Trợ Lý Điều Hành & Nhân Viên Quản Lý Đơn Hàng

Tổng quan vị trí

Trợ lý điều hành & Nhân viên quản lý đơn hàng – Phòng BD chịu trách nhiệm hỗ trợ CEO trong các hoạt động điều hành, phối hợp chiến lược, hành chính và quản trị nội bộ, đồng thời giám sát toàn bộ quy trình Purchase Order (PO), hoạt động tìm nguồn cung, chứng từ thương mại, logistics và triển khai vận hành cho phòng Phát triển Kinh doanh.

Vị trí này đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo phối hợp liên phòng ban trơn tru, hiệu quả vận hành, minh bạch tài chính, quản lý nhà cung cấp và chăm sóc khách hàng xuyên suốt chu kỳ kinh doanh.

Nhiệm vụ chính

A. Trợ lý điều hành

1. Hỗ trợ điều hành & phối hợp vận hành

• Hỗ trợ CEO trong công việc hằng ngày: quản lý lịch, điều phối họp, sắp xếp và ưu tiên các vấn đề chiến lược.
• Theo dõi và báo cáo tiến độ dự án, hoạt động vận hành và sáng kiến kinh doanh.
• Là cầu nối truyền thông giữa CEO và các bên liên quan nội bộ/ngoại bộ.
• Chuẩn bị báo cáo, thuyết trình, tóm tắt và tài liệu hỗ trợ ra quyết định.
• Xử lý các nhiệm vụ mật, chiến lược và nhạy cảm do CEO giao.

2. Giám sát tài chính & kiểm soát chi phí

• Theo dõi doanh thu và chi phí của phòng BD.
• Báo cáo chi phí vận hành và cập nhật tài chính cho CEO.
• Hỗ trợ lập ngân sách và tối ưu chi phí.
• Phối hợp với phòng Tài chính/Kế toán về chứng từ, đối soát và thanh toán.

3. Đối ngoại & Quan hệ quốc tế

• Giao tiếp trực tiếp với khách hàng, nhà cung cấp và đối tác quốc tế bằng tiếng Anh.
• Điều phối liên lạc và hợp tác giữa các phòng ban.
• Duy trì và phát triển quan hệ với khách hàng và đối tác.
• Hỗ trợ thủ tục hành chính liên quan đến hợp tác và hoạt động kinh doanh quốc tế.
• Hỗ trợ phát triển kinh doanh và mở rộng thị trường.
• Điều phối các cuộc họp, chuyến thăm đối tác và hoạt động công ty.

4. Hành chính nội bộ, nhân sự & quản lý văn phòng

• Đảm bảo tuân thủ chính sách, quy trình và tiêu chuẩn vận hành nội bộ.
• Soạn thảo và quản lý hợp đồng, thỏa thuận, văn bản chính thức và công văn nội bộ.
• Hỗ trợ tuyển dụng: lọc CV, tham gia phỏng vấn.
• Hỗ trợ chứng từ hành chính cho thủ tục ngân hàng và hoạt động công ty.
• Soạn thảo và quản lý hợp đồng lao động, thỏa thuận thử việc, NDA và tài liệu nhân sự.
• Xử lý các vấn đề nhân sự và hành chính nội bộ.
• Quản lý vận hành văn phòng và đảm bảo hành chính hiệu quả.
• Tổ chức sự kiện công ty và hoạt động nội bộ khi cần.
• Đóng góp cải tiến quy trình và chuẩn hóa vận hành.

B. Nhân viên quản lý đơn hàng – Phòng Phát triển Kinh doanh (BD)

1. Vận hành B2B & phối hợp bán hàng

• Điều phối toàn bộ quy trình vận hành B2B để đảm bảo triển khai trơn tru.
• Hỗ trợ và giám sát đội Sales và Sourcing: theo dõi KPI, tiến độ và kỷ luật quy trình.
• Giám sát xử lý đơn hàng, luồng chứng từ và chăm sóc khách hàng.
• Theo dõi hoạt động tạo doanh thu để đảm bảo liên tục kinh doanh.
• Quản lý hồ sơ khách hàng, hệ thống chứng từ và CRM.
• Quản lý đội VFDC, bao gồm thư viện vải offline phục vụ sourcing và phát triển kinh doanh.

