KPI là công cụ tuyệt vời để doanh nghiệp thực hiện quản lý đo lường, đánh giá hiệu quả công việc của một cá nhân, một bộ phận và cả doanh nghiệp. Vậy đâu là các phần mềm KPI tốt, được nhiều doanh nghiệp tin dùng năm 2024? Cùng JobsGO tìm hiểu bạn nhé.
KPI là viết tắt của cụm từ Key Performance Indicator (Chỉ số hiệu suất chính). KPI là các chỉ số được sử dụng để đo lường mức độ hoàn thành một mục tiêu cụ thể và đánh giá hiệu suất của cá nhân, nhóm, tổ chức,…
Phần mềm KPI là phần mềm giúp doanh nghiệp thiết lập, định nghĩa và quản lý các chỉ số KPI, hiển thị, theo dõi kết quả của các chỉ số KPI và tạo các báo cáo để đánh giá hiệu suất.
Tìm hiểu: KPI là gì? Quy trình xây dựng KPI hiệu quả
2. Ưu, Nhược Điểm Của Phần Mềm KPI
2.1. Ưu Điểm
Tăng hiệu quả hoạt động của tổ chức: Phần mềm KPI giúp tổ chức tập trung vào các chỉ tiêu quan trọng, hỗ trợ việc định hướng, đặt mục tiêu và theo dõi tiến độ thực hiện. Kết quả là tổ chức có thể cải thiện hiệu quả hoạt động và tăng năng suất lao động.
Định hướng cho nhân viên: Phần mềm này giúp nhân viên hiểu rõ được mục tiêu của tổ chức và các chỉ tiêu quan trọng, giúp họ xác định và tập trung vào những việc cần làm để đạt được mục tiêu đó.
Đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên: Phần mềm KPI giúp đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên dựa trên các chỉ tiêu được đặt ra, giúp quản lý đưa ra quyết định chính xác về việc tuyển dụng, đào tạo, tăng lương, thăng chức hoặc thay đổi vị trí làm việc của nhân viên.
Tăng tính minh bạch: Phần mềm KPI giúp doanh nghiệp và nhân viên hiểu rõ các chỉ tiêu được đặt ra và tiến độ đạt được chỉ tiêu đó; giúp tăng tính minh bạch và tránh những tranh cãi không cần thiết.
Tiết kiệm thời gian và chi phí: Phần mềm KPI giúp tổ chức tiết kiệm thời gian và chi phí cho việc quản lý, theo dõi chỉ tiêu, giúp nhà quản lý tập trung vào các hoạt động quan trọng khác trong tổ chức.
Quản lý dữ liệu hiệu quả: Phần mềm quản lý KPI giúp tổ chức quản lý dữ liệu hiệu quả hơn; cho phép nhà quản lý, cũng như nhân viên theo dõi các chỉ tiêu và tiến độ đạt được từ bất kỳ đâu và bất kỳ khi nào.
2.2. Nhược Điểm
Cần nhiều thời gian để triển khai: Việc thiết lập và theo dõi KPI thông qua các phần mềm có thể tốn nhiều thời gian để cấu hình và điều chỉnh sao cho đáp ứng được nhu cầu của tổ chức.
Khó khăn trong việc thu thập dữ liệu: Một số KPI yêu cầu thu thập dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau và việc tổng hợp, xử lý dữ liệu đó có thể gặp khó khăn.
Đòi hỏi sự hiểu biết về dữ liệu và công nghệ: Việc sử dụng phần mềm KPI đòi hỏi người sử dụng có kiến thức về dữ liệu và công nghệ để có thể sử dụng phần mềm một cách hiệu quả.
Việc đánh giá KPI có thể không chính xác: Nếu chỉ số KPI không đạt tiêu chí SMART, phần mềm sẽ hoạt động thiếu chính xác, ảnh hưởng xấu đến hệ thống và cách vận hành của tổ chức.
Nhân viên có thể không biết mình cần làm gì: Nếu mục tiêu không được xác định cụ thể, nhân viên sẽ không biết mình cần phải làm gì và làm thế nào để đạt hiệu quả trong công việc. Điều này có thể dẫn đến tình trạng lãng phí thời gian, công sức và ảnh hưởng xấu đến năng suất làm việc.
