Cách quyết toán thuế TNCN online mới nhất 2025

Cách quyết toán thuế TNCN như thế nào để đúng quy định và dễ thực hiện? Bài viết sau của JobsGO sẽ giúp bạn hiểu rõ quy trình, hướng dẫn từng bước kê khai và nộp thuế thu nhập cá nhân nhanh chóng, chính xác nhất.

Xem nhanh nội dung

1. Quyết toán thuế thu nhập cá nhân là gì?
2. Những ai phải thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân?
3. Lý do cần thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân
4. Các hình thức quyết toán thuế TNCN
5. Chuẩn bị trước khi thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân
6. Hướng dẫn cách làm quyết toán thuế TNCN online mới nhất dành cho người lao động
- 6.1. Cách quyết toán thuế TNCN trên website Cục thuế
- 6.2. Cách tự quyết toán thuế tncn qua ứng dụng eTax Mobile
7. Thời Hạn Quyết Toán Thuế TNCN
- 7.1. Đối với tổ chức, doanh nghiệp chi trả thu nhập
- 7.2. Đối với cá nhân tự quyết toán thuế
8. Hệ quả của việc không quyết toán đúng hạn

1. Quyết toán thuế thu nhập cá nhân là gì?

Quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là quá trình người nộp thuế tổng hợp toàn bộ thu nhập trong năm, đối chiếu giữa số thuế đã khấu trừ và số thuế phải nộp thực tế để xác định phần nộp thừa hoặc thiếu. Quy trình này giúp cá nhân quản lý nghĩa vụ thuế của mình, đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật.

Ví dụ, người lao động nhận lương hàng tháng đã bị khấu trừ thuế theo quy định, nhưng nếu có thêm thu nhập từ thưởng, phụ cấp hoặc công việc ngoài giờ thì các khoản này cũng cần được kê khai. Sau khi tổng hợp, nếu số thuế đã nộp lớn hơn số phải nộp, cá nhân sẽ được hoàn lại phần chênh lệch; ngược lại, nếu còn thiếu thì cần nộp bổ sung.

Quyết toán thuế TNCN giúp xác định số thuế thực tế phải nộp hoặc được hoàn sau một năm làm việc

>>> Xem thêm: Documentary collection là gì?

2. Những ai phải thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân?

Các đối tượng cần thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân gồm:

Người có thu nhập từ tiền lương, tiền công hoặc nhiều nguồn khác nhau: Trường hợp làm việc tại nhiều công ty nhưng chưa được quyết toán thuế tại nguồn, cá nhân cần tự kê khai để xác định số thuế phải nộp hoặc được hoàn.
Doanh nghiệp, tổ chức trả thu nhập: Các đơn vị có trách nhiệm khấu trừ thuế TNCN của người lao động hàng tháng, đồng thời thực hiện quyết toán thay nếu được ủy quyền.
Người bị khấu trừ thuế vượt mức thực tế: Nếu trong năm đã nộp thuế cao hơn số phải nộp, cá nhân có thể yêu cầu hoàn lại hoặc bù trừ cho kỳ sau.

Những đối tượng này cần kiểm tra kỹ hồ sơ, chứng từ thu nhập để việc quyết toán được chính xác và đúng quy định.

Người có thu nhập hoặc bị khấu trừ thuế trong năm cần quyết toán theo quy định pháp luật

>>> Xem thêm: Thuế thu nhập cá nhân

3. Lý do cần thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân

Quyết toán thuế TNCN mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho cả người nộp thuế và cơ quan quản lý.

Cập nhật thu nhập chính xác: Giúp cơ quan thuế đối chiếu rõ ràng giữa số tiền đã nộp với thu nhập thực tế trong năm.
Đảm bảo công bằng thuế: Mỗi cá nhân chủ động kê khai đúng quy định, góp phần hình thành hệ thống thuế minh bạch, công bằng.
Hỗ trợ quản lý tài chính cá nhân: Người lao động dễ dàng xác định thu nhập sau thuế để chủ động cân đối chi tiêu.
Đóng góp cho ngân sách quốc gia: Khoản thuế được sử dụng cho các chương trình phát triển kinh tế, an sinh xã hội, quản lý nhà nước.

>>> Xem thêm: Cách tính lương gross sang net

4. Các hình thức quyết toán thuế TNCN

Quyết toán thuế TNCN có thể được thực hiện qua các hình thức sau:

Quyết toán online: Phương thức này ngày càng phổ biến nhờ vào tính tiện lợi, nhanh chóng và giảm thiểu sai sót khi nhập liệu. Người nộp thuế chỉ cần truy cập vào cổng thông tin điện tử, đăng nhập và làm theo hướng dẫn từng bước.
Quyết toán offline: Mặc dù gặp hạn chế về thời gian và chi phí, cách này vẫn được sử dụng tại những địa phương hoặc đối tượng không có điều kiện truy cập internet thường xuyên.

