[Khám phá] Cách hoạt động của ATS trong quy trình quản lý tuyển dụng

Applicant Tracking System (ATS) là ứng dụng quản lý tuyển dụng đang được áp dụng khá phổ biến trong các doanh nghiệp hiện nay. Vậy cách thức hoạt động của ATS như thế nào? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn đọc giải đáp thắc mắc.

Các phần mềm Applicant Tracking System ra đời nhằm mục đích hỗ trợ quá trình tuyển dụng và quản lý nhân sự của các doanh nghiệp. Do đó, cách thức hoạt động của nó sẽ bao gồm toàn bộ các khâu quan trọng, các bước của quy trình tuyển dụng. Cụ thể cách hoạt động của các tính năng ATS như sau:

Đăng thông tin tuyển dụng lên các kênh

Hệ thống phần mềm Applicant Tracking System sẽ cho phép người dùng tạo, đăng tin tuyển dụng 1 lần rồi sau đó tự động đẩy lên các kênh tuyển dụng khác nhau. Đó có thể là các website việc làm, mạng xã hội Facebook, Zalo,… Điều này giúp cho doanh nghiệp có thể tối đa hóa được các cơ hội cũng như khả năng tiếp cận ứng viên tiềm năng cao hơn.

ATS tìm kiếm và quản lý nguồn ứng viên

cách hoạt động của ATS
ATS tìm kiếm và quản lý nguồn ứng viên

Ứng dụng ATS cho phép các nhà tuyển dụng có thể dễ dàng tìm kiếm, thu hút đông đảo ứng viên từ nhiều nguồn khác nhau. Theo đó, hồ sơ của ứng viên sẽ được cập nhật tự động vào hệ thống, tạo ra nguồn hồ sơ chất lượng, dồi dào cho doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, hệ thống phần mềm Applicant Tracking System cũng tích hợp thêm nhiều trang tìm việc làm, mạng xã hội và tự động ghi nhận lại nhu cầu, thông tin của ứng viên. Toàn bộ tiến trình trao đổi với các ứng viên cũng được lưu lại trên hệ thống, giúp giảm thiểu tối đa thời gian nhập liệu thủ công và dữ liệu sẽ không bị mất đi. Các thông tin được lưu trữ trên hệ thống duy nhất cũng tạo thuận lợi cho người làm nhân sự trong việc truy cập, xuất file một cách dễ dàng.

Chưa dừng lại ở đó, một số hệ thống quản lý tuyển dụng ATS còn có khả năng sàng lọc hồ sơ của ứng viên theo các tiêu chí như mô tả công việc, yêu cầu kinh nghiệm, trường học,… Như vậy, những ứng viên không đáp ứng đủ tiêu chí sẽ bị loại và số còn lại sẽ được xếp hạng để nhà tuyển dụng lựa chọn.

Thực hiện lọc, sắp xếp thông tin theo mức độ phù hợp của ứng viên và công việc

Sau khi đã đăng thông tin, tìm kiếm ứng viên thì nhiệm vụ tiếp theo của phần mềm Applicant Tracking System chính là lọc, sắp xếp lại các dữ liệu thu thập được. Đối với các doanh nghiệp hoạt động quy mô lớn thì vấn đề thiết kế bộ lọc, sắp xếp thông tin ứng viên này là vô cùng quan trọng. Quá trình này có thể giúp cho nhà tuyển dụng nhanh chóng tìm được các ứng viên phù hợp nhất cho vị trí việc làm.

Sắp xếp lịch phỏng vấn

Sắp xếp lịch phỏng vấn
Sắp xếp lịch phỏng vấn

Với các doanh nghiệp quy mô lớn, sau khi đã lọc và có được danh sách ứng viên tiềm năng, phù hợp, hệ thống ATS sẽ hỗ trợ sắp xếp phỏng vấn nhanh chóng, thuận tiện.

Cách hoạt động của ATS đó là xử lý những yêu cầu liên quan đến tính đặc thù của doanh nghiệp. Ví dụ như là có doanh nghiệp sẽ phỏng vấn hàng loạt rồi mới phân bổ về chi nhánh. Tuy nhiên, một số nơi khác lại phỏng vấn ở từng địa điểm mà ứng viên có thể làm việc. Như vậy, ATS sẽ cần được thiết kế sao cho phù hợp nhất để đáp ứng các trường hợp này.

👉 Xem thêm: Cách đánh bại ATS – Bí quyết giúp ứng viên chinh phục việc làm

Nhắc nhở lịch phỏng vấn ứng viên

Đây được đánh giá là một điểm vô cùng mới mẻ và đóng vai trò quan trọng trong quy trình tuyển dụng. Thay vì việc quên lịch hẹn, để ứng viên chờ lâu/ứng viên không đến, các nhà quản lý sử dụng hệ thống ATS để thông báo, nhắc nhở. Các thức thực hiện hoạt động này có thể thông qua Notification/chat/email hay SMS,…

Lưu trữ lại kết quả phỏng vấn, phân bổ ứng viên

Lưu trữ lại kết quả phỏng vấn, phân bổ ứng viên
Lưu trữ lại kết quả phỏng vấn, phân bổ ứng viên

Với các doanh nghiệp tuyển Mass thì quá trình phỏng vấn sẽ đơn giản hơn và ATS sẽ giúp cho các bạn không cần mất nhiều thời gian về sắp xếp, lưu trữ giấy tờ, hồ sơ. Toàn bộ thông tin về kết quả phỏng vấn sẽ được lưu lại trên hệ thống và báo lại cho ứng viên, thể hiện sự chuyên nghiệp trong hoạt động tuyển dụng.

