Bảng đối chiếu công nợ là gì? Đây là 1 loại giấy tờ được sử dụng trong lĩnh vực kế toán, tài chính. Vậy nội dung và mục đích sử dụng của bảng đối chiếu công nợ ra sao? Mời bạn cùng tìm hiểu trong nội dung bài viết dưới đây.
Biên bản đối chiếu công nợ là văn bản quan trọng trong quá trình lưu thông hàng hóa. Dưới đây là một số nội dung khái quát về loại biên bản này.
Khái quát chung về biên bản đối chiếu công nợ
1.1. Đối Chiếu Công Nợ Là Gì?
Trong quá trình trao đổi, buôn bán sản phẩm hàng hóa, có thể xuất hiện các khoản thanh toán chưa thể trả ngay lập tức trong kỳ mà nợ lại đến kỳ sau cho cá nhân, doanh nghiệp. Các khoản này có tên gọi là công nợ.
Và hoạt động đối chiếu các khoản thanh toán nợ lại theo kỳ được gọi là đối chiếu công nợ. Đây thực chất là việc đối chiếu con số trên sổ sách và trên hợp đồng sao cho đảm bảo tính xác thực và chính xác tuyệt đối. Có hai loại công nợ thường gặp là:
Công nợ phải thu: Những khoản tiền bán hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng nhưng chưa được thanh toán ngay.
Công nợ phải trả: Khoản tiền thuộc doanh nghiệp, cá nhân phải trả cho mua bán dịch vụ nhưng chưa được thanh toán trước đó.
Mẫu bảng đối chiếu công nợ hay biên bản đối chứng công nợ là văn bản dùng để kiểm tra tình hình thanh toán công nợ giữa 2 bên mua – bán. Nhất là các hóa đơn GTGT từ 20 triệu trở lên.
Việc đối chiếu này với mục đích xem xem các khoản công nợ này có được thực hiện theo đúng tiến trình, quy định hay không.
Vì sao cần lập bảng đối chiếu công nợ? Vì đây là loại giấy tờ cần thiết khi doanh nghiệp quyết toán thuế.
Đây cũng chính là căn cứ để có thể kiểm tra tình trạng vay nợ giữa 2 bên mua – bán, đặc biệt là các hóa đơn có GTGT trên 20 triệu đồng có được tiến hành đúng quy định hay không.
Bên cạnh đó, nhờ vào biên bản đối chiếu công nợ kế toán sẽ dễ dàng kiểm soát được tình trạng của các khoản nợ của doanh nghiệp có đúng với nội dung ký kết hay không? Số nợ còn dư có đúng với con số thực tế hay không?
Bảng đối chiếu công nợ là văn bản được dùng để thanh lý hợp đồng nên yêu cầu tính chính xác tuyệt đối nhằm tránh tranh chấp, mâu thuẫn giữa các bên. Trên thực tế, một bảng đối chiếu công nợ chuẩn chỉnh cần đáp ứng đầy đủ những yêu cầu sau đây:
Bảng đối chiếu công nợ cần cung cấp đầy đủ thông tin, ghi rõ ràng tên công ty, doanh nghiệp của cả hai bên.
Bản đối chiếu công nợ cần được đính kèm biên bản đối chiếu công nợ của doanh nghiệp.
Ghi rõ thông tin về thời gian, địa điểm tiến hành lập biên bản đối chiếu công nợ để thuận tiện cho việc đối chiếu và giải quyết mâu thuẫn (nếu có) sau này.
Đính kèm đầy đủ giấy tờ liên quan, bao gồm các loại chứng từ và căn cứ các khoản công nợ.
Tiến hành ghi chép đầy đủ, chi tiết về số liệu các khoản công nợ của doanh nghiệp.
Cung cấp kết luận cuối cùng về công nợ (Trường hợp khoản tiền không được trả đúng hạn cần ghi rõ thông tin về thời hạn hoàn trả đầy đủ).
Bảng đối chiếu công nợ phải có đầy đủ chữ ký của cả hai bên doanh nghiệp.
