Bảng mô tả công việc là công cụ không thể thiếu trong quá trình tuyển dụng nhân sự. Nó định hình rõ ràng các yêu cầu và nhiệm vụ của vị trí tuyển dụng, giúp doanh nghiệp thu hút được những ứng viên phù hợp.
Mục lục
1. Bảng mô tả công việc là gì?
Bảng mô tả công việc (Job Description) là một tài liệu quan trọng trong quá trình tuyển dụng và quản lý nhân sự của một tổ chức hoặc doanh nghiệp. Nó bao gồm các thông tin về một vị trí công việc như nhiệm vụ, trách nhiệm, kỹ năng, kinh nghiệm cần thiết để thực hiện công việc đó.
Bảng mô tả công việc giúp nhà tuyển dụng, quản lý nhân sự nắm được nội dung và yêu cầu của công việc. Đồng thời, nó cũng giúp ứng viên hiểu rõ về vị trí mà họ đang ứng tuyển để có thể chuẩn bị tốt hơn cho quá trình phỏng vấn và thực hiện công việc khi được tuyển dụng.
2. Tại sao cần sử bảng mô tả công việc?
Sử dụng bảng mô tả công việc là cần thiết vì nó có nhiều lợi ích quan trọng cho việc tuyển dụng và quản lý nhân sự của một tổ chức hoặc doanh nghiệp. Cụ thể vai trò của bảng mô là công việc là:
- Tuyển dụng: Bảng mô tả công việc là một công cụ quan trọng trong quá trình tuyển dụng, giúp quản lý nhân sự tìm kiếm và lựa chọn những ứng viên phù hợp nhất với yêu cầu của công việc.
- Định hướng cho nhân viên: Bảng mô tả công việc cho phép nhân viên hiểu rõ về nhiệm vụ, trách nhiệm và mục tiêu công việc của họ. Điều này giúp họ biết công ty mong đợi những gì và định hướng hành động để đạt được kết quả tốt nhất.
- Tăng tính minh bạch: Bảng mô tả công việc giúp làm rõ các trách nhiệm, quyền hạn, nhiệm vụ và mục tiêu của công việc. Điều này góp phần tăng tính minh bạch và giảm thiểu sự mâu thuẫn giữa nhân viên với nhà quản lý.
- Đánh giá hiệu quả công việc: Sử dụng bảng mô tả công việc, quản lý sẽ có thể đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên dựa trên các mục tiêu, trách nhiệm và nhiệm vụ được giao.
- Giải quyết tranh chấp: Bảng mô tả công việc cung cấp cho quản lý nhân sự và nhân viên một cơ sở chính thức để giải quyết các tranh chấp liên quan đến nhiệm vụ, trách nhiệm và mục tiêu của công việc.
3. Nội dung cần có trong bảng mô tả công việc
Một mẫu bảng mô tả công việc chuẩn cần có những nội dung sau:
3.1 Thông tin chung về công việc
Phần thông tin chung cung cấp các thông tin cơ bản về vị trí công việc, bao gồm:
- Chức danh công việc: tên chính thức của vị trí công việc.
- Bộ phận trực thuộc: đơn vị hoặc phòng ban có vị trí công việc đó.
- Địa điểm làm việc: địa điểm công việc được thực hiện.
- Mối quan hệ cấp trên/cấp dưới: mối quan hệ giữa vị trí công việc và các vị trí khác trong tổ chức.
3.2 Mục đích công việc
Mục đích là một phần quan trọng của bảng mô tả công việc. Nó đề cập một cách tổng quan về các nhiệm vụ và trách nhiệm chính của vị trí công việc.
Ví dụ: đối với vị trí Kế toán trưởng, mục đích công việc là quản lý và giám sát các hoạt động kế toán, tài chính của công ty, đảm bảo tuân thủ các quy định pháp lý và quản lý các dữ liệu kế toán một cách chính xác, đầy đủ,…
3.3 Nhiệm vụ chính
Đây là phần đề cập đến những tác vụ cụ thể và các nhiệm vụ mà người làm việc phải thực hiện để hoàn thành mục đích công việc.
Ví dụ, đối với vị trí kỹ sư phần mềm, các nhiệm vụ chính có thể bao gồm:
- Phân tích yêu cầu: Phân tích và đánh giá các yêu cầu của khách hàng về phần mềm để đưa ra giải pháp phù hợp.
- Thiết kế phần mềm: Thiết kế và phát triển phần mềm dựa trên yêu cầu và giải pháp đã được chọn.
- Kiểm thử phần mềm: Thực hiện kiểm thử phần mềm để đảm bảo tính ổn định và độ tin cậy của phần mềm.
- Sửa lỗi và bảo trì phần mềm: Điều chỉnh và sửa lỗi trong quá trình sử dụng phần mềm, cập nhật và bảo trì hệ thống phần mềm đảm bảo tính ổn định, hiệu quả của phần mềm.
- Hỗ trợ khách hàng: Cung cấp giải pháp hỗ trợ kỹ thuật và giải đáp thắc mắc cho khách hàng liên quan đến phần mềm.
3.4 Quyền hạn
Phần này trong bảng mô tả công việc sẽ nói đến các quyền lợi mà người lao động được hưởng trong quá trình làm việc tại công ty. Đó có thể là quyền sử dụng các thiết bị và trang thiết bị cần thiết, hưởng các chế độ bảo hiểm, phúc lợi, được đào tạo, phát triển nghề nghiệp, tham gia các hoạt động giải trí và thể thao trong công ty,…
Ví dụ: Người lao động sẽ được hưởng đầy đủ các chế độ bảo hiểm và phúc lợi theo quy định của pháp luật bao gồm bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, nghỉ phép hàng năm và các khoản phúc lợi khác. Họ cũng sẽ được cung cấp các trang thiết bị cần thiết để thực hiện công việc và được đào tạo để nâng cao kỹ năng và chuyên môn của mình.
