Expense Là Gì? 3 Cách Phân Loại Expense Phổ Biến Nhất

Expense là gì? Expense hay chi phí, là số tiền doanh nghiệp hoặc cá nhân bỏ ra để tạo ra doanh thu hoặc duy trì hoạt động. Nó bao gồm mọi khoản từ lương nhân viên, tiền thuê nhà, nguyên vật liệu đến các chi phí nhỏ hơn như văn phòng phẩm. Hiểu rõ về Expense là chìa khóa để quản lý tài chính hiệu quả.

1. Expense Là Gì?

Expenses trong kế toán nghĩa là gì?

Expense (chi phí) là những khoản tiền/giá trị kinh tế mà một doanh nghiệp hoặc cá nhân phải bỏ ra để thực hiện các hoạt động nhằm tạo ra doanh thu/duy trì sự tồn tại. Đây là một khái niệm trong kế toán và tài chính, bởi nó phản ánh sự hao phí về nguồn lực để đạt được một mục tiêu cụ thể. Các khoản Expense có thể đa dạng, từ chi phí nguyên vật liệu để sản xuất hàng hóa, tiền lương cho nhân viên, chi phí thuê mặt bằng đến các khoản chi cho quảng cáo, tiếp thị hay thậm chí là chi phí khấu hao tài sản cố định.

Việc ghi nhận Expense là cực kỳ quan trọng vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận ròng của doanh nghiệp hoặc thu nhập khả dụng của cá nhân. Trong báo cáo kết quả kinh doanh, Expense được trừ đi từ doanh thu để xác định lợi nhuận gộp và lợi nhuận ròng. Nếu không có các khoản chi phí này, doanh nghiệp khó có thể vận hành và tạo ra sản phẩm/dịch vụ. Do đó, quản lý Expense một cách hiệu quả không chỉ giúp tối ưu hóa lợi nhuận mà còn là cơ sở để đưa ra các quyết định tài chính sáng suốt, ảnh hưởng đến sự phát triển bền vững trong dài hạn.

Ví dụ thực tế về Expense có thể được thấy ở những khoản chi như tiền thuê văn phòng, lương nhân viên và các khoản chi trả cho nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất. Expense không chỉ dừng lại ở chi phí sản xuất mà còn bao gồm các khoản chi phí bán hàng, quản lý và tài chính.

2. Tầm Quan Trọng Của Quản Lý Chi Phí Hiệu Quả Đối Với Doanh Nghiệp

Kiểm soát chi phí giúp doanh nghiệp tối ưu hóa lợi nhuận và giảm thiểu rủi ro

Quản lý Expense hiệu quả là yếu tố chính giúp doanh nghiệp tối ưu hóa lợi nhuận, kiểm soát rủi ro tài chính và đảm bảo dòng tiền luôn được duy trì ổn định. Khi chi phí được kiểm soát chặt chẽ, doanh nghiệp sẽ hạn chế được tình trạng thất thoát, chi tiêu lãng phí hay đầu tư sai hướng, những nguyên nhân dễ dẫn đến thua lỗ và mất khả năng cạnh tranh. Đồng thời, việc có số liệu chi phí rõ ràng còn là cơ sở để ban lãnh đạo đưa ra các quyết định chiến lược một cách chính xác và nhanh chóng.

Không chỉ dừng lại ở việc bảo toàn tài chính, quản lý chi phí tốt còn giúp doanh nghiệp định vị được hiệu quả hoạt động của từng bộ phận, từ đó tái cấu trúc hoặc phân bổ lại nguồn lực hợp lý. Trong môi trường kinh doanh cạnh tranh ngày càng gay gắt, doanh nghiệp nào kiểm soát tốt chi phí mà vẫn đảm bảo chất lượng sản phẩm – dịch vụ sẽ có nhiều cơ hội chiếm lĩnh thị trường và phát triển bền vững hơn trong dài hạn.

3. Các Loại Chi Phí Phổ Biến Trong Hoạt Động Kinh Doanh

Chi phí trong doanh nghiệp được phân loại theo nhiều cách khác nhau để phục vụ mục đích phân tích và quản lý. Dưới đây là một số phân loại chủ yếu dựa trên báo cáo kết quả kinh doanh và tính chất biến động.