2. Tìm nguồn cung & quản lý nhà cung cấp

• Quản lý hoạt động sourcing và điều phối đội sourcing cho vải, phụ liệu và nhà cung cấp.
• Kiểm soát chi phí sourcing, báo giá, hóa đơn và chứng từ liên quan.
• Làm việc trực tiếp với nhà cung cấp về giá, chất lượng, tiến độ giao hàng và điều khoản thương mại.
• Đàm phán giá, hợp đồng và thỏa thuận thương mại với nhà cung cấp.

3. Chứng từ thương mại & quản lý tài chính đơn hàng

• Theo dõi giao dịch tài chính liên quan đến đơn hàng và dòng tiền vận hành.
• Chuẩn bị và phát hành PO, PI, CI, hóa đơn và chứng từ thương mại cho khách hàng.
• Theo dõi thanh toán, công nợ và khoản phải thu.
• Phối hợp với phòng Kế toán/Tài chính để đối soát và kiểm soát chứng từ.

4. Quản lý xuất nhập khẩu & logistics

• Quản lý hoạt động xuất nhập khẩu, logistics và điều phối vận chuyển.
• Kiểm soát hóa đơn, hợp đồng, packing list, PO, PI, CI và chứng từ XNK.
• Điều phối thủ tục hải quan, lịch vận chuyển và xử lý hàng hóa.
• Làm việc với forwarder, hãng tàu, đơn vị logistics để đảm bảo giao hàng đúng hạn.

5. Quản lý kho & vận hành nội bộ

• Quản lý tồn kho: nhập/xuất và theo dõi tồn kho vải, phụ liệu và vật tư liên quan.
• Giám sát kiểm kê và kiểm soát tồn kho.
• Quản lý cơ sở vật chất và vận hành phòng mẫu.
• Đảm bảo hồ sơ tồn kho, chứng từ kho và dữ liệu vận hành chính xác.

6. Quản lý hợp đồng & phối hợp khách hàng

• Soạn thảo hợp đồng, báo giá và chứng từ thương mại cho khách hàng.
• Đàm phán giá, điều khoản thanh toán và điều kiện thương mại với khách hàng.
• Phối hợp với các phòng ban để đảm bảo triển khai đơn hàng trơn tru.
• Theo dõi và xử lý vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện PO và chăm sóc khách hàng.

• Tốt nghiệp đại học chuyên ngành Quản trị Kinh doanh, Kinh doanh Quốc tế, Chuỗi cung ứng, Merchandising, Vận hành hoặc liên quan.
• Tối thiểu 2 năm kinh nghiệm trong vai trò Executive Assistant, Operations, Merchandising, Sourcing, Supply Chain hoặc tương tự.
• Hiểu biết sâu về ngành may mặc/giày dép, sourcing, logistics và chứng từ thương mại.
• Kiến thức tốt về thủ tục XNK, chứng từ thương mại quốc tế và quy trình vận hành.
• Kỹ năng giao tiếp, đàm phán và tổ chức tốt.
• Khả năng làm việc độc lập, quản lý nhiều nhiệm vụ và xử lý công việc mật chuyên nghiệp.
• Thành thạo Microsoft Office, Google Workspace, hệ thống CRM và công cụ báo cáo vận hành.
• Tiếng Anh viết và nói tốt.

Ưu tiên

• Kinh nghiệm trong sản xuất may mặc, sourcing, merchandising hoặc vận hành B2B quốc tế.
• Kinh nghiệm quản lý đội vận hành liên phòng ban.
• Hiểu biết về hệ thống quản lý chuỗi cung ứng, tồn kho và sourcing.
• Năng lực giải quyết vấn đề và lãnh đạo vận hành mạnh mẽ.