2. Mẫu Bảng Đối Chiếu Công Nợ
Mẫu biên bản đối chiếu công nợ, mẫu bảng đối chiếu công nợ,… năm 2024 có một số thay đổi nhất định, bạn hãy theo dõi và tải xuống để sử dụng khi cần:
2.1. Mẫu Biên Bản Đối Chiếu Công Nợ
Bên cạnh các thông tin cơ bản của hai bên, mẫu biên bản đối chiếu công nợ cần cung cấp đầy đủ bảng ghi giá cả và toàn bộ số tiền cần thanh toán.
Hôm nay, ngày…….tháng……..năm…… Tại văn phòng Công ty………., chúng tôi gồm có:
1. Bên A (Bên mua): ……………………………………………..
– Địa chỉ: ………………………………………………………………
– Điện thoại. …………………………… Fax: ……………………
– Đại diện: ………………………………… Chức vụ: …………….
2. Bên B (Bên bán): ……………………………………………….
– Điện thoại: ……………………………….. Fax: …………………..
– Đại diện: …………………………………… Chức vụ: ………….
Cùng nhau đối chiếu khối lượng và giá trị cụ thể như sau:
1. Công nợ đầu kỳ:…….. đồng
2. Số phát sinh trong kỳ:
STT
Tên sản phẩm
Đơn vị tính
Số lượng
Đơn giá
Thành tiền
Tổng cộng
3. Số tiền bên A đã thanh toán: ….. đồng
4. Kết luận: Tính đến ngày……….. bên A phải thanh toán cho bên B số tiền là:……………
Biên bản này được lập thành 02 bản có giá trị như nhau. Mỗi bên giữ 01 bản làm cơ sở cho việc thanh toán sau này giữa hai bên. trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được biên bản đối chiếu công nợ này mà bên B không nhận được phản hồi từ quý công ty thì công nợ trên coi như được chấp nhận.
ĐẠI DIỆN BÊN A
ĐẠI DIỆN BÊN B
2.2. Mẫu Biên Bản Xác Nhận Công Nợ
Đây là biểu mẫu xác định tính chính xác của các khoản công nợ, đồng thời cung cấp thông tin chi tiết về thời hạn trả.
BIÊN BẢN XÁC NHẬN CÔNG NỢ
– Căn cứ vào biên bản giao nhận hàng hóa;
– Căn cứ vào thỏa thuận giữa hai bên;
– Căn cứ……………………
Hôm nay, ngày…..tháng…….năm…… tại trụ sở………….. chúng tôi gồm có:
BÊN MUA (BÊN A): CÔNG TY…………..
Địa chỉ:………………
MST:……………………
Đại diện: Ông……………. Chức vụ:……………..
Điện thoại:…………………… Fax:…………………..
BÊN BÁN (BÊN B): CÔNG TY……………..
Địa chỉ:…………………………
MST:…………………………..
Đại diện: Bà……………… Chức vụ:……………………………
Điện thoại:………………………….. Fax:………………………
Cùng nhau xác nhận – đối chiếu công nợ tính từ ngày …../……./…… đến ……./………/…….. như sau:
I – Đối chiếu – Xác nhận công nợ:
STT
Diễn giải
Số tiền
1
Số dư đầu kỳ
2
Số phát sinh tăng trong kỳ
3
Số phát sinh giảm trong kỳ
4
Số dư cuối kỳ
II – Giải trình chi tiết công nợ
Hợp đồng số
Hóa đơn số
Ngày hóa đơn
Công nợ phát sinh tăng
Đã thanh toán
Ngày thanh toán
Số còn phải thanh toán
III – Kết luận
Tính đến ngày ……. Công ty ……… còn phải thanh toán cho bên Công ty……….. số tiền là: ……… (Bằng chữ:………….).