3.1. Phân Loại Theo Báo Cáo Kết Quả Kinh Doanh

Cấu trúc chi phí trên Báo cáo kết quả kinh doanh thường được chia thành các nhóm chính, phản ánh đầy đủ bức tranh tài chính của doanh nghiệp.

3.1.1. Giá Vốn Hàng Bán (Cost Of Goods Sold – COGS)

Giá vốn hàng bán là khoản chi phí trực tiếp liên quan đến quá trình sản xuất sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ.

• Đối với doanh nghiệp sản xuất: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung.
• Đối với doanh nghiệp thương mại: Giá mua vào của sản phẩm được bán.

Việc tính toán COGS một cách chính xác giúp doanh nghiệp định giá sản phẩm hợp lý và đưa ra chiến lược cạnh tranh bền vững.

3.1.2. Chi Phí Bán Hàng (Selling Expenses)

Chi phí bán hàng bao gồm các khoản mục nhằm đưa sản phẩm hoặc dịch vụ đến tay khách hàng.

• Chi phí quảng cáo và tiếp thị để giới thiệu sản phẩm.
• Các khoản hoa hồng, chi phí vận chuyển liên quan đến bán hàng.

Tùy thuộc vào ngành nghề và mô hình kinh doanh, danh mục này có thể thay đổi đáng kể nhưng luôn phản ánh tầm quan trọng của hoạt động tiếp thị trong doanh nghiệp.

3.1.3. Chi Phí Quản Lý Doanh Nghiệp (General & Administrative Expenses – G&A)

Chi phí quản lý doanh nghiệp là các khoản chi phí không trực tiếp liên quan đến sản xuất hay bán hàng, nhưng cần thiết cho hoạt động vận hành doanh nghiệp.

• Chi phí lương ban giám đốc và nhân viên hành chính.
• Chi phí văn phòng, điện, nước, khấu hao tài sản cố định văn phòng.

Đây là mục chi phí ít biến động theo doanh thu trong ngắn hạn nhưng lại ảnh hưởng lớn đến hiệu quả hoạt động dài hạn.

3.1.4. Chi Phí Tài Chính (Financial Expenses)

Chi phí tài chính là khoản chi phát sinh từ các hoạt động tài chính của doanh nghiệp gồm: Chi phí lãi vay và các khoản phạt, phí giao dịch tài chính. Đặc biệt, chi phí lãi vay luôn là chỉ số quan trọng đánh giá hiệu quả sử dụng nguồn vốn vay và khả năng thanh toán của doanh nghiệp.

3.2. Phân Loại Theo Tính Chất Biến Động

Phân loại theo tính chất biến động của chi phí giúp nhà quản lý đưa ra các quyết định về sản xuất và định giá một cách linh hoạt.

3.2.1. Chi Phí Cố Định (Fixed Expenses)

Chi phí cố định là những khoản chi không thay đổi theo mức độ hoạt động của doanh nghiệp. Ví dụ điển hình: tiền thuê văn phòng, lương quản lý cố định, chi phí khấu hao theo đường thẳng. Những chi phí này góp phần duy trì hoạt động cốt lõi và tạo nên nền tảng tài chính ổn định.

3.2.2. Chi Phí Biến Đổi (Variable Expenses)

Ngược lại, chi phí biến đổi thay đổi trực tiếp theo mức độ hoạt động của doanh nghiệp. Ví dụ: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, lương theo sản phẩm, chi phí vận chuyển hàng bán. Sự linh hoạt giúp doanh nghiệp có thể điều chỉnh nguồn lực phù hợp với thay đổi của thị trường và nhu cầu khách hàng.

3.3. Phân Loại Theo Khấu Trừ Thuế Thu Nhập Doanh Nghiệp (TNDN)

Phân loại theo cách này giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định thuế và xác định nghĩa vụ thuế TNDN một cách chính xác.

3.3.1. Chi Phí Được Trừ (Deductible Expenses)

Chi phí hợp lý, hợp lệ theo quy định pháp luật thuế được phép trừ khỏi doanh thu khi tính thu nhập chịu thuế TNDN. Các nguyên tắc cơ bản bao gồm: chi phí phải thực tế phát sinh, có hóa đơn chứng từ hợp pháp, và không sử dụng giao dịch tiền mặt cho giao dịch trên 20 triệu đồng. Ví dụ điển hình bao gồm lương nhân viên và chi phí quảng cáo hợp lý.

