyên nghiệp, dễ nhận biết. Một tiêu đề tốt sẽ giúp email của bạn không bị lẫn vào thư rác và được xử lý nhanh chóng.

• Khi đồng ý: xác nhận nhận việc – [tên của bạn] – [vị trí ứng tuyển] hoặc phản hồi thư mời nhận việc – [tên của bạn] – [vị trí] – đồng ý. (Ví dụ: xác nhận nhận việc – Nguyễn Văn A – chuyên viên Marketing”)
• Khi muốn đàm phán: thư phản hồi & yêu cầu đàm phán – [tên của bạn] – [vị trí ứng tuyển] hoặc liên quan đến thư mời nhận việc – [tên của bạn] – [vị trí]. (Ví dụ: thư phản hồi & yêu cầu đàm phán – Trần Thị B – kỹ sư phần mềm”).
• Khi từ chối: thư từ chối nhận việc – [tên của bạn] – [vị trí ứng tuyển] hoặc Phản hồi thư mời nhận việc – [tên của bạn] – [vị trí] – từ chối. (Ví dụ: thư từ chối nhận việc – Lê Văn C – trưởng phòng kinh doanh”).

5.2. Lời Chào

Lời chào cần trang trọng, lịch sự và cá nhân hóa nếu bạn biết tên người phụ trách tuyển dụng hoặc người quản lý trực tiếp. Điều này thể hiện sự tôn trọng của bạn.

• Nếu biết tên: Kính gửi [ông/bà/anh/chị] [Tên người phụ trách tuyển dụng]. (Ví dụ: kính gửi chị Trần Thị Hoa)
• Nếu không biết tên cụ thể: Kính gửi bộ phận tuyển dụng công ty [tên công ty] hoặc kính gửi quý công ty [tên công ty]. (Ví dụ: kính gửi bộ phận tuyển dụng công ty ABC,”)

5.3. Nội Dung Chính

Phần này là trọng tâm của email, nơi bạn bày tỏ lòng cảm ơn và đi thẳng vào quyết định chính.

• Bày tỏ lòng cảm ơn: Luôn bắt đầu bằng việc cảm ơn chân thành vì cơ hội đã được trao. Ví dụ: tôi xin chân thành cảm ơn quý công ty/chị [tên] đã gửi lời mời nhận việc cho vị trí [vị trí ứng tuyển].
• Đi thẳng vào quyết định: Sau lời cảm ơn, hãy nói rõ ràng về quyết định của bạn (đồng ý, từ chối, hoặc yêu cầu đàm phán). Tránh vòng vo để nhà tuyển dụng có thể nắm bắt thông tin nhanh chóng. Nếu cần đàm phán, nêu rõ điều bạn muốn thảo luận. Nếu từ chối, trình bày lý do ngắn gọn và chuyên nghiệp.

5.4. Lời Kết Và Chữ Ký

Kết thúc email một cách trang trọng, lịch sự và chuyên nghiệp.

• Lời cảm ơn cuối cùng: Một lần nữa bày tỏ sự cảm kích.
• Lời chào kết: trân trọng hoặc kính chúc quý công ty thành công (đặc biệt khi từ chối).
• Thông tin liên hệ: Bao gồm họ tên đầy đủ, số điện thoại và địa chỉ email của bạn để nhà tuyển dụng có thể dễ dàng liên hệ lại.
• Chữ ký: Đảm bảo chữ ký của bạn rõ ràng, chuyên nghiệp.

Cấu trúc này không chỉ áp dụng cho tiếng Việt mà còn là nền tảng cho việc trả lời thư nhận việc bằng tiếng Anh hoặc bất kỳ ngôn ngữ nào khác. Mấu chốt là sự rõ ràng, lịch sự và đầy đủ thông tin cần thiết.