Biên bản này được lập thành 02 bản có giá trị như nhau. Mỗi bên giữ 01 bản làm cơ sở cho việc thanh toán sau này giữa hai bên. Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được biên bản đối chiếu công nợ này mà Công ty………. không nhận được phản hồi từ Quý công ty thì công nợ trên coi như được chấp nhận.
ĐẠI DIỆN BÊN A
ĐẠI DIỆN BÊN B
2.3. Mẫu Biên Bản Bàn Giao Công Nợ
Biên bản bàn giao công nợ là văn bản được in thành nhiều bản, chuyển cho 2 bên giữ nhằm xác nhận thanh toán khoản công nợ.
Hôm nay,……. giờ…..ngày…..tháng…..năm tại địa chỉ…………………., chúng tôi gồm:
A. ĐẠI DIỆN CÁC PHÒNG BAN CÓ LIÊN QUAN NHẬN BÀN GIAO
1. Ông/bà:………………….. Chức vụ:………………….
2. Ông/bà:……………………Chức vụ:………………….
3. Ông/bà:……………………Chức vụ:…………………..
B. NGƯỜI BÀN GIAO
Ông/bà:………………………… Chức vụ:………………………….
Đã cùng tiến hành bàn giao công nợ với nội dung như sau:
STT
Nội dung
Người nhận bàn giao
Ghi chú
1
2
3
…
Biên bản bàn giao kết thúc vào hồi…… giờ…… cùng ngày. Các bên tham gia cùng nhất trí với nội dung bàn giao trên.
Biên bản bàn giao này được lập thành…. bản có giá trị pháp lý như nhau, người bàn giao giữ 01 bản, người nhận bàn giao giữ 01 bản, công ty…….. giữ 01 bản.
BÊN A
BÊN B
2.4. Biên Bản Đối Trừ Công Nợ
Biên bản đối trừ công nợ gồm 2 loại là biên bản đối trừ công nợ một bên và biên bản đối trừ công nợ hai bên:
– Căn cứ vào Hợp đồng mua bán số:…../……./HDMB đã ký kết ngày…… tháng…….năm………;
– Căn cứ vào yêu cầu thực tế của hai bên;
Hôm nay, ngày ….. tháng….. năm ….. tại Văn phòng Công ty………., đại diện hai bên Công ty chúng tôi gồm có:
BÊN MUA (BÊN A): CÔNG TY……
Địa chỉ:………………….
MST:…………………….
Đại diện: Ông……………… Chức vụ:……………….
Điện thoại:……………………… Fax:…………………..
BÊN BÁN (BÊN B): CÔNG TY…………
Địa chỉ:………………….
MST:…………………..
Đại diện: Bà…………… Chức vụ:………………..
Điện thoại:…………………… Fax:………………….
Cùng nhau xác nhận – đối chiếu công nợ tính từ ngày …/…./…. đến ngày…../…./…… như sau:
STT
Diễn giải
Số tiền
1
Số dư đầu kỳ
2
Số phát sinh trong kỳ
3
Số phát sinh giảm trong kỳ
4
Số dư cuối kỳ
Chi tiết:
I – Công nợ phát sinh tăng
Hợp đồng số
Hóa đơn số
Ngày hóa đơn
Mặt hàng
Số lượng
Số tiền phải thanh toán
Đã thanh toán
Tổng cộng
II – Công nợ phát sinh giảm
Theo Hợp đồng mua bán số:…./…../HDMB đã ký kết ngày…..tháng…..năm….. thì: “Nếu Công ty…………. thanh toán tiền mua tủ tài liệu trước ngày…./……/….. sẽ được hưởng chiết khấu thanh toán 5% trên tổng số tiền phải thanh toán. Tương đương với…….. (số tiền)
III – Đối trừ công nợ
Hai bên đồng ý cấn trừ công nợ như sau:
Số tiền chiết khấu thanh toán …… sẽ được bù trừ vào số tiền còn phải thanh toán khi bên mua thanh toán cho bên bán.
IV – Số tiền còn phải thanh toán
………. (Bằng chữ:……………….)