5. Chuẩn bị trước khi thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân

Để thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân, người nộp thuế cần chuẩn bị:

5.1. Đăng ký tài khoản thuế điện tử

Trước khi tiến hành kê khai quyết toán thuế TNCN, cá nhân hoặc tổ chức cần đăng ký tài khoản trên hệ thống thuế điện tử để có thể thực hiện các thao tác trực tuyến. Quy trình đăng ký gồm 5 bước như sau:

Bước 1: Truy cập cổng thông tin Thuế Việt Nam, chọn mục “Đăng ký” trên thanh menu chính.

Đăng ký tài khoản tại trang Thuế Việt Nam

Bước 2: Nhập mã số thuế cùng mã kiểm tra, chọn loại tài khoản là “Cá nhân”, sau đó nhấn “Đăng ký” để tiếp tục.

Điền mã số thuế, mã xác nhận, chọn cá nhân rồi bấm chọn đăng ký

Bước 3: Cung cấp các thông tin cần thiết gồm số điện thoại, địa chỉ email và mã xác nhận (nếu đã được cơ quan thuế cấp). Nếu chưa có mã xác nhận, người dùng có thể để trống ô này rồi nhấn “Tiếp tục”.

Nhập số điện thoại, email, mã xác nhận sau đó bấm tiếp tục để hoàn thành bước này

Bước 4: Hệ thống sẽ hiển thị tờ khai “Đăng ký giao dịch điện tử với cơ quan thuế”. Người nộp thuế cần kiểm tra lại toàn bộ thông tin đã nhập để đảm bảo chính xác, sau đó chọn “Hoàn thành đăng ký”.

Kiểm tra thông tin tờ khai và chọn hoàn thành đăng ký để gửi đến cơ quan thuế

Bước 5:

Nếu đã có mã xác nhận: Hệ thống thông báo đăng ký thành công, đồng thời gửi email xác nhận và mật khẩu đăng nhập qua số điện thoại đã đăng ký.
Nếu chưa có mã xác nhận: Màn hình hiển thị yêu cầu đến cơ quan thuế gần nhất để hoàn tất thủ tục. Khi đi, cần mang theo CCCD hoặc hộ chiếu để xác minh thông tin. Sau đó, chọn “Kết thúc” để hoàn thành quá trình đăng ký.

Khi có mã xác nhận, hệ thống gửi thông tin đăng nhập, còn chưa có thì đến cơ quan thuế xác minh

Sau khi hoàn tất 5 bước, người nộp thuế có thể đăng nhập vào cổng thông tin thuế điện tử để thực hiện kê khai, nộp tờ khai và theo dõi kết quả quyết toán dễ dàng hơn.

5.2. Chuẩn bị chứng từ, hồ sơ trước khi quyết toán thuế thu nhập cá nhân

Theo Tiểu mục 1, Mục IV Công văn 13762/CTHN-HKDCN năm 2023, người nộp thuế cần chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ, chứng từ trước khi thực hiện quyết toán thuế TNCN. Bộ hồ sơ gồm những thành phần sau:

Tờ khai quyết toán thuế TNCN mẫu 02/QTT-TNCN: Là tài liệu chính thể hiện tổng thu nhập, các khoản giảm trừ và số thuế phải nộp hoặc được hoàn.
Phụ lục 02-1/BK-QTT-TNCN: Bảng kê khai chi tiết người phụ thuộc được giảm trừ gia cảnh trong năm tính thuế.
Bản sao chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân: Là giấy tờ chứng minh số tiền thuế đã bị khấu trừ tại nguồn.
Giấy chứng nhận khấu trừ thuế do đơn vị chi trả cấp hoặc chứng từ nộp thuế qua ngân hàng: Áp dụng với trường hợp cá nhân có thu nhập từ nước ngoài.
Hóa đơn, chứng từ xác nhận khoản đóng góp cho các quỹ xã hội: Bao gồm quỹ từ thiện, quỹ nhân đạo, quỹ khuyến học hoặc các tổ chức được phép khấu trừ theo quy định (nếu có).
Tài liệu chứng minh thu nhập từ nước ngoài: Dành cho cá nhân làm việc cho các tổ chức quốc tế, cơ quan ngoại giao hoặc có nguồn thu từ nước khác, thể hiện rõ số tiền đã chi trả và cơ quan trả thu nhập.
Hồ sơ đăng ký người phụ thuộc: Trường hợp chưa đăng ký trước đó, cá nhân cần bổ sung theo hướng dẫn tại điểm a, khoản 3, mục III của công văn trên để được tính giảm trừ hợp lệ.

