Administrative assistant (viết tắt là admin assistant) là một cụm từ chuyên ngành còn xa lạ với hầu hết mọi người. Trên thực tế, đây là một công việc quen thuộc với thị trường lao động. Vậy, admin assistant là nghề gì? Vị trí admin assistant có khó tìm việc hay không?
Administrative Assistant – Vị trí nhân sự quan trọng
Administrative Assistant (viết tắt là admin assistant) là vị trí trợ lý hành chính, người hỗ trợ cho giám đốc/trưởng phòng hành chính của một công ty, doanh nghiệp. Nhiệm vụ của một trợ lý hành chính là hoàn thành các công việc được giao về hành chính và hỗ trợ các bộ phận khác để đảm bảo hệ thống làm việc của công ty được duy trì trong trạng thái tốt nhất.
Vị trí Administrative assistant thường làm việc tại các công ty, doanh nghiệp vừa và lớn, nơi có hệ thống nhân sự tương đối phức tạp và cần một bộ phận quản lý riêng. Trên thực tế, đây là một vị trí cực kỳ quan trọng trong công tác vận hành của các doanh nghiệp. Các trợ lý hành chính thường sẽ chịu trách nhiệm thực hiện các kế hoạch được giám đốc hoặc trưởng phòng hành chính thông qua, cũng như giải quyết các vấn đề nội bộ phát sinh.
Administrative Assistant là một vị trí vô cùng năng động, hay nói cách khác là tương đối vất vả vì họ luôn có cả một danh sách dài các công việc cần làm hằng ngày. Tuy nhiên, đối với những ai ưa thích sự kết nối và tiếp xúc, giao tiếp với nhiều người thì đây thực sự là một công việc lý tưởng. Công việc của một trợ lý hành chính thường sẽ được phân thành 3 nhiệm vụ chính: Hỗ trợ giám đốc/trưởng phòng hành chính, kết nối nhà quản lý với nhân viên và hỗ trợ nhân viên
2.1. Hỗ trợ giám đốc/trưởng phòng hành chính
Đây là những công việc chính của các Administrative Assistant. Họ sẽ tự mình làm việc hoặc kết hợp với các thư ký/ trợ lý khác (nếu có) để hoàn thành những công việc sau:
– Tiếp nhận và sắp xếp lịch trình công việc, các cuộc gặp mặt, sự kiện của giám đốc/trưởng phòng hành chính
– Tham gia vào chuyên môn để cùng bộ phận hành chính lên kế hoạch quản lý, điều hành công tác hành chính trong nội bộ công ty
– Quản lý việc tổng hợp, cập nhật và sắp xếp hồ sơ, dữ liệu về công tác hành chính của công ty
– Chuẩn bị các cuộc họp, giấy tờ, tài liệu cần thiết cho giám đốc/trưởng phòng hành chính
– Thực hiện các yêu cầu được giao từ giám đốc/trưởng phòng hành chính
Administrative Assistant – Trợ thủ đắc lực của Giám đốc hành chính
2.2. Kết nối nhà quản lý và nhân viên
Trong trường hợp không có nhân lực, các administrative assistant sẽ tự mình hoàn thành những công việc này, nếu có nhân lực, họ sẽ phân công nhân sự và quản lý quá trình thực hiện. Những công việc trong nhiệm vụ này bao gồm:
– Đại diện, thay mặt nhà quản lý (nếu được phân công) truyền đạt các thông báo, yêu cầu hành chính đến nhân viên
– Phân tán các tài liệu hành chính đến toàn thể nhân viên (các văn bản thông báo, chỉ dẫn an toàn, hướng dẫn hành chính,…)
– Tiếp nhận các ý kiến đóng góp về vấn đề hành chính từ nhân viên để truyền đạt đến nhà quản lý.
Trợ lý hành chính là một nhân tố trung gian giúp đỡ nhân viên một cách trực tiếp hoặc gián tiếp. Công tác hỗ trợ nhân viên bào gồm những công việc sau:
– Kết hợp cùng các phòng ban khác để giải đáp các vấn đề hành chính từ phía nhân viên
– Giải quyết các vấn đề hành chính nội bộ cơ bản
– Tiếp nhận và hỗ trợ nhân viên tìm kiếm các hồ sơ hành chính khi cần
– Cùng với phòng nhân sự, nắm bắt tình hình và sắp xếp các vấn đề hỗ trợ nhân viên như: hỗ trợ về điều kiện làm việc, các chế độ và thủ tục hành chính nói chung
Công việc của Administrative Assistant liên quan đến rất nhiều bộ phân, phòng ban
Nhìn chung, công việc của một Admin assistant khá đa dạng và bao quát. Thoạt nhìn, mọi người có thể cho rằng đây là một vị trí khá vất vả vì có quá nhiều vấn đề cần quản lý, tuy nhiên thực tế không hẳn như vậy. Với một hệ thống công ty vừa và nhỏ, nhân sự mỏng, các vấn đề hành chính thường sẽ không quá nhiều và chồng chéo. Còn đối với những doanh nghiệp lớn, bộ phận hành chính thường sẽ có nhiều nhân lực và trợ lý hành chính phần lớn sẽ chịu trách nhiệm hỗ trợ nhà quản lý, phân công và giám sát công việc là chính. Hơn nữa, các vấn đề hành chính thường được điều hành theo hệ thống và theo một trật tự nhất định, khi công tác hành chính đã ổn định thì những công việc hằng ngày của phòng hành chính cũng ít áp lực hơn.