3.3.2. Chi Phí Không Được Trừ (Non-deductible Expenses)

Chi phí không được khấu trừ là những khoản chi không đáp ứng đầy đủ các tiêu chí hợp lệ theo quy định pháp luật thuế. Ví dụ: phạt vi phạm hành chính, chi phí cá nhân không liên quan tới hoạt động kinh doanh, và một số khoản chi phúc lợi vượt mức quy định. Việc hiểu rõ sự khác biệt này giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí và đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật một cách hiệu quả.

4. Cách Kiểm Soát Và Tối Ưu Hóa Chi Phí Hiệu Quả Trong Doanh Nghiệp

Xây dựng mối quan hệ tốt với nhà cung cấp giúp tối ưu hóa chi phí

Việc kiểm soát và tối ưu hóa chi phí là quy trình liên tục, đòi hỏi doanh nghiệp phải áp dụng các chiến lược cụ thể và sử dụng công nghệ hỗ trợ để quản lý quá trình này một cách khoa học, hiệu quả.

4.1. Xây Dựng Ngân Sách Chi Phí Chi Tiết Và Thực Tế

Để xây dựng một ngân sách chi phí hiệu quả, doanh nghiệp cần:

• Xác định các mục tiêu kinh doanh cụ thể
• Dự kiến chi phí cho từng bộ phận và hoạt động
• Phân bổ ngân sách một cách hợp lý dựa trên ưu tiên chiến lược
• Dự trù rủi ro và lập kế hoạch dự phòng
• Điều chỉnh ngân sách theo thời gian thực để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả.

4.2. Theo Dõi Và Đánh Giá Hiệu Suất Chi Phí Thường Xuyên

Theo dõi chi phí thực tế so với kế hoạch ngân sách là yếu tố quan trọng giúp phát hiện và xử lý kịp thời những sai lệch. Ví dụ: sử dụng các chỉ số KPI như tỷ lệ chi phí bán hàng/doanh thu, chi phí nhân công/doanh thu và tỷ lệ chi phí quản lý/doanh thu.

Hơn nữa, việc đánh giá này không chỉ giúp doanh nghiệp nhận ra những khoảng lỗ mà còn đề ra phương án cải tiến nhằm giảm thiểu các chi phí không cần thiết, tạo nên một chu trình quản lý chi phí hiệu quả và liên tục.

4.3. Tối Ưu Hóa Chi Phí Nhân Sự

Chi phí nhân sự chiếm một phần quan trọng trong tổng chi phí của doanh nghiệp. Do đó, cần có chiến lược tối ưu hóa từ cả hai phía người lao động và doanh nghiệp.

• Từ góc độ doanh nghiệp/nhà tuyển dụng:

• Đầu tư vào đào tạo và phát triển kỹ năng nhằm tăng hiệu suất làm việc của nhân viên.
• Áp dụng mô hình làm việc linh hoạt (remote, hybrid) giúp giảm chi phí thuê văn phòng, điện, nước.
• Sử dụng các nền tảng tuyển dụng uy tín giúp doanh nghiệp tiếp cận đúng ứng viên, từ đó giảm chi phí tìm kiếm và đăng tin (dẫn chứng số liệu thống kê về hiệu quả của việc sử dụng nền tảng tuyển dụng).
• Rà soát cơ cấu lương thưởng và phúc lợi, đảm bảo tính cạnh tranh nhưng không lãng phí.
• Quản lý tỷ lệ nghỉ việc nhằm giảm thiểu chi phí tuyển dụng và đào tạo lại.

• Từ góc độ người tìm việc/người lao động: Hiểu biết về cách doanh nghiệp quản lý chi phí nhân sự chính là chìa khóa giúp ứng viên nhận diện được môi trường làm việc ổn định. Khi công ty đầu tư vào đào tạo và giữ chân nhân tài, người lao động sẽ được hưởng các chế độ phát triển nghề nghiệp, đồng thời cảm thấy yên tâm về sự bền vững của doanh nghiệp.