Chuẩn bị đủ các chứng từ trên giúp quá trình kê khai diễn ra thuận lợi, tránh sai sót, đồng thời đảm bảo hồ sơ được cơ quan thuế tiếp nhận và xử lý nhanh chóng.

Giấy xác nhận số thuế thu nhập cá nhân đã được khấu trừ tại nguồn

>>> Xem thêm: Hồ sơ quyết toán thuế TNCN

5.3. Kiểm tra đường truyền trước khi kê khai thuế trực tuyến

Trước khi bắt đầu kê khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân trực tuyến, người nộp thuế cần đảm bảo thiết bị sử dụng có kết nối Internet ổn định. Đường truyền mạnh giúp quá trình thao tác diễn ra liền mạch, tránh tình trạng mất kết nối hoặc lỗi hệ thống trong quá trình nhập dữ liệu. Nên ưu tiên thực hiện trên máy tính hoặc laptop có trình duyệt được cập nhật để hệ thống xử lý thông tin nhanh và chính xác hơn.

6. Hướng dẫn cách làm quyết toán thuế TNCN online mới nhất dành cho người lao động

Để thực hiện quy trình quyết toán thuế TNCN một cách hiệu quả, bạn cần nắm rõ các bước và giấy tờ cần thiết cho từng trường hợp cụ thể.

6.1. Cách quyết toán thuế TNCN trên website Cục thuế

Bước 1: Truy cập và đăng nhập hệ thống

Vào website của Cục Thuế tại địa chỉ canhan.gdt.gov.vn. Chọn mục “Cá nhân” rồi đăng nhập bằng mã số thuế cùng mật khẩu đã được cấp.

Cách quyết toán thuế thu nhập cá nhân online

Bước 2: Chọn hình thức kê khai trực tuyến

Tại giao diện chính, nhấn chọn “Quyết toán thuế” → “Kê khai trực tuyến” để bắt đầu nhập thông tin.

Vào canhan.gdt.gov.vn, chọn phần cá nhân rồi đăng nhập bằng mã số thuế và mật khẩu được cấp

Bước 3: Cập nhật thông tin tờ khai

Người nộp thuế cần nhập đầy đủ các thông tin được đánh dấu (*), chọn loại tờ khai 02/QTT-TNCN theo Thông tư 80/2021/TT-BTC.

Sau đó, xác định cơ quan thuế quyết toán theo từng trường hợp:

Trường hợp 1: Cá nhân chỉ có một nguồn thu nhập trong năm từ tổ chức quốc tế, Đại sứ quán, Lãnh sự quán hoặc nguồn thu ở nước ngoài mà không bị khấu trừ thuế. Khi đó, người nộp thuế tự kê khai trực tiếp với cơ quan thuế nơi quản lý mã số thuế cá nhân.

Người có thu nhập từ tổ chức quốc tế hoặc nước ngoài chưa khấu trừ thuế cần tự khai tại cơ quan thuế

Trường hợp 2: Cá nhân có nhiều nguồn thu nhập, gồm cả khoản đã bị khấu trừ thuế và khoản tự khai. Người nộp thuế cần tổng hợp toàn bộ thu nhập để kê khai chính xác trong cùng một tờ khai.

Người có nhiều nguồn thu nhập phải tổng hợp và khai đầy đủ các khoản đã khấu trừ và tự khai

Trường hợp 3: Cá nhân chỉ có thu nhập từ một hoặc nhiều công ty đã khấu trừ thuế hàng tháng, không cần tự khai thuế trong năm.

Sau khi hoàn tất lựa chọn loại tờ khai, người nộp thuế tiếp tục khai thông tin cụ thể như sau:

Nếu trong năm có thay đổi nơi làm việc, nhập thông tin tại ô 1 hoặc ô 2.

Thay đổi nơi làm việc trong năm, điền thông tin vào ô 1 hoặc ô 2 tương ứng

Nếu không có thay đổi nơi làm việc, nhập thông tin tại ô 3, ô 4 hoặc ô 5.

Không thay đổi nơi làm việc trong năm thì ghi thông tin vào ô 3, ô 4 hoặc ô 5 phù hợp

Ở mục trường hợp quyết toán, cần lựa chọn:

Hình thức quyết toán: Theo năm dương lịch.
Năm kê khai: ví dụ 2025.
Khoảng thời gian kê khai: Ví dụ từ tháng 01/2025 đến tháng 12/2025.
Trường hợp người nước ngoài, chọn quyết toán 12 tháng liên tiếp khác năm dương lịch hoặc quyết toán không đủ 12 tháng, sau đó nhập thời gian phù hợp với thực tế làm việc.
Loại tờ khai: Chọn “Chính thức”. Nếu đã nộp hồ sơ nhưng phát hiện sai sót, chọn “Tờ khai bổ sung” để điều chỉnh.

