Quản Lý Vận Hành Văn Phòng

Mô tả công việc:

Vị trí này là người chịu trách nhiệm chính trong việc đảm bảo hoạt động trơn tru và hiệu quả của văn phòng Việt Nam. Ứng viên sẽ đóng vai trò là cầu nối giao tiếp giữa trụ sở chính tại Trung Quốc và đội ngũ tại Việt Nam. Ngoài năng lực tiếng Trung xuất sắc, ứng viên cần có kỹ năng quản lý, điều phối và giải quyết vấn đề vượt trội.

Nhiệm vụ chính:

1. Quản lý hành chính & vận hành văn phòng:

• Chịu trách nhiệm toàn diện về công tác hành chính, cơ sở vật chất và hậu cần của văn phòng Việt Nam.

• Xây dựng, hoàn thiện và giám sát việc thực hiện các quy định quản lý văn phòng.

• Quản lý ngân sách, mua sắm, tài sản và trang thiết bị, đảm bảo kiểm soát chi phí hợp lý.

• Điều phối quan hệ với các cơ quan chính quyền địa phương, tòa nhà, nhà cung cấp dịch vụ…

2. Nhân sự & phối hợp đội ngũ:

• Là cầu nối trung tâm trong giao tiếp giữa đội ngũ Trung – Việt, đảm bảo truyền đạt thông tin chính xác và hiệu quả.

• Hỗ trợ ban lãnh đạo trụ sở trong công tác tuyển dụng, đào tạo nhân sự mới, chấm công và trao đổi hiệu suất.

• Phân công và điều phối công việc cho nhân viên địa phương, đảm bảo quy trình làm việc trôi chảy.

• Hiểu và truyền đạt chỉ đạo, văn hóa doanh nghiệp từ trụ sở, đồng thời phản hồi tình hình và nhu cầu thực tế từ đội ngũ Việt Nam.

• Tổ chức hoạt động gắn kết đội ngũ, nâng cao tinh thần làm việc tập thể.

3. Phiên dịch & giao tiếp xuyên văn hóa:

• Thực hiện phiên dịch/biên dịch Trung – Việt cho các cuộc họp quan trọng, đàm phán kinh doanh, hợp đồng, báo cáo, email…

• Đảm bảo nội dung dịch thuật chính xác, phù hợp với bối cảnh thương mại và văn hóa.

• Là cầu nối, giúp giảm thiểu khác biệt văn hóa và thúc đẩy hợp tác hiệu quả.

4. Giải quyết vấn đề & ra quyết định:

• Chủ động nhận diện vấn đề và rủi ro trong vận hành văn phòng, báo cáo kịp thời cho trụ sở.

• Trong phạm vi được ủy quyền, xử lý dứt khoát các tình huống phát sinh hằng ngày.

• Phân tích, đề xuất giải pháp khả thi cho các vấn đề phức tạp, đảm bảo xử lý triệt để.

• Hỗ trợ trụ sở trong các vấn đề lao động hoặc pháp lý (nếu có).

• Ngôn ngữ: Thành thạo tiếng Trung (nghe, nói, đọc, viết) ở mức gần như bản ngữ; tiếng Việt bản địa.

• Kinh nghiệm: Tối thiểu 1 năm kinh nghiệm trong hành chính, quản lý văn phòng hoặc điều phối đội nhóm tại doanh nghiệp Trung Quốc hoặc công ty liên quan. Có kinh nghiệm quản lý là lợi thế.

• Kỹ năng quản lý: Khả năng tổ chức, lập kế hoạch và xử lý đa nhiệm (multitasking) tốt.

• Giải quyết vấn đề: Tinh thần trách nhiệm cao, chủ động, có khả năng suy nghĩ độc lập và tìm giải pháp thay vì chờ chỉ đạo.

• Kỹ năng giao tiếp: Giao tiếp tốt trong môi trường đa văn hóa, dễ thích nghi, chịu được áp lực công việc.

• Học vấn: Tốt nghiệp đại học chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Ngôn ngữ hoặc lĩnh vực liên quan.