Email xin hỗ trợ truyền thông ra đời nhằm mục đích kêu gọi sự hợp tác quảng bá sản phẩm với mong muốn tiếp cận tới đông đảo khách hàng. Dù trong bất cứ lĩnh vực nào, truyền thông là khâu vô cùng quan trọng. Để kêu gọi hợp tác truyền thông, viết mail xin hỗ trợ truyền thông phải tuân theo đúng quy định, ứng dụng và lựa chọn biểu mẫu phù hợp.
1. Mail xin hỗ trợ truyền thông là gì? Tại sao cần có?
Cách viết mail xin hỗ trợ truyền thông kèm mẫu tham khảo
Mail xin hỗ trợ truyền thông được gửi tới các cơ quan, đoàn thể với mục đích hợp tác giới thiệu sản phẩm, thương hiệu phổ biến tới công chúng, tiếp cận tiếp nhiều khách hàng. Trong kinh doanh, hoạt động truyền thông, marketing là không thể thiếu. Khi sản phẩm được nhiều người biết đến nhờ truyền thông, kết quả kinh doanh của doanh nghiệp sẽ tăng cao, từ đó mang về lợi nhuận lớn.
2. Những nội dung cần có trong mail xin hỗ trợ truyền thông
Một email xin hỗ trợ truyền thông chuẩn, chuyên nghiệp cần đảm bảo đáp ứng đầy đủ nội dung như mục đích viết, thông tin sản phẩm, đề xuất quyền lợi, thỏa thuận,…
Cấu trúc viết email xin hỗ trợ truyền thông cụ thể từng phần như sau:
2.1 Lời chào và giới thiệu bản thân hoặc công ty
Ở phần mở đầu email cần có mục chào hỏi tổ chức/ cá nhân nhận email. Bạn có thể sử dụng cấu trúc Dear,… hoặc Kính gửi,… để thể hiện sự lịch sự, chuyên nghiệp. Tiếp đến, giới thiệu về bản thân người gửi email, chức vụ, tên công ty nhằm giúp người nhận dễ dàng hình dung.
2.2 Mục đích của việc viết mail xin hỗ trợ truyền thông
Trong phần nội dung, mục đích viết email xin hỗ trợ truyền thông phải nêu rõ ràng. Người viết mail cần đưa ra lời đề nghị, mong muốn, mục đích của việc viết thư mời hợp tác truyền thông là để làm gì.
2.3 Thông tin về sản phẩm hoặc dịch vụ cần hỗ trợ truyền thông
Muốn người nhận email bị thuyết phục và chấp nhận lời mời, thông tin về sản phẩm, dịch vụ muốn hợp tác truyền thông của doanh nghiệp nên cung cấp chi tiết. Mỗi doanh nghiệp có sản phẩm, dịch vụ muốn quảng bá riêng nên tùy vào thực tế để viết phần nội dung này.
Thông tin trong mail xin hỗ trợ truyền thông cần rõ ràng, rành mạch
2.4 Đề xuất cụ thể về hình thức và nội dung truyền thông
Email xin hỗ trợ truyền thông bao gồm cả phần đề xuất hình thức, nội dung quảng bá thương hiệu mà doanh nghiệp mong muốn. Ví dụ như hình thức truyền thông viết PR báo, phát tờ rơi,… Bên cạnh đó, quyền lợi của các đối tác hợp tác truyền thông cũng được nêu cụ thể, từ đó gia tăng sự thành công cho lời mời.
2.5 Cảm ơn và mong đợi phản hồi
Trong phần kết thúc email, lá thư cần gửi lời cảm ơn tới người nhận mail đã dành thời gian để đọc, đồng thời đưa ra mong muốn nhận phản hồi từ đối tác. Bạn cũng có thể thêm các thông tin liên hệ ở phần cuối thư, khi cần thiết, đối tác sẽ kết nối. Điều này thể hiện sự chuyên nghiệp của cá nhân, tổ chức gửi email xin hỗ trợ truyền thông.