V. Kết luận
Bên mua – Công ty………. còn phải thanh toán cho bên Công ty ……… số tiền là:……… vào ngày……….
Biên bản này được lập thành 02 bản có giá trị như nhau. Mỗi bên giữ 01 bản làm cơ sở cho việc thanh toán sau này giữa hai bên. Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được biên bản đối chiếu công nợ này mà Công ty…… không nhận được phản hồi từ Quý công ty thì công nợ trên coi như được chấp nhận.
– Căn cứ vào chứng từ thanh toán mà các bên đã thực hiện.
Hôm nay, ngày……. tháng…….. năm ……. tại văn phòng Công ty ………….. đại diện hai bên Công ty chúng tôi gồm có:
BÊN MUA (BÊN A): CÔNG TY:………….
Địa chỉ:………………
MST:………………
Đại diện: Ông………….. Chức vụ:…………..
Điện thoại:………………………Fax:……………….
BÊN BÁN (BÊN B): CÔNG TY………………………..
Địa chỉ:………………………..
MST:……………………..
Đại diện: Bà…………Chức vụ:……………..
Điện thoại:…………………… Fax:…………………..
Cùng nhau xác nhận – đối chiếu công nợ tính từ ngày ……/……./…… đến ngày ……/……/…….. như sau:
I – Đối chiếu – Xác nhận công nợ:
1. Bên A bên hàng cho bên B:
STT
Diễn giải
Số tiền
1
Số dư đầu kỳ
2
Số dư phát sinh công nợ phải thu trong kỳ
3
Số dư phát sinh đã thu trong kỳ
4
Số còn phải thu cuối kỳ
2. Bên B bán hàng cho bên A:
STT
Diễn giải
Số tiền
1
Số dư đầu kỳ
2
Số dư phát sinh công nợ phải thu trong kỳ
3
Số dư phát sinh đã thu trong kỳ
4
Số còn phải thu cuối kỳ
II – Bù trừ công nợ 2 bên
Sau khi bàn bạc cả 2 bên cùng thống nhất và thỏa thuận đồng ý cấn trừ khoản nợ như sau:
Đối tượng
Số còn thu
Số còn phải trả
Cấn trừ
Tình trạng
Bên A
Phải thu
Bên B
Phải trả
III – Kết luận
Tính đến ngày …./…../……. bên B còn phải trả cho bên A là:……… (số tiền)
Biên bản này được lập thành 02 bản có giá trị như nhau. Mỗi bên giữ 01 bản làm cơ sở cho việc thanh toán sau này giữa hai bên.
ĐẠI DIỆN BÊN MUA
ĐẠI DIỆN BÊN BÁN
3. Nguyên Tắc Và Các Bước Đối Chiếu Công Nợ
Bảng đối chiếu công nợ là văn bản quan trọng với doanh nghiệp, cá nhân nên chỉ đáp ứng nhu cầu hai bên là chưa đủ. Để đảm bảo tính chính xác tuyệt đối, hoạt động đối chiếu công nợ cần tuân thủ chặt chẽ các nguyên tắc sau:
Nguyên tắc và các bước đối chiếu công nợ
3.1. Nguyên Tắc Đối Chiếu Công Nợ
Các nguyên tắc được đưa ra khi thực hiện đối chiếu công nợ phần lớn dựa trên các quy định pháp luật nhằm đảm bảo tính chính xác cũng như tầm quan trọng của văn bản này. Cụ thể như sau:
Bảng đối chiếu công nợ cần đáp ứng các điều kiện của chủ thể theo quy định pháp luật.
Nội dung không chỉ đáp ứng tiêu chí “thượng tôn pháp luật” mà còn không được trái đạo đức và thuần phong mỹ tục.
Các nguyên tắc được đưa ra dựa trên sự tự nguyện, công bằng và tôn trọng lẫn nhau của đôi bên.
Bản đối chiếu công nợ hợp pháp cần có văn bản chứng minh đi kèm hoặc các hình thức chứng minh được pháp luật cho phép.