6. Hướng Dẫn Trả Lời Thư Mời Nhận Việc Theo Từng Tình Huống

Cách trả lời thư mời nhận việc ngắn gọn

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cho 3 tình huống phản hồi thư mời nhận việc phổ biến nhất, kèm theo những lưu ý quan trọng để bạn luôn thể hiện sự chuyên nghiệp và đạt được kết quả mong muốn.

6.1. Khi Đồng Ý Nhận Việc

Khi bạn quyết định chấp nhận lời mời, email phản hồi cần thể hiện sự háo hức, chuyên nghiệp và cam kết của bạn đối với vị trí mới và công ty.

6.1.1. Nội Dung Cần Có Trong Email Xác Nhận

• Lời cảm ơn sâu sắc: Mở đầu bằng việc bày tỏ lòng biết ơn chân thành vì cơ hội đã được trao. Ví dụ: tôi vô cùng biết ơn quý công ty đã trao cho tôi cơ hội tuyệt vời này.
• Khẳng định rõ ràng quyết định đồng ý: Sử dụng ngôn ngữ trực tiếp để xác nhận việc chấp nhận lời mời. Ví dụ: tôi xin xác nhận rằng tôi rất vui mừng chấp nhận vị trí [tên vị trí] tại [tên công ty].
• Bày tỏ niềm vui và sự háo hức: Chia sẻ sự hứng thú của bạn khi được trở thành một phần của công ty. Ví dụ: tôi thực sự mong chờ được gia nhập đội ngũ của quý công ty và bắt đầu đóng góp giá trị.”
• Xác nhận lại ngày bắt đầu làm việc, các thông tin quan trọng khác: Để tránh hiểu lầm, hãy nhắc lại ngày bắt đầu làm việc và bất kỳ thông tin quan trọng nào khác đã được thống nhất. Ví dụ: tôi xin xác nhận ngày bắt đầu làm việc của tôi là [ngày/tháng/năm] và tôi đã hiểu rõ các điều khoản trong thư mời.
• Thể hiện quyết tâm: Cam kết sẽ nỗ lực hết mình để hoàn thành tốt công việc và đóng góp vào sự phát triển chung của công ty. Ví dụ: tôi tin rằng với kinh nghiệm, kỹ năng của mình, tôi sẽ nhanh chóng hòa nhập và mang lại những đóng góp tích cực cho sự phát công ty.

6.1.2. Những Lưu Ý Quan Trọng

• Thái độ tích cực: Giữ giọng văn vui vẻ, nhiệt tình và chuyên nghiệp trong suốt email.
• Kiểm tra kỹ thông tin: Đảm bảo tất cả các thông tin bạn nhắc lại (ngày bắt đầu, vị trí) đều chính xác theo thư mời.
• Chuẩn bị sẵn sàng: Sau khi gửi email, hãy bắt đầu chuẩn bị cho ngày đầu đi làm, bao gồm các giấy tờ cần thiết và tìm hiểu thêm về công ty.
• Giữ liên lạc: Nếu có bất kỳ câu hỏi nào phát sinh trước ngày bắt đầu, hãy chủ động liên hệ với nhà tuyển dụng để được giải đáp.

6.2. Khi Muốn Đàm Phán Thêm

Đàm phán là một phần tự nhiên của quá trình tuyển dụng. Khi bạn muốn thảo luận thêm về các điều khoản trong thư mời, điều quan trọng là phải thể hiện sự khéo léo, tôn trọng và có căn cứ.