Chọn quyết toán năm 2025, kê khai 01–12/2025, loại tờ khai “chính thức” hoặc “bổ sung”

Sau khi hoàn thiện toàn bộ thông tin, nhấn “Tiếp tục” để chuyển sang bước tiếp theo.

Bước 4: Nhập dữ liệu tờ khai quyết toánNgười nộp thuế thực hiện khai Tờ khai mẫu 02/QTT-TNCN cùng Phụ lục 02-1/BK-QTT-TNCN theo quy định tại Thông tư 80/2021/TT-BTC.

Nếu có đề nghị miễn hoặc giảm thuế do thiên tai, hỏa hoạn, tai nạn lao động, bệnh hiểm nghèo thì cần tích chọn vào ô tương ứng để được xem xét theo quy định. Sau đó, kiểm tra lại toàn bộ thông tin hiển thị trên hệ thống, bao gồm họ tên người nộp thuế, địa chỉ cư trú, đơn vị hành chính, số điện thoại, fax, email. Trường hợp có sai sót, cần chỉnh sửa trước khi xác nhận.

Khai mẫu 02/QTT-TNCN, chọn miễn giảm nếu có và kiểm tra thông tin trước khi xác nhận

Hướng dẫn nhập thông tin trên tờ khai 02/QTT-TNCN theo Thông tư 80/2021/TT-BTC, bảo đảm kê khai đúng quy định.

Chỉ tiêu [21]: Ghi tổng thu nhập chịu thuế phát sinh tại Việt Nam từ tiền lương, tiền công, căn cứ vào chứng từ khấu trừ và xác nhận thu nhập do đơn vị chi trả cung cấp.

Chỉ tiêu [21] ghi tổng thu nhập chịu thuế tại Việt Nam theo chứng từ và xác nhận thu nhập

Chỉ tiêu [23]: Ghi tổng thu nhập chịu thuế phát sinh ngoài lãnh thổ Việt Nam.

Phần giảm trừ gồm:

[28]: Các khoản đóng góp từ thiện, nhân đạo, khuyến học (nếu có).
[29]: Các khoản bảo hiểm được trừ.
[30]: Khoản đóng quỹ hưu trí tự nguyện (nếu có).

Phần thuế đã nộp trong kỳ:

[34]: Thuế đã bị khấu trừ tại đơn vị chi trả, căn cứ vào chứng từ khấu trừ do doanh nghiệp cấp.
[35]: Thuế cá nhân tự kê khai và nộp trực tiếp cho cơ quan thuế trong năm, dựa theo giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước.
[36]: Thuế đã nộp ở nước ngoài được khấu trừ (nếu có), tính theo tỷ lệ thu nhập từ nước ngoài trên tổng thu nhập nhưng không vượt quá số thuế phải nộp theo công thức quy định.
[37]: Thuế đã nộp ở nước ngoài bị trùng do quyết toán gối năm, cá nhân tự xác định nếu đã kê khai vào năm tính thuế trước.
[38]: Thuế đã nộp trong năm không qua tổ chức chi trả bị trùng do quyết toán gối năm, chỉ kê khai nếu đã nộp trong năm tính thuế đầu tiên.
[43]: Trường hợp số thuế phải nộp sau quyết toán dưới 50.000 đồng, cá nhân được miễn nộp và ghi rõ số tiền tại chỉ tiêu này.

Thuế thu nhập đã được khấu trừ tại tổ chức là 60.000.000 đồng

Trường hợp người nộp thuế có số tiền nộp thừa, có thể đề nghị hoàn hoặc bù trừ vào nghĩa vụ thuế khác trong tờ khai quyết toán.

Cụ thể:

Nếu đề nghị hoàn thuế, nhập số tiền muốn hoàn vào chỉ tiêu [46]. Khi nhận tiền hoàn, cá nhân có thể chọn một trong hai hình thức:

Chuyển khoản: Tích chọn ô “Chuyển khoản”, sau đó điền đầy đủ thông tin gồm tên chủ tài khoản, số tài khoản, tên ngân hàng, chi nhánh và tỉnh/thành phố. Cục Thuế TP.HCM khuyến khích sử dụng hình thức này để đảm bảo nhanh chóng, an toàn.

Cách hoàn thuế thu nhập cá nhân online

Tiền mặt: Chọn “Tiền mặt”, rồi nhập họ tên người nhận, loại giấy tờ tùy thân (CCCD/Hộ chiếu), số giấy tờ, ngày cấp, nơi cấp và địa điểm nhận tiền hoàn thuế.

