Trợ Lý Ban Giám Đốc

• MỤC TIÊU VỊ TRÍ
• Quản lý và tối ưu lịch trình, công việc hằng ngày của Ban Giám đốc.
• Theo dõi và thúc đẩy triển khai các kế hoạch kinh doanh, đảm bảo vận hành hiệu quả và đúng ưu tiên.
• Là đầu mối truyền đạt chỉ đạo từ Giám đốc đến các phòng ban.

TRÁCH NHIỆM CHÍNH:

• Hỗ trợ điều hành & chiến lược:
• Tổng hợp, phân tích số liệu kinh doanh (sales, tồn kho, nhập khẩu, chi phí…), báo cáo tuần/tháng cho Giám đốc.
• Nhắc việc, kiểm soát deadline và kết quả thực hiện của Phòng Kinh Doanh XNK.
• Tham gia các cuộc họp, ghi nhận & follow action plan.
• Điều phối & kết nối nội bộ:
• Phối hợp xử lý các vấn đề phát sinh liên phòng ban.
• Theo dõi KPI/OKR của các bộ phận khi được phân công.
• Hỗ trợ đối ngoại & dự án:
• Làm việc với đối tác nước ngoài (email, meeting, hội chợ, sourcing…).
• Chuẩn bị tài liệu, proposal, hồ sơ làm việc với đối tác/nhà cung cấp.
• Hỗ trợ Giám đốc trong các dự án phát triển sản phẩm/nhãn hàng mới.
• Hỗ trợ phòng nhân sự lọc CV cho một số vị trí tuyển dụng được chỉ định.
• Nghiệp vụ Personal Assistant (nhẹ):
• Sắp xếp lịch làm việc, lịch công tác, nhắc lịch.
• Chuẩn bị hồ sơ, tài liệu trước cuộc họp.
• Hỗ trợ các công việc cá nhân liên quan đến công việc (đặt vé, khách sạn, sự kiện…).
• Thiết kế poster, theo dõi lịch trình hội chợ thương mại, sắp xếp nhận sự…

• Tốt nghiệp Cao đẳng - Đại học trở lên.
• Có từ 2–5 năm kinh nghiệm ở vị trí Trợ lý, Thư ký, hoặc Sale Admin/Business Analyst trong FMCG. Ưu tiên có kinh nghiệm làm việc với Giám đốc/Founder.
• Sử dụng tiếng Anh thành thạo (nghe, nói, đọc, viết), có khả năng làm việc trực tiếp/ đàm phán với đối tác nước ngoài.
• Sẵn sàng đi công tác trong nước và quốc tế theo yêu cầu công việc.
• Ưu tiên:
• Nữ, ngoại hình ưa nhìn, tuổi từ 24-32.
• Có nghiệp vụ ngoại thương, bao gồm: Incoterms, thanh toán quốc tế (L/C, T/T…), hệ thống chứng từ, vận hành logistics và quy trình xuất nhập khẩu là một lợi thế.
• Thành thạo thêm một ngoại ngữ thứ hai (Trung/Nhật/Hàn…) là lợi thế.
• Chủ động, chịu áp lực tốt. Bảo mật thông tin cao.
• Nhanh nhạy, hiểu ý lãnh đạo. Có mindset “solution-oriented” (đề xuất giải pháp, không chỉ báo cáo).