Tổng hợp các cách dùng hàm VLOOKUP trong Excel

Tìm kiếm và đối chiếu dữ liệu thường mất nhiều thời gian đối với người dùng Excel. Để tối ưu hóa quy trình này, VLOOKUP đã trở thành công cụ không thể thiếu trong bộ kỹ năng của dân văn phòng. Nếu bạn đang loay hoay với cú pháp hay thường xuyên gặp lỗi khi sử dụng, hãy cùng JobsGO khám phá cách dùng hàm VLOOKUP ở bài viết này.

1. Công thức hàm VLOOKUP

Để sử dụng hàm VLOOKUP hiệu quả, bạn cần nắm rõ cấu trúc của công thức. Hàm này hoạt động dựa trên việc tìm kiếm một giá trị nhất định và trả về kết quả tương ứng từ cột dữ liệu mong muốn.

Công thức tổng quát:

Trong đó:

• Lookup_value (Giá trị cần tìm): Đây là dữ liệu bạn dùng để truy vấn. Bạn có thể nhập trực tiếp giá trị (đặt trong dấu ngoặc kép nếu là chữ) hoặc chọn một ô tham chiếu có chứa giá trị đó.
• Table_array (Vùng dữ liệu): Là phạm vi bảng chứa thông tin cần dò tìm. Hãy lưu ý rằng VLOOKUP sẽ luôn tìm kiếm trong cột đầu tiên của vùng chọn này.
• Col_index_num (Thứ tự cột kết quả): Là số nguyên xác định cột chứa thông tin bạn muốn lấy ra. Hãy đếm từ trái sang phải, bắt đầu từ số 1 tại cột đầu tiên của Table_array.
• [Range_lookup] (Phương thức tìm kiếm): Quyết định độ chính xác của kết quả:

• 0 hoặc FALSE: Tìm kiếm chính xác tuyệt đối (phổ biến nhất).
• 1 hoặc TRUE (mặc định): Tìm kiếm tương đối (phù hợp với các bảng tra cứu dải số hoặc phân loại).

Cách dùng VLOOKUP

2. Ví dụ cách dùng hàm VLOOKUP

Giả sử bạn có bảng 1 là danh sách nhân viên, trong đó đã có thông tin chức vụ của từng người. Bảng 2 (B16:C21) chứa danh sách các chức vụ và mức phụ cấp tương ứng. Nhiệm vụ là điền mức phụ cấp cho từng nhân viên dựa trên chức vụ của họ.

Để thực hiện, tại ô E4, nhập công thức:

=VLOOKUP(D4,$B$16:$C$21,2,FALSE)

Trong đó:

• D4: Giá trị cần tra cứu (chức vụ của nhân viên).
• $B$16:$C$21: Bảng chứa dữ liệu tra cứu, dấu $ dùng để cố định vùng dữ liệu khi sao chép công thức.
• 2: Trả về dữ liệu ở cột thứ 2 của bảng tra cứu (mức phụ cấp).
• FALSE (hoặc 0): Tìm kiếm kết quả khớp chính xác.

Sau khi nhập công thức, kéo hoặc sao chép xuống các dòng còn lại để tự động tính mức phụ cấp cho toàn bộ danh sách nhân viên. Cách này giúp xử lý nhanh ngay cả khi bảng dữ liệu có hàng trăm hoặc hàng nghìn nhân viên.

Ví dụ hàm VLOOKUP & cách dùng

3. Cách kết hợp VLOOKUP với các hàm khác

Bên cạnh việc sử dụng độc lập, hàm VLOOKUP còn có thể kết hợp với nhiều hàm khác để xử lý dữ liệu linh hoạt và giải quyết các bài toán tra cứu phức tạp hơn. Dưới đây là một số cách dùng hàm VLOOKUP Excel kèm ví dụ minh họa.