Quản lý chặt chẽ quy trình tuyển dụng

Trước đây, việc quản lý quá trình tuyển dụng theo cách thủ công khiến những người làm nhân sự mất rất nhiều thời gian, công sức. Thêm vào đó, việc xảy sai sót, sơ xuất cũng là điều không thể tránh khỏi. Tuy nhiên, với hệ thống phần mềm ATS, nhà tuyển dụng hoàn toàn có thể bỏ qua những thao tác rườm rà, phức tạp và quản lý quy trình một cách nhanh chóng, hiệu quả hơn.

Cụ thể, doanh nghiệp có thể theo dõi, giám sát các hoạt động của cả một bộ phận tuyển dụng, đơn vị cung cấp dịch vụ,… Những dữ liệu trong quá trình này sẽ được phân tích, lưu trữ một cách khoa học. Điều này giúp cho doanh nghiệp có thể nắm rõ được tình hình, đưa những điều chỉnh cần thiết.

Ngoài ra, nếu có bất kỳ sự thay đổi nào trong quá trình tuyển dụng thì công việc vẫn có thể tiếp tục, không bị gián đoạn hay mất thông tin. Như vậy doanh nghiệp sẽ có thể tránh được các vấn đề thất thoát dữ liệu nhân sự.

Thực hiện quảng bá thương hiệu tuyển dụng

Thực hiện quảng bá thương hiệu tuyển dụng
Thực hiện quảng bá thương hiệu tuyển dụng

Không chỉ tìm kiếm, sàng lọc hay lưu trữ thông tin ứng viên, hệ thống Applicant Tracking System còn có cơ chế quảng bá cho thương hiệu tuyển dụng. Theo đó, các doanh nghiệp có thể sở hữu cho mình một trang tuyển dụng riêng. Phần mềm quản lý tuyển dụng ATS có thể tích hợp được với các trang web về tuyển dụng việc làm uy tín, quá trình đăng tin cũng được tự động đưa lên các website này. Thông qua đây, việc PR, quảng bá thương hiệu cho doanh nghiệp cũng không còn quá khó khăn.

Hơn nữa, một số phần mềm quản lý cũng cho phép doanh nghiệp gửi các email tuyển dụng đến ứng viên dựa trên các tiêu chí khác nhau. Đó có thể là tin tuyển dụng theo ngành nghề, địa điểm, vị trí, mức lương,… Đây cũng là một cách để doanh nghiệp thúc đẩy mạnh hơn nữa hoạt động quảng bá tin tuyển dụng đến ứng viên tiềm năng.

Phân công nhiệm vụ, hợp tác tuyển dụng

Applicant Tracking System cho phép các nhà lãnh đạo có thể phân chia công việc, nhiệm vụ đến các bộ phận một cách khoa học. Dựa vào đây, họ cũng có thể theo dõi được quá trình làm việc, hiệu suất của nhân viên như thế nào?

Đối với hệ thống ATS, việc quản lý tuyển dụng sẽ trở nên rõ ràng, minh bạch hơn. Những nhân viên, bộ phận liên quan hoàn toàn có thể truy cập vào hệ thống bất cứ lúc nào để tránh bỏ lỡ thông tin cần thiết. Ngoài ra, các cá nhân còn có thể đóng góp ý kiến, quan điểm,… để quá trình tuyển chọn ứng viên được khách quan, hiệu quả hơn.

Báo cáo chi tiết quy trình tuyển dụng

Báo cáo chi tiết quy trình tuyển dụng
Báo cáo chi tiết quy trình tuyển dụng

Hoạt động cuối cùng của hệ thống Applicant Tracking System này chính là thiết lập báo cáo cho toàn bộ quá trình tuyển dụng. Hầu hết các phần mềm quản lý ATS hiện nay đều có khả năng đo lường các chỉ số, đưa ra báo cáo về hiệu suất công việc. Thông qua đây, nhà quản lý, nhà tuyển dụng có thể nắm bắt và lên kế hoạch phù hợp, đảm bảo tốt nhất nguồn lực cho hoạt động này.

Với những chia sẻ trên đây của JobsGO, chắc hẳn các bạn đã nắm rõ về cách hoạt động của ATS (Applicant Tracking System) như thế nào rồi phải không? Hy vọng thông tin trong bài viết sẽ hữu ích và giúp cho các doanh nghiệp thực hiện quá trình quản lý, tuyển dụng nhân sự hiệu quả.