Thư Ký Văn Phòng

• I. THƯ KÝ VĂN PHÒNG (50%)

- Soạn thảo, sắp xếp quản lý văn thư, công văn hành chính; Lập danh mục và giao nhận, theo dõi, sắp xếp, lưu trữ hồ sơ, tài liệu dự án ngăn nắp, có hệ thống theo đúng quy định của Công ty.

- Biên, phiên dịch công văn đi và đến, các tài liệu và hồ sơ, các cuộc thoại, các cuộc họp khi có yêu cầu.

- Tổ chức và chuẩn bị tài liệu cho các cuộc họp, viết biên bản cuộc họp.

- Tiếp nhận, phân loại, kiểm soát hình thức và nội dung hồ sơ, văn bản trình Ban Giám Đốc duyệt nhằm bảo đảm đúng các thủ tục, quy trình, quy định của Công ty.

- Tổng hợp, lên lịch, sắp xếp chương trình làm việc cho Ban Giám Đốc. Hỗ Ban Giám Đốc trong việc theo dõi, kiểm soát, giải quyết công của việc văn phòng. Hỗ trợ lập báo cáo bằng Excel và PowerPoint định kỳ hoặc đột xuất.

• II. ADMIN (50%)

- Trực lễ tân, nghe điện thoại, chuyển cuộc gọi đến các phòng ban liên quan

- Tiếp nhận theo dõi nhận và chuyển phát thư đi, đến, bưu phẩm và bưu kiện

- Đảm bảo việc tiếp đón khách tại sảnh tiếp tân

- Điều phối nhân viên tạp vụ dọn dẹp khu vực phòng họp và sảnh lễ tân luôn sạch sẽ.

- Tổ chức các sự kiện trong công ty: Thanh toán sinh nhật định kỳ, đặt hoa, tổ chức 8/3, 20/10,...

- Đặt grab công ty cho nhân viên có nhu cầu

- Phối hợp thực hiện công tác quản trị hành chính văn phòng: Cấp phát văn phòng phẩm, quản lý và mua sắm tài sản, công cụ dụng cụ.

- Booking vé máy bay, khách sạn và làm kiểm tra hồ sơ Công tác phí của nhân viên.

- Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của Trưởng bộ phận