Có rất nhiều doanh nghiệp, bộ phận chuyên ngành lần đầu được trải nghiệm làm việc online trong mùa dịch COVID-19. Các “sếp” lúc này cần chuẩn bị gì để điều hành đội nhóm một cách hiệu quả nhất?
1.Lên kế hoạch trước về “1 ngày làm việc” của team
Lần đầu tiên thử sức với làm việc online sẽ có rất nhiều điều mới mẻ mà các quản lý chưa bao giờ trải qua. Các công việc offline có thể trao đổi với nhau bây giờ phải chuyển qua hình thức online. Các công việc có thể cùng nhau vừa làm vừa bàn bạc cách giải quyết bây giờ phải xử lý từ phạm vi rất xa,… Còn nhiều khó khăn nữa mà người quản lý mới làm quen với làm việc online cần thích ứng. Những lúc như vậy, bạn cần một sự chuẩn bị đủ tốt để mọi vấn đề khó được hạn chế hoặc đơn giản hóa hơn.
Một ngày làm việc của bạn và của cả team sẽ cần điều chỉnh lại và lên kế hoạch trước. Một mặt giúp nhân viên nắm bắt được công việc cần hoàn thành. Mặt khác, công việc của người quản lý cũng dễ dàng hơn. Trong quá trình lên kế hoạch, bạn cũng dễ dàng nhận ra những phần công việc nào cần thay đổi để thuận tiện cho mọi người. Sẽ không có gì là quá khó khăn hay phiền phức khi bạn nhìn thấy được hiệu quả của việc này. Cũng giống như khi chúng ta viết một bản báo cáo vậy. Lên bố cục sẵn trước bao giờ cũng dễ dàng hơn mà đúng không?
Làm việc tại nhà bao giờ cũng có nhiều “cám dỗ”. Chính vì vậy, để đảm bảo hiệu quả công việc của tập thể, bạn cần đặt ra những “ranh giới” nhất định cho nhân viên của mình.
Vẫn biết rằng các quy định không cần quá gò bó như khi ở văn phòng. Tuy nhiên, một số quy định về hiệu suất công việc cần phải được tuân thủ. Hoàn tất đầy đủ KPI, đảm bảo thời gian làm việc, tham gia các cuộc họp hay sẵn sàng báo cáo, trao đổi công việc trong giờ hành chính,… là một số quy định nên được đặt ra và yêu cầu nhân viên tuân thủ.
Tùy vào tính chất công việc và phong cách lãnh đạo của người quản lý, các quy định có thể thoải mái hơn hoặc “rắn” hơn. Các quản lý có thể trao đổi với nhân viên của mình kỹ lưỡng hơn về vấn đề này để đi đến quyết định phù hợp nhất. Các quy định không nên quá vô lý, quan trọng là tính phù hợp với thời điểm và hoàn cảnh chung. Dù vậy, việc đặt ra các quy định làm việc là điều không thể thiếu để đảm bảo việc vận hành hệ thống. Một công ty hoạt động tốt giữa mùa dịch khó khăn cũng là điều cần thiết để đảm bảo công việc cho nhân viên.
3.Đảm bảo “giờ đi làm” trong tập thể
Điều này nhắc nhở các nhà quản lý về thời gian cá nhân của nhân viên. Nhân viên ở nhà làm việc không có nghĩa là cả ngày dùng để làm việc thoải mái. Có rất nhiều yếu tố tác động khiến việc làm việc tại nhà trở nên áp lực hơn rất nhiều so với làm việc tại văn phòng. Chính vì vậy, các “sếp” cần đảm bảo lợi ích tối thiểu của nhân viên, chính làm thời gian làm việc giới hạn trong giờ hành chính.
