Nhân Viên Admin Hành Chính Kiêm Lễ Tân - Vận Hành Toà Nhà

1. Đón tiếp khách hàng: Chào đón, xác minh và hỗ trợ trong suốt quá trình khách hàng, đối tác,… đến sử dụng dịch vụ tại toà nhà hoặc tham quan.
2. Quản lý khu vực lễ tân: Đảm bảo thẩm mỹ và đầy đủ vật dụng cần thiết tại khu vực tiếp tân.
3. Quản lý thư tín, bưu phẩm: Tiếp nhận, lưu trữ và bàn giao thư/bưu phẩm đến đúng người nhận đúng hạn.
4. Hỗ trợ hành chính và phối hợp cùng Kế toán: Soạn thảo văn bản, lưu trữ hồ sơ và tính phí các dịch vụ phát sinh.
5. Theo dõi báo cáo & công nợ: Tổng hợp doanh thu, chi phí vận hành và hỗ trợ kế toán theo dõi công nợ khách hàng.
6. Vận hành tòa nhà: Đảm bảo tiêu chuẩn các khu vực chung và phối hợp xử lý các yêu cầu sửa chữa, bảo trì. Quản lý việc đặt phòng họp và sử dụng các tiện ích chung (máy in, pantry, sân thượng....).
7. Quản lý vật tư pantry: Theo dõi tồn kho, đặt hàng, làm việc với nhà cung cấp và quản lý chi phí pantry.
8. Hỗ trợ tổ chức sự kiện: Phối hợp lên kế hoạch, mời khách và hỗ trợ tổ chức các sự kiện của toà nhà.
9. Chăm sóc khách hàng: Hỏi thăm, tiếp nhận phản hồi và xử lý khiếu nại từ khách hàng một cách chuyên nghiệp.
10. Thực hiện công việc theo phân công của cấp trên.

Thời gian làm việc: Thứ 2 – Thứ 6: 08:30 - 17:30

Địa điểm làm việc: 122 - 124 đường B2, Khu đô thị sala, TPHCM

1. Trình độ học vấn/Chuyên môn

• Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học chuyên ngành Hành chính, Văn phòng, Quản trị kinh doanh, Du lịch – Nhà hàng – Khách sạn, hoặc các ngành liên quan.
• Có kiến thức cơ bản về quản lý hành chính, dịch vụ khách hàng, lễ tân văn phòng.

2. Kinh nghiệm liên quan

• Tối thiểu 6 tháng – 1 năm kinh nghiệm ở vị trí Lễ tân, Hành chính, Customer Service hoặc các vị trí tương đương.
• Ưu tiên ứng viên từng làm việc tại coworking space, văn phòng cao cấp, khách sạn, trung tâm thương mại…

3. Phẩm chất/Thái độ làm việc

• Thái độ thân thiện, lịch sự, chuyên nghiệp trong giao tiếp và ứng xử.
• Nhiệt tình, nhanh nhẹn, có trách nhiệm cao trong công việc.
• Tỉ mỉ, cẩn thận, có tinh thần chủ động trong việc hỗ trợ và cải thiện dịch vụ.
• Tinh thần cầu tiến, sẵn sàng học hỏi và phối hợp tốt với các bộ phận khác.

4. Kỹ năng cơ bản

• Giao tiếp tốt, có khả năng xử lý tình huống linh hoạt với khách hàng.
• Kỹ năng tổ chức, quản lý thời gian, theo dõi và báo cáo công việc rõ ràng.
• Sử dụng thành thạo các công cụ văn phòng cơ bản: Word, Excel, Gmail, Google Drive,...
• Biết sử dụng máy in, máy scan, thiết bị văn phòng là một lợi thế.
• Có thể giao tiếp tiếng Anh cơ bản là một lợi thế.