Hàng ngày chúng ta tiếp nhận nhiều thông tin khác nhau như: Thời sự, chiến tranh, dịch bệnh, xã hội,… Các thông tin này đến từ nhiều nguồn khác nhau, có chính thức và không chính thức. Vậy bạn có biết thông tin là gì? Hãy cùng JobsGO tìm hiểu qua bài viết này nhé!
Thông tin là gì? Thông tin được hiểu đơn giản là thông báo, trao đổi, giải thích về đối tượng, vấn đề cụ thể nào đó. Nó được thể hiện ở dưới dạng: Chữ, âm thanh, số liệu để đem lại hiểu biết cho người tiếp nhận.
Một bộ phận khác lại hiểu thông tin theo nghĩa là toàn bộ sự kiện, tin tức, phán đoán, ý tưởng,… giúp tăng hiểu biết của con người thông qua phương tiện truyền thông hoặc giao tiếp hàng ngày.
Khái niệm thông tin là gì?
Ví dụ: Trong một buổi họp tổng kết tháng, nhân viên sẽ phải ghi toàn bộ thông tin công việc như: KPI, doanh số bán hàng, số lượng hàng tồn, số lượng khách mua hàng, chiến dịch quảng cáo, marketing,… cho cấp trên nắm rõ tình hình làm việc trong tháng vừa rồi để đánh giá hiệu suất công việc.
Trong doanh nghiệp, có 3 loại thông tin cơ bản mà nhà quản lý cần nắm rõ đó là:
2.1 Thông tin chiến lược
Với mỗi doanh nghiệp hiện nay đang đứng trước cạnh tranh lớn của đối thủ. Để phát triển bền vững buộc họ phải đưa ra những chiến lược phù hợp cho từng giai đoạn. Thông tin chiến lược sẽ giúp họ có cái nhìn tổng quát về tình hình, đưa ra quyết định dài hạn về bức tranh lớn.
Ví dụ:
Công ty nên hay không nên mở một chi nhánh mới?
Công ty có nên cho ra mắt dòng sản phẩm chăm sóc da mới không?
Công ty có nên thay đổi cấu trúc bộ máy hoạt động của mình không?
2.2 Thông tin chiến thuật
Để thật sự thành công trong việc sản xuất, bán hàng, mỗi doanh nghiệp cần phải trang bị cho mình chiến thuật thông minh. Như vậy nó sẽ giúp tiếp cận đến đối tượng mục tiêu tốt hơn, đạt được mục đích mà không tốn nhiều công sức. Thông tin chiến thuật sẽ giúp nhà quản lý cấp cao đưa ra quyết định gồm:
Có nên thay đổi cách thức tiếp thị mới hay không?
Có cần đặt mục tiêu cụ thể cho doanh số bán hàng không?
Có nhất thiết phải thay đổi giờ làm việc để phù hợp hơn không?
Trên thực tế, thông tin hoạt động luôn được người trưởng nhóm sử dụng để đưa ra quyết định:
Có cần thêm công nhân làm việc trong ca tối hay không?
Toàn bộ công nhân viên có thể làm những gì để cải thiện năng suất lao động?
Có nên cơ cấu lại hệ thống theo dõi cuộc gọi đến khách hàng không?
Trên đây là 3 loại thông tin cơ bản trong doanh nghiệp mà nhà quản trị cần nắm rõ. Những thông tin này đến từ nhiều nguồn khác nhau. Vì vậy mà bạn cần phải sáng suốt trong quá trình chọn lọc.
Trong hoạt động quản lý, thông tin đóng góp vai trò vô cùng quan trọng, cụ thể như sau:
3.1 Góp phần đưa ra quyết định chính xác
Nhiều người vẫn nghĩ rằng việc đưa ra quyết định của cấp trên rất đơn giản, nhanh chóng, đôi khi còn gấp gáp vì họ có quyền hành. Thế nhưng thực tế lại không phải như vậy. Quyết định luôn là vấn đề khó khăn, phức tạp và họ cần nhiều thông tin liên quan để xác định xem có hợp lý hay không? Thông tin sẽ giúp nhà quản trị đưa ra quyết định với những vấn đề như:
Nhận thức đúng đắn vấn đề cần đưa ra quyết định.
Nhìn rõ cơ hội, rủi ro, mối nguy hiểm trong hoạt động kinh doanh, hợp tác với khách hàng.
Xác định được cơ sở, tiền đề khoa học để đưa ra quyết định chính xác.
Thông tin còn giúp nhà quản trị lựa chọn phương án tối ưu nhất.
3.2 Thông tin có vai trò trong việc tổ chức, điều hành, kiểm soát doanh nghiệp
Vai trò của thông tin trong vấn đề quản lý
Đối với các lĩnh vực trên, thông tin có vai trò cực kỳ quan trọng, cụ thể như:
Giúp đối tượng nhận thức được vấn đề.
Cung cấp cho chúng ta đầy đủ dữ liệu.
Hỗ trợ trong việc xây dựng phương án.
Giúp giải quyết vấn đề nhanh gọn và hiệu quả.
Sửa chữa sai sót trong khâu điều hành, kiểm soát.
3.3 Thông tin có vai trò trong việc phân tích phòng ngừa rủi ro
Trong các hoạt động kinh doanh chắc chắn tiềm ẩn những rủi ro có thể làm cho công ty phá sản. Cũng vì thế mà việc phòng ngừa, ngăn chặn rủi ro có một vai trò vô cùng quan trọng. Trong vấn đề này, thông tin lại có ý nghĩa đặc biệt ở các khía cạnh:
Phân tích rủi ro.
Dự báo rủi ro trong tương lai.
Lập phương án, đối sách ngăn chặn rủi ro.
👉 Xem thêm:Ra quyết định là gì? Kỹ năng ra quyết định của nhà quản lý
Thông tin có vai trò quan trọng trong cuộc sống, hoạt động kinh doanh của nhiều doanh nghiệp. Nhờ vào nó mà chúng ta có thêm kiến thức, hiểu biết, nhà quản trị đưa ra được quyết định đúng đắn. Rất mong rằng với chia sẻ trên đây đã giúp bạn hiểu khái niệm thông tin là gì.
Hồng Nguyễn
