Chuyên Viên Hành Chính Nhân Sự

Tiếp nhận nhân viên mới.

- Cho nhân viên mới hoàn thiện các hồ sơ, thủ tục và hợp đồng thử việc hoặc làm việc chính thức.

- Chuẩn bị điều kiện cơ sở vật chất, vị trí làm việc cho nhân viên mới.

- Đào tạo hội nhập cho nhân viên mới về quy định làm việc, quyền lợi, nghĩa vụ, văn hoá công ty,…

- Thông báo chào mừng nhân viên mới đến cấp Quản lý trực tiếp và các phòng/ban liên quan.

Hành chính:

• Soạn thảo các văn bản, thông báo, công văn hành chính của Công ty, (Nghỉ/ Trực Lễ Tết, các ngày lễ 10/3, 30/4, 01/5, 02/9, 01/01….).
• Lập danh sách kèm quyết định thành lập đội PCCC dựa trên yêu cầu và danh sách từ dự án gửi email về trình Ban TGĐ ký ban hành.
• Soạn các văn bản, thông báo của Phòng HCNS gửi dự án/ gửi đối tác theo quy trình: Nhận chỉ đạo => soạn => trình duyệt nội dung => trình ký => gửi mail và bản gốc/lưu trữ
• Thư ngỏ/ Thư cảm ơn/Thư động viên: Soạn => trình duyệt nội dung => trình ký => phát hành (gửi mail, gửi bảng gốc)/ lưu trữ.
• Văn bản nhắc nhở nhân viên/ Dự án: Soạn => trình duyệt nội dung => trình ký => phát hành (gửi mail cho nhân sự, cc BQL)/ lưu trữ.

Công tác liên quan bố trí nhân sự:

• Thông báo Nhân sự: Tiếp nhận thông tin, thực hiện văn bản thông báo nhân sự phục vụ, giới thiệu, thay đổi, cập nhật Nhân sự phụ trách tại các Dự án.
• Thực hiện các thủ tục thuyên chuyển nhân sự theo chỉ đạo. Soạn thảo Thư giới thiệu nhân sự/ hồ sơ năng lực kèm theo Quyết định bổ nhiệm/ bãi nhiệm (tương ứng), gửi Ban Quản trị/ Chủ đầu tư bằng mail info.
• Công tác liên quan: forward mail, khóa mail (nếu có) tương ứng với các trường hợp nhân sự mới/ nghỉ việc. Thông báo đến Bộ phận IT xử lý.

Quản lý Quan hệ lao động

• Quản lý, theo dõi NS thử việc, gửi đánh giá NS đến BQL, thực hiện ký HĐLĐ chính thức, hồ sơ tham gia BHXH theo quy định. Đốc thúc việc mở tài khoản BIDV của nhân sự.
• Theo dõi HĐLĐ Nhân viên công ty, kèm quyết định điều chỉnh thu nhập kèm theo nếu có.
• Đề xuất/ tờ trình thưởng/ lương: Trình ký các đề xuất. Check mail và phản hồi xét duyệt của BTGĐ cho dự án.
• Quyết định nhân sự/ ủy quyền nội bộ: Ban hành QĐ nhân sự: thôi việc, điều động thuyên chuyển, bổ nhiệm, bãi nhiệm, ….
• Giải quyết nhân sự nghỉ việc, nghỉ phép: Căn cứ đơn nghỉ việc và quy định luật lao động, ban hành QĐ thôi việc của các nhân sự.
• Vi phạm quy định, nội quy Công ty: Tiếp nhận thông tin từ phía Ban Quản lý, Liên hệ nhân sự mời về Công ty, trao đổi, lập biên bản khiển trách/ cảnh cáo….. và chấn chỉnh. Theo dõi việc tái phạm (nếu có).
• Giải quyết chế độ lao động liên quan đến BHXH, thủ tục bàn giao, quyết định thôi việc, thủ tục trên Amis.

Công tác hành chính khác

• Chịu trách nhiệm các hoạt động tiếp nhận công văn, đơn thư, giấy tờ, các loại văn bản, tài liệu được chuyển đến công ty, có quyền giải quyết trong thẩm quyền, lưu trữ các dữ liệu trong kho lưu trữ của công ty.
• Tiếp nhận, xử lý các giấy tờ liên quan đến nhân viên, soạn thông báo, gửi email văn bản (nếu có), tùy trường hợp phát sinh.
• Tiếp nhận các thông tin, giao dịch với khách hàng trực tiếp hoặc qua điện thoại.
• Hỗ trợ nhân viên mới hoàn thiện bộ hồ sơ năng lực.
• Tiếp nhận và lưu trữ hồ sơ đầu vào của mỗi nhân viên.

• Tốt nghiệp chuyên ngành Quản trị Nhân sự/Luật/Quản trị kinh doanh,…
• Có kinh nghiệm vị trí tương đương tối thiểu 01 năm
• Ưng viên có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý vận hành tòa nhà là một lợi thế