6.2.1. Những Điều Có Thể Đàm Phán

Soạn thảo email phản hồi thư mời nhận việc một cách chuyên nghiệp và cẩn trọng

Bạn có thể đàm phán về nhiều yếu tố khác nhau ngoài mức lương cơ bản. Những điều này có thể bao gồm:

• Mức lương: Đây là yếu tố phổ biến nhất. Nếu mức lương chưa đạt kỳ vọng, bạn có thể đề xuất một mức cao hơn dựa trên nghiên cứu thị trường, kinh nghiệm và giá trị bạn có thể mang lại.
• Phụ cấp và quyền lợi bổ sung: Các khoản phụ cấp (đi lại, ăn trưa, điện thoại), chế độ bảo hiểm cao cấp hơn, gói đào tạo, thành viên câu lạc bộ, hoặc các lợi ích phi tài chính khác.
• Ngày bắt đầu làm việc: Nếu bạn cần thêm thời gian để hoàn tất công việc ở công ty cũ hoặc có việc cá nhân, bạn có thể yêu cầu lùi ngày bắt đầu. Đây cũng là giải pháp cho yêu cầu email xin dời ngày nhận việc.
• Chức danh: Đôi khi, việc điều chỉnh chức danh công việc có thể phản ánh đúng hơn kinh nghiệm và trách nhiệm của bạn.
• Chính sách làm việc linh hoạt: Nếu công ty có chính sách làm việc từ xa hoặc giờ giấc linh hoạt, bạn có thể đàm phán về mức độ linh hoạt đó.

6.2.2. Cách Trình Bày Yêu Cầu Đàm Phán Khéo Léo

Khi bước vào bàn đàm phán, việc trình bày yêu cầu một cách tinh tế và hợp lý chính là chìa khóa để đạt được thỏa thuận đôi bên cùng có lợi:

• Thái độ tích cực và tôn trọng: Bắt đầu bằng lời cảm ơn chân thành, bày tỏ sự hứng thú với cơ hội. Tránh ngôn ngữ đòi hỏi hay cảm tính.
• Đi thẳng vào vấn đề: Nêu rõ điều bạn muốn đàm phán một cách trực tiếp nhưng lịch sự.
• Đưa ra đề xuất rõ ràng, có căn cứ: Nếu đàm phán lương, hãy đưa ra một con số cụ thể hoặc một khoảng mà bạn mong muốn, giải thích lý do dựa trên giá trị của bạn, kinh nghiệm, hoặc mặt bằng thị trường. Ví dụ, thay vì nói mức lương này quá thấp, hãy nói dựa trên kinh nghiệm [số năm] của tôi trong ngành [tên ngành] và những kỹ năng [kỹ năng cụ thể] mà tôi có thể mang lại, tôi hy vọng mức lương có thể xem xét ở mức [số tiền] mỗi tháng.
• Nhấn mạnh giá trị bạn mang lại: Liên kết yêu cầu đàm phán với giá trị bạn sẽ đóng góp cho công ty.
• Sẵn sàng thỏa hiệp: Đàm phán là quá trình hai chiều. Hãy thể hiện sự sẵn sàng lắng nghe và tìm ra giải pháp phù hợp cho cả hai bên.
• Tham khảo thêm: Để đàm phán lương hiệu quả, bạn có thể tìm hiểu thêm về kinh nghiệm deal lương để trang bị thêm kiến thức và tự tin hơn.

6.2.3. Lưu Ý Khi Đàm Phán

• Nghiên cứu kỹ lưỡng: Trước khi đàm phán, hãy tìm hiểu kỹ về mức lương, phúc lợi trung bình cho vị trí tương đương trong ngành và địa điểm làm việc.
• Không đưa ra yêu cầu quá cao: Hãy thực tế và hợp lý. Yêu cầu quá cao có thể khiến nhà tuyển dụng cảm thấy bạn không thực sự hiểu giá trị thị trường hoặc không muốn làm việc với công ty.
• Luôn sẵn sàng lắng nghe phản hồi: Sau khi đưa ra đề xuất, hãy kiên nhẫn chờ đợi và lắng nghe phản hồi từ nhà tuyển dụng.
• Yêu cầu gia hạn thời gian cân nhắc (nếu cần): Nếu quá trình đàm phán kéo dài và bạn cần thêm thời gian để đưa ra quyết định cuối cùng, đừng ngại yêu cầu gia hạn thời gian phản hồi chính thức.