4.4. Cải Tiến Quy Trình Hoạt Động

Việc tối ưu hóa quy trình vận hành giúp giảm thiểu các chi phí ẩn như lãng phí thời gian, công sức và sai sót. Chuẩn hóa quy trình không những làm tăng năng suất mà còn tiết kiệm chi phí không cần thiết. Áp dụng công nghệ để tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại giúp doanh nghiệp cải tiến liên tục và tiết kiệm chi phí trong dài hạn.

4.5. Quản Lý Mối Quan Hệ Nhà Cung Cấp Và Đàm Phán Chi Phí

Xây dựng mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp là yếu tố then chốt để nhận được giá tốt cũng như các ưu đãi về điều khoản thanh toán. Doanh nghiệp cần đánh giá định kỳ hiệu suất của các nhà cung cấp và không ngần ngại tìm kiếm các đối tác thay thế nếu có cơ hội cải thiện chi phí đầu vào. Điều này không chỉ giúp giảm tải ngân sách mà còn đảm bảo chất lượng nguồn cung cấp ổn định.

4.6. Ứng Dụng Công Nghệ Trong Kiểm Soát Chi Phí

Công nghệ hiện đại đã và đang tạo ra cuộc cách mạng trong kiểm soát chi phí. Các phần mềm quản lý như ERP, phần mềm quản lý chi phí hay phần mềm quản lý quy trình giúp doanh nghiệp:

• Tự động hóa việc thu thập dữ liệu chi phí.
• Tạo báo cáo tức thời và chi tiết.
• Theo dõi ngân sách một cách chính xác.
• Hỗ trợ quá trình ra quyết định trong việc cắt giảm hoặc tối ưu hóa chi phí.

Lợi ích của việc ứng dụng công nghệ không chỉ dừng lại ở tăng tính minh bạch mà còn giúp cải thiện độ chính xác, đưa ra các giải pháp kịp thời và hỗ trợ doanh nghiệp phát triển bền vững.

5. Thách Thức Và Cơ Hội Trong Việc Quản Lý Chi Phí Thời Đại Mới

Trong bối cảnh hiện nay, doanh nghiệp phải đối mặt với nhiều thách thức từ bên ngoài và bên trong trong quá trình quản lý chi phí. Tuy nhiên, những khó khăn này cũng mở ra các cơ hội để áp dụng các mô hình quản trị hiện đại và công nghệ tiên tiến.

5.1. Những Thách Thức Phổ Biến

Một số thách thức mà doanh nghiệp thường gặp phải khi quản lý chi phí bao gồm:

• Áp lực cạnh tranh: Khi thị trường ngày càng sôi động, chi phí bán hàng và tiếp thị có xu hướng tăng.
• Chi phí R&D: Để duy trì sự đổi mới, doanh nghiệp cần đầu tư mạnh mẽ, dẫn đến chi phí nghiên cứu và phát triển tăng cao.
• Chi phí nhân sự: Với thị trường lao động cạnh tranh, chi phí giữ chân nhân tài và đào tạo nhân viên càng trở nên cao hơn.
• Biến động giá nguyên vật liệu và tỷ giá hối đoái: Những biến động này gây khó khăn cho việc dự toán chi phí sản xuất.
• Sự phức tạp của quy định pháp luật thuế: Những thay đổi trong luật thuế đòi hỏi doanh nghiệp phải điều chỉnh chiến lược quản lý chi phí liên tục.

5.2. Cơ Hội Từ Việc Quản Lý Chi Phí Thông Minh

Bên cạnh các thách thức, việc quản lý chi phí thông minh cũng mở ra nhiều cơ hội kinh doanh mới:

• Áp dụng các mô hình quản trị hiện đại như lean hay tinh gọn giúp loại bỏ lãng phí và tối đa hóa hiệu quả sử dụng nguồn lực.
• Tận dụng công nghệ: Các giải pháp tự động hóa, phân tích dữ liệu giúp doanh nghiệp nắm bắt tình hình tài chính một cách chính xác và kịp thời.
• Tìm kiếm nguồn cung ứng mới: Điều chỉnh mối quan hệ với nhà cung cấp để đảm bảo giá cả cạnh tranh hơn.
• Đổi mới mô hình kinh doanh: Thường xuyên cập nhật, áp dụng các chiến lược mới giúp giảm thiểu chi phí cố định ban đầu và tăng tính linh hoạt.