Những khoảng thời gian như giờ nghỉ trưa, sau giờ làm việc, hay mới sáng sớm, bạn nên hạn chế gọi điện cho nhân viên của mình để nói chuyện công việc. Những việc đó có thể và nên thực hiện trong giờ hành chính. Ngoại trừ các công việc quá cấp bách và ảnh hưởng lớn đến công việc, các công việc khác có thể được báo trước qua email hoặc tin nhắn. Deadline cho những công việc này cũng không nên quá gấp gáp. Từng chi tiết nhỏ như vậy, nếu không được xử lý tốt sẽ tạo ra áp lực rất lớn cho nhân viên. Điều này không chỉ khiến công việc được hoàn thành qua loa mà còn tạo cho nhân viên cảm giác chán việc dần.
Khi làm việc online, các “sếp” nên sử dụng công nghệ một cách hiệu quả nhất có thể. Hãy tích cực vừa đủ trong việc tổ chức các cuộc họp hoặc thảo luận online định kỳ. Không khí của các cuộc gặp mặt này cũng không nên quá gò bó hay nặng nề. Bạn có thể cùng nhân viên bàn về công việc hay chia sẻ quá trình làm việc tại nhà của mọi người. Nội dung thảo luận cũng có thể mở rộng ra việc triển khai các ý tưởng mới, hỗ trợ nhau các khó khăn làm việc online,… Hay thậm chí rảnh rỗi video call cả nhóm để kể chuyện ở nhà hay con cái cũng không thành vấn đề. Các cuộc gặp mặt “phong cách mùa dịch” này không chỉ giúp mọi người trao đổi công việc dễ dàng hơn. Chúng còn giúp gắn kết mọi người trong những ngày “bị chia cắt” như hiện nay.
Để một cuộc video call không bị gượng gạo, người quản lý cần là người tiên phong trong việc xây dựng bầu không khí vui vẻ và tích cực. Nếu việc này đối với bạn quá khó khăn, hãy nhờ một nhân viên nào đó có sức ảnh hưởng trong văn phòng của bạn. Mục tiêu chính là gắn kết mọi người trong cả công việc và cuộc sống. Biết đâu, sau mùa dịch, nhân viên sẽ có cái nhìn hoàn toàn mới về bạn thì sao? Một người “sếp” năng động và đáng tin cậy có thể gắn kết mọi người,…
5.Đầu tư kiến thức công nghệ
Gần đây, tôi có nghe em trai mình kể một câu chuyện về việc học online của cu cậu tại trường đại học. Nội dung chính là việc các cậu học trò tinh nghịch trêu giảng viên của mình bằng cách hướng dẫn giảng viên dùng phần mềm dạy học online sai cách. Điều này khiến giảng viên không kiểm soát được phần mềm và mất khá nhiều thời gian setup lại công cụ. Kết quả là các cô cậu sinh viên có thêm thời gian nghỉ ngơi và bớt thời gian học đi.
Câu chuyện trên cũng cảnh báo các nhà quản lý nên đào sâu kiến thức công nghệ cho mình ngay và luôn. Tất nhiên các nhân viên sẽ không dám trêu bạn như mấy có cậu học sinh ở trên. Tuy nhiên, vì là môi trường công việc, bạn nên làm tốt được công việc của mình thay vì suốt ngày nhờ cậy sự giúp đỡ của nhân viên hay bộ phận kỹ thuật. Các công cụ làm việc online hiện nay cũng được tích hợp dần để đơn giản hóa thao tác, giúp cho mọi người ai cũng có thể sử dụng được. Vậy nên sẽ không khó để tìm tòi hay tìm hướng dẫn chi tiết trên mạng. Hãy thể hiện rằng bạn thực sự là một người quản lý ngay từ chính những việc nhỏ nhất. Điều này cũng ít nhiều tạo nên niềm tin nơi chính các nhân viên của bạn.
Làm việc online có thể đã mang lại nhiều khó khăn đối với một vài nhà quản lý. JobsGO mong rằng bài viết này đã giúp bạn tìm ra cho mình những giải pháp tốt nhất để dẫn dắt đội, nhóm, công ty mình vượt qua giai đoạn khó khăn này.
Linh Lê