Công việc không đạt được hiệu quả như mong đợi: Nếu KPI không đạt tiêu chí Achievable (có thể đạt được) và Realistics (thực tế), nó sẽ ảnh hưởng đến tâm lý của nhân viên, dẫn đến xao nhãng công việc và không đạt được hiệu quả.
Không đo lường được các mục tiêu thuộc lĩnh vực sáng tạo: Đối với những lĩnh vực đòi hỏi sự sáng tạo, đo lường KPI chỉ dựa trên các số liệu cơ bản có thể không phản ánh được đầy đủ hiệu quả của các hoạt động. Do đó việc đo lường và quản lý KPI cần có sự linh hoạt và định hướng đúng đắn.
3. Các Tính Năng Nổi Bật Của Phần Mềm KPI
Phần mềm quản lý KPI có rất nhiều tính năng
Các tính năng nổi bật của phần mềm KPI bao gồm:
Định nghĩa và quản lý KPI: Phần mềm cho phép người dùng định nghĩa các chỉ số KPI và quản lý chúng trong một cơ sở dữ liệu.
Thiết kế mẫu KPI: Phần mềm cung cấp cho người dùng các mẫu KPI chuẩn để sử dụng hoặc có thể tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp.
Thiết lập mục tiêu KPI: Phần mềm cho phép người dùng thiết lập các mục tiêu KPI và theo dõi hiệu quả đạt được.
Phân tích và đánh giá KPI: Phần mềm KPI cung cấp các công cụ để phân tích và đánh giá hiệu quả của KPI, giúp người dùng có cái nhìn toàn diện về tình hình hoạt động của tổ chức.
Báo cáo và trình bày dữ liệu KPI: Phần mềm cho phép người dùng tạo báo cáo, trình bày dữ liệu KPI một cách dễ dàng và rõ ràng.
Cập nhật và theo dõi tiến độ KPI: Phần mềm cho phép người dùng cập nhật tiến độ của KPI và theo dõi các chỉ số liên quan đến hiệu quả hoạt động.
Đồng bộ hóa và chia sẻ dữ liệu KPI: Phần mềm KPI cho phép người dùng đồng bộ hóa và chia sẻ dữ liệu KPI với các thành viên trong tổ chức một cách nhanh chóng và dễ dàng.
Tích hợp dữ liệu: Phần mềm KPI có thể tích hợp dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, giúp tổng hợp và đánh giá hiệu quả công việc toàn diện hơn.
Hoạt động đa nền tảng: Phần mềm KPI được thiết kế để hoạt động trên nhiều nền tảng khác nhau, bao gồm máy tính cá nhân, máy tính bảng và điện thoại di động. Điều này giúp cho người dùng có thể truy cập và quản lý chỉ số KPI bất cứ khi nào và ở bất cứ đâu.
4. Các Tiêu Chí Lựa Chọn Phần Mềm KPI
Khi lựa chọn phần mềm quản lý KPI, bạn cần xem xét một số tiêu chí sau:
Tính năng: Phần mềm KPI phải cung cấp đầy đủ các tính năng cần thiết cho việc quản lý và đánh giá KPI, bao gồm cả đặt mục tiêu, theo dõi tiến độ, phân tích kết quả, tạo báo cáo và đánh giá nhân viên.
Dễ sử dụng: Phần mềm KPI cần đơn giản để mọi người trong tổ chức có thể dễ dàng truy cập và sử dụng. Ngoài ra, doanh nghiệp cần thiết lập KPI sao cho tất cả nhân viên đều hiểu được cách đặt mục tiêu và theo dõi tiến độ của mình.
Độ tin cậy: Phần mềm KPI cần có mức độ bảo mật cao, đặc biệt là khi lưu trữ dữ liệu nhạy cảm như thông tin cá nhân của nhân viên.
Khả năng tích hợp dữ liệu: Phần mềm KPI cần có khả năng tích hợp với các phần mềm khác để thu thập dữ liệu một cách tự động. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu lỗi trong quá trình nhập liệu.
Khả năng tùy chỉnh: Phần mềm KPI nên cho phép tùy chỉnh theo nhu cầu để đáp ứng được các yêu cầu đặc biệt của từng bộ phận và công việc.
Giá cả: Giá cả của phần mềm KPI cũng là một yếu tố quan trọng cần được xem xét. Tuy nhiên, bạn cần lưu ý rằng giá cả có thể phụ thuộc vào số lượng nhân viên và tính năng của phần mềm.
