Nhân Viên Văn Phòng

Hội nhập bắt buộc:

- Lưu danh sách CBNV làm việc tại Tập đoàn (Họ tên, chức vụ, số điện thoại, vị trí ngồi làm việc…). Ghi nhớ gương mặt.

- Nắm rõ tên các công ty phát sinh nhiều giao dịch thuộc Tập đoàn.

- Nắm rõ các dự án chủ đạo đang triển khai của Tập đoàn để hướng dẫn khách hàng, đối tác tới liên hệ.

- Nắm rõ nội quy lao động và các quy định liên quan của Công ty để thực hiện.

- Sử dụng thành thạo các thiết bị văn phòng (Tổng đài, máy in, máy photo), các đồ dùng phục vụ công tác lễ tân (Cây nước nóng lạnh, cốc nước tiếp khách, trà, bánh kẹo…).

Chào đón và hướng dẫn:

- Đón tiếp khách hàng, đối tác đến văn phòng và CBNV nội bộ với thái độ niềm nở, chuyên nghiệp, đúng quy trình công ty đã quy định.

- Xác định mục đích của khách hàng và hướng dẫn KH gặp đúng người hoặc phòng/ban liên quan.

- Chủ động pha trà, mời nước khi có khách VIP đến gặp Chủ tịch HĐQT hoặc theo yêu cầu.

Tiếp nhận thông tin và xử lý cuộc gọi, thư từ, bưu phẩm:

- Tiếp nhận và chuyển hướng các cuộc gọi đến đúng người hoặc bộ phận.

-Nhận và phân loại thư tín, bưu phẩm, và tài liệu, sau đó liên hệ người nhận.

Chăm sóc cảnh quan môi trường:

- Đảm bảo các bàn tiếp khách luôn sạch đẹp. Rót nước mời khách đếnvà dọn ngay sau khi khách đi. Rửa cốc sau mỗi nửa buổi.

- Chăm sóc và duy trì hoa tươi tại quầy lễ tân và bàn tiếp khách.

- Đảm bảo dọn dẹp khu vực sảnh, bàn tiếp khách và quầy lễ tân luôn sạch sẽ, gọn gàng.

Hỗ trợ các sự kiện nội bộ của Công ty.

Thực hiện các công việc khác theo phân công của cấp quản lý.

Về ngoại hình và thể chất:

- Chiều cao từ 1m60 trở lên. Chưa lập gia đình.

- Gương mặt ưa nhìn, nụ cười tươi sáng, dễ gây thiện cảm với người đối diện.

- Duy trì ngoại hình cân đối, không khuyết tật, không dị dạng.

- Sức khoẻ tốt.

- Giọng nói chuẩn giọng phổ thông miền bắc.

- Phong thái, cử chỉ nhẹ nhàng, thanh lịch.

Yêu cầu về bằng cấp và kỹ năng nghiệp vụ:

- Tốt nghiệp từ hệ cao đẳng trở lên các ngành liên quan đến nghiệp vụ lễ tân, truyền thông, marketing, thư ký văn phòng, hành chính, quản trị văn phòng, dịch vụ nhà hàng…

- Giao tiếp thành thạo bằng tiếng anh.

- Sử dụng thành thạo tin học văn phòng.

- Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm làm việc ở các văn phòng Tập đoàn, Công ty, khách sạn… từ 1 năm trở lên.

- Kỹ năng giao tiếp tốt.