6. Phân Biệt Expense, Expenditure Và Disbursement

Để hiểu đúng và áp dụng chính xác trong quá trình làm việc của kế toán, dưới đây là bảng so sánh trực quan giữa Expense và Expenditure:

7. Liên Hệ Với Người Tìm Việc Và Nhà Tuyển Dụng

Trong bối cảnh thị trường lao động cạnh tranh, việc hiểu rõ khái niệm Expense không chỉ quan trọng với doanh nghiệp mà còn mang lại lợi thế cho cả người tìm việc lẫn nhà tuyển dụng. Cùng JobsGO tìm hiểu xem Expense ảnh hưởng như thế nào đến từng đối tượng trong quá trình tuyển dụng và phát triển nghề nghiệp.

7.1. Hiểu Về Expense: Lợi Thế Cho Người Tìm Việc

Việc ứng viên hiểu rõ về Expense là ưu điểm nổi bật khi tham gia vào quá trình phỏng vấn.

• Ứng viên có thể đánh giá sức khỏe tài chính của công ty, từ đó nhận biết môi trường làm việc có ổn định và có nhiều cơ hội thăng tiến.
• Nắm rõ cách thức quản lý chi phí giúp ứng viên hiểu vai trò của vị trí ứng tuyển trong bức tranh tổng thể của doanh nghiệp.
• Ứng viên có thể đặt ra các câu hỏi phỏng vấn thông minh liên quan đến kiểm soát chi phí, tạo ấn tượng tích cực với nhà tuyển dụng.
• Khả năng đề xuất các giải pháp tiết kiệm chi phí cũng là điểm cộng, thể hiện sự hiểu biết và khả năng đóng góp của ứng viên.

7.2. Quản Lý Chi Phí Tuyển Dụng Và Nhân Sự Hiệu Quả Cho Nhà Tuyển Dụng

Đối với bộ phận nhân sự và quản lý tuyển dụng, việc tối ưu hóa các loại chi phí liên quan đến tuyển dụng là vô cùng quan trọng:

• Chi phí đăng tin tuyển dụng, phỏng vấn và Onboarding cần được quản lý chặt chẽ để đảm bảo hiệu quả ngân sách.
• Đầu tư vào công cụ/phần mềm tuyển dụng giúp tăng chất lượng ứng viên và giảm chi phí tìm kiếm.
• Rà soát cơ cấu lương thưởng và phúc lợi để giữ chân nhân tài cũng nên được cân nhắc kỹ lưỡng.
• Sử dụng nền tảng tuyển dụng giúp các nhà tuyển dụng dễ dàng tiếp cận ứng viên tiềm năng, nâng cao chất lượng đội ngũ nhân sự và tối ưu hóa chi phí (dẫn chứng số liệu thống kê về hiệu quả của việc sử dụng nền tảng tuyển dụng).

Qua bài viết của JobsGO, hy vọng bạn đã hiểu rõ Expense là gì và tầm quan trọng của việc quản lý chi phí trong doanh nghiệp. Việc kiểm soát chi tiêu không chỉ giúp tối ưu lợi nhuận mà còn là yếu tố sống còn để vận hành hiệu quả và phát triển bền vững.

Câu hỏi thường gặp

1. Expense Khác Cost (Giá Thành) Như Thế Nào?

Expense là khoản chi phát sinh nhằm tạo doanh thu, trong khi cost thường nhấn mạnh giá thành sản xuất sản phẩm.

2. Làm Sao Để Biết Một Chi Phí Được Trừ Khi Tính Thuế Không?

Một chi phí được trừ khi có hóa đơn chứng từ hợp pháp, phát sinh thực tế và tuân thủ quy định của pháp luật thuế.

3. Người Tìm Việc Có Thể Tìm Hiểu Thông Tin Về Chi Phí Của Công Ty Ở Đâu?

Ứng viên có thể tham khảo báo cáo tài chính công ty, các bài phân tích kinh doanh hoặc hỏi trực tiếp trong các cuộc phỏng vấn.

(Theo JobsGO - Nền tảng tìm việc làm, tuyển dụng, tạo CV xin việc)