Thu ngân là vị trí mà ngành nghề kinh doanh nào cũng cần trong khâu tính toán và quản lý thu chi. Đảm nhận vị trí này phải là người trung thực, cẩn thận, nhanh nhẹn và nhạy bén. Vị trí thu ngân được nhiều bạn trẻ quan tâm và chọn lựa làm công việc gắn bó dài lâu. Vậy thu ngân là gì và công việc cũng như mức lương tại vị trí này như thế nào? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn.
Thu ngân trong tiếng Anh còn được gọi là Cashier thuộc bộ phận Lễ tân, làm việc tại các outlet F&B (Dịch vụ ăn uống) trong khách sạn hay nhà hàng hoạt động độc lập. Nhiệm vụ chính của nhân viên thu ngân xoay quanh việc thu tiền từ khách, kiểm tra tiền thừa, in hóa đơn, chuẩn bị tiền chi tiêu hàng ngày và báo cáo doanh số cho cấp trên.
Một nhân viên thu ngân khi làm việc ở bất cứ đâu đều phải đảm nhiệm rất nhiều công việc liên quan. Dưới đây là sơ bộ một số công việc họ phải làm:
2.1. Chuẩn bị công việc mỗi khi bước vào ca
Kiểm tra khu vực quầy thu ngân, sổ giao ban – xem xét các máy móc, thiết bị phục vụ công việc có hoạt động tốt không.
Tính toán số lượng biểu mẫu cần dùng theo đúng định mức để có thể chủ động, kịp thời bổ sung khi cần thiết.
Kiểm tra số lượng tiền lẻ và tiến hành đổi, đảm bảo đủ định mức phục vụ cho ca làm việc.
Kiểm tra hóa đơn giá trị gia tăng của ca làm việc trước đó.
2.2. Thanh toán cho khách
Tính toán giảm giá cho khách hàng nếu có thẻ VIP hoặc phiếu giảm giá.
In hóa đơn từ máy tính tiền.
Nhận tiền thanh toán từ khách hoặc nhân viên phục vụ. Cần phải kiểm đếm, thông báo rõ ràng số tiền nhận và thối tiền chính xác. Phân loại tiền và cất vào tủ theo từng mệnh giá. Khi thối tiền nên xếp tiền theo thứ tự mệnh giá nhỏ dần và xòe hình nan quạt để khách dễ kiểm tra và đảm bảo tiền không bị dính.
Nếu khách hàng không thanh toán bằng tiền mặt mà bằng thẻ tín dụng, phải kiểm tra chính xác số thẻ, chữ ký và thẻ.
Kiểm tra tính chính xác của các thông tin ghi trên hóa đơn, theo dõi công tác xuất và gửi hóa đơn cho khách. Ghi chép lại số lượng hóa đơn đã xuất trong ca làm việc vào sổ theo dõi.
2.3. Tổ chức sắp xếp các công việc vào cuối ca
Kiểm tra và đếm tiền, sau đó tiến hành bàn giao tiền cho người nhận theo biểu mẫu quy định của doanh nghiệp.
Lập báo cáo doanh thu theo ca làm việc, sổ theo dõi hoạt động hàng ngày của bộ phận.
In các giao dịch thẻ, settlement, báo cáo ca.
Ghi những vướng mắc, lưu ý vào sổ giao ban để nhân viên ca sau được biết.
Sắp xếp chứng từ theo trình tự quy định: bấm ghim lại toàn bộ bill bán hàng và voucher khuyến mãi theo từng bàn.
2.4. Các công việc khác:
Thường xuyên vệ sinh khu vực quầy thu ngân, các máy móc, thiết bị phục vụ công việc.
Đổi tiền mặt cho khách khi có yêu cầu nhưng vẫn phải đảm bảo đủ định mức quy định.
Hỗ trợ nhân viên phục vụ quan sát khách, đảm bảo khách đã thanh toán xong trước khi rời đi.
Phối hợp giải quyết các vấn đề phát sinh trong ca làm việc.
Tham gia đầy đủ các cuộc họp có liên quan.
Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của Quản lý cấp trên.
3. Kỹ năng một thu ngân cần có.
Công việc của một thu ngân bao gồm nhiều phần nhỏ, yêu cầu người đảm nhiệm vị trí này phải nắm chắc và vận dụng linh hoạt nhiều kỹ năng. Cụ thể:
3.1. Ngoại hình sáng sủa, ưa nhìn
Là một vị trí thường xuyên phải tiếp xúc trực tiếp với khách hàng, nên ngoại hình cũng là một yếu tố quan trọng khi tuyển thu ngân khách sạn. Ngoại hình ưa nhìn sẽ dễ gây được thiện cảm với khách hàng hơn.
3.2. Trung thực
Là vị trí thường xuyên tiếp xúc với tiền, rõ ràng nhân viên thu ngân cần phải là người trung thực, có đạo đức nghề nghiệp. Chẳng ông chủ khách sạn nào muốn thuê một kẻ trộm về để giữ tiền và xử lý các giao dịch tài chính cho mình cả.
3.3. Nhanh nhẹn
Vị trí thu ngân đòi hỏi những người nhanh nhẹn bởi hầu như lúc nào bạn cũng sẽ gặp những hàng dài khách xếp hàng đợi thanh toán. Hãy tưởng tượng, nếu bạn cứ xử lý công việc chậm chạp thì khách hàng sẽ cảm thấy khó chịu như thế nào.
