Hybrid working là gì? Lợi ích và cách thực hiện mô hình Hybrid working

Từ sau đại dịch COVID-19, Hybrid Working dần được ưa chuộng dù xuất phát điểm chỉ là hình thức làm việc thích ứng với dịch bệnh. Vậy Hybrid Working là gì? Tại sao hình thức làm việc này lại được ưa chuộng đến vậy, hãy theo dõi bài viết dưới đây để có thể có được câu trả lời nhé.

Hybrid Working là gì? Làm việc Hybrid là gì?

Hybrid working là gì? Hybrid Working là hình thức làm việc linh hoạt cho phép kết hợp giữa làm việc tại văn phòng và làm việc tại nhà với cam kết đạt đủ hiệu suất.

Theo đó, với hình thức làm việc này, nhân viên sẽ không phải đến văn phòng đều đặn 8 giờ/ ngày và 5, 6 ngày/ tuần mà có thể lựa chọn khung giờ làm việc hiệu quả nhất với bản thân. Khung giờ của họ có thể không giống với bất kỳ ai nhưng nếu vẫn đem lại hiệu quả cho doanh nghiệp, họ vẫn được chấp nhận.

>> Tìm hiểu thêm: WFH là gì? Tất cả những điều cần biết về Work From Home

Lợi ích của làm việc Hybrid Working là gì?

Hybrid Working có xuất phát từ Work From Home, tức là hình thức làm việc toàn thời gian tại nhà với mục đích phòng chống dịch bệnh và bảo vệ sự an toàn của toàn bộ đội ngũ nhân sự. Tuy nhiên, khi dịch bệnh qua đi, nhiều doanh nghiệp nhận thấy hình thức làm việc online không phải lựa chọn tồi. Họ đã lựa chọn kết hợp làm việc trực tuyến song song với làm việc tại văn phòng và nhận được sự hưởng ứng của nhiều nhân viên.

Dần dần, khi đưa vào triển khai, hình thức làm việc Hybrid Working linh hoạt này ngày càng được nhiều doanh nghiệp ưa chuộng hơn nhờ những lợi ích nổi bật như:

• Giúp nhân viên có được sự thoải mái, linh hoạt trong công việc hàng ngày.
• Thay đổi bầu không khí đã nhàm chán, cứng nhắc trong công việc. Vực dậy lại tinh thần cho đội ngũ nhân sự cũ đã mất nhiệt huyết thuở mới vào nghề.
• Tăng năng suất, hiệu quả công việc khi nhân viên có tinh thần và nhiệt huyết.
• Giúp nhân viên tránh các tình trạng ô nhiễm, tắc đường, muộn giờ làm,…
• Giúp doanh nghiệp giảm thiểu các chi phí vận hành trong quá trình làm việc.
• Tận dụng nguồn kinh phí tiết kiệm để đầu tư, phát triển những mảng, lĩnh vực công ty chưa mạnh.
• Gia nhập và học tập các xu hướng làm việc mới của các nước tiên tiến, mở rộng thị trường và hội nhập quốc tế.

>> Tìm hiểu thêm: Freelance là gì?

Thách thức của doanh nghiệp khi triển khai Hybrid Working

Dù có nhiều lợi ích, song việc triển khai Hybrid Working cũng khiến các doanh nghiệp phải đối mặt với không ít thách thức như:

Sắp xếp không gian văn phòng

Khi áp dụng mô hình làm việc kết hợp hoặc làm việc tại nhà, doanh nghiệp sẽ cần phải xem xét các lựa chọn văn phòng sao cho hiệu quả mà tiết kiệm. Bạn cần phải tạo ra hệ thống công bằng cho nhân viên, đảm bảo doanh nghiệp không phải trả tiền lãng phí cho không gian văn phòng chưa sử dụng đến.

Đòi hỏi khả năng bảo mật cao

Khoảng 75% nhà lãnh đạo công ty công nghệ cho rằng, xu hướng công việc trong tương lai sẽ bao gồm các lựa chọn kết hợp/làm việc tại nhà. Tuy nhiên, có tới hơn 1 nửa trong số họ tỏ ra lo ngại về vấn đề bảo mật.

Khi nhân viên sử dụng mạng wifi công cộng có thể khiến thông tin dữ liệu bị rò rỉ. Nguyên tắc để bắt đầu mô hình này chính là doanh nghiệp phải cập nhật chính sách bảo mật toàn diện.