>>> Xem thêm: 32 câu hỏi phỏng vấn sale và cách trả lời

6.3. Khi Từ Chối Nhận Việc

Việc từ chối lời mời làm việc cần được thực hiện một cách lịch sự, chuyên nghiệp và khéo léo để duy trì mối quan hệ tốt đẹp với nhà tuyển dụng, dù bạn có thể không làm việc cùng họ vào thời điểm này.

6.3.1. Lý Do Từ Chối Nên Trình Bày

Khi từ chối, bạn nên trình bày lý do một cách ngắn gọn, khách quan và chuyên nghiệp. Tránh đi quá sâu vào chi tiết cá nhân hoặc những lý do tiêu cực về công ty. Một số lý do phổ biến và phù hợp để trình bày bao gồm:

• Đã chấp nhận lời mời từ công ty khác: Đây là lý do phổ biến và được chấp nhận rộng rãi. Bạn có thể nói rằng bạn đã chấp nhận một lời mời khác phù hợp hơn với mục tiêu nghề nghiệp hiện tại.
• Cảm thấy không phù hợp với định hướng cá nhân/kỹ năng: Bạn có thể cảm thấy vị trí hoặc văn hóa công ty chưa thực sự phù hợp với định hướng phát triển sự nghiệp hoặc bộ kỹ năng bạn muốn phát huy.
• Vị trí chưa thực sự phù hợp với mong muốn: Có thể sau khi cân nhắc kỹ, bạn nhận ra rằng vai trò này không hoàn toàn khớp với những gì bạn đang tìm kiếm ở một công việc.

6.3.2. Cách Từ Chối Lịch Sự Và Chuyên Nghiệp

Trong quá trình đàm phán, sẽ có lúc bạn cần từ chối một đề nghị mà không làm mất lòng đối tác hay ảnh hưởng đến mối quan hệ hợp tác lâu dài.

• Lời cảm ơn chân thành: Luôn bắt đầu bằng việc bày tỏ sự cảm kích sâu sắc vì cơ hội phỏng vấn, lời mời nhận việc. (Ví dụ: Tôi xin chân thành cảm ơn quý công ty, chị [tên] đã dành thời gian và cân nhắc tôi cho vị trí [Tên vị trí]).
• Bày tỏ sự tiếc nuối: Thể hiện sự tiếc nuối khi không thể nhận lời. (Ví dụ: Sau khi cân nhắc kỹ lưỡng, tôi rất tiếc phải thông báo rằng tôi sẽ không thể chấp nhận lời mời làm việc này vào thời điểm hiện tại).
• Nêu ngắn gọn lý do từ chối: Giữ lý do chung chung, tích cực và không gây tranh cãi. (Ví dụ: tôi đã chấp nhận một cơ hội khác phù hợp hơn với định hướng sự nghiệp cá nhân của tôi vào lúc này hoặc tôi nhận thấy rằng con đường sự nghiệp mà tôi đang theo đuổi có sự khác biệt nhất định so với vị trí này).
• Kết thúc bằng lời chúc tốt đẹp: Chúc công ty tìm được ứng viên phù hợp và bày tỏ hy vọng về cơ hội hợp tác trong tương lai (nếu phù hợp). (Ví dụ: tôi chúc quý công ty mọi điều tốt đẹp và hy vọng chúng ta có thể có cơ hội hợp tác trong tương lai).
• Không quên lời cảm ơn cuối cùng: một lần nữa, xin cảm ơn vì sự hiểu biết của quý công ty và thời gian đã dành cho tôi.

7. Các Mẫu Email Trả Lời Thư Mời Nhận Việc Thực Tế

Dưới đây là các mẫu email thực tế, chuẩn chỉnh về cách trả lời mail xác nhận nhận việc để bạn có thể tham khảo và điều chỉnh cho phù hợp với từng trường hợp cụ thể. Những mẫu này được thiết kế để bạn có thể trả lời thư mời nhận việc ngắn gọn nhưng vẫn chuyên nghiệp, các nguyên tắc cấu trúc này cũng áp dụng cho việc trả lời thư nhận việc bằng tiếng Anh, chỉ cần thay đổi ngôn ngữ.