3. Các mẹo để viết mail xin hỗ trợ truyền thông hiệu quả
Trước khi bắt đầu vào nội dung, tiêu đề email cũng là phần quan trọng bạn nên lưu ý. Nếu không viết tiêu đề email, người nhận sẽ “ngó lơ” vì không có nhiều thời gian để click trực tiếp ngay nội dung của từng bức thư. Mẹo viết mail xin hỗ trợ truyền thông chuẩn, hiệu quả bạn có thể tham khảo như:
3.1 Tìm hiểu về đối tượng và kênh truyền thông phù hợp
Tìm hiểu đối tượng để gửi email sao cho phù hợp, đáp ứng yêu cầu, mục đích truyền thông của mình trọn vẹn chưa bao giờ dễ dàng. Muốn tăng độ nhận diện thương hiệu, đạt mục đích quảng bá, bạn cần lựa chọn đơn vị hợp tác tiềm năng. Đặc biệt, đề xuất mong muốn, các kênh truyền thông tốt nhất để đạt kết quả cao.
3.2 Sử dụng ngôn ngữ chuyên nghiệp và thân thiện
Thư ngỏ xin hỗ trợ truyền thông đòi hỏi văn phong chuyên nghiệp, tạo được sự thân thiện, ấn tượng mới có thể dễ dàng được chấp thuận. Khi nhận 1 email lịch sự, thuyết phục, đối tác sẽ nhanh chóng cho bạn câu trả lời, đánh giá cao về cơ hội hợp tác.
3.3 Chú ý đến cấu trúc và hình thức thư tín
Không chỉ cần chú trọng nội dung, hình thức email vô cùng quan trọng. Email ngỏ xin hỗ trợ truyền thông nên viết ngắn gọn, súc tích, tránh các lỗi cấu trúc ngữ pháp, chính tả. Tránh viết tắt trong email vì khiến cho người đọc sẽ cảm thấy khó chịu. Hơn nữa, nội dung lan man, quá dài sẽ phản tác dụng, làm email rối, người đọc bỏ qua hoặc chỉ đọc lướt.
Nội dung và hình thức mail xin hỗ trợ truyền thông đều cần chú trọng
3.4 Kết thúc bằng lời cảm ơn và tạo sự động viên
Cuối cùng trong lá thư không nên bỏ qua lời cảm ơn đối tác đã dành thời gian để theo dõi email. Điều này giúp người đọc cảm thấy bản thân được trân trọng, đánh giá cao. Lời cảm ơn, mong muốn có cơ hội hợp tác chân thành còn khiến đối tác truyền thông thấy được giá trị, triển vọng phát triển bền vững mang lại lợi ích cho cả hai bên.
4. Tham khảo một số mẫu mail xin hỗ trợ truyền thông
Người viết thư xin hỗ trợ truyền thông có thể tự mình tạo ra email mang tính sáng tạo riêng. Tuy nhiên, để tiết kiệm thời gian, công sức, áp dụng ngay các mẫu mail xin hỗ trợ truyền thông chuyên nghiệp, thuyết phục dưới đây:
Mẫu 1: Mẫu email xin hỗ trợ truyền thông đơn giản
Mẫu 2: Mẫu thư mời hợp tác truyền thông chuyên nghiệp
Mẫu 3: Mẫu thư xin hỗ trợ truyền thông chuẩn 2023
Nắm rõ cách viết mail xin hỗ trợ truyền thông sẽ không làm bạn bối rối khi được yêu cầu. Hãy tham khảo ngay các mẫu email mời hợp tác truyền thông chuẩn, cung cấp nội dung đầy đủ, chỉ cần thay thế một số thông tin, bạn đã có cho mình một bức thư điện tử chuyên nghiệp, đạt mục đích mong muốn.
Hoàn Nguyễn