Xây dựng kế hoạch triển khai ngắn và dài hạn

Theo Giáo sư Anicich của Đại học Nam California, bước đầu để áp dụng mô hình Hybrid Working chính là thu thập dữ liệu về các vai trò công việc, nhiệm vụ nào phù hợp làm tại nhà.

Các doanh nghiệp sẽ cần phải quyết định lựa chọn kết hợp hoặc làm việc tại nhà ở cả cấp độ công ty và nhóm. Theo đó, công ty sẽ phải yêu cầu các nhóm lập kế hoạch ngắn hạn, dài hạn về những ngày làm việc từ xa hay cùng lên văn phòng.

Không phải doanh nghiệp nào cũng triển khai được Hybrid Working

Thực tế, không phải doanh nghiệp nào cũng có thể áp dụng mô hình Hybrid Working. Theo một cuộc khảo sát trên nền tảng truyền thông Slack, các ngành, công việc phù hợp để triển khai Hybrid Working gồm:

• Nhân viên phát triển kinh doanh
• Quản lý sản phẩm
• Quản lý chương trình & dự án
• Công nghệ thông tin & bảo mật
• Chủ doanh nghiệp

Ngược lại, có những ngành ít phù hợp với mô hình Hybrid Working là:

• Dịch vụ chăm sóc khách hàng
• Hỗ trợ khách hàng
• Truyền thông
• Nghệ thuật thiết kế
• Giáo dục

Hướng dẫn xây dựng mô hình Hybrid Working hiệu quả

Để xây dựng mô hình Hybrid Working, doanh nghiệp cần thực hiện theo các bước dưới đây:

Đưa ra các chính sách, quy định

Dù là mô hình làm việc linh hoạt, song không phải tất cả mọi hoạt động đều tự do, không có sự can thiệp. Để quản lý tốt, doanh nghiệp vẫn cần đưa ra các chính sách, quy định mang tính kỷ luật nội bộ. Ví dụ:

• Tiêu chí đánh giá các nhân viên đủ điều kiện.
• Yếu tố tác động khiến nhân viên tự đề xuất áp dụng mô hình này.
• Làm rõ vai trò, trách nhiệm của nhân viên, quản lý.
• Cân nhắc một số quy định về chi phí, thiết bị, máy móc,…

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể triển khai mô hình này theo cấp độ nhóm, phòng ban thay vì từng cá nhân.

Xây dựng kế hoạch ngắn hạn

Toàn bộ kế hoạch liên quan đến thay đổi không gian làm việc đều cần thông báo đến nhân viên một cách rõ ràng kèm theo giải pháp an toàn, phù hợp. Doanh nghiệp có thể triển khai như sau:

• Khảo sát nhu cầu, xác định rõ đối tượng cần ưu tiên làm việc tại nhà trong trường hợp phải thay đổi đột ngột. Đây thường là những người hay ốm đau, bệnh tật hoặc đang chăm sóc người già, trẻ con trong gia đình.
• Sắp xếp không gian văn phòng, đảm bảo khoảng cách an toàn, tránh việc tụ tập.
• Lập thời gian biểu theo dõi nhân viên làm việc từ xa và làm tại văn phòng.
• Thu thập ý kiến, phản hồi của nhân viên sau khi hoàn thành kế hoạch, đồng thời khuyến khích họ đưa ra câu hỏi. Nhà lãnh đạo cần lắng nghe để hiểu mong muốn về địa điểm làm việc của nhân viên, từ đó đưa ra các quyết định phù hợp.

Đảm bảo yếu tố pháp luật

Khi áp dụng mô hình Hybrid Working, doanh nghiệp cần phải đảm bảo các yếu tố về pháp luật. Đó là hợp pháp hóa hình thức, đưa các điều khoản vào hợp đồng lao động cũng như tin tuyển dụng.

• Nhân viên làm việc tại nhà phải được đối xử như nhân viên tại văn phòng, được tiếp cận cơ hội phát triển, thăng tiến.
• Phương thức trao đổi cần nhất quán, hỗ trợ cho người làm việc từ xa về cách liên hệ với quản lý, duy trì kết nối, tránh cô lập, stress.
• Đảm bảo quyền lợi về sức khỏe, sự an toàn , phúc lợi dù nhân viên làm việc ở nhà. Doanh nghiệp cũng cần nhắc nhở nhân viên tuân thủ theo quy định về nghỉ phép, báo cáo tình trạng với quản lý trực tiếp.
• Đảm bảo một số khoản phụ cấp như ăn trưa, đi lại và tiền lương, bảo hiểm, phúc lợi.

