Rào cản giao tiếp xuất hiện tại nơi làm việc thường dẫn đến hiểu lầm và khiến bạn khó duy trì cũng như phát triển các mối quan hệ với đồng nghiệp, lãnh đạo và cả khách hàng. Trong bài viết này, JobsGO sẽ liệt kê danh sách những rào cản giao tiếp phổ biến và cách khắc phục. Qua đó, bạn có thể dễ dàng nhận ra và giải quyết chúng để truyền tải thông điệp hiệu quả hơn.
Mỗi chuyên ngành đều có những từ và cụm từ riêng. Mặc dù việc sử dụng các thuật ngữ này có thể chứng minh được bạn là một chuyên gia trong lĩnh vực của mình. Nhưng đồng thời, nó cũng thường gây nhầm lẫn cho những người ngoài ngành hoặc có ít kinh nghiệm chuyên môn.
Nếu có thể, thay vì sử dụng từ chuyên ngành trừu tượng và các từ viết tắt, bạn nên chọn những từ ngữ thay thế dễ hiểu hơn hoặc dành thời gian để giải thích thuật ngữ. Chẳng hạn, thay vì nói với sếp “Angle của bài viết này là…”, bạn có thể nói “nội dung chính của bài viết này là…”. Bằng cách này, bạn có thể chắc chắn rằng mọi người đều hiểu thông điệp bạn muốn truyền tải.
Cung cấp quá nhiều thông tin cùng lúc có thể khiến vấn đề trở nên phức tạp hơn.
Chúng ta có xu hướng cung cấp nhiều thông tin hơn mức cần thiết vì nghĩ rằng càng nói/ viết nhiều điều, thông điệp càng rõ ràng. Tuy nhiên, thực tế hoàn toàn ngược lại.
Cung cấp quá nhiều thông tin khiến người giao tiếp với bạn không biết đâu là thông tin quan trọng nhất. Và đôi khi càng giải thích, vấn đề càng trở nên phức tạp hơn.
Để giúp mọi người hiểu điều bạn muốn truyền tải, bạn nên giải thích một cách ngắn gọn và tập trung vào thông điệp mà bạn muốn mọi người ghi nhớ. Nếu bạn đang chia sẻ nội dung dưới dạng văn bản, hãy phân nhỏ các đoạn, sử dụng gạch đầu dòng thay vì những đoạn văn dài.
Phong cách giao tiếp khác nhau
Mỗi người đều có phong cách giao tiếp độc đáo của riêng mình. Một số người nói chuyện kiểu hài hước, nhưng có những người nói chuyện rất nghiêm túc. Một số người sử dụng cử chỉ tay trong khi những người khác tránh điều đó. Đôi khi, những khác biệt này có thể trở thành rào cản giao tiếp.
Bạn đang tương tác với những người có phong cách giao tiếp khác với bạn? Và bạn lo lắng họ không hiểu điều bạn chia sẻ? Dưới đây là những điều bạn cần lưu ý:
Sử dụng giọng điệu tự tin
Dù bạn là một người có phong cách giao tiếp hài hước và hay nghiêm túc, hãy luôn nói chuyện với giọng điệu và khuôn mặt tự tin nhất.
Nếu bạn đang nói, hãy nhìn thẳng vào mắt đối phương, phát âm tròn vành, rõ chữ. Nếu bạn đang viết, đừng sử dụng những từ như “Tôi nghĩ”, “Tôi hy vọng” hay “Tôi đoán” – những từ này thể hiện thái độ thiếu tự tin, không chắc chắn.
Cung cấp ví dụ
Cung cấp ví dụ luôn hoạt động hiệu quả trong mọi trường hợp. Vì vậy, nếu bạn đang nói một điều gì đó có vẻ trừu tượng hoặc quá chuyên môn, bạn nên lấy ví dụ để minh họa quan điểm của mình.
Hỏi xem có ai cần làm rõ thông tin không
Khi bạn chia sẻ xong một điều gì đó, hãy hỏi người nghe xem họ có thắc mắc nào không. Đây là thời điểm tốt để chia sẻ các thông tin bổ sung, giúp mọi người hiểu điều bạn muốn truyền tải tốt hơn.
Đồng nghiệp nước ngoài có thể không tất cả những gì bạn chia sẻ.
Nếu khách hàng, đồng nghiệp của bạn là người nước ngoài và không thành thạo tiếng Việt hoặc tiếng Anh, trong khi bạn không biết nói ngôn ngữ của họ; họ có thể gặp khó khăn trong việc hiểu những gì bạn nói. Ngay cả khi đối phương hiểu một số vấn đề bạn đang chia sẻ, vẫn có khả năng họ bỏ lỡ những thông tin quan trọng.
Trong trường hợp này, bạn cần có phiên dịch viên. Sau đó, bạn cũng nên gửi cho đối phương nội dung chi tiết dạng văn bản, điều này giúp họ có nhiều thời gian hơn để tìm hiểu cụ thể về những gì bạn muốn truyền đạt.
Rào cản vật lý
Một trong những rào cản giao tiếp phổ biến khác là ranh giới vật lý. Mặc dù giao tiếp mặt đối mặt thường đạt hiệu quả tốt nhất, nhưng không phải lúc nào bạn cũng có thể gặp mặt trực tiếp một ai đó – đặc biệt là khi doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, nhân viên ở xa,…
Khi gặp các các rào cản vật lý, điều quan trọng là phải lựa chọn phương thức giao tiếp phù hợp. Bạn có thể lựa chọn tổ chức các cuộc họp video – chúng cho phép bạn quan sát nét mặt và đôi khi là cử chỉ của đối phương. Nếu bạn đang giới thiệu sản phẩm cho khách hàng qua điện thoại (telesale), bạn cần đảm bảo rằng bạn đang nói chuyện với ngữ điệu phù hợp và mọi thông tin quan trọng đều được cung cấp qua lời nói.
Bằng cách dành thời gian để xác định các rào cản giao tiếp cũng như nỗ lực để giải quyết những thách thức này, bạn có thể mang đến các trải nghiệm tích cực cho đồng nghiệp cũng như bất kỳ khách hàng nào mà bạn phục vụ.
van.dao
