Nhận được thư mời phỏng vấn là một tin mừng với ứng viên. Tuy nhiên, đừng vì mải mê với niềm vui này mà quên mất việc gửi phản hồi cho nhà tuyển dụng. Chỉ một hành động nhỏ cũng có thể tạo ra những ấn tượng ban đầu tốt đẹp cho HR. Cùng JobsGO khám phá bí quyết trả lời thư mời phỏng vấn chuyên nghiệp nhất.
Sau khi bạn hoàn tất gửi CV ứng tuyển, các công ty sẽ tiếp nhận và tiến hành đánh giá, sàng lọc. Nếu bạn thành công “lọt vào mắt xanh” của nhà tuyển dụng, bạn sẽ nhận được phản hồi từ phía họ. Tùy theo quy trình tuyển dụng của các công ty mà bạn có thể sẽ chỉ nhận được thư mời phỏng vấn hoặc nhận được cuộc gọi từ tuyển dụng trước rồi mới đến thư mời. Trong trường hợp nào thì bạn cũng cần trả lời thư mời phỏng vấn thật chuyên nghiệp để tạo thiện cảm tốt đẹp trước buổi phỏng vấn.
Trả lời thư mời phỏng vấn ngay sau khi bạn nhận được thư mời hay cuộc gọi là phương án tốt nhất. Sự phản hồi nhanh chóng của bạn sẽ thể hiện thái độ trân trọng với cơ hộiviệc làm này. Trong trường hợp bạn đang có việc bận hoặc chưa thể có câu trả lời luôn thì đừng quên ghi chú lại và làm ngay khi có thể. Tuy nhiên, tránh thư hồi âm vào khoảng thời gian ngoài giờ hành chính hay các ngày cuối tuần. Đặc biệt, bạn hãy luôn nhớ check mail thường xuyên sau khi gửi CV ứng tuyển. Đã có rất nhiều ứng viên vì không check mail mà bỏ lỡ cơ hội phỏng vấn một cách đáng tiếc.
Dù đây chỉ là một đoạn email ngắn, nhưng bạn cũng không thể chủ quan mà không đọc và soát lại trước khi gửi. Bất kỳ một lỗi sai chính tả, một ký hiệu khó hiểu hay một từ viết tắt do thói quen nào cũng sẽ là một điểm trừ lớn. Bạn cũng chỉ cần lựa chọn một phông chữ đơn giản, dễ nhìn cho toàn bộ bức thư. Đây cũng là một cơ sở kiểm tra cách ứng xử của ứng viên qua email nên hãy sử dụng văn phòng nghiêm túc, đúng đắn nhất khi trả lời thư mời phỏng vấn.
Có những trường hợp, nhà tuyển dụng đã viết rõ cách thức để ứng viên phản hồi khả năng tham gia phỏng vấn. Vì vậy, bạn cần đảm bảo rằng thư trả lời của mình được gửi đến đúng địa chỉ và nội dung đã thực hiện đúng yêu cầu được đưa ra. Điều này thể hiện tính nề nếp, cẩn thận cũng như sự coi trọng của bạn đối với lời mời từ nhà tuyển dụng.
Những mục không thể bỏ qua trong nội dung thư hồi âm
Họ và tên rõ ràng trên tiêu đề
Thông thường, nhà tuyển dụng sẽ gửi tới bạn một thư mời phỏng vấn, để xác nhận tham gia hoặc từ chối phỏng vấn, bạn nên trả lời ngay email này để HR nắm được thông tin.
Trong trường hợp bạn muốn gửi mail mới, đừng quên cung cấp đầy đủ thông tin tên bạn kèm tên công việc ứng tuyển trên tiêu đề để thuận tiện cho cả hai bên. Bạn nên ghi theo cấu trúc:
[Họ và tên] Vị trí ứng tuyển_Xác nhận phỏng vấn.
