Những người có kỹ năng tin học văn phòng (Microsoft Office/ MS Office) tốt có lợi thế hơn những người khác khi ứng tuyển vào cùng một vị trí với kinh nghiệm và kiến thức tương đương đặc biệt là khi ứng tuyển tuyển dụng nhân viên văn phòng. Và tin tốt là việc học tin học văn phòng không quá khó. Sau khi làm quen với các ứng dụng, bạn sẽ làm việc ngày càng hiệu quả hơn.
Nếu bạn vẫn chưa tự tin lắm về kỹ năng MS Office của mình, hãy đánh thức chúng trước khi bạn đánh mất cơ hội việc làm và thăng tiến tuyệt vời chỉ vì những thiếu sót này.
Kỹ năng tin học văn phòng là gì? Dưới đây là tất cả 5 bạn nên nắm vững.
#1. Microsoft Excel
Excel được sử dụng trong nhiều loại công việc khác nhau theo nhiều cách khác nhau. Nó là một công cụ cực kỳ lĩnh hoạt cho phép bạn lưu trữ, sắp xếp dữ liệu, thực hiện các phép tính quan trọng và báo cáo,…
Các chuyên gia trong lĩnh vực nhân sự cho biết, họ đánh giá cao những người tìm việc có nhiều kiến thức về Excel. Vì những ứng viên này có thể sử dụng Excel để giải mã các số liệu quan trọng và xây dựng hệ thống dữ liệu có giá trị cho một công ty. Nhân viên thành thạo Excel giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót.
? Xem thêm: 10+ công thức Excel thông dụng – Dân văn phòng nhất định phải biết
#2. PowerPoint
PowerPoint là phần mềm trình chiếu – phương tiện giúp bạn truyền đạt thông tin, kết quả công việc một cách cô đọng và hiệu quả. Đặc biệt, việc thành thạo PowerPoint cũng là một trong những kỹ năng được kiểm tra trong IC3 thi những gì, giúp đánh giá năng lực sử dụng các công cụ công nghệ thông tin.
PowerPoint có rất nhiều tính năng, chẳng hạn như đổ bóng, âm thanh và chuyển tiếp trang chiếu. Những người thành thạo PowerPoint sẽ biết cách sử dụng các tính năng phù hợp để tạo điểm nhấn và trình bày vấn đề một cách hiệu quả.
Làm việc với PowerPoint có thể rất thú vị và bổ ích. Công cụ này có ích trong mọi vai trò, đặc biệt là trong môi trường công sở – nơi các nhiệm vụ hành chính được coi trọng.
#3. Microsoft Access
Microsoft Access mở rộng khả năng lưu trữ và phân tích dữ liệu của Excel. Trong khi Excel làm việc hiệu quả với lượng dữ liệu tương đối nhỏ, thì Access hỗ trợ quản lý cơ sở dữ liệu lớn hơn. Đây là một kỹ năng cực kỳ hữu ích nếu công việc của bạn liên quan đến quản lý thông tin.
Tất cả các doanh nghiệp đều được hưởng lợi từ việc xác định xu hướng và kết hợp thông tin chính xác với từng tình huống. Nếu bạn có kiến thức tốt hơn về việc tổ chức cơ sở dữ liệu thông qua bảng tính, biểu mẫu, truy vấn, bộ lọc,… thì bạn sẽ trở thành “ngôi sao” nổi bật của văn phòng.
Nếu bạn đã quen thuộc với Access và muốn thử thách trong công việc quản lý cơ sở dữ liệu lớn hơn, hãy cân nhắc học mã hóa SQL.
? Xem thêm: Chứng chỉ tin học là gì? Có chứng chỉ tin học lương có tăng không?
#4. QuickBooks
QuickBooks là phần mềm kế toán hữu ích trong việc hoàn thành một loạt các nhiệm vụ như quản lý hóa đơn, lập hóa đơn, quản lý hợp đồng, báo cáo, quản lý hàng tồn kho và quản lý vốn,… Về cơ bản, QuickBooks cho phép chủ của các doanh nghiệp nhỏ kiểm soát tài chính một cách dễ dàng. Phần mềm này là lựa chọn lý tưởng đối với các tổ chức/ công ty không có khả năng thuê kế toán riêng.
Mặc dù được gọi là phần mềm kế toán, song QuickBooks có thể được ứng dụng trong tất cả các ngành, thậm chí, bạn cũng có thể sử dụng nó để quản lý tài chính cá nhân. QuickBooks cho phép bạn theo dõi nguồn tiền vào và ra; quản lý các khoản chi tiêu trong ngày; đưa ra báo cáo theo từng tháng;…
Do tính linh hoạt và độ tin cậy cao, QuickBooks đã trở thành một công cụ rất phổ biến. Và việc bạn có thể sử dụng QuickBooks có thể được nhiều nhà tuyển dụng đánh giá cao.
#5. Email
Mọi nhân viên văn phòng đều phải sử dụng email mỗi ngày, vì đây là công cụ giao và nhận việc hiệu quả nhất hiện nay. Song thật đáng tiếc vì không phải ai cũng biết dùng email đúng cách.
Trên thực tế, email là một trong những kẻ “đánh cắp thời gian” phổ biến nhất chốn văn phòng. Vì vậy, bạn buộc phải học cách sắp xếp email một cách khoa học. Điều này không chỉ giúp hộp thư của bạn trông gọn gàng hơn mà nó còn giúp bạn không bị sao nhãng bởi những nội dung thiếu giá trị; đồng thời cho phép bạn phản hồi những thông tin quan trọng một cách nhanh chóng.
Dưới đây là một vài tips giúp bạn sử dụng email hiệu quả hơn:
- Kiểm tra email của bạn chỉ 2 hoặc 3 lần một ngày.
- Tạo quy tắc để lọc các email của bạn.
- Tạo nhãn để sắp xếp email.
- Phân tách email quan trọng bằng hộp thư ưu tiên.
- Nhóm email vào cuộc hội thoại để quản lý luồng thông tin một cách hiệu quả.
? Xem thêm: Chứng chỉ tin học IC3 là gì? Nghề nào cần có chứng chỉ IC3?
Kết luận
Hãy học cách sử dụng 5 kỹ năng tin học văn phòng mà JobsGO đã giới thiệu ở trên, bạn sẽ nhanh chóng nhận thấy rằng công việc của mình được giải quyết một cách hiệu quả, năng suất làm việc được nâng cao. Và khi đó, bạn sẽ nhận được nhiều cơ hội việc làm cũng như những cơ hội thăng tiến tuyệt vời.
Tìm việc làm ngay!(Theo JobsGO - Nền tảng tìm việc làm, tuyển dụng, tạo CV xin việc)