3.1. Kết hợp VLOOKUP và hàm LEFT/RIGHT

Việc kết hợp VLOOKUP với LEFT hoặc RIGHT giúp trích xuất một phần dữ liệu từ chuỗi trước khi thực hiện tra cứu. Cách này thường được dùng khi giá trị cần tìm chỉ là một đoạn trong mã sản phẩm, mã đơn hàng hoặc mã nhân viên.

Ví dụ: Tìm sản phẩm

Giả sử bạn có bảng danh sách sản phẩm (A2:B5), trong đó cột A là mã sản phẩm và cột B là tên sản phẩm. Đồng thời, cột C chứa mã đơn hàng, trong đó 5 ký tự cuối chính là mã sản phẩm (ví dụ: DH001-SP001). Nhiệm vụ của bạn là tự động điền tên sản phẩm vào cột D dựa trên mã sản phẩm được tách từ mã đơn hàng.

Công thức:

Cách dùng hàm VLOOKUP có điều kiện

3.2. Kết hợp VLOOKUP và hàm CHOOSE

VLOOKUP kết hợp với CHOOSE cho phép tạo bảng tra cứu tạm ngay trong công thức mà không cần thay đổi dữ liệu gốc. Đây là giải pháp hữu ích khi cần tra cứu theo cột nằm bên trái hoặc muốn sắp xếp lại thứ tự các cột để phù hợp với VLOOKUP.

Ví dụ: Tra cứu phòng ban theo tên nhân viên

Bạn có bảng dữ liệu (B2:C5), trong đó cột B là Tên nhân viên và cột C là Phòng ban. Ở cột D, bạn nhập tên nhân viên cần tra cứu, nhiệm vụ là tự động điền phòng ban tương ứng vào cột E.

Công thức:

Kết hợp VLOOKUP và hàm CHOOSE

3.3. Kết hợp VLOOKUP và hàm IF

Khi kết hợp với IF, VLOOKUP có thể thực hiện tra cứu theo từng điều kiện cụ thể hoặc xử lý các trường hợp khác nhau dựa trên giá trị đầu vào. Điều này giúp công thức linh hoạt hơn và phù hợp với nhiều tình huống thực tế.

Ví dụ: Xác định kết quả Đậu/Rớt theo điểm của sinh viên

Ở bảng 1 (A2:B5) chứa danh sách mã sinh viên và điểm thi tương ứng. Đồng thời, ở cột C là danh sách mã sinh viên cần tra cứu kết quả. Nhiệm vụ là xác định sinh viên “Đậu” nếu đạt từ 5 điểm trở lên, ngược lại hiển thị “Rớt” tại cột D.

Công thức:

Ví dụ hàm VLOOKUP và hàm IF

3.4. Kết hợp VLOOKUP và hàm SUM

Sự kết hợp giữa VLOOKUP và SUM giúp tra cứu dữ liệu rồi thực hiện tính tổng các giá trị cần thiết. Cách này thường được áp dụng khi cần tính tổng doanh thu, chi phí hoặc các số liệu sau khi đã xác định đúng thông tin cần tra cứu.

Ví dụ: Tính tổng giá của hai sản phẩm bằng VLOOKUP kết hợp SUM

Dữ liệu trong bảng 1 (A2:B5) chứa danh sách mã sản phẩm và đơn giá tương ứng. Đồng thời, cột C và D lần lượt chứa Mã SP 1 và Mã SP 2 cần tính tổng giá. Nhiệm vụ là tra cứu đơn giá của từng sản phẩm rồi cộng lại để hiển thị tổng giá tại cột E.

Để thực hiện, bạn kết hợp VLOOKUP để tra cứu đơn giá của từng mã sản phẩm và SUM để tính tổng hai giá trị vừa tìm được.

Công thức:

Kết hợp VLOOKUP và hàm SUM

3.5. Kết hợp VLOOKUP và hàm MID

VLOOKUP kết hợp với hàm MID giúp tách một phần ký tự nằm giữa chuỗi để làm giá trị tra cứu. Phương pháp này phù hợp khi mã cần tìm được đặt ở giữa các ký tự trong mã đơn hàng, mã khách hàng hoặc các chuỗi dữ liệu có cấu trúc cố định.