Nếu đề nghị bù trừ vào khoản thu ngân sách khác, nhập số tiền muốn bù trừ tại chỉ tiêu [47] và bổ sung thông tin chi tiết gồm: mã số thuế của đối tượng khác (nếu có), tên người nộp thuế khác, chương, tiểu mục, cơ quan thuế quản lý khoản thu, địa bàn hành chính, hạn nộp và số tiền cần bù trừ.

Nếu bù trừ thu ngân sách khác, ghi số tiền tại [47] và điền đầy đủ thông tin đối tượng, khoản thu

Tại tab Phụ lục 02-1/BK-QTT-TNCN, người nộp thuế cần khai thông tin về người phụ thuộc để được tính giảm trừ gia cảnh khi quyết toán thuế.

Đầu tiên, chọn tab 02-1/BK-QTT-TNCN (nằm ở góc trái cuối màn hình). Sau đó, nhập đầy đủ các thông tin bắt buộc gồm: họ và tên người phụ thuộc, mã số thuế người phụ thuộc, loại giấy tờ tùy thân (CCCD, hộ chiếu hoặc giấy khai sinh), số giấy tờ, ngày sinh, cùng mối quan hệ với người nộp thuế.

Tiếp theo, tại phần thời gian được tính giảm trừ, điền vào hai chỉ tiêu:

[16] Từ tháng: là tháng bắt đầu phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng trong năm tính thuế.
[17] Đến tháng: là tháng kết thúc nghĩa vụ nuôi dưỡng hoặc tháng 12, nếu người phụ thuộc vẫn được nuôi dưỡng đến hết năm.

Tại phụ lục 02-1, khai thông tin người phụ thuộc để hưởng giảm trừ gia cảnh khi quyết toán

Chọn tab 02-1/BK-QTT-TNCN và nhập đầy đủ thông tin người phụ thuộc, giấy tờ, ngày sinh, quan hệ

Bước 5: Gửi tờ khaiSau khi hoàn tất việc kê khai, người nộp thuế cần đánh dấu chọn vào ô cam kết với nội dung: “Tôi cam đoan số liệu đã khai và hồ sơ đính kèm là đúng, chịu trách nhiệm trước pháp luật về những thông tin đã kê khai.” Tiếp đó, nhấn “Hoàn thành kê khai” để xác nhận.

Tích chọn ô cam kết xác nhận thông tin chính xác rồi nhấn hoàn thành kê khai

Khi hệ thống hiển thị tùy chọn “Kết xuất XML”, hãy nhấn để lưu lại tờ khai dưới dạng file XML rồi tiến hành nộp tờ khai trực tuyến.

Khi xuất hiện tùy chọn kết xuất XML nhấn lưu file và thực hiện nộp tờ khai online

Khi nộp thành công, hệ thống sẽ hiển thị thông báo xác nhận.

Bước 6: In tờ khaiSau khi kết xuất, tải file XML về máy tính và sử dụng phần mềm iTax Viewer để mở. Kiểm tra toàn bộ nội dung tờ khai, sau đó in hai bản, ký tên vào từng bản để hoàn thiện hồ sơ.

Bước 7: Nộp hồ sơ bản giấyNgười nộp thuế mang theo CCCD chứng từ khấu trừ thuế và hai bản tờ khai đã ký đến Bộ phận một cửa của cơ quan thuế nơi đã nộp tờ khai điện tử. Cơ quan thuế sẽ tiếp nhận, đóng dấu xác nhận và hoàn tất quá trình quyết toán thuế thu nhập cá nhân.

6.2. Cách tự quyết toán thuế tncn qua ứng dụng eTax Mobile

Bước 1: Truy cập tính năng hỗ trợ quyết toán

Tại màn hình chính của ứng dụng eTax Mobile, chọn mục “Hỗ trợ quyết toán thuế TNCN”, sau đó nhấn “Hỗ trợ lập tờ khai quyết toán”. Ứng dụng sẽ hiển thị giao diện lập tờ khai với các thông tin cơ bản:

Mã số thuế: Hệ thống tự động điền theo tài khoản đăng nhập.
Năm quyết toán: Có thể chọn từ năm 2021 đến năm hiện hành.

Tại giao diện chính eTax Mobile, vào “Hỗ trợ quyết toán thuế TNCN” rồi chọn “Lập tờ khai”

Bước 2: Tra cứu thông tin quyết toán

Nhấn “Tra cứu”, hệ thống sẽ tải lên dữ liệu thu nhập, khấu trừ và thông tin thuế liên quan đến cá nhân trong năm.