3.5. Thành thạo quy trình thanh toán bằng tiền mặt, séc, thẻ tín dụng
Tất nhiên rồi, phụ trách việc thanh toán cho khách hàng thì không thể không thành thạo quy trình thanh toán được. Hiện nay, bên cạnh hình thức thanh toán bằng tiền mặt còn có nhiều hình thức thanh toán hiện đại khác như: thanh toán qua thẻ tín dụng, mã QR code… Bạn cần học hỏi nhanh chóng để bắt kịp với công nghệ. May mắn là những nghiệp vụ này thường khá đơn giản, chỉ cần làm vài lần là bạn sẽ quen.
3.6. Khả năng giao tiếp
Là vị trí làm việc trực tiếp với khách hàng, nhân viên lễ tân phải biết cách giao tiếp tốt với khách hàng, thể hiện thái độ thân thiện, niềm nở. Có như vậy, khách hàng mới hài lòng và quay lại khách sạn vào những lần sau.
Ngoài ra, do đặc thù của khách sạn thường xuyên phải tiếp đón du khách nước ngoài, nên nhân viên thu ngân cũng phải biết giao tiếp tiếng Anh cơ bản.
3.7. Khả năng học hỏi nhanh, ghi nhớ tốt
Mặc dù trong phần mềm quản lý khách sạn đã có sẵn bảng giá các sản phẩm, dịch vụ của khách sạn, nhưng nhân viên thu ngân cũng cần ghi nhớ giá các sản phẩm, dịch vụ để tư vấn, giải thích cho khách khi cần.
Ngoài ra, một trí nhớ tốt con giúp nhân viên thu ngân dễ dàng nắm được các chương trình khuyến mãi, giảm giá giúp việc thanh toán dễ dàng hơn.
3.8. Khả năng nhận biết tiền thật, tiền giả
Điều này là đặc biệt quan trọng nếu bạn không muốn phải bỏ tiền túi ra để đền cho khách sạn. Hãy tìm hiểu cách nhận biết tiền giả, tiền thật một cách nhanh chóng và chính xác nhất. Kỹ năng này không chỉ áp dụng với tiền Việt mà còn đối với các loại ngoại tệ như: USD, Bảng Anh…
3.9. Chính xác, tỉ mỉ
Nhân viên thu ngân thường xuyên phải tiếp xúc với những hóa đơn và con số liên quan đến doanh thu và lợi nhuận của khách sạn. Do đó, đòi hỏi nhân viên thu ngân cần phải chính xác và tỉ mỉ trong mọi tình huống.
Một chút sai sót có thể gây thất thoát cho khách sạn và tệ hơn nhân viên thu ngân có thể bị phạt hoặc bồi thường.
3.10. Khả năng tính toán linh hoạt
Mặc dù việc tính toán hiện nay chủ yếu được thực hiện bằng máy tính và phần mềm để đảm bảo chính xác tuyệt đối, nhưng nhân viên thu ngân vẫn cần có khả năng tính toán nhanh chóng và linh hoạt. Khả năng này sẽ giúp nhân viên nhanh chóng phát hiện ra lỗi sai trên hóa đơn để sửa chữa kịp thời.
3.11. Kiến thức tin học cơ bản
Khách sạn là môi trường làm việc hiện đại, nhân viên sẽ phải thường xuyên làm việc với những máy móc hiện đại, đặc biệt là máy tính. Và nhân viên thu ngân cũng không phải là ngoại lệ.
Yêu cầu đầu tiên đối với nhân viên thu ngân là phải biết sử dụng máy tính với trình độ tin học cơ bản. Ngoài ra, do hiện nay hầu hết các khách sạn đã chuyển sang sử dụng các phần mềm quản lý khách sạn nên nhân viên thu ngân cũng cần học cách sử dụng các phần mềm này. Công cụ này sẽ giúp đơn giản hóa quy trình thanh toán, giúp nhân viên thu ngân thực hiện việc thanh toán cho khách được nhanh chóng và chính xác hơn.
3.12. Khả năng chịu áp lực
Đặc biệt là vào mùa cao điểm, bạn cần xác định khối lượng công việc có thể tăng đến 10 – 20 lần. Do đó, để hoàn thành công việc thu ngân, đòi hỏi bạn phải là người có khả năng chịu được áp lực công việc.
Hiện nay, với sự xuất hiện của ngày càng nhiều hệ thống khách sạn và nhà hàng hay các cửa hàng, nhu cầu tuyển dụng nhân viên thu ngân là rất lớn. Một nhân viên thu ngân tại nhà hàng, khách sạn có thể nhận được mức lương dao động từ 7-10 triệu đồng/tháng tùy theo quy mô, kinh nghiệm và năng lực cá nhân. Khách sạn hay nhà hàng càng lớn và đông khách thì mức lương lại càng cao.
Ngoài ra, con số này chưa tính khoản tiền tip đến từ khách hàng và thưởng doanh thu từ nhà hàng, khách sạn. Do vậy, mức thu nhập của nhân viên thu ngân cao hơn rất nhiều. Đồng thời, nhân viên tại vị trí này còn nhận được nhiều chế độ đãi độ tốt đến từ nhà hàng, khách sạn.
Kết luận
Thu ngân tại nhà hàng, khách sạn là công việc đáng mơ ước của nhiều người. Công việc này liên quan trực tiếp đến tài chính của doanh nghiệp nên cần có kỹ năng nghiệp vụ chuyên nghiệp. Hy vọng với bài viết trên JobsGO đã giúp bạn hiểu rõ hơn về công việc lý tưởng này. Theo dõi JobsGO để cập nhật những thông tin hữu ích. Chúc các bạn thành công!
Lê Vy
1. Thu ngân là gì?