Ví dụ: Tra cứu tên sản phẩm từ mã đơn hàng bằng VLOOKUP kết hợp MID:

Nếu bảng 1 (A2:B5) chứa danh sách mã sản phẩm và tên sản phẩm tương ứng. Cột C là mã đơn hàng, trong đó mã sản phẩm nằm ở giữa chuỗi ký tự (ví dụ: DH-SP001-01). Nhiệm vụ là tách mã sản phẩm từ mã đơn hàng và tự động điền tên sản phẩm tương ứng vào cột D.

Để thực hiện, bạn kết hợp MID để lấy mã sản phẩm từ chuỗi mã đơn hàng, sau đó dùng VLOOKUP để tra cứu tên sản phẩm trong bảng dữ liệu.

Công thức:

Kết hợp VLOOKUP và hàm MID

4. Các lỗi thường gặp khi dùng hàm VLOOKUP

Trong quá trình làm việc với dữ liệu trên Excel, hàm VLOOKUP là một công cụ đắc lực. Tuy nhiên, nếu không nắm vững quy tắc, bạn sẽ rất dễ gặp phải các thông báo lỗi khiến công thức không trả về kết quả như mong đợi. Dưới đây là chi tiết về các lỗi phổ biến và phương pháp xử lý hiệu quả:

4.1. Lỗi #N/A (Giá trị không tìm thấy hoặc tham chiếu sai)

Đây là lỗi xảy ra do ba nguyên nhân chính:

• Vị trí cột tìm kiếm: VLOOKUP mặc định chỉ tìm kiếm ở cột đầu tiên (ngoài cùng bên trái) của vùng dữ liệu (table_array). Nếu giá trị cần tìm nằm ở cột khác, hãy điều chỉnh lại vùng chọn hoặc chuyển sang sử dụng cặp hàm INDEX & MATCH để linh hoạt hơn.
• Dữ liệu không khớp: Nếu kết quả không tồn tại trong bảng tra cứu, Excel sẽ trả về lỗi. Bạn có thể sử dụng hàm IFERROR(VLOOKUP(…), “Thông báo”) để thay thế lỗi này bằng một thông tin thân thiện hơn.
• Sai lệch định dạng: Đôi khi dữ liệu trông giống nhau nhưng thực tế không khớp do chứa ký tự trắng (space), ký tự ẩn hoặc khác biệt về định dạng (Text so với Number). Hãy kiểm tra lại tính đồng nhất của nguồn dữ liệu.

Lỗi #N/A trong hàm VLOOKUP

4.2. Lỗi #REF! (Tham chiếu cột không hợp lệ)

Lỗi này phát sinh khi số thứ tự cột (col_index_num) bạn nhập vào lớn hơn tổng số cột thực tế có trong table_array. Cách khắc phục như sau: Đếm lại số cột trong phạm vi tìm kiếm của bạn và đảm bảo col_index_num không vượt quá giá trị này.

Lỗi tham chiếu cột không hợp lệ

4.3. Lỗi #VALUE! (Tham số cột không hợp lệ)

Xảy ra khi col_index_num nhỏ hơn 1. Theo quy định của hàm, cột tìm kiếm luôn là cột thứ 1.

Cách khắc phục: Kiểm tra lại tham số chỉ định cột. Lưu ý rằng giá trị này phải luôn là một số nguyên dương (>= 1).

Lỗi tham số cột không hợp lệ

4.4. Lỗi #NAME? (Sai cú pháp văn bản)

Lỗi này thường xuất hiện khi bạn nhập giá trị tra cứu trực tiếp vào công thức mà thiếu dấu ngoặc kép.