Chọn “Tra cứu”, hệ thống tự động hiển thị dữ liệu thu nhập và khấu trừ thuế của cá nhân trong năm

Bước 3: Tạo tờ khai 02/QTT-TNCN gợi ý

Sau khi tra cứu thông tin quyết toán, người nộp thuế nhấn “Tạo tờ khai 02/QTT-TNCN gợi ý”. Lúc này, hệ thống sẽ hiển thị giao diện tờ khai đã được tự động điền sẵn một số thông tin cơ bản, giúp người dùng thao tác nhanh hơn.

Cụ thể:

Loại tờ khai được mặc định là “Chính thức” và không thể chỉnh sửa.
Năm kê khai hiển thị theo năm được chọn khi tra cứu quyết toán, hệ thống tự động khóa để đảm bảo tính chính xác.
Trường hợp quyết toán được thiết lập sẵn là “Quyết toán theo năm dương lịch”, người dùng không cần thay đổi.
Mục “Từ tháng” sẽ tự động hiển thị tháng đầu tiên của năm quyết toán, tuy nhiên cá nhân có thể điều chỉnh nếu thời gian kê khai không trọn năm.
Mục “Đến tháng” tự động điền là tháng 12 – tháng cuối cùng của năm quyết toán.

Tiến hành lập tờ khai thuế thu nhập cá nhân theo mẫu 02/QTT-TNCN trên hệ thống

Bước 4: Xác định cơ quan thuế nộp tờ khai

Khi hoàn tất thông tin cơ bản, người nộp thuế nhấn “Tiếp tục” để hệ thống tự động xác định cơ quan thuế có thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ quyết toán. Tùy từng trường hợp cụ thể, giao diện sẽ hiển thị các tùy chọn khác nhau:

Trường hợp 1: Nếu cá nhân cư trú không có hợp đồng lao động, ký hợp đồng dưới 3 tháng, hoặc nhận thu nhập từ hợp đồng dịch vụ đã bị khấu trừ 10% tại một hay nhiều nơi, hệ thống sẽ hiển thị các ô chọn tỉnh/thành phố và phường/xã để người dùng xác định địa bàn nộp thuế.
Trường hợp 2: Với cá nhân có thu nhập tiền lương, tiền công tại một nơi và tự khai thuế trong năm, hệ thống sẽ tự động hiển thị cơ quan thuế quản lý hồ sơ khai thuế tương ứng. Trong trường hợp này, người nộp thuế không cần nhập thêm thông tin.
Trường hợp 3: Nếu cá nhân có nhiều nguồn thu nhập (ví dụ: vừa có tờ khai 02KK-TNCN ở nhiều nơi, vừa có tờ khai 05QTT), hệ thống sẽ tự so sánh và xác định cơ quan thuế nơi có nguồn thu nhập lớn nhất trong năm để làm cơ quan quyết toán. Nếu các nguồn thu nhập tương đương nhau, danh sách các cơ quan thuế sẽ được hiển thị để người nộp thuế tự lựa chọn.

Đối với những trường hợp khác không thuộc các nhóm trên, hệ thống sẽ đưa ra bộ câu hỏi hướng dẫn để người dùng lựa chọn đúng cơ quan thuế phù hợp trước khi chuyển sang bước tiếp theo.

Bước 5: Kiểm tra thông tin chung của người nộp thuế

Sau khi hệ thống xác định được cơ quan thuế tiếp nhận hồ sơ, màn hình sẽ chuyển sang mục “Thông tin chung”, nơi hiển thị toàn bộ dữ liệu cá nhân và đơn vị chi trả thu nhập của người nộp thuế. Phần này được thiết kế để đảm bảo mọi thông tin liên quan đều chính xác trước khi gửi hồ sơ chính thức.

Cụ thể:

Cơ quan thuế quyết toán được hệ thống tự động hiển thị theo kết quả xác định ở bước trước.
Họ tên người nộp thuế và mã số thuế cá nhân được tự động điền sẵn, không thể chỉnh sửa nhằm tránh sai sót.
Địa chỉ cư trú lấy theo thông tin đăng ký thuế (ĐKT), tuy nhiên người dùng vẫn có thể điều chỉnh nếu có thay đổi.
Tỉnh và thành phố hiển thị mặc định theo thông tin đăng ký, cho phép chọn lại khi cần.
Số điện thoại, Fax và Email tự động hiển thị từ dữ liệu lưu trữ, không thể chỉnh sửa để đảm bảo tính thống nhất.
Mã số thuế tổ chức trả thu nhập cùng tên đơn vị chi trả được hiển thị tự động theo dữ liệu quản lý của cơ quan thuế.
Tỉnh và thành phố của tổ chức trả thu nhập được điền sẵn theo thông tin đăng ký thuế của đơn vị, không cho phép chỉnh sửa.