7.1. Mẫu Email Xác Nhận Đồng Ý Nhận Việc

Mẫu này thể hiện sự nhiệt tình và xác nhận rõ ràng các thông tin cần thiết.

Mẫu 1: Xác nhận nhận việc – Súc tích

Mẫu 2: Xác nhận nhận việc – Chi tiết hơn

7.2. Mẫu Email Đàm Phán Thư Mời Nhận Việc

Các mẫu này giúp bạn thương lượng một chi tiết cụ thể trong thư mời làm việc một cách lịch sự và chuyên nghiệp. Ví dụ dưới đây minh họa cho việc email xin dời ngày nhận việc.

Mẫu 1: Đàm phán ngày bắt đầu làm việc

Mẫu 2: Đàm phán mức lương

7.3. Mẫu Email Từ Chối Thư Mời Nhận Việc

Các mẫu này giúp bạn từ chối lời mời làm việc một cách lịch sự và chuyên nghiệp, duy trì mối quan hệ tốt.

Mẫu 1: Từ chối do đã chấp nhận cơ hội khác

Mẫu 2: Từ chối do cảm thấy không phù hợp

>>> Có thể bạn quan tâm: [TỔNG HỢP] 7 mẫu thư cảm ơn thông dụng nhất

8. Những Lưu Ý Quan Trọng Khác Khi Phản Hồi Thư Mời

Ngoài việc tuân thủ cấu trúc và nội dung đã nêu, có một số lưu ý quan trọng khác giúp bạn phản hồi thư mời nhận việc một cách hoàn hảo, thể hiện sự chuyên nghiệp tối đa.

8.1. Luôn Bày Tỏ Lòng Cảm Ơn

Đây là nguyên tắc vàng trong mọi giao tiếp nghề nghiệp. Dù bạn quyết định chấp nhận, từ chối hay đàm phán, việc bắt đầu, kết thúc email bằng lời cảm ơn chân thành sẽ thể hiện sự lịch sự, tôn trọng đối với thời gian và nỗ lực của nhà tuyển dụng. Lời cảm ơn không chỉ giúp duy trì mối quan hệ tốt mà còn củng cố hình ảnh cá nhân chuyên nghiệp của bạn. Hãy luôn nhớ rằng sự biết ơn là nền tảng của mọi mối quan hệ bền vững, kể cả trong công việc.

8.2. Xác Nhận Lại Các Thông Tin Chính

Để tránh bất kỳ sự hiểu lầm hoặc sai sót nào, đặc biệt khi bạn chấp nhận lời mời, hãy xác nhận lại các thông tin quan trọng nhất trong thư mời. Điều này bao gồm mức lương, thời gian làm việc, ngày bắt đầu công việc, chức danh vị trí, các chế độ phúc lợi quan trọng. Việc này không chỉ giúp bạn yên tâm mà còn cho thấy bạn là người cẩn trọng và có trách nhiệm, đảm bảo rằng cả hai bên đều có cùng một sự hiểu biết về các điều khoản công việc.

8.3. Yêu Cầu Các Văn Bản Pháp Lý Liên Quan

Trước khi ký kết hợp đồng chính thức, việc yêu cầu các văn bản pháp lý liên quan là một bước cực kỳ quan trọng. Bạn nên yêu cầu bản dự thảo hợp đồng lao động, bản mô tả công việc chính thức (nếu chưa có), các quy định, chính sách nội bộ của công ty. Việc này giúp bạn hiểu rõ hơn về quyền lợi, nghĩa vụ, điều khoản công việc, các cam kết pháp lý giữa bạn và công ty. Đừng ngần ngại đặt câu hỏi nếu có bất kỳ điểm nào chưa rõ ràng trong các văn bản này.

