Giờ làm việc văn phòng công chứng hiện nay

Giờ làm việc văn phòng công chứng là thông tin nhiều người quan tâm trước khi thực hiện các thủ tục như công chứng hợp đồng mua bán, chuyển nhượng, ủy quyền hay di chúc. Nắm rõ lịch làm việc, thời gian nghỉ và quy định công chứng ngoài giờ sẽ giúp bạn chủ động sắp xếp thời gian, tránh mất công đi lại và hoàn thành hồ sơ nhanh chóng.

1. Giờ làm việc hành chính của văn phòng công chứng

Văn phòng công chứng giờ làm việc như thế nào? Trụ sở công chứng (bao gồm phòng công chứng nhà nước và văn phòng công chứng tư) nhìn chung vận hành theo khung giờ quy chuẩn của các cơ quan hành chính. Tuy nhiên, thời gian mở cửa thực tế giữa từng đơn vị có thể điều chỉnh linh hoạt nhằm tối ưu hóa việc tiếp nhận và xử lý hồ sơ cho người dân.

Khung giờ làm việc từ thứ 2 đến thứ 6:

• Buổi sáng: Mở cửa đón khách và tiếp nhận hồ sơ từ 07h30 – 11h30 hoặc 08h00 – 12h00 (tùy thuộc vào nội quy cụ thể của từng địa phương cũng như quy chuẩn giờ làm việc mùa hè/mùa đông).
• Buổi chiều: Bắt đầu làm việc từ 13h00 – 17h00 hoặc 13h30 – 17h30.

Thời gian nghỉ trưa:

• Hầu hết các cơ quan công chứng nghỉ trưa trong khoảng 11h30 – 13h00 hoặc 12h00 – 13h30.
• Trong khung giờ này, bộ phận tiếp nhận hồ sơ sẽ tạm ngưng giao dịch trực tiếp, ngoại trừ một số văn phòng công chứng tư nhân bố trí nhân sự trực hỗ trợ tư vấn hoặc tiếp nhận trước tài liệu theo lịch hẹn.

Phòng công chứng làm việc đến mấy giờ? Giờ làm việc của văn phòng công chứng

2. Văn phòng công chứng có làm việc thứ 7, chủ nhật không?

Văn phòng công chứng có làm việc chủ nhật không? Để đáp ứng khối lượng giao dịch phát sinh lớn cũng như hỗ trợ những người bận rộn trong giờ hành chính, lịch làm việc ngày cuối tuần đã được nhiều đơn vị triển khai. Dù vậy, thời gian hoạt động vào thứ 7 và chủ nhật giữa các mô hình công chứng lại có sự khác nhau:

Đối với phòng công chứng (mô hình công lập):

• Do trực thuộc Sở Tư pháp và vận hành như cơ quan nhà nước, các phòng công chứng chủ yếu hoạt động từ thứ 2 đến thứ 6.
• Một số đơn vị có thể bố trí cán bộ trực làm việc vào sáng thứ 7 theo sự phân công công tác của cơ quan chủ quản.

Đối với văn phòng công chứng (mô hình tư nhân): Phần lớn các văn phòng công chứng tư nhân hiện nay đều mở cửa phục vụ thêm vào sáng thứ 7 (từ 07h30/08h00 – 11h30/12h00) hoặc cả ngày thứ 7.

Giờ làm việc phòng công chứng ngày cuối tuần

3. Văn phòng công chứng có làm việc ngày lễ, Tết không?

Theo quy định của pháp luật lao động và quy chế hoạt động chung, hầu hết các văn phòng công chứng (bao gồm cả công lập lẫn tư nhân) đều nghỉ làm việc vào các ngày lễ, Tết theo lịch nghỉ chung của nhà nước.

Tuy nhiên, thực tế vận hành vẫn có một số điểm lưu ý:

• Đối với phòng công chứng nhà nước: Nghỉ toàn bộ theo đúng lịch nghỉ lễ, Tết của cán bộ, công chức, viên chức nhà nước. Trong thời gian này, các phòng công chứng dừng hoàn toàn việc tiếp nhận và xử lý hồ sơ.
• Đối với văn phòng công chứng tư nhân: Về nguyên tắc vẫn áp dụng lịch nghỉ lễ, Tết. Dù vậy, đối với một số trường hợp đặc biệt cấp thiết (như lập di chúc khi người yêu cầu công chứng đang trong tình trạng nguy cấp, hoặc thực hiện các hợp đồng giao dịch có mốc thời gian bắt buộc), một số văn phòng tư nhân vẫn nhận hỗ trợ.
• Điều kiện để được hỗ trợ ngày lễ, Tết: Người dân bắt buộc phải liên hệ và thỏa thuận trước với văn phòng công chứng. Trường hợp này sẽ được tính là dịch vụ công chứng ngoài giờ/ngày nghỉ, người yêu cầu công chứng phải chi trả thêm khoản thù lao công chứng theo thỏa thuận bên cạnh phí công chứng niêm yết.

