Chuyên Viên Phụ Trách Hợp Đồng - Mua Hàng Kiêm Trợ Lý Dự Án

1. Phụ trách Hợp đồng – mua hàng (tỉ trọng ~ 85%)

- Quản lý theo dõi tất cả các hợp đồng dịch vụ nhà thầu (bao gồm bảo vệ, vệ sinh, côn trùng, cây xanh, rác thải, bảo trì/bảo dưỡng/kiểm định thiết bị)

- Theo dõi thời hạn hợp đồng. Thực hiện các thủ tục liên quan đến việc gia hạn/tài ký/phụ lục HĐ

- Căn cứ vào phiếu yêu cầu cung cấp hàng hóa từ bộ phận kỹ thuật (vật tư, thiết bị, công cụ dụng cụ…), tổng hợp lập tờ trình/đề xuất mua hàng theo quy định.

- Tìm kiếm nhà cung cấp, lấy báo giá. Lập bảng so sánh, đánh giá lựa chọn nhà cung cấp và trình cấp trên phê duyệt.

- Thực hiện thủ tục ký kết HĐ/thanh toán cho nhà thầu/nhà cung cấp theo quy định/quy trình.

- Tổng hợp: theo dõi thực hiện chi phí đảm bảo không vượt ngân sách đã duyệt

2. Công tác trợ lý dự án (tỉ trọng ~ 15%):

- Thực hiện thủ tục thanh toán và quyết toán với các nhà thầu

- Hướng dẫn các nhà thầu làm hồ sơ thanh quyết toán.

- Tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ thanh, quyết toán của các nhà thầu.

- Phối hợp với các bộ phận liên quan thực hiện thủ tục thanh/quyết toán với nhà thầu.

- Theo dõi các chi phí dự án: Giá Hợp đồng, giá trị nghiệm thu, giá trị đã thanh toán, đã xuất hoá đơn, còn phải thanh toán,…

- Soạn thảo công văn, tờ trình theo yêu cầu cấp trên gửi cơ quan có thẩm quyền.

- Thực hiện các công việc khác liên quan đến dự án theo yêu cầu của Ban Giám đốc và các bộ phận chuyên môn liên quan.

- Lưu trữ hồ sơ theo quy định

- Nữ: Tuổi từ 28 - 40, sức khoẻ tốt

- Trình độ: Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành liên quan (ưu tiên chuyên ngành kinh tế xây dựng)

- Kinh nghiệm: ít nhất 3 năm - từng đảm nhiệm vị trí nhân viên phụ trách hợp đồng, thanh/quyếttoán hồ sơ nhà thầu xây dựng

- Tin học văn phòng tốt

- Kỹ năng: giao tiếp, tổng hợp - báo cáo

- Tính cách: Trách nhiệm, đạo đức tốt, chịu được áp lực công việc