Mức lương của vị trí trợ lý hành chính thường giao động trong khoảng 7-10 triệu đồng/tháng đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam. Còn tại các doanh nghiệp lớn hoặc doanh nghiệp nước ngoài, mức lương của trợ lý hành chính có thể lên đến 1,000 USD/tháng. Nhìn chung, đây là một vị trí công sở có thu nhập ổn định cùng với các chế độ đãi ngộ hấp dẫn.
Admin assistant trên thực tế là một vị trí nhân sự xuất hiện trong hầu hết các hệ thống hành chính của các công ty, doanh nghiệp. Chính vì vậy, không khó để chúng ta tìm thấy các thông tin tuyển dụng trợ lý hành chính trên các trang thông tin việc làm. Cùng với sự phát triển của nền kinh tế Việt Nam những năm gần đây, số lượng công ty cũng như quy mô doanh nghiệp ngày càng được gia tăng và mở rộng. Điều này tạo ra nhiều cơ hội việc làm hơn cho vị trí trợ lý hành chính.
Hơn nữa, vì là một vị trí hành chính quan trọng, không mang tính đặc thù quá cao, vậy nên môi trường làm việc của một administrative assistant cũng rất đa dạng. Không chỉ các doanh nghiệp Việt Nam, một trợ lý hành chính có chuyên môn và ngoại ngữ tốt hoàn toàn có thể ứng tuyển tại các doanh nghiệp nước ngoài với thu nhập hấp dẫn.
Administrative Assistant là vị trí nhân sự quan trọng của nhiều doanh nghiệp
5.Những điều thú vị của công việc Admin assistant
Là ngành nghề yêu cầu rất nhiều kỹ năng mềm
Từ kỹ năng tin học văn phòng, kỹ năng tổ chức quản lý đến kỹ năng giao tiếp, kỹ năng sắp xếp công việc và thời gian,…có thể nói, trợ lý hành chính là một trong những công việc yêu cầu nhiều kỹ năng mềm nhất trong các ngành nghề về hành chính-nhân sự.
Là vị trí tiếp xúc với nhiều người nhất
Các cấp quản lý, các nhân viên, các hệ thống phòng ban, đến cả những đối tác của công ty,… tất cả những cá nhân ở những vị trí trên đều có “cơ hội” tiếp xúc với trợ lý hành chính ít nhất một lần. Với công việc bao quát gần như toàn bộ công ty, người làm các admin assistant thường gặp gỡ rất nhiều người với những mối quan hệ đa dạng.
“Bạn thân” của phòng nhân sự
Phòng nhân sự có lẽ chính là nơi mà các trợ lý hành chính thường xuyên ghé qua nhất trong công ty. Hành chính vốn dĩ là chuyên ngành liên quan mật thiết đến lĩnh vực nhân sự, vậy nên không khó để phòng hành chính và phòng nhân sự trở thành “bạn thân” của nhau.
“Mr/Ms Biết tuốt” của công ty
Nắm bắt các vấn đề của công ty từ trên xuống dưới, từ những công việc tầm cỡ vĩ mô của các cấp quản lý đến những việc cá nhân của nhân viên, danh hiệu “Mr/Ms Biết tuốt” hẳn là được trao cho các trợ lý hành chính rồi.
Administrative Assistant đóng vai trò lớn trong “đại gia đình” công sở
Không chỉ là một công việc công sở ổn định với thu nhập và chế độ đãi ngộ hấp dẫn, Administrative assistant cũng là một công việc vô cùng thú vị. Với bài viết này, JobsGO tin rằng các bạn đã hiểu và cảm nhận được phần nào công việc của một trợ lý hành chính, cũng như biết được tên gọi tiếng Anh đầy chuyên nghiệp của ngành nghề này. Để tìm hiểu thêm những thông tin tuyển dụng vị trí Admin assistant, các bạn có thể tham khảo trên trang web và ứng dụng việc làm JobsGO, để từ đó định hình tốt hơn cho mình những hướng đi nghề nghiệp trong tương lai.
Linh Lê