Dịch vụ chăm sóc khách hàng: Bạn cần đảm bảo rằng phần mềm KPI được cung cấp bởi nhà cung cấp có đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật tốt để có thể giúp đỡ bạn giải quyết các vấn đề phát sinh khi sử dụng.
5. 12 Phần Mềm KPI Chất Lượng Cao Bạn Nên Biết
5.1. Phần Mềm Scoro
Phần mềm Scoro
Phần mềm Scoro là một phần mềm KPI cho phép doanh nghiệp quản lý dự án trực tuyến. Nó cung cấp một loạt các tính năng giúp nhà quản trị kiểm soát hoạt động của doanh nghiệp thông qua một bảng điều khiển. Scoro cũng hỗ trợ nhà quản lý lập kế hoạch và tạo báo cáo.
5.2. Phần Mềm SimpleKPI
SimpleKPI giúp việc quản lý và đánh giá KPI trở nên dễ dàng hơn. SimpleKPI có nhiều tính năng nổi bật thu hút người dùng, cùng với giao diện dễ sử dụng giúp nhà quản lý có thể linh hoạt quản lý và tùy chỉnh báo cáo KPI. Phần mềm này cũng cung cấp bảng phân tích KPI, báo cáo trực quan bằng biểu đồ.
5.3. Phần Mềm Quản Lý Nhân Sự HrOnline
Phần mềm KPI HrOnline là sản phẩm của SoftOne. Phần mềm này giúp doanh nghiệp quản lý nhiều lĩnh vực hoạt động và giám sát dự án một cách hiệu quả. HrOnline cho phép lưu và cập nhật dữ liệu tự động trên nền tảng điện toán đám mây, giúp nhà quản lý theo dõi, tối ưu lịch trình làm việc cho nhân viên và tổ chức một cách dễ dàng.
5.4. Phần Mềm ACheckin
Khác với những phần mềm được giới thiệu trước đó, ACheckin là một ứng dụng di động có thể được cài đặt trên các thiết bị iOS và Android. Điểm mạnh của ACheckin là tính năng chấm công bằng mã QR. Ứng dụng này cho phép người dùng tối ưu hóa dự án và quản lý công việc của nhân viên một cách khoa học. Ngoài ra, hệ thống tích hợp các tính năng nhắc nhở, quản lý công việc, đánh giá KPI giúp cho quá trình quản lý hiệu quả và khách quan hơn.
5.5. Phần Mềm Tanca
Tanca là một phần mềm quản lý KPI được cung cấp dưới dạng cho thuê. Các tính năng nổi bật của Tanca bao gồm đo lường hiệu suất làm việc; liên kết KPI với hệ số lương và các báo cáo KPI. Tất cả các dữ liệu đều được cập nhật trực tiếp trên trang web giúp tiết kiệm thời gian cho người quản lý. Hơn nữa, Tanca còn có thể hoạt động offline mà không làm mất dữ liệu.
5.6. Phần Mềm Quản Lý KPI Handy
Phần mềm quản lý KPI Handy
Handy KPI là một ứng dụng KPI đơn giản và tiện lợi. Tính năng nổi bật của ứng dụng này bao gồm: quản lý KPI; liên kết và tải dữ liệu lên bảng tính Excel; phân tích sự thay đổi theo thời gian và tích hợp với các phần mềm khác của doanh nghiệp. Khác với nhiều phần mềm KPI thường thấy, Handy KPI tập trung phát triển trên thiết bị di động mang lại sự thuận tiện và đơn giản cho người dùng.
5.7. Phần Mềm Quản Lý KPI HROnline
HROnline là một phần mềm KPI dành cho doanh nghiệp được xây dựng trên nền tảng điện toán đám mây. Tính năng đánh giá KPI của HROnline thuộc hệ thống quản trị doanh nghiệp, giúp cả người quản lý và nhân viên dễ dàng thiết lập mục tiêu, cũng như đánh giá hiệu suất công việc. HROnline cung cấp các tính năng nổi bật như:
Thiết lập KPI, bao gồm KPI đơn và KPI đa;
Tạo bảng đánh giá theo phòng ban và chức vụ;
Chốt đánh giá và tổng hợp bảng KPI.
