Gộp sổ BHXH là gì? Hướng dẫn thủ tục gộp sổ năm 2026

Trong những trường hợp đổi công việc, nhiều người lao động vô tình sở hữu từ hai sổ bảo hiểm trở lên do doanh nghiệp đăng ký trùng mã số. Khi đó, gộp sổ BHXH là thủ tục bắt buộc để đảm bảo toàn bộ quá trình tham gia bảo hiểm được ghi nhận đầy đủ và chính xác. Trong bài viết dưới đây, JobsGO sẽ hướng dẫn gộp sổ BHXH chi tiết, giúp bạn hiểu rõ hồ sơ, quy trình và cách xử lý các trường hợp thường gặp khi thực hiện thủ tục này.

Xem nhanh nội dung

1. Gộp sổ BHXH là gì?
2. Thủ tục gộp sổ BHXH
3. Cách gộp sổ BHXH khác tỉnh
4. Gộp sổ bảo hiểm xã hội có mất phí không?
5. Lưu ý quan trọng khi thực hiện gộp sổ BHXH

1. Gộp sổ BHXH là gì?

Gộp sổ bảo hiểm xã hội là thủ tục hợp nhất nhiều sổ BHXH của một người đang sở hữu thành một sổ duy nhất, nhằm tuân thủ đúng quy định của Luật Bảo hiểm xã hội.

Theo khoản 4 Điều 46 Quyết định 595/QĐ-BHXH: “Trường hợp một người có từ hai sổ BHXH trở lên với thời gian đóng không trùng nhau, cơ quan BHXH sẽ thu hồi toàn bộ các sổ, chuẩn hóa lại dữ liệu và in toàn bộ quá trình đóng – hưởng BHXH và bảo hiểm thất nghiệp vào một sổ mới.”

Về nguyên tắc, mỗi người lao động chỉ được cấp và sử dụng một sổ BHXH duy nhất. Vì vậy, đối tượng phải gộp sổ là những người có từ hai sổ BHXH trở lên. Việc gộp là bắt buộc để tránh phát sinh vướng mắc khi giải quyết các chế độ BHXH sau này.

Gộp sổ BHXH giúp người lao động dễ dàng theo dõi quá trình tham gia BHXH của mình

2. Thủ tục gộp sổ BHXH

Để quá trình gộp sổ diễn ra thuận lợi, người lao động nên chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và kiểm tra kỹ thông tin cá nhân trước khi nộp. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về thủ tục gộp sổ BHXH theo quy định hiện hành mà bạn có thể tham khảo.

2.1. Hồ sơ cần chuẩn bị

Khi thực hiện hồ sơ gộp sổ BHXH, người lao động cần chuẩn bị các giấy tờ sau:

Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT ( Mẫu TK1-TS)
Toàn bộ sổ BHXH đang sở hữu
CCCD còn hiệu lực
Đơn đề nghị cấp lại sổ BHXH trong trường hợp bị mất sổ

Nếu doanh nghiệp thực hiện thủ tục thay người lao động, đơn vị có thể cần bổ sung thêm Mẫu D01-TS theo quy định của cơ quan BHXH.

Hồ sơ gộp sổ BHXH cần chuẩn bị đầy đủ trước khi nộp cho cơ quan bảo hiểm xã hội.

2.2. Địa điểm làm thủ tục gộp sổ BHXH

Người lao động đang làm việc tại doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ thông qua đơn vị sử dụng lao động để chuyển đến cơ quan BHXH xử lý.

Trong trường hợp đã nghỉ việc hoặc đang bảo lưu thời gian tham gia BHXH, người lao động được phép nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH quận/huyện nơi cư trú.

Hiện nay, nhiều người lựa chọn nộp hồ sơ online qua VssID hoặc Cổng Dịch vụ công. Tuy nhiên, bản gốc sổ BHXH vẫn cần gửi về cơ quan BHXH để đối chiếu và xác thực thông tin.

2.3. Thời gian để gộp sổ BHXH là bao lâu?

Theo quy định hiện hành, thời gian giải quyết hồ sơ gộp sổ BHXH thường không quá 10 ngày làm việc kể từ khi cơ quan BHXH nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Đối với trường hợp cần xác minh quá trình tham gia BHXH tại nhiều tỉnh hoặc nhiều đơn vị khác nhau, thời gian xử lý có thể kéo dài tối đa 45 ngày. Khi đó, cơ quan BHXH sẽ có văn bản thông báo cụ thể cho người lao động biết tình trạng hồ sơ.

2.4. Quy trình cấp gộp sổ bảo hiểm xã hội

Với cách gộp sổ BHXH bị mất một sổ được xử lý nhanh chóng và hạn chế tối đa các vướng mắc phát sinh, người lao động cần chủ động kiểm tra và đối chiếu thông tin trước khi nộp hồ sơ. Quy trình kiểm tra bao gồm các bước sau:

Bước 1: Đối chiếu thông tin cá nhân trên sổ BHXH

Trước hết, cần kiểm tra các thông tin nhân thân như họ và tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, dân tộc, quốc tịch… trên hai sổ BHXH. Từ đó xác định:

Trường hợp 1: Thông tin cá nhân trên hai sổ trùng khớp ⇒ Chuyển sang bước kiểm tra quá trình tham gia BHXH.
Trường hợp 2: Thông tin cá nhân không đồng nhất ⇒ Cần lập hồ sơ điều chỉnh thông tin để thống nhất dữ liệu trước khi gộp sổ.