Kế hoạch đào tạo và phát triển đội ngũ quản lý

Mô hình Hybrid Working đòi hỏi nhà lãnh đạo cần phải phát triển thêm các kỹ năng mới, làm sao để quản lý nhân sự một cách hiệu quả. Chẳng hạn như:

• Hiểu nhân viên của mình, thay đổi hoặc điều chỉnh cách làm việc phù hợp cho từng cá nhân.
• Phát triển các kỹ năng, đảm bảo giao tiếp hiệu quả, quản lý hiệu suất và có mối liên kết giữa các thành viên trong nhóm.

Bên cạnh đó, các thông tin, hướng dẫn từ doanh nghiệp cũng cần được cung cấp đầy đủ để quản lý nhanh chóng nắm bắt sự thay đổi, điều phối nhân sự phù hợp, kịp thời.

Xây dựng kế hoạch giao tiếp, truyền thông

Khi làm việc từ xa, việc giao tiếp giữa nhân viên với nhau hay với quan lý là điều rất quan trọng. Truyền thông, giao tiếp kém có thể khiến luồng thông tin bị đứt gãy, không được truyền đạt, thông báo đến tất cả mọi người. Do đó, nhà lãnh đạo, quản lý sẽ cần đảm bảo quá trình giao tiếp giữa mọi người phải được duy trì và có chủ đích.

Mặt khác, mỗi nhóm sẽ có quy mô, bản chất và nhiệm vụ khác nhau nên phương thức giao tiếp cũng sẽ khác nhau. Doanh nghiệp có thể xem xét một số phương án như:

• Toàn bộ các cuộc họp đều phải được tổ chức online để mọi người cùng tham gia.
• Mỗi nhóm cần thiết lập nguyên tắc, thời gian họp, trao đổi riêng.
• Tạo cơ hội kết nối trực tiếp nhiều hơn để duy trì sự gắn kết.

Trang bị công cụ hỗ trợ

Có thể thấy, công nghệ ngày càng phát triển và đóng vai trò không thể thiếu trong quá trình làm việc của con người. Ngoài sự linh hoạt thay đổi môi trường, doanh nghiệp cũng cần trang bị thêm các công cụ hỗ trợ khác, áp dụng thêm nhiều phương án như:

• Hỗ trợ nhân viên sử dụng đầy đủ công nghệ có sẵn, đồng thời đảm bảo yếu tố sức khỏe, tinh thần khi sử dụng.
• Rà soát hệ thống, thiết bị có sẵn trong văn phòng, đánh giá xem chúng có phù hợp với hình thức làm việc kết hợp không?
• Sử dụng nhiều công cụ, nền tảng, hỗ trợ hoạt động để nhân viên có thể giao tiếp linh hoạt.

Cân bằng hiệu quả công việc và cuộc sống

Làm việc từ xa giúp nhân viên có thể cải thiện về sức khỏe, giảm thời gian đi lại, tự chủ giờ làm việc,… Tuy nhiên, nó cũng có thể khiến cho ranh giới giữa công việc và cuộc sống bị xóa bỏ. Bởi vậy, doanh nghiệp cần xem xét hỗ trợ nhân viên bằng cách:

• Đào tạo nhân viên cách quản lý thời gian, cân bằng cuộc sống, công việc.
• Đào tạo các kỹ năng thích ứng với công nghệ, tạo thói quen sử dụng công nghệ hiệu quả, có thể ngắt kết nối khi cần.
• Nâng cao nhân thức đội ngũ quản lý về ảnh hưởng của mô hình Hybrid Working, trang bị kỹ năng giao tiếp để nhân viên thoải mái chia sẻ các vấn đề của bản thân.
• Cung cấp thông tin, tổ chức hoạt động cải thiện sức khỏe tinh thần cho nội bộ công ty.