4. Quy định về công chứng ngoài giờ hành chính/ngoài trụ sở

Theo quy định của Luật Công chứng, tổ chức hành nghề công chứng có quyền cung cấp dịch vụ công chứng ngoài ngày, giờ làm việc của cơ quan hành chính nhà nước để đáp ứng nhu cầu công chứng của người dân. Đây là quyền chủ động của từng văn phòng chứ không phải nghĩa vụ bắt buộc, bởi việc bố trí công chứng viên và nhân viên làm thêm giờ còn phụ thuộc vào quy định về thời giờ làm thêm theo pháp luật lao động. Chính vì vậy, không phải văn phòng công chứng nào cũng nhận công chứng ngoài giờ, nhưng trên thực tế hầu hết các tổ chức hành nghề công chứng hiện nay đều triển khai dịch vụ này để cạnh tranh và phục vụ tốt hơn nhu cầu khách hàng.

Về chi phí, khi công chứng ngoài giờ hành chính, người yêu cầu công chứng vẫn phải nộp phí công chứng theo mức nhà nước quy định, đồng thời trả thêm thù lao công chứng ngoài giờ theo thỏa thuận với văn phòng, miễn là không vượt mức trần do UBND cấp tỉnh ban hành. Mức thù lao này thường cao hơn so với công chứng trong giờ hành chính thông thường, do phát sinh thêm chi phí bố trí nhân sự làm ngoài ca.

Đối với trường hợp công chứng ngoài trụ sở, thường áp dụng cho người già yếu, người bệnh không thể di chuyển, người đang bị tạm giam, tạm giữ, hoặc theo yêu cầu ký kết di chúc, văn bản ủy quyền tại nơi ở, bệnh viện, trại giam…, công chứng viên có thể đến tận nơi để thực hiện thủ tục. Khi đó, ngoài phí công chứng và thù lao cơ bản, khách hàng sẽ phải trả thêm chi phí đi lại cho công chứng viên, mức phí này dao động tùy khoảng cách di chuyển và có thể lên đến vài triệu đồng nếu đi ngoài phạm vi tỉnh, thành phố hoặc phải đi qua đêm. Mức phí cụ thể do văn phòng công chứng và người yêu cầu tự thỏa thuận, nên người dân cần trao đổi rõ trước khi thực hiện để tránh phát sinh chi phí ngoài dự kiến.

Quy định văn phòng công chứng làm ngoài giờ hành chính

5. Lưu ý về thời gian công chứng

Để quá trình làm việc diễn ra thuận lợi, đúng tiến độ và tiết kiệm tối đa thời gian cũng như chi phí, bạn nên lưu ý các điểm quan trọng dưới đây:

• Liên hệ xác nhận lịch làm việc trước khi tới trụ sở: Mặc dù khung giờ hành chính khá đồng nhất, từng văn phòng có thể dừng nhận hồ sơ mới trước giờ đóng cửa 30 – 45 phút để tập trung xử lý hồ sơ còn đọng lại trong ngày.
• Chuẩn bị đầy đủ giấy tờ, hồ sơ ngay từ đầu: Chuẩn bị sẵn giấy tờ tùy thân (CCCD), giấy tờ chứng minh quyền sở hữu tài sản và các văn bản liên quan giúp công chứng viên tiếp nhận và soạn thảo hợp đồng tức thì, tránh việc phải đi lại nhiều lần.
• Chủ động đăng ký lịch nếu cần công chứng ngoài giờ hoặc chủ nhật: Đối với các giao dịch thực hiện ngoài khung giờ hành chính hoặc tại nhà riêng, việc liên hệ trước ít nhất 1 ngày giúp văn phòng chủ động phân công công chứng viên và thống nhất trước mức thù lao.
• Nắm rõ thời hạn giải quyết hồ sơ theo Luật định: Thời hạn công chứng thông thường không quá 02 ngày làm việc; với các hợp đồng, giao dịch có tính chất phức tạp thì thời hạn có thể kéo dài nhưng không quá 10 ngày làm việc.

Hy vọng bài viết của JobsGO đã giúp bạn nắm rõ giờ làm việc văn phòng công chứng cũng như lịch làm việc vào thứ 7, chủ nhật, ngày lễ và quy định về công chứng ngoài giờ. Để đảm bảo thủ tục diễn ra thuận lợi, bạn nên liên hệ trước với văn phòng công chứng dự định đến nhằm xác nhận thời gian làm việc và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo yêu cầu.

Câu hỏi thường gặp

1. Công chứng viên có được tự ý đổi lịch làm việc khác với niêm yết không?

Không, tổ chức hành nghề công chứng phải công khai lịch làm việc và tuân thủ đúng như đã niêm yết tại trụ sở.

2. Có thể đặt lịch hẹn công chứng trước qua điện thoại không?

Có, hầu hết văn phòng công chứng hiện nay đều nhận đặt lịch hẹn trước qua điện thoại hoặc fanpage để chủ động sắp xếp thời gian.

3. Có thể công chứng online, không cần đến trực tiếp văn phòng không?

Hiện nay pháp luật vẫn yêu cầu người yêu cầu công chứng có mặt trực tiếp để ký trước công chứng viên, trừ một số dịch vụ hỗ trợ nộp hồ sơ trực tuyến ban đầu.

(Theo JobsGO - Nền tảng tìm việc làm, tuyển dụng, tạo CV xin việc)