3.2. Quy Trình Đối Chiếu Công Nợ
Việc đối chiếu công nợ cần được tiến hành theo từng bước, cụ thể, bạn cần tuân theo quy trình đối chiếu công nợ như sau:
Đối Với Các Khoản Công Nợ Phải Thu
Bước 1: Bạn cần in các chứng từ có liên quan và gửi cho khách hàng để đối phương đối chiếu và xác nhận:
Mẫu bảng đối chiếu công nợ: Sau khi tổng hợp các công nợ giữa 2 bên, bạn cần lập thành biên bản và gửi cho phía đối tác để kiểm tra.
Thông báo về số tiền công nợ phải thu để khách kiểm tra xem có sự chênh lệch nào hay không. Nếu có sự khác biệt thì kế toán cần chỉnh sửa lại cho đúng.
Bước 2: Bạn cần lưu lại biên bản đối chiếu có kèm thư xác nhận công nợ của khách hàng để tiến hành quyết toán tài chính.
Đối Với Công Nợ Phải Trả
Cũng là công nợ nhưng nếu trong trường hợp công ty/ doanh nghiệp của bạn là bên vay nợ thì cách đối chiếu công nợ sẽ khác so với khi đi thu nợ. Cụ thể:
Bước 1: Tổng hợp và in các chứng từ gửi cho bên cung cấp để đối chiếu và xác nhận số công nợ công ty phải trả. Bao gồm:
Biên bản đối chiếu công nợ: Sau khi nhà cung cấp đối chiếu tính chính xác sẽ gửi lại cho công ty.
Sổ ghi chép chi tiết thu hồi nợ phải trả: Nhà cung cấp sẽ kiểm tra xem có sự chênh lệch hay không rồi gửi lại. Nếu có sự chênh lệch thì kế toán cần chỉnh lại cho đúng.
Bước 2: Mẫu bảng đối chiếu công nợ sau khi có sự xác nhận của Nhà cung cấp cần được lưu lại để phục vụ cho việc quyết toán tài chính của công ty.
4. Những Sai Sót Có Thể Gặp Trong Biên Bản Đối Chiếu Công Nợ
Những sai sót có thể gặp trong biên bản đối chiếu công nợ
Dù pháp luật đặt ra những quy định về hình thức, nội dung bảng đối chiếu công nợ nhưng vẫn không thể tránh khỏi những sai sót như sau:
Các khoản nợ phải thu chưa có đủ biên bản đối chiếu công nợ, đặc biệt là thời điểm nhiều công việc và các khoản thanh toán như cuối năm.
Kế toán công nợ gửi thư xác nhận cho khách hàng nhưng tỉ lệ phản hồi thấp dẫn đến các sai sót trong hoạt động quản lý công nợ.
Số tiền doanh nghiệp phải thu của khách hàng chênh lệch giữa biên bản và sổ kế toán nhưng không tìm được nguyên nhân khiến khó rà soát, đối chiếu. Không chỉ chênh lệch giữa các khoản công nợ, nhiều doanh nghiệp phải đối mặt với tình trạng khoản nợ không có đối tượng rõ ràng để đối chiếu, so sánh.
Trên đây là 1 số nội dung liên quan đến mẫu bảng đối chiếu công nợ, mẫu công nợ, bảng kê công nợ, mẫu theo dõi công nợ cũng như các nguyên tắc, quy định khi về việc đối chiếu công nợ hiện nay. Hy vọng những chia sẻ nêu trên sẽ giúp ích cho quá trình công tác, kế toán của bạn.
Câu hỏi thường gặp
1. Mẫu Đối Chiếu Công Nợ Do Bên Nào Lập?
Một trong hai bên và có sự chứng kiến của bên còn lại.
2. Tại Sao Phải Kiểm Soát Chặt Chẽ Quy Trình Đối Soát Công Nợ Và Đóng Dấu Xác Nhận?
Nhằm đảm bảo tính chính xác và tạo căn cứ pháp lý nếu xảy ra tranh chấp sau này.
Hồng Nguyễn
