Trợ Lý Giám Đốc

Hỗ trợ Giám đốc điều hành:
- Sắp xếp lịch làm việc, họp hành, công tác và lịch tiếp khách cho Giám đốc.
- Soạn thảo, dịch thuật văn bản, hợp đồng, báo cáo và thư từ trong & ngoài nước.
- Phiên dịch song ngữ Trung – Việt – Anh trong các cuộc họp hoặc khi tiếp khách
hàng quốc tế.
Hỗ trợ hoạt động xuất nhập khẩu:
- Hỗ trợ theo dõi toàn bộ tiến trình đơn hàng xuất khẩu từ khi xác nhận đến khi
giao hàng.
- Phối hợp với các bộ phận sản xuất, kho, chứng từ và giao nhận để đảm bảo tiến
độ, chất lượng, lịch tàu.
- Chuẩn bị hoặc kiểm tra chứng từ: hợp đồng, invoice, packing list, C/O, kiểm
dịch, B/L,...
Chăm sóc khách hàng quốc tế:
- Giao tiếp với khách hàng nước ngoài (qua WeChat, Zalo, Email, WhatsApp,
Alibaba...).
- Trả lời yêu cầu báo giá, tư vấn sản phẩm, cập nhật tình trạng đơn hàng, phản hồi
sau giao hàng.
- Giải quyết các tình huống phát sinh như: trễ hàng, đổi lịch tàu, chỉnh sửa chứng từ…

- Hỗ trợ tiếp khách, đi công tác cùng Giám đốc khi cần.
Theo dõi hồ sơ và chứng nhận của doanh nghiệp:
- Quản lý, theo dõi thời hạn các chứng nhận: VietGAP, GlobalG.A.P, HACCP,
ISO, FDA, kiểm dịch,...
- Phối hợp các phòng ban để gia hạn hoặc làm mới các hồ sơ này đúng hạn, phục
vụ các lô hàng xuất khẩu.
Báo cáo và quản lý dữ liệu:
- Tổng hợp dữ liệu xuất khẩu, báo cáo kinh doanh, hiệu suất đơn hàng theo yêu
cầu Giám đốc.
- Cập nhật dữ liệu khách hàng và đơn hàng vào hệ thống quản lý (Excel hoặc phần
mềm CRM).
Quản lý thông tin khách hàng và đơn hàng trên hệ thống CRM:
- Sử dụng phần mềm CRM để nhập, cập nhật và theo dõi dữ liệu khách hàng, nhà
cung cấp và đối tác quốc tế.
- Ghi nhận đầy đủ các thông tin như: lịch sử giao dịch, trao đổi email/zalo/wechat,
yêu cầu báo giá, tiến độ đơn hàng,...
- Cập nhật trạng thái đơn hàng (chờ xác nhận, đang xử lý, đã giao hàng, hoàn
thành).
- Phối hợp với phòng Kinh doanh và Xuất nhập khẩu để đảm bảo dữ liệu CRM
luôn chính xác và kịp thời.
- Trích xuất báo cáo từ hệ thống CRM phục vụ cho công tác tổng hợp số liệu và
báo cáo cho Giám đốc.

- Đại học chuyên ngành tiếng Trung, Ngoại ngữ, Kinh doanh quốc tế, Ngoại thương,
XNK,...
- Tiếng Trung: Thành thạo 4 kỹ năng (nghe, nói, đọc, viết).
- Tiếng Anh: Giao tiếp tốt, đọc hiểu chứng từ và tài liệu thương mại.
- Tối thiểu 2 năm làm trợ lý hoặc trong lĩnh vực XNK (ưu tiên ngành nông sản). –
- Giao tiếp tốt, linh hoạt, ngoại giao khéo léo với đối tác.
- Sử dụng tốt Office (Excel, Word, PowerPoint); biết phần mềm CRM là lợi thế.
- Am hiểu cơ bản về hợp đồng, Incoterms, quy trình XNK và các loại chứng từ
thương mại.
- Trung thực, kỹ lưỡng, chủ động, có khả năng bảo mật và chịu được áp lực