5.8. Phần Mềm Quản Lý KPI Digii
DigiiKPI của OOC là phần mềm đánh giá KPI với hệ thống chỉ tiêu được thiết kế theo phương pháp BSC cho phép đo lường hiệu suất KPI của công ty, bộ phận và cá nhân; giúp toàn bộ tổ chức hoạt động đúng định hướng chiến lược. Ngoài ra, phần mềm cũng sử dụng kết quả đánh giá KPI cá nhân để quản lý nhân sự. Các tính năng nổi bật của DigiiKPI bao gồm:
Quản lý việc thực hiện KPI của công ty theo cá nhân hoặc bộ phận;
Nhập số liệu, đo lường và theo dõi kết quả đánh giá KPI;
Báo cáo kết quả.
5.9. Phần Mềm Quản Lý KPI Clicdata
ClicData là một phần mềm KPI dành cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa. Nó cung cấp tính năng quản lý lịch sử dữ liệu, hợp nhất và chuyển đổi dữ liệu tự động. Người dùng có thể tùy chỉnh các báo cáo, trang tổng quan với các tùy chọn kéo – thả. ClicData còn cho phép người dùng chia sẻ báo cáo với đồng nghiệp thông qua trang tổng quan hoặc email. Nó cũng cho phép người dùng hợp nhất tất cả dữ liệu vào một cơ sở dữ liệu tập trung.
5.10. Phần Mềm Quản lý KPI Base Goal
Phần mềm KPI Base Goal
Base Goal là một tính năng trong hệ thống Quản trị doanh nghiệp Base HRM+. Base Goal hỗ trợ cá nhân, bộ phận cùng hướng đến và thực hiện các mục tiêu chiến lược của tổ chức.
Các tính năng tiêu biểu của Base Goal bao gồm:
Cung cấp sơ đồ cây mục tiêu toàn diện để giúp doanh nghiệp xác định các mục tiêu quan trọng;
Kết nối KPI với các phần mềm quản lý công việc, quản lý quy trình, và quản lý khách hàng (CRM) một cách dễ dàng;
Tự động cập nhật tỷ lệ hoàn thành của KPI;
Cung cấp hệ thống báo cáo tự động.
5.11. Phần mềm Quản Lý KPI 1Office
1Office là một nền tảng quản trị doanh nghiệp đa tính năng, trong đó tính năng đánh giá KPI cho phép doanh nghiệp quản lý thư viện các tiêu chí, chỉ tiêu và kết quả KPI của nhân viên trong tháng. Bảng KPI có thể liên kết với bảng lương để thực hiện tính lương một cách dễ dàng.
Các tính năng nổi bật của 1Office bao gồm:
Cho phép doanh nghiệp tạo lập các tiêu chí, chỉ tiêu cùng với mức độ quan trọng của từng tiêu chí;
Số hóa toàn bộ quá trình đánh giá KPI, giúp cho việc lưu trữ thông tin trở nên rõ ràng và chi tiết hơn;
Thiết lập các công thức đánh giá KPI tùy theo yêu cầu của từng tổ chức;
Thiết lập bảng đánh giá và quy trình đánh giá;
Kết hợp với bảng lương để tính toán lương KPI.
5.12. Phần Mềm Quản Lý KPI DOMO
DOMO là một phần mềm KPI của nước ngoài và thường được sử dụng bởi các tập đoàn lớn. Phần mềm này có khả năng tổng hợp, phân tích dữ liệu KPI dưới dạng biểu đồ hình ảnh chỉ trong vài giây.
DOMO có khả năng: tổng hợp, kết nối dữ liệu từ nhiều nguồn; kết nối với Google Sheet; cung cấp, phân tích dữ liệu trên cơ sở các báo cáo;…
Trên đây là thông tin về 12 phần mềm KPI được nhiều doanh nghiệp Việt Nam đánh giá cao. Doanh nghiệp cần xem xét nhu cầu, đặc thù nghiệp vụ của đơn vị để lựa chọn phần mềm phù hợp.
Câu hỏi thường gặp
1. Phần Mềm KPI Có Bảo Mật Dữ Liệu Không?
Câu trả lời là có, phần mềm KPI uy tín sẽ có các biện pháp bảo mật dữ liệu hiệu quả để đảm bảo an toàn cho thông tin của doanh nghiệp và nhân viên.
2. Có Thể Sử Dụng Phần Mềm KPI Trên Nhiều Thiết Bị Khác Nhau Không?
Có, hầu hết các phần mềm quản lý KPI ngày nay đều được thiết kế để có thể sử dụng trên nhiều thiết bị khác nhau như máy tính, máy tính bảng và điện thoại di động.
Hoàn Nguyễn