Bước 2: Kiểm tra quá trình đóng và nội dung ghi nhận trên sổ

Quá trình đóng BHXH trên từng sổ có thể xảy ra sai sót như thiếu thời gian tham gia, ghi nhầm chức danh hoặc sai thông tin về mức lương. Vì vậy, cần xác định:

Trường hợp 1: Thông tin được ghi nhận đầy đủ, chính xác ⇒ Có thể tiếp tục thực hiện thủ tục gộp sổ.
Trường hợp 2: Phát hiện thiếu hoặc sai nội dung (thời gian đóng, chức danh, mức lương…) ⇒ Người lao động phải bổ sung hồ sơ điều chỉnh để cập nhật đúng dữ liệu trên hệ thống.

Bước 3: Nộp hồ sơ tại cơ quan BHXH

Sau khi kiểm tra và hoàn thiện thông tin, người lao động nộp bộ hồ sơ gộp sổ tại cơ quan BHXH cấp huyện nơi mình tham gia BHXH.

Thời gian giải quyết thủ tục theo hướng dẫn gộp sổ BHXH được quy định tại Khoản 2 Điều 29 Quyết định số 2525/VBHN-BHXH, tối đa 10 ngày kể từ khi cơ quan BHXH nhận được hồ sơ hợp lệ.

Trong những trường hợp đặc biệt cần xác minh lại quá trình đóng BHXH, thời gian xử lý có thể kéo dài đến 45 ngày. Cơ quan BHXH sẽ chủ động thông báo cho người lao động khi phát sinh trường hợp này.

3. Cách gộp sổ BHXH khác tỉnh

Nhiều người thắc mắc có gộp được sổ bảo hiểm không? Trong quá trình làm việc, người lao động có thể thay đổi công việc hoặc làm việc tại hai công ty ở hai tỉnh khác nhau, dẫn đến việc sở hữu hai sổ BHXH tại hai tỉnh. Với trường hợp này, người lao động bắt buộc phải thực hiện thủ tục gộp sổ bảo hiểm xã hội khác tỉnh theo đúng quy định pháp luật.

Căn cứ khoản b, Điều 27, Văn bản hợp nhất số 2089/VBHN-BHXH ngày 26/6/2020 của BHXH Việt Nam, để gộp sổ BHXH tại hai tỉnh khác nhau, người lao động cần chuẩn bị các giấy tờ sau:

Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS);
Toàn bộ các sổ BHXH đề nghị gộp (nếu có).

Nếu đang làm việc, bạn cần nộp hồ sơ cho đơn vị nơi bạn làm việc. Đơn vị sẽ thay bạn nộp cho cơ quan BHXH. Nếu đang bảo lưu thời gian đóng BHXH: Nộp hồ sơ trực tiếp cho cơ quan BHXH cấp huyện nơi bạn cư trú.

Người lao động hoàn toàn có thể thực hiện gộp sổ BHXH khác tỉnh theo quy định hiện hành

4. Gộp sổ bảo hiểm xã hội có mất phí không?

Theo quy định hiện hành của BHXH Việt Nam, toàn bộ thủ tục gộp sổ đều được thực hiện miễn phí. Người lao động không phải đóng thêm bất kỳ khoản lệ phí nào khi thực hiện thủ tục này.

Tuy nhiên, nếu lựa chọn gửi hồ sơ qua đường bưu điện, người lao động có thể cần thanh toán chi phí vận chuyển hồ sơ theo quy định của đơn vị chuyển phát.

5. Lưu ý quan trọng khi thực hiện gộp sổ BHXH

Khi thực hiện cách gộp sổ BHXH, người lao động nên lưu ý:

Kiểm tra kỹ toàn bộ thông tin cá nhân trước khi nộp hồ sơ
Giữ lại bản photo các sổ BHXH cũ để đối chiếu khi cần
Theo dõi tình trạng xử lý hồ sơ trên ứng dụng VssID
Chủ động liên hệ cơ quan BHXH nếu thời gian xử lý kéo dài

Trong trường hợp có thời gian đóng BHXH trùng nhau, cơ quan BHXH sẽ thực hiện hoàn trả phần đóng trùng theo quy định.

Những lưu ý quan trọng khi gộp sổ BHXH

Việc gộp sổ BHXH giúp người lao động quản lý thống nhất quá trình tham gia bảo hiểm và đảm bảo đầy đủ quyền lợi về sau. Hy vọng những thông tin mà JobsGO chia sẻ ở trên đã giúp bạn hiểu rõ hơn về quy trình gộp sổ BHXH, hồ sơ cần chuẩn bị cũng như cách xử lý trong từng trường hợp cụ thể.

Câu hỏi thường gặp

1. Gộp sổ BHXH xong có thay đổi mã số BHXH không?

Thông thường, cơ quan BHXH sẽ giữ lại một mã số BHXH chính và hủy các mã số còn lại. Người lao động tiếp tục sử dụng duy nhất một mã số sau khi hoàn tất thủ tục.