Cách khắc phục: Các giá trị là văn bản (Text) phải luôn được đặt trong cặp dấu nháy kép “” (ví dụ: “Cải xoăn” thay vì Cải xoăn). Nếu không có dấu ngoặc, Excel sẽ hiểu nhầm đó là một hàm hoặc tên (range name) không tồn tại.

Lỗi sai cú pháp

5. Lưu ý khi dùng hàm VLOOKUP

Để sử dụng thành thạo hàm VLOOKUP và tối ưu hóa hiệu suất làm việc trên Excel, bạn lưu ý:

• Giới hạn hướng tìm kiếm (Trái sang phải): VLOOKUP yêu cầu giá trị đối chiếu phải nằm ở cột đầu tiên bên trái của vùng dữ liệu (table_array). Nếu giá trị cần tìm nằm ở cột phía sau, bạn nên chuyển sang kết hợp cặp hàm INDEX và MATCH để có thể truy xuất dữ liệu theo bất kỳ hướng nào.
• Ưu tiên giá trị duy nhất: Hàm chỉ trả về kết quả tương ứng với giá trị tìm thấy đầu tiên trong bảng, các bản ghi trùng lặp phía sau sẽ bị bỏ qua. Để đảm bảo độ chính xác, hãy làm sạch dữ liệu hoặc sử dụng Pivot Table để loại bỏ các giá trị trùng lặp trước khi thực hiện tra cứu.
• Tự động hóa cột tham chiếu: Việc nhập thủ công số thứ tự cột (col_index_num) dễ dẫn đến sai sót khi bảng dữ liệu thay đổi cấu trúc. Bạn có thể lồng ghép hàm MATCH vào bên trong VLOOKUP để Excel tự động xác định vị trí cột thay vì đếm thủ công.
• Kiểm soát chế độ dò tìm: Theo mặc định, nếu không chỉ định rõ, VLOOKUP thường hiểu là dò tìm tương đối (dễ gây sai số). Luôn đặt tham số cuối cùng là 0 hoặc FALSE để đảm bảo Excel thực hiện dò tìm chính xác tuyệt đối.
• Tối ưu hiệu suất bảng tính: Với các tệp dữ liệu dung lượng lớn, việc lạm dụng quá nhiều hàm VLOOKUP sẽ làm chậm tốc độ xử lý. Một giải pháp hiệu quả là sau khi đã lấy được kết quả, hãy sử dụng tính năng Paste Special > Values để chuyển đổi công thức thành giá trị tĩnh, giúp giải phóng tài nguyên hệ thống.

Hy vọng qua bài viết này, bạn đã hiểu rõ cách dùng hàm VLOOKUP cũng như biết cách áp dụng vào các tình huống thực tế trong Excel. Việc thành thạo VLOOKUP sẽ giúp bạn xử lý dữ liệu nhanh chóng, chính xác và chuyên nghiệp hơn. Đừng quên theo dõi JobsGO để cập nhật thêm nhiều kiến thức hữu ích về kỹ năng văn phòng và công việc.

Câu hỏi thường gặp

1. Cách dùng VLOOKUP giữa 2 sheet như thế nào?

Cách sử dụng hàm vlookup giữa 2 sheet như sau: Chọn vùng dữ liệu (table_array) bằng cách chuyển sang Sheet chứa dữ liệu đó và bôi đen vùng cần tìm. Excel sẽ tự động thêm tên Sheet vào công thức (ví dụ: Sheet2!$A$2:$C$10).

2. VLOOKUP có phân biệt chữ hoa và chữ thường không?

Không. VLOOKUP mặc định không phân biệt chữ hoa và chữ thường (ví dụ: "A" và "a" được coi là giống nhau). Nếu cần phân biệt, bạn phải sử dụng kết hợp hàm EXACT hoặc hàm INDEX/MATCH với SUMPRODUCT.

(Theo JobsGO - Nền tảng tìm việc làm, tuyển dụng, tạo CV xin việc)