[Họ và tên] Vị trí ứng tuyển_Từ chối phỏng vấn
Cách viết rõ ràng, mạch lạc này sẽ giúp nhà tuyển dụng có thể nhanh chóng biết được bạn là ai. Bởi trong một đợt tuyển dụng, công ty thường tuyển số lượng lớn nhân viên ở nhiều vị trí khác nhau. Đồng thời, họ sẽ phải sắp xếp rất nhiều các cuộc phỏng vấn ứng viên. Nếu bạn gửi một email không có các thông tin cá nhân trên tiêu đề thì nhà tuyển dụng sẽ mất thời gian kiểm tra xem bạn là ai. Thậm chí, đôi khi nhà tuyển dụng sẽ nhầm lẫn đó là thư rác và bỏ qua.
Lời chào và lời cám ơn
Đừng vội vàng đi luôn vào vấn đề chính mà bỏ qua phép lịch sự tối thiểu là thưa gửi và chào hỏi. Bạn nên bắt đầu bằng một lời chào trang trọng và thân thiện khi trả lời thư mời phỏng vấn. Hành động nhỏ này cũng giúpghi điểm về sự chuyên nghiệp cho nhà tuyển dụng ngay từ những dòng đầu tiên. Tốt nhất là bạn nên thêm họ tên của người đã gửi thư, còn nếu không biết, bạn có thể để tên công ty.
Ví dụ:
Dear Ms. Nguyễn Thị Hoa,
Thân gửi chị Mai Hương,
Kính gửi Phòng nhân sự công ty ABC
Phản hồi thông tin
Sau lời chào, bạn sẽ đề cập lý do viết thư một cách trực tiếp và ngắn gọn.
Xác nhận phỏng vấn
Trường hợp bạn sẽ tham gia buổi phỏng vấn, bạn chỉ cần viết là bản thân xác nhận tham gia phỏng vấn kèm thời gian phỏng vấn lựa chọn nếu nhà tuyển dụng yêu cầu.
Tất nhiên, bạn cũng không thể bỏ quên phần cám ơn. Bạn có thể viết kèm ở lời chào bên trên. Hoặc nếu viết cuối thư, lời cảm ơn giống như thay cho lời chào tạm biệt. Bạn có thể viết “Xin trân trọng cảm ơn” kèm theo một lời chúc ngày mới tốt lành.
Tôi xin chân thành cảm ơn sự quan tâm và tin tưởng của công ty khi trao cho tôi cơ hội được tham gia phỏng vấn cho vị trí …
Tôi xác nhận sẽ tham gia buổi phỏng vấn vào ngày … tại …
Từ chối phỏng vấn
Trong trường hợp bạn không thể tham gia phỏng vấn vì một lý do nào đó, bạn cũng nên trả lời mail càng sớm càng tốt với ngôn ngữ lịch sự, khéo léo để giữ hình ảnh tốt đẹp trong mắt nhà tuyển dụng.
Để từ chối một lời mời phỏng vấn, bạn cũng nên bắt đầu với lời cảm ơn. Vì quyết định chọn bạn vào danh sách phỏng vấn, nhà tuyển dụng cũng đã tốn không ít tâm sức. Tiếp đến, bạn cần nói rõ bạn không thể tham gia buổi phỏng vấn với lý do cụ thể. Bạn có thể đưa ra các lý do như:
Sau khi tìm hiểu kỹ, bạn cảm thấy công việc của công ty không thực sự phù hợp với nhu cầu/ kinh nghiệm/ kỹ năng của bạn.
Bạn đã quyết định trở thành nhân viên của một công ty nào đó.
Bạn quyết định làm việc ở công ty hiện tại và không còn nhu cầu tìm kiếm việc mới nữa.
Sau khi thông báo cho nhà tuyển dụng rằng bạn không thể tham gia phỏng vấn, đừng quên gửi tới nhà tuyển dụng một lời chúc để xoa dịu cảm giác hụt hẫng nơi họ.