Xem thêm:cách viết email xin việc
3.5 Điều kiện làm việc
Điều kiện làm việc chính là bối cảnh mà nhân viên thực hiện công việc của mình. Nó bao gồm thời gian làm việc, vật liệu, thiết bị cần thiết, môi trường làm việc, phương tiện đi lại,…
3.6 Tiêu chuẩn
Tiêu chuẩn công việc là các tiêu chí mà nhân viên cần phải đáp ứng để hoàn thành công việc hiệu quả. Tiêu chuẩn thường bao gồm kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm và thái độ. Nó cung cấp một phương tiện để đánh giá khả năng của nhân viên.
Xem thêm: Những lưu ý giúp nhà tuyển dụng viết bản mô tả công việc chuẩn nhất
4. Nguyên tắc xây dựng bảng mô tả công việc
Khi xây dựng bảng mô tả công việc, các nhà quản lý, người làm nhân sự cần lưu ý đến một số nguyên tắc cơ bản dưới đây:
4.1 Nội dung đầy đủ, đúng trọng tâm
Bảng mô tả công việc chung chung hoặc không cụ thể sẽ khó truyền tải đầy đủ phạm vi và trách nhiệm của công việc. Điều này có thể gây khó khăn trong quá trình tuyển dụng, khi các ứng viên không đáp ứng được yêu cầu và nhà tuyển dụng phải giải thích nhiều lần hoặc tái tuyển dụng.
Do đó, khi xây dựng bảng mô tả công việc, bạn cần xác định rõ các tiêu chí kỹ năng và trọng tâm công việc để tạo sự rõ ràng, hiệu quả trong quá trình tuyển dụng.
4.2 Nêu rõ vai trò của vị trí tuyển dụng
Muốn tìm được ứng viên phù hợp, các doanh nghiệp cần xác định rõ vai trò và yêu cầu công việc của vị trí tuyển dụng, từ đó tiết kiệm thời gian và chi phí trong quá trình tuyển dụng. Điều này cũng giúp cho ứng viên có thể hiểu rõ hơn về mục tiêu và kỹ năng cần thiết để đảm nhận công việc.
Ngoài ra, việc giới thiệu trước người quản lý trực tiếp cho ứng viên cũng là một cách tạo ấn tượng và động lực cho họ. Khi đó ứng viên sẽ hiểu rõ hơn về công việc và cơ hội phát triển tương lai của họ tại công ty. Đây là một mẹo hay mà các nhà tuyển dụng nên áp dụng để tăng sự hấp dẫn của vị trí công việc và tìm kiếm những ứng viên phù hợp nhất.
Xem thêm: tuyển dụng việc làm Bình Dương
4.3 Quảng bá vị trí & môi trường làm việc
Để tăng cường sự cạnh tranh trên thị trường lao động, doanh nghiệp có thể sử dụng một số cách để tạo sự hấp dẫn riêng cho vị trí tuyển dụng của mình. Chẳng hạn như:
- Mức lương thưởng hấp dẫn và chế độ đãi ngộ tốt: Đây là cách thể hiện sự tôn trọng và ghi nhận giá trị của vị trí đó. Điều này cũng giúp tạo động lực cho nhân viên mới.
- Điểm đặc biệt về văn hóa và môi trường làm việc của doanh nghiệp: Sự đầu tư vào cơ sở vật chất hiện đại và một tổ chức đoàn kết, cởi mở, có văn hóa học tập sẽ tăng khả năng thu hút ứng viên.
- Lộ trình thăng tiến trong công việc: Ứng viên sẽ thấy rõ sự phát triển bản thân và nghề nghiệp nếu gia nhập vào tổ chức. Điều này cho thấy sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp và sự quan tâm đến sự nghiệp của nhân viên.
Những thông tin này giúp doanh nghiệp tạo nên một bảng mô tả công việc thu hút và chuyên nghiệp, từ đó tăng cường khả năng tìm kiếm những ứng viên phù hợp nhất cho vị trí tuyển dụng.
5. Tham khảo các mẫu bảng mô tả công việc
Tùy vào từng vị trí, chức vụ tuyển dụng mà mẫu bảng mô tả công việc sẽ khác nhau. Dưới đây là một số mẫu cho các vị trí phổ biến, các bạn có thể tham khảo nhé.
5.1 Bảng mô tả công việc mẫu
5.2 Bảng mô tả công việc trưởng phòng kinh doanh
5.3 Bảng mô tả công việc nhân viên kinh doanh
5.4 Bảng mô tả công việc kế toán trưởng
5.5 Bảng mô tả công việc kế toán tổng hợp
5.6 Bảng mô tả công việc nhân viên bán hàng
5.7 Bảng mô tả công việc nhân sự
Tóm lại, bản mô tả công việc là gì? Đây là một trong những yếu tố quan trọng giúp tăng tính chuyên nghiệp và cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường lao động. Đây cũng là cách giúp đảm bảo quá trình tuyển dụng diễn ra thuận lợi và giúp định hình một môi trường làm việc tốt cho nhân viên.
Tìm việc làm ngay!(Theo JobsGO - Nền tảng tìm việc làm, tuyển dụng, tạo CV xin việc)