Reservations Agent (3 Months) / Nhân Viên Đặt Phòng (3 Tháng)

I. Handle FIT bookings/ Xử lý các đặt phòng khách lẻ

1. Check the availability of accommodation on the customers’ desired travel dates/ Kiểm tra tình trạng sẵn có của chỗ ở vào ngày du lịch mong muốn của khách hàng.

2. Assist and advise customers who may be choosing from a variety of travel options/ Hỗ trợ và tư vấn cho những khách hàng có thể đang lựa chọn các phương án du lịch khác nhau.

3. Make reservations for customers based on their various requirements and budgetary allowances/ Đặt chỗ cho khách hàng dựa trên các yêu cầu khác nhau và ngân sách cho phép của khách

4. Follow up payment of room bookings/Theo dõi tình trạng thanh toán tiền phòng của từng booking.

5. Cross-selling, when appropriate, by informing customers of additional services or special packages, such as Half Board package, Full Board package, massage treatment, or upgrade accommodations/ Tư vấn cho khách hàng về các dịch vụ bổ sung hoặc các gói đặc biệt, chẳng hạn như gói ăn trưa hoặc chiều, gói ăn cả ngày, trị liệu mát-xa hoặc nâng cấp chỗ ở.

6. Provide support to customers who may need to amend or cancel a reservation/ Hỗ trợ những khách hàng cần sửa đổi hoặc hủy đặt phòng.

II. Handle OTA bookings/ Xử lý các đặt phòng trực tuyến

1. Check all OTA bookings if they interface on PMS or not. Ensure all information on the confirmation letter is noted on OPMS./ Kiểm tra tất cả các booking từ OTA đã đổ về hệ thống chưa. Đảm bảo các thông tin về giá cả, ngày đến ngày đi, loại phòng và các yêu cầu của khách trên xác nhận đặt phòng đổ về từ OTA phải được ghi nhận trên hệ thống đặt phòng.

2. Follow up payment with those bookings from Booking.com, Brand Website/ Theo dõi tình trạng thanh toán tiền phòng của các booking từ Booking.com và trang web của Công Ty.

3. Update No-shows and cancellations on all OTA's without fail to avoid and unwanted commissions/ Cập nhật các trường hợp khách không đến và hủy phòng trên tất cả các OTA để tránh các khoản hoa hồng không mong muốn.

III. Handle GIT bookings/ Xử lý các đặt phòng của đoàn

1. Block group as request from Sales team. Check with Sales Team about status of the block/ Đặt booking cho khách đoàn theo yêu cầu từ bộ phận Kinh Doanh. Kiểm tra với bộ phận Kinh doanh về tình trạng của booking khách đoàn.

2. Pick up rooming list for group/ Nhập tên khách đoàn vào hệ thống.

IV. Handle Travel Agent bookings/ Xử lý các đặt phòng của Công Ty Du Lịch

1. Make reservations as Travel agent’s request through emails. Ensure to confirm correct room price based on contract/ Tạo đặt phòng cho các yêu cầu từ công ty du lịch thông qua email. Đảm bảo xác nhận đúng giá trên hợp đồng.

2. Follow up payment for each bookings/ Theo dõi tình trạng thanh toán của từng booking.

V. Check booking arrivals/kiểm tra đặt phòng của khách đến

1. Ensure all bookings are made with correct inquiries from customers/ Đảm bảo tất cả đặt phòng được đặt với đúng các yêu cầu của khách hàng.

• Degree in Economics, Hospitality, Business Administration or related./ Bằng cấp chuyên ngành Kinh tế, Khách sạn, Quản trị, hoặc liên quan.

• Have good knowledge of OPMS/ORS/ Có kiến thức tốt về OPMS/ORS.

• Strong negotiation, communication and problem-solving skills./ Kỹ năng đàm phán, giao tiếp và xử lý tình huống tốt.

• Honest, detail-oriented, and responsible./ Trung thực, cẩn thận, có tinh thần trách nhiệm.

• Have proficiency in Microsoft Outlook and Word/ Thành thạo về Outlook và Word.

• Previous Reservation experience/ Có kinh nghiệm Đặt phòng trước đó.

• Ability to work well in stressful & high-pressure situations/ Khả năng làm việc tốt trong các tình huống căng thẳng và áp lực cao.