Bước 6: Khai báo thông tin các chỉ tiêu và người phụ thuộc

Sau khi nhấn “Tiếp tục”, hệ thống sẽ hiển thị giao diện kê khai chi tiết các thông tin sau:

Phạm vi kê khai: Bao gồm các chỉ tiêu từ [20] đến [48] trên tờ khai quyết toán thuế, cho phép người nộp thuế nhập hoặc chỉnh sửa dữ liệu.
Lưu ý: Chỉ tiêu [24] trên tờ khai chính tương ứng với tổng số dòng trong bảng kê 02-1/BK-QTT-TNCN, phản ánh số lượng người phụ thuộc được giảm trừ.

Bước 6.1: Khai thông tin người phụ thuộc trên bảng kê 02-1/BK-QTT-TNCN

Khi người nộp thuế chọn Bảng kê 02-1/BK-QTT-TNCN, hệ thống sẽ mở giao diện để nhập thông tin người phụ thuộc. Nhấn “Thêm mới người phụ thuộc”, màn hình sẽ hiển thị các mục cần điền như:

Họ và tên [10]: Bắt buộc nhập.
Mã số thuế [11]: Bắt buộc nhập, hoặc có thể chọn một trong hai chỉ tiêu [11] hoặc [12].
Loại giấy tờ [12]: Chọn từ danh sách (CCCD, hộ chiếu, giấy khai sinh).
Số giấy tờ [13]: Bắt buộc nhập nếu đã chọn loại giấy tờ.
Ngày sinh [14]: Hệ thống mặc định ngày hiện tại, có thể chỉnh sửa lại.
Quan hệ với người nộp thuế [15]: Chọn từ danh sách có sẵn (ví dụ: con, cha mẹ, anh chị em…).

Phần thời gian giảm trừ gia cảnh:

Từ tháng [16]: Ghi rõ thời điểm bắt đầu được tính giảm trừ.
Đến tháng [17]: Ghi rõ thời điểm kết thúc giảm trừ trong năm (hoặc tháng 12 nếu chưa kết thúc nghĩa vụ nuôi dưỡng).

Sau khi nhập đầy đủ, chọn “Tiếp tục” để hệ thống hiển thị lại thông tin người phụ thuộc vừa khai. Người nộp thuế có thể nhấn “Xem chi tiết người phụ thuộc” để kiểm tra hoặc chỉnh sửa thông tin.

Cuối cùng, nhấn “Tiếp tục” để hệ thống lưu lại dữ liệu và chuyển sang màn hình thông tin hỗ trợ quyết toán thuế, đồng thời ghi nhận thông tin người phụ thuộc trong bảng kê 02-1/BK-QTT-TNCN.

Bước 6.2: Nhập thông tin hoàn trả thuế

Khi chỉ tiêu [46] lớn hơn 0, nghĩa là người nộp thuế có số tiền nộp thừa cần được hoàn lại, hệ thống sẽ hiển thị giao diện “Nhập thông tin hoàn trả” để kê khai chi tiết.

Các thông tin cần nhập gồm:

Số tiền hoàn trả: Hệ thống tự động lấy theo giá trị tại chỉ tiêu [46], không thể chỉnh sửa.
Hình thức hoàn trả: Mặc định là chuyển khoản, nhưng có thể thay đổi sang tiền mặt nếu phù hợp.

Trường hợp chọn hình thức chuyển khoản:

Tên chủ tài khoản: Hệ thống tự động điền theo tên người nộp thuế, không thể sửa.
Số tài khoản: Bắt buộc nhập.
Tỉnh/Thành phố: Chọn trong danh sách có sẵn.
Ngân hàng/Kho bạc Nhà nước: Chọn từ danh sách hiển thị. (Cục Thuế khuyến khích chọn hoàn trả qua chuyển khoản và ghi rõ tên ngân hàng theo 3 cấp: tên ngân hàng, chi nhánh, tỉnh/thành phố).

Trường hợp chọn nhận tiền mặt: Nhập tên người nhận tiền, loại giấy tờ tùy thân (CCCD hoặc hộ chiếu), số giấy tờ, ngày cấp, nơi cấp, địa điểm nhận hoàn thuế.

Lưu ý: Chỉ hỗ trợ hoàn tiền mặt khi số tiền hoàn ≤ 5.000.000 đồng.

Sau khi nhập đầy đủ, nhấn “Tiếp tục”, hệ thống sẽ lưu thông tin hoàn thuế và chuyển sang bước Thông tin hỗ trợ quyết toán thuế.

Bước 6.3: Đề nghị bù trừ khoản thuế nộp thừa

Trường hợp chỉ tiêu [47] lớn hơn 0, hệ thống sẽ hiển thị nút “Đề nghị bù trừ” để người nộp thuế thực hiện bù trừ khoản thuế nộp thừa cho nghĩa vụ thuế còn tồn.

