[Sun Group - Hạ Long] Chuyên viên Giám sát dịch vụ

CÔNG TÁC VẬN HÀNH:

• Hiểu rõ và tuân thủ tuyệt đối các Tiêu chuẩn, Nội quy, Quy trình, Hướng dẫn công việc (“HDCV”) và các Quy định có liên quan đến vị trí công việc của mình.

• Tìm hiểu và nắm rõ tòa nhà mình đang quản lý (tiện ích, số lượng căn, dịch vụ cung cấp, trang thiết bị lắp đặt cho căn hộ…)

• Thực hiện đầy đủ, đúng hạn các kế hoạch và chương trình đào tạo (bắt buộc) đối với chức danh công việc đang đảm nhiệm, luôn chủ động học hỏi để nâng cao trình độ chuyên môn.

• Xây dựng kế hoạch hành động năm/quý/tháng của Bộ phận GSDV

• Lập ngân sách vận hành của bộ phận hàng năm và kiểm soát chi phí phát sinh theo ngân sách vận hành đã lập và được phê duyệt.

• Tìm kiếm các đơn vị nhà thầu cung cấp dịch vụ (an ninh, vệ sinh, phun diệt côn trùng, thu gom rác thải sinh hoạt/nguy hại, chăm sóc cây xanh nội/ngoại thất, nhà thầu vệ sinh kính mặt ngoài,…), đàm phán và trình xin phê duyệt ký hợp đồng với các đơn vị nhà thầu.

• Kiểm soát chất lượng dịch vụ của các nhà thầu cung cấp nhằm đảm bảo các nhà thầu thực hiện theo đúng các điều khoản Hợp đồng quy định hay các sự việc phát sinh trong quá trình vận hành nhằm đảm bảo chất lượng dịch vụ cung cấp cho Cư dân/Khách hàng; yêu cầu nhà thầu xây dựng/triển khai các kế hoạch định kỳ (tuần/tháng/quý/năm) phù hợp với thực tế tại dự án.

• Phối hợp với các bộ phận chăm sóc khách hàng, kỹ thuật để xử lý các lỗi phát sinh/yêu cầu/phàn nàn của Cư dân liên quan đến các mảng đang phụ trách.

• Triển khai các kế hoạch của các bộ phận Ban Quản lý để các nhà thầu cùng phối hợp thực hiện (ví dụ: diễn tập PCCC nội bộ/cùng cơ quan chức năng, kế hoạch phòng chống mưa bão,…)

• Hàng ngày thực hiện kiểm tra khu vực quản lý theo checklist, đảm bảo mỹ quan Tòa nhà và chất lượng dịch vụ do các nhà thầu (vệ sinh, an ninh…) cung cấp bên ngoài.

• Phối hợp với bộ phận hành chính Ban Quản lý trong công tác mua vật tư tiêu hao do bộ phận phụ trách và kiểm soát vật tư tiêu hao để đảm bảo nhà thầu sử dụng tiết kiệm nhất và nằm trong định mức đã xây ngân sách.

• Triển khai cho các đơn vị nhà thầu thực hiện báo cáo chéo lỗi phát sinh để các bộ phận Ban Quản lý phối hợp cùng xử lý.

• Phối hợp với các bộ phận để đảm bảo việc tuân thủ Nội quy (Nội quy Khu Căn hộ, Nội quy thi công) của Cư dân để kịp thời nhắc nhở khi có phát sinh.

• Phối hợp với các bộ phận liên quan xử lý các sự cố phát sinh trong tòa nhà

• Thực hiện làm việc với các nhà thầu liên quan đến công tác nghiệm thu, hoàn thiện hồ sơ thanh toán phí dịch vụ hàng tháng.

• Tổ chức quản lý và lưu trữ các hồ sơ liên quan đến mảng công việc phụ trách.

• Nhận diện rủi ro trong quá trình vận hành và đề xuất giải pháp xử lý/ngăn ngừa.

• Thực hiện báo cáo định kỳ về công tác GSDV tại Tòa nhà, các lỗi phát sinh và tình trạng khắc phục.

CÔNG TÁC KIỂM SOÁT, PHỐI HỢP VỚI CÁC ĐƠN VỊ, TỔ CHỨC BÊN NGOÀI:

• Phối hợp thực hiện và kiểm soát các chương trình, sự kiện, chiến dịch nhằm quảng bá, nâng cao hình ảnh của Tập Đoàn.

PHỐI HỢP TRIỂN KHAI CÁC HOẠT ĐỘNG CỘNG ĐỒNG CƯ DÂN:

• Phối hợp tổ chức các sự kiện, hội nghị của Cư dân (Hội nghị nhà chung cư, sự kiện tri ân, Lễ/ Tết…)

• Tốt nghiệp từ cao đẳng trở lên chuyên ngành du lịch, quản lý khách sạn hoặc tương đương

• Có kiến thức liên quan đến dịch vụ cung cấp tại Tòa nhà

• Có kiến thức về mảng vệ sinh, an ninh, chăm sóc cây xanh

• Kỹ năng giao tiếp khách hàng, xử lý phàn nàn, khiếu nại, xử lý tình huống

• Trung thực, nhiệt tâm, nhanh nhẹn, biết lắng nghe, chịu được áp lực công việc, có tinh thần trách nhiệm

• 02 năm ở vị trí tương đương