Trước hết, tôi xin chân thành cảm ơn sự quan tâm và tin tưởng của công ty khi trao cho tôi cơ hội được tham gia phỏng vấn cho vị trí …
Tuy nhiên, vì một số lý do cá nhân (hoặc hiện tại, tôi không còn nhu cầu tìm việc) nên tôi rất tiếc phải thông báo rằng tôi không thể tham gia buổi phỏng vấn vào ngày … tháng… năm … tại địa chỉ …..
Một lần nữa, tôi xin chân thành cảm ơn cơ hội Anh (Chị) và quý công ty đã dành cho tôi.
Kính chúc tập thể công ty … nhiều sức khỏe, công tác tốt và gặt hái nhiều thành công.
Chữ ký
Chữ ký cuối email cũng là một phần thông tin hữu ích mà bạn nên thiết lập. Hãy để lại các thông tin liên hệ trong chữ ký để nhà tuyển dụng dễ dàng gọi điện thoại trực tiếp cho bạn nếu có vấn đề phát sinh. Tên trường bạn đang học, số điện thoại, địa chỉ và email là những thông tin cần thiết cần được nêu rõ.
Hỏi thêm thông tin nếu cần thiết
Các thông tin cơ bản thường được các nhà tuyển dụng cung cấp đầy đủ trong thư mời phỏng vấn. Tên/chức vụ của nhà tuyển dụng; hình thức phỏng vấn (trực tiếp hay trực tuyến); địa điểm và thời gian phỏng vấn; vị trí ứng tuyển và một số lưu ý đi kèm;… là những thông tin cần được rõ ràng.
Nếu có bất cứ thông tin bạn chưa nắm chắc, hãy chủ độngđặt câu hỏi trong email trả lời thư mời phỏng vấn. Hãy luôn biết chính xác bản thân cần phải làm gì. Điều này sẽ chứng minh bạn là người ứng viên chu đáo và dày dặn kinh nghiệm. Một vài câu hỏi bạn có thể đặt là có cần mang theo hồ sơ, chứng chỉ hay tài liệu gì khác ngoài CV hay không.
Tiêu đề: NGUYỄN THỊ A_NHÂN VIÊN MARKETING_THƯ XÁC NHẬN PHỎNG VẤN
Dear …/Kính gửi: Công ty …
Tên tôi là Nguyễn Thị A. Tôi rất vui và cảm ơn vì quý công ty đã tạo cơ hội phỏng vấn dành cho tôi với vị trí ….
Tôi viết thư này nhằm xác nhận lịch hẹn phỏng vấn vào … giờ… ngày… tại văn phòng công ty.
Tôi tin rằng với kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực … sẽ giúp tôi trở thành một ứng viên lý tưởng cho vị trí này. Tôi mong được chia sẻ niềm đam mê và kỹ năng của tôi trong công việc với anh/chị trong cuộc phỏng vấn.
Nếu công ty cần bất kì tài liệu nào trước và trong buổi phỏng vấn, xin Quý công ty vui lòng phản hồi để tôi có được sự chuẩn bị kỹ lưỡng nhất.
Trân trọng,
[Chữ ký]
Mail từ chối tham gia phỏng vấn
Tiêu đề: NGUYỄN THỊ A_NHÂN VIÊN MARKETING_THƯ TỪ CHỐI PHỎNG VẤN
Dear …/ Kính gửi: Công ty …
Tôi rất vui khi nhận được thư mời phỏng vấn vị trí nhân viên X tại quý công ty. Tuy nhiên, tôi rất tiếc khi không thể tham gia buổi phỏng vấn vào ngày… tại văn phòng công ty vì … (nêu lý do bạn từ chối).
Rất hy vọng được hợp tác với quý công ty vào một dịp gần nhất!
Trân trọng,
[Chữ ký]
Kết
Trả lời thư mời phỏng vấn thông minh và chuyên nghiệp vừa thể hiện được sự cảm kích của bạn với nhà tuyển dụng, vừa giúp tăng khả năng trúng tuyển cho bạn. Chúc bạn luôn thành công nắm bắt được những cơ hội việc làm tốt nhất với những kỹ năng màJobsGO chia sẻ.
Hoàn Nguyễn