Khi chọn “Đề nghị bù trừ”, hệ thống sẽ tự động liệt kê tất cả các khoản thuế đã quá hạn hoặc còn nợ của người nộp thuế.
Người nộp thuế cần kiểm tra kỹ thông tin trước khi xác nhận.

Chỉ tiêu [47] = Tổng số tiền còn phải nộp đề nghị bù trừ với khoản thuế nộp thừa.

Nhập xong, chọn “Tiếp tục” để hệ thống lưu lại dữ liệu và chuyển sang giao diện Thông tin hỗ trợ quyết toán thuế.

Bước 7: Hoàn tất tờ khai quyết toán

Sau khi nhập đủ dữ liệu, nhấn “Tiếp tục” để chuyển đến màn hình xem lại tờ khai hoàn chỉnh 02/QTT-TNCN.

Bước 8: Đính kèm hồ sơ và gửi tờ khai

Trước khi nộp, cần tải lên ít nhất một tài liệu liên quan, chẳng hạn chứng từ khấu trừ thuế hoặc bảng lương xác nhận thu nhập. Nhấn “Tiếp tục” để chuyển sang bước xác nhận.

Bước 9: Xác thực bằng mã OTP

Hệ thống gửi mã OTP về số điện thoại đăng ký. Nhập mã xác thực vào ô hiển thị để hoàn tất nộp tờ khai.

Bước 10: Hoàn thành nộp hồ sơ

Khi xác nhận, màn hình hiển thị thông báo “Nộp tờ khai thành công”. Người nộp thuế có thể tải tờ khai hoặc kiểm tra lại trong mục “Lịch sử kê khai” để lưu trữ hồ sơ.

7. Thời Hạn Quyết Toán Thuế TNCN

Theo Điều 44 Luật Quản lý thuế năm 2019, thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN được quy định cụ thể cho từng đối tượng như sau:

7.1. Đối với tổ chức, doanh nghiệp chi trả thu nhập

Doanh nghiệp phải nộp hồ sơ quyết toán thuế chậm nhất vào ngày 31/03 của năm liền sau năm tính thuế. Nếu thời điểm này trùng với kỳ nghỉ lễ hoặc ngày nghỉ cuối tuần, thời hạn sẽ được chuyển sang ngày làm việc đầu tiên của tháng 4 (thường là ngày 01/04).

7.2. Đối với cá nhân tự quyết toán thuế

Người lao động có trách nhiệm nộp hồ sơ quyết toán chậm nhất vào ngày 30/04. Trường hợp ngày này trùng với dịp nghỉ lễ Giải phóng miền Nam (30/04) và Quốc tế Lao động (01/05), hạn nộp sẽ được dời sang ngày làm việc tiếp theo ngay sau kỳ nghỉ.

Lưu ý:

Theo Khoản 4, Điều 28 Thông tư 111/2013/TT-BTC, người nộp thuế có số tiền được hoàn nhưng nộp tờ khai sau thời hạn nêu trên sẽ không bị xử phạt hành chính do nộp chậm. Tuy nhiên, việc nộp đúng hạn vẫn giúp hồ sơ được xử lý nhanh hơn và tránh phát sinh thủ tục bổ sung sau này.

>>> Xem thêm: Thời hạn chót để cá nhân nộp hồ sơ quyết toán TNCN

8. Hệ quả của việc không quyết toán đúng hạn

Không nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN đúng thời hạn có thể gây ra nhiều hậu quả nghiêm trọng, cụ thể như:

Bị xử phạt hành chính: Theo Điều 17 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, cá nhân nộp chậm có thể bị cảnh cáo hoặc phạt tiền từ 5 – 25 triệu đồng tùy mức độ vi phạm.
Mất quyền hoàn thuế: Trường hợp đã nộp thừa nhưng không quyết toán, người nộp thuế sẽ không được hoàn lại phần chênh lệch hoặc bù trừ cho kỳ sau.
Ảnh hưởng hồ sơ tín dụng: Không tuân thủ quy định thuế có thể khiến hồ sơ tài chính cá nhân bị đánh giá thấp, gây khó khăn khi vay vốn hoặc thực hiện các giao dịch tài chính khác.

Nắm rõ cách quyết toán thuế TNCN giúp bạn tuân thủ đúng quy định, tránh rủi ro xử phạt và tiết kiệm thời gian xử lý. Hãy áp dụng các bước hướng dẫn trên để hoàn tất quy trình nhanh gọn, đồng thời có thể tham khảo thêm thông tin hữu ích trên JobsGO khi cần hỗ trợ.