8.4. Chuẩn Bị Các Giấy Tờ Cần Thiết

Sau khi đã chấp nhận lời mời, bạn hãy chủ động hỏi nhà tuyển dụng hoặc bộ phận nhân sự về các loại giấy tờ, hồ sơ cần mang theo khi đến nhận việc. Các giấy tờ này có thể bao gồm chứng minh nhân dân/CCCD, bằng cấp, chứng chỉ chuyên môn, sổ hộ khẩu, ảnh chân dung hoặc các giấy tờ khác theo yêu cầu của công ty. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng sẽ giúp quá trình onboarding của bạn diễn ra suôn sẻ, tạo ấn tượng tốt ngay từ ngày đầu tiên và thể hiện sự sẵn sàng của bạn cho vị trí mới.

>>> Xem thêm: 3 nguyên tắc trả lời email mời phỏng vấn ấn tượng

Việc trả lời thư mời nhận việc một cách chuyên nghiệp và khéo léo là một kỹ năng thiết yếu mà mọi ứng viên cần nắm vững. Một phản hồi được đầu tư kỹ lưỡng sẽ củng cố ấn tượng tích cực với nhà tuyển dụng và đặt nền móng vững chắc cho mối quan hệ nghề nghiệp tương lai. Hãy áp dụng các hướng dẫn và mẫu email từ bài viết này để tự tin chinh phục mọi thư mời, mở ra những cánh cửa mới trên hành trình sự nghiệp của bạn. Khám phá thêm nhiều cơ hội nghề nghiệp hấp dẫn tại JobsGO.

Câu hỏi thường gặp

1. Thời Gian Bao Lâu Nên Phản Hồi Thư Mời Nhận Việc?

Bạn nên cố gắng phản hồi trong vòng 24 - 48 giờ kể từ khi nhận được thư mời để thể hiện sự chuyên nghiệp và nhiệt tình.

2. Có Nên Đàm Phán Mức Lương Khi Trả Lời Thư Mời Nhận Việc Không?

Có, hoàn toàn nên đàm phán nếu bạn cảm thấy mức lương chưa phù hợp với kinh nghiệm và giá trị của mình hoặc thấp hơn mặt bằng thị trường.

3. Nên Làm Gì Nếu Phát Hiện Thông Tin Sai Lệch Trong Thư Mời?

Bạn nên liên hệ ngay với nhà tuyển dụng hoặc người phụ trách tuyển dụng để làm rõ và yêu cầu điều chỉnh các thông tin sai lệch trước khi đưa ra quyết định.

4. Bạn Sẽ Phản Hồi Thư Mời Phỏng Vấn Như Thế Nào Khi Bận Thời Gian Đó?

Bạn nên cảm ơn và đề xuất khung giờ khác phù hợp, đồng thời thể hiện mong muốn được tham gia phỏng vấn.

5. Làm Sao Để Trả Lời Thư Mời Hợp Tác Khi Chưa Thể Quyết Định Ngay?

Bạn hãy phản hồi sớm, bày tỏ sự quan tâm và xin thêm thời gian để xem xét kỹ lưỡng.

6. Lý Do Xin Dời Ngày Nhận Việc Nào Thì Hợp Lý?

Bạn có thể trình bày lý do cá nhân như hoàn tất thủ tục chỗ ở hoặc sắp xếp việc gia đình. Quan trọng là giữ thái độ chân thành và tôn trọng thời gian công ty.

7. Cách Trả Lời Thư Mời Hợp Tác Chuyên Nghiệp Với Đối Tác Thế Nào?

Bạn nên bắt đầu bằng lời cảm ơn, sau đó xác nhận sự quan tâm hoặc từ chối một cách lịch sự, hãy giữ giọng văn chuyên nghiệp, rõ ràng và đúng trọng tâm.

(Theo JobsGO - Nền tảng tìm việc làm, tuyển dụng, tạo CV xin việc)