Quản lý hiệu suất công việc hiệu quả

Ban đầu, việc áp dụng mô hình Hybrid Working có thể sẽ chưa đạt được hiệu quả tốt. Tuy nhiên, để xây dựng chiến lược lâu dài, thay vì đánh giá nhân viên qua thời gian làm việc tại văn phòng hay điểm danh online, doanh nghiệp có thể nhìn vào kết quả họ làm được. Một số yếu tố cần cân nhắc như:

• Người quản lý được trang bị kỹ năng gì để đánh giá hiệu suất dựa trên mục tiêu, kết quả?
• Các hệ thống, quy trình quản lý hiện tại có phù hợp với hình thức làm việc từ xa không?
• Văn hóa doanh nghiệp có tập trung vào khen thưởng, công nhận thành tích, khích lệ nhân viên không?
• Quản lý có thời gian để cùng thảo luận, cập nhật mục tiêu mới không?

Làm sao để triển khai Hybrid Working hiệu quả?

Bên cạnh các doanh nghiệp mạnh dạn thử Hybrid Working – hình thức làm việc độc đáo nhưng cũng không kém phần mạo hiểm thì nhiều công ty vẫn do dự vì lo sợ các bất cập trong quá trình triển khai. Dưới đây là một số lưu ý để có thể triển khai Hybrid Working hiệu quả, các doanh nghiệp, công ty có thể tham khảo:

Xem xét ngành nghề, lĩnh vực của doanh nghiệp

Hybrid Working là hình thức làm việc hiệu quả. Tuy nhiên, không phải vì vậy mà nó phù hợp với tất cả các doanh nghiệp. Chính vì vậy, các doanh nghiệp cần chú ý kỹ vấn đề này trước khi triển khai Hybrid Working trên thực tế.

Cụ thể, các hình thức có thể áp dụng Hybrid Working là những ngành liên quan đến công nghệ, Marketing, quảng cáo, bán hàng,… Ngược lại, các ngành nghề cần tuân thủ nghiêm ngặt về quy trình và bảo mật như ngân hàng, chứng khoán,… thì không nên áp dụng.

Chuẩn bị, sắp xếp kỹ càng các công đoạn chuyển giao

Chúng ta không thể phủ nhận hiệu quả của Hybrid Working khi hàng loạt các tập đoàn lớn trên thế giới như Microsoft, McKinsey & Company,… đã áp dụng và đạt thành công ngoài mong đợi. Tuy nhiên, để có được hiệu quả như vậy, các tập đoàn này đã phải dành rất nhiều thời gian để nghiên cứu các công đoạn chuyển giao hình thức làm việc.

Theo đó, các ứng dụng, phần mềm ứng dụng là vấn đề được quan tâm hàng đầu. Cùng với đó, bộ phận nhân sự nào được phù hợp với hình thức làm việc này cũng là yếu tố cần được chú ý. Chưa dừng lại ở đó, mỗi đội ngũ nhân sự lại phù hợp với hình thức quản lý, đánh giá hiệu quả từ xa khác nhau nên các doanh nghiệp cần chuẩn bị thật kỹ càng trước khi triển khai và áp dụng Hybrid Working trên thực tế.

Xây dựng hệ thống quản lý hiệu quả

Làm việc từ xa khác hoàn toàn với làm việc trực tiếp tại văn phòng. Theo đó, cần phải có hệ thống quản lý phù hợp để đạt hiệu quả tốt nhất. Cùng với đó, doanh nghiệp cũng phải chấp nhận các hệ thống này chỉ có thể đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên chứ không thể đánh giá chính xác mức độ chuyên cần, đúng giờ,…

Xây dựng tiêu chí đánh giá hiệu suất

Hình thức làm việc Hybrid Working đòi hỏi cách đánh giá hiệu suất, chất lượng của nhân viên cũng phải được thay đổi, cập nhật. Doanh nghiệp sẽ không còn dùng thời gian có mặt tại công ty hay chấm công sớm – muộn để định đoạt kết quả nhân viên. Thay vào đó, các nhà lãnh đạo, quản lý cần có quy trình giao việc, theo dõi, đánh giá một cách công bằng cho cả nhân viên làm việc tại nhà và tại công ty.

Hy vọng các thông tin chia sẻ trong bài viết của JobsGO có thể hữu ích và giúp bạn trả lời câu hỏi: “Hybrid Working là gì?”. Từ đó, bạn có thể có được các đề xuất, đóng góp phù hợp với sự phát triển của công ty. Đừng quên chia sẻ bài viết cũng như theo dõi chúng tôi để có thể nắm được các thông tin bổ ích tiếp theo.

(Theo JobsGO - Nền tảng tìm việc làm, tuyển dụng, tạo CV xin việc)

Chia sẻ bài viết này trên: