Chuyên Viên Quản Trị Hành Chính Và Tài Sản

Mô tả Công việc

• Quản trị hành chính văn phòng
  • Quản lý công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ, văn bản và con dấu theo quy định của Công ty.
  • Soạn thảo, ban hành và theo dõi các văn bản hành chính theo phân công.
  • Kiểm soát việc thực hiện nội quy, quy định, tiêu chuẩn 5S và môi trường làm việc tại Hội sở.
  • Quản lý đồng phục, văn phòng phẩm và các nhu cầu hành chính phát sinh.
• Quản lý tài sản, trang thiết bị và cơ sở vật chất, nhà cung cấp
  • Quản lý toàn bộ tài sản, trang thiết bị, công cụ dụng cụ của Công ty theo quy định.
  • Thực hiện các thủ tục mua sắm, cấp phát, điều chuyển, sửa chữa, bảo dưỡng và thanh lý tài sản.
  • Theo dõi hồ sơ tài sản, cập nhật dữ liệu và phối hợp kiểm kê định kỳ.
  • Thực hiện đối soát hồ sơ, thanh toán và quản lý hợp đồng dịch vụ.
  • Đề xuất phương án sử dụng và bảo quản tài sản hiệu quả.
  • Làm việc với các nhà cung cấp liên quan đến: VPP, Đồng phục, Dịch vụ vệ sinh, Sửa chữa,..
• Hỗ trợ hậu cần và vận hành nội bộ
  • Phối hợp tổ chức hậu cần cho các cuộc họp, chương trình đào tạo, sự kiện nội bộ và hoạt động của Công ty.
  • Đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị và nguồn lực phục vụ hoạt động vận hành được chuẩn bị đầy đủ, đúng tiến độ.
  • Hỗ trợ các phòng ban trong các công việc hành chính phát sinh.
• Báo cáo và cải tiến vận hành
  • Thực hiện các báo cáo hành chính, tài sản và cơ sở vật chất theo định kỳ.
  • Theo dõi, đánh giá tình trạng sử dụng tài sản và đề xuất các giải pháp tối ưu chi phí vận hành.
  • Thực hiện các công việc khác theo phân công của Quản lý trực tiếp.

• Trình độ học vấn
  • Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học chuyên ngành: Hành chính, Quản trị kinh doanh, Kinh tế, Quản trị nhân lực, hoặc các ngành liên quan...
• Kinh nghiệm
  • Tối thiểu 01-02 năm kinh nghiệm ở vị trí: Hành chính tổng hợp, Quản trị tài sản, Office Administration, Hành chính vận hành hoặc vị trí tương đương.
  • Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm tại: Hệ thống giáo dục, Trung tâm Anh ngữ, Chuỗi bán lẻ, Doanh nghiệp có nhiều cơ sở/chi nhánh.
• Kỹ năng chuyên môn
  • Quản lý hồ sơ, văn bản và công tác hành chính.
  • Quản lý tài sản, công cụ dụng cụ và cơ sở vật chất.
  • Theo dõi ngân sách và chi phí hành chính.
  • Làm việc với nhà cung cấp và đối tác dịch vụ.
• Kỹ năng mềm
  • Kỹ năng tổ chức và sắp xếp công việc.
  • Kỹ năng giao tiếp và phối hợp đa phòng ban.
  • Kỹ năng xử lý tình huống và giải quyết vấn đề.
  • Chủ động theo dõi và bám sát tiến độ công việc.
• Phẩm chất cá nhân
  • Trung thực, trách nhiệm và cẩn thận.
  • Có tư duy hệ thống và khả năng quản lý nhiều đầu việc.
  • Chủ động, tích cực và tinh thần phục vụ nội bộ tốt.
• Phần mềm sử dụng
  • Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).
  • Google Workspace (